Contabilitatea decontarilor cu clientii

PROIECT DE CERTIFICARE

CONTABILITATEA   

DECONTARILOR CU CLIENTII

Motivatia lucrarii

I. Scurt istoric

S.C. MICROS.R.L. cu sediul in Severin, B-dul, nrAp. 3, telefon si fax 0252/3102, inregistrata la Camera de Comert sub nr. J /99, C.U.I. (cod unic individual) 12490 are ca administrator pe domnul inginer Ispas Stefan.

Aceasta societate a luat fiinta in data de 12.10.1995 cu un capital social de 2.000.000 lei, Societatea comerciala se constituie cu raspundere limitata dobandind personalitate juridica de la data inmatricularii in Registrul Comertului. Durata de functionare este nelimitata. Aceasta Societate presteaza servicii de reparatii si intretinere pentru produse electrice, electronice, uz casnic si climatizare. In cadrul service-ului se pot repara produsele amintite aflate in termenul de garantie si post garantie.

Pentru a-si desfasura in bune conditii activitatea, a fost nevoie de incheierea unor contracte cu furnizori de componente necesare prestarilor de servicii. Societatea are contracte incheiate cu urmatoarele firme importatoare:

S.C. ''RELCO'' S.A.

S.C. ''ROMANEL INTERNATIONAL GROUP'' S.A.

S.C. ''GENCO ELECTRIC ROMANIA'' S.A.

S.C. ''ELECTROLUX'' S.A.

S.C. ''ANA ELECTRONIC'' S.A.

S.C. ''TOTAL CLIMA'' S.A.

S.C. ''DAEWO ELECTONICS'' S.A.

S.C. ''GRIM - POLAR'' S.A.

Intre societate si furnizori exista o buna colaborare potrivit prevederilor contractuale. Piesele trimise pentru reparatiile produselor electronice si electrocasnice ajung intr-un termen scurt apeland la serviciile Prioripost. Datorita bunei colaborari intre societate si furnizorii de componente, contractele de prestari servicii in service se reinnoiesc in fiecare an. Operativitatea, seriozitatea, promptitudinea si calitatea prestarii serviciilor sunt principalele criterii de atragere a clientilor si mentinerea fidelitatii acestora. Pentru produsele cu o greutate ce depaseste 20kg,prestarea de servicii se face la domiciliul clientului,acesta nefiind obligat sa se deplaseze cu mijloace proprii la sediul service-lui. Sediul service-lui nostrum este amplasat in zona Crihala,cartier cu o populatie numeroasa avand o pozitie usor accesibila cailor de acces.

II. Cadrul natural privind creantele   

comerciale

2.1. Delimitari si structuri privind creantele      comerciale

  Creantele reprezinta mijloace in curs de incasare,respectiv drepturi ale creditorilor de a pretinde debitorilor anumite sume,bunuri sau lucrari.Sunt elemente patrimoniale de activ care iau nastere la avansarea temporarea a unor bunuri sau valori altor personae fizice sau juridice si se lichideaza la incasarea lor.

Se pot clasifica dpa mai multe criteri;

  Dupa natura operatilor care le genereaza pot fi:

creantele comerciale;

creante financiare;

alte creante.

  Dupa continutul economic si obiectul creantelor pot fi:

creantele aasupra clientilor pentru produse vindute,lucrari executate si servicii prestate;

creante asupra furnizorilor generate de avansurile si aconturile acordate anticipat de catre comparator;

- creante generate de detinerea unor bilete la ordin,cupoane,bonuri de

tezaur;

-diverse creante asupra debitorilor provenite din operatii necomerciale.

  Creantele sunt active circulante in decontare.Ele reprezinta sumele de incasat sau de primit de catre un agent economic de la alt agent economic,sau de la personae fizice,pentru produsele sau marfurile vandute, lucrarile executate,serviciile prestate,sau din alte operatii cu caracter necomercial.

Cele mai importante elemente care alcatuiesc structura patrimoniala a creantelor cuprind: clienti,efecte de primit,clienti incerti sau in litigiu,avansuri acordate personalului,T.V.A. de recuperat,decontari cu asociatii privind capitalul,debitori diversi,decontari in curs de clarificare.

Clienti reprezinta sumele ce urmeaza sa fie incasate de la unitatile carora le-au fost livrate produse,executate lucrari sau prestate servicii.

