Lucrarile de inchidere a exercitiului financiar-contabil

LUCRARILE DE INCHIDERE A EXERCITIULUI FINANCIAR-CONTABIL

Lucrarile de inchidere a exercitiului financiar-contabil reprezinta o activitate de o importanta deosebita pentru desavarsirea operei pentru fiecare producator de conturi.

Legea contabilitatii (nr. 82/1991) cu modificarile si completarile ulterioare, in articolul 27, al.(1), prevedere ca "persoanele prevazute la art. 1 au obligatia sa intocmeasca situatii financiare anuale .", iar la al. (9), "exercitiul financiar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate cand acesta incepe la data infiintarii, respectiv a inmatricularii, potrivit legii, a persoanelor prevazute la art. 1".

Art. 19 din Legea mentionata anterior precizeaza: "In contabilitate, profitul sau pierderea se stabileste lunar, cumulat de la inceputul anului." Din acest considerent putem spune ca exista o anumita stare de inconsistenta, stare ce se bazeaza pe ratiuni de ordin fiscal, afirmandu-se implicit ca sistemul nostru contabil este unul poluat fiscal.

In centrul lucrarilor de inchidere se plaseaza inventarierea generala a patrimoniului.

Orice persoana fizica sau 939e46j juridica, avand calitatea de comerciant (indicata de articolul 1 din Legea contabilitatii), trebuie sa controleze prin inventar, cel putin o data pe an, existenta si valoarea elementelor de activ si pasiv ale patrimoniului intreprinderii.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului si presupune recenzarea tuturor elementelor patrimoniale, precum si a bunurilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Lucrarile de inchidere a exercitiului financiar se deruleaza in conformitate cu urmatorul scenariu:

Intocmirea balantelor inainte de inventariere

Prin sistemul de balante se controleaza relatiile de echilibru intre debitul si creditul conturilor, intre inregistrarea cronologica si cea sistematica, intre elementele valorice ale conturilor analitice si cele ale conturilor sintetice.

Inventarierea generala a patrimoniului

Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii prezinta principalele coordonate referitoare la inventarierea generala a patrimoniului:

In functie de natura si complexitatea activitatii lor, unitatile patrimoniale au obligatia sa asigure urmatoarele: stabilirea perioadelor, organizarea si numirea persoanelor imputernicite sa efectueze inventarierea, pregatirea conditiilor necesare efectuarii inventarierii, inregistrarea in contabilitate a tuturor operatiilor aferente exercitiului, efectuarea faptica a inventarierii, determinarea rezultatelor inventarierii si valorificarea acestora.

Inventarierea se efectueaza la locurile de existenta, de depozitare sau pastrare a bunurilor, prin numarare, cantarire, masurare sau prin alte mijloace de determinare a existentei faptice a acestora.

Toate elementele patrimoniale inventariate, grupate pe gestiuni si categorii de bunuri, se inscriu in liste de inventariere, care se semneaza de persoanele imputernicite sa efectueze inventarierea.

Bunurile ce apartin altei persoane fizice sau juridice se inventariaza si se inscriu in liste separate.

Cu ocazia inventarierii, disponibilitatile aflate in conturile de la banci, precum si creantele si datoriile fata de terti sunt supuse, de regula, verificarii si confirmarii pe baza extraselor de cont sau punctajelor reciproce in functie de necesitati, dupa caz.

Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ si de pasiv, cu ocazia inventarierii se verifica realitatea soldurilor conturilor respective. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara desfacere sau greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si datoriile incerte ori in litigii se intocmesc, de regula, liste de inventariere separate.

Evaluarea elementelor patrimoniale, cu ocazia inventarierii, se realizeaza dupa cum urmeaza:

bunurile de natura imobilizarilor, stocurile si celelalte bunuri sunt evaluate la valoarea actuala, denumita valoare de inventar. Diferentele intre soldurile scriptice corespunzatoare bunurilor respective si stocurile constatate cu ocazia inventarierii se inregistreaza in contabilitate ca plusuri sau minusuri de inventar, dupa efectuarea, in prealabil, a compensarilor admise, de regula, numai in cazurile in care exista riscul de confuzie intre acestea, pentru aceeasi perioada de gestiune.

Creantele si datoriile sunt evaluate la valoarea lor nominala.

Bunurile depreciate inutilizabile sau deteriorate, fara desfacere sau greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate sunt evaluate la valoarea de utilitate a fiecarui element, in functie de utilitatea bunului in unitatea respectiva si de pretul pietei.

Creantele si datoriile incerte sau in litigiu se evalueaza la valoarea lor de utilitate, stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respectiv