Creanta sub forma efectelor de primit are un dublu avantaj:

se transforma imediat in disponibilitati;

poate fi valorificata la bursa.

Clienti incerti sau in litigiu reflecta valoarea bunurilor, serviciilor, lucrarilor livrate, prestate, executate, pentru care nu se certa incasarea, deoarece clientii se afla in litigiu sau sunt rai platnici.

Avansuri acordate furnizorilor semnifica sumele acordate furnizorilor.

T.V.A. de recuperat este suma ce urmeaza a fi incasata de la bugetul statului,ca diferenta rezultata la sfarsitul perioadei, intre T.V.A. colectata mai mica, si T.V.A. deductibila mai mare.

Decontari cu asociati privind capitalul - reprezinta dreptul de creanta societatii comerciale fata de asociati, din momentul subscrierii aportului in natura sau/si in numerar pentru constituirea si cresterea capitalului social, si pana momentul adducerii sau virarii acestuia.

Debitori diversi - reprezinta o categorie generica, determinata de acele mijloace materiale sau banesti care, momentan, nu se gasesc in unitate, ci in afara ei, aceasta avand dreptul sa le recupereze intr-o forma initiala sau transformata.

Decontari din operatiuni in curs de clasificare - reprezinta decontarile de operatiuni ce nu pot fi inregistrate direct pe cheltuieli, rezultate financiare (sume platite ca amenzi, locatii, cheltuieli de judecata), fiind necesare lamuririi suplimentare. Sumele inregistrate in acest cont trebuie clarificate in 60 de zile, de nu mai taarziu de inchiderea exercitiului financiar in care au avut loc asemenea operatiuni.

Creantele sau valorile in curs de decontare reprezinta valorile economice avansate temporar altor personae fizice sau juridice si pentru care urmeaza sa primeasca un echivalent valoric. Acest echivalent poate reprezenta o suma de bani, o lucrare sau un serviciu.

2.2.Evaluarea creantelor comerciale

Datoriile si creantele sunt evaluatela valoarea nominala inscrisa in documentele ce atesta existenta acestora.Creantele si datoriile in valuta sunt evaluate la cursul de schimb din data efectuarii tranzactiei.Diferentele de curs valutar ce apar dintre data inregistrari creantelor si datoriilor si data incasarii acestora sunt inregistrate pe cheltuieli sau venituri dupa cum sunt favorabile sau nefavorabile.O diferenta de curs valutar apare in situatia in care se produce o modificare a cursului de schimb intre data efectuarii tranzactiei in valuta si data sumei astfel stabilite.

In cazul tranzactiilor ce se deconteaza intr-un exercitiu financiar ulterior se are in vedere ca fiecare din exercitiile financiare respective sa fie afectate cu diferenta de curs ce apare in cadrul sau, determinate la 31 decembrie.

2.3.Documente de evidenta a creantelor

CHITANTA

Este un document justificativ tipizat cu inseriere si numerotare avand regim special si atesta depunerea unei sume in bani in numerar in caseria intreprinderii stand la baza inregisrarii in registrul de casa si in contabilitate.

Se intocmeste in 2 exemplare de catre casierul intreprinderii cu ocazia incasarii in numerar a unei sume de bani.

Circula la casier in ambele exemplare pt intocmire si semnar,exemplarul 1 la depunator pt a face dovada ca a platit suma respectiva ,exemplarul 2 ramanand la caserie.

Se arhiveaza Dupa epuizarea carnetului se arhiveaza la departamentul finaciar comtabil.

FACTURA

Este un document cu regim special care serveste ca document de baza pr decontarea produselor si marfurilor livrate,lucrarilor executate si servicilor prestate;este document de insotire a marfii pe timpul transportului;este document de incarcare in gestiunea primitorului;este document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si in contabilitatea cumparatorului.

Se intocmeste in 3 exemplare de catre departamentul de desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare sau avizului de insotire a marfii.Factura este de doua tipuri:

-factura fiscala care are rubrica de TVA fiind completata de societatile platitoare de TVA

-factura simpla care nu are rubrica de TVA care se intocmeste de catre societatile neplatitoare de TVA

Circula la furnizor si la comparator.

La furnizor:

-la compartimentul care efectueaza controlul preventiv toate cele 3 exemplare

-la compartimentul de desfacere exemplarul 2 al facturii impreuna cu dispozitia de livrare

-la compartimentul financiar contabil pt. inregistrarea livrarii in contabilitatea furnizorului(exemplarul 3)

La comparator :

-la compartimentul de aprovizionare

-la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv

-la compartimentul financiar pt acceptarea platii si inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1impreuna cu avizul de insotire a marfii daca factura a sosit ulterior si impreuna cu nota de receptie)

Se arhiveaza la furnizor si la comparator.La furnizor (exemplarul 2)la departamentul de desfacere, la compartimentul financiar contabil (exemplarul 3).La comparator (exemplarul 1)la compartimentul financiar contabil.

AVIZUL DE INSOTIRE A MARFII

Serveste: La fel ca si factura se prezinta in trei exemplare si este un document cu regim special.

document de insotire a marfii pe timpul transportului

document ce sta la baza intocmirii facturii

document ce sta la baza dispozitiei de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in cadrul aceleasi unitati

document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleasi unitati

Se intocmeste in 3 exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor.In acest caz pe avizul chitantei de insotire se va face mentiunea"urmeaza factura".Daca de insotire este folosit in cazul transferului de bunuri de la o unitate la alta din cadrul aceleilasi societati avizul va purta mentiunea"fara factura".Se emite pe masura livrarii de catre compartimentul de desfacere care semneaza pt. intocmiri.

Circula atat la furnizor cat si la comparator.

La furnizor:

-la delegatul unitatii care face transportul pt semnare de primire(exemplarul 1)

-la departamentul de desfacere pt inregistrarea cantitatilor livrate si pt. intocmirea facturii (exemplarul 2 si 3)

-la compartimentul financiar contabil atasat la factura(exemplarul 3)

La cumparator

-la magazie pt. incarcarea in gestiune a marfurilor primite(ex.1)

-la compartimentul de aprovizionare pt inregistrarea cantitatilor aprovizionate(ex.1)

-la departamentul financiar contabil pt inregistrare in contabilitate (ex.1 atasat la factura)

Se arhiveaza:-la furnizor (ex.2 departament de desfacere) ;(ex.3 departamentul financiar atasat la factura)

-la comparator ex.1 departamentul financiar atasat la factura

DISPOZITIA DE PLATA

Serveste ca document justificativ pt. achitarea in numerar a unor sume de bani potrivit dispozitilor de livrare inclusive avansurilor acordate personalului in delegatie pt. deplasare precum si cazul in care exista diferenta de bani acordata salariatilor in situatia in care avansul de trezorerie a fost mai mic decat cheltuielior cu delegatia. Documentul serveste pt. registrarea in registrul de casa si in casierie pt. incasarea unor sume de bani in numerar sau plata unor sume de bani in numerar. In cazul in care se utilizeaza dispozitia de incasare casierul este obligat sa intocmeasca documentul chitanta si un exemplar sa-l dea depunatorului.

Se intocmeste intr-un exemplar de catre casier.

Circula:

- la persoanele autorizate sa acorde viza de control financiar preventiv, la persoanele autorizate sa aprobe plata;

- la compartimentul financiar contabil anexat la registrul de casa.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil anexat la registrul de casa.

ORDIN DE PLATA

Serveste:

ca dispozitie pt. delegatul unitati sa efectueze delegatia

ca decontare pt. titularul de avans la intoarcere din delegatie (justificand cheltuielile facute pe baza de documente);

ca document justificativ pt. stabilirea diferentelor de primit sau de restituit catre intreprindere in situatia in care cheltuielile au fost mai mici decat avansul initialsau mai mari dupa caz;

ca document justificativ pt. inregistrarea in contabilitate:

Se intocmeste intr-uun singur exemplar de catre titularul de avans.

Circula:

la unitatea destinatara pt. semnare si stampilare;

la persoana autorizata sa dispuna deplasarea pt. semnare;

la persoana care efectueaza deplasarea;

la persoana autorizata sa efectueze controlul financiar preventive pt. acordarea vizei;

la compartimentul financiar contabil pt. verificarea decontului de cheltuieli;

pt. incasarea sumei daca delegatul are de restituit bani sau pt. plata sumei daca delegatul are de platit bani.

Se arhiveaza la departamentul financiar contabil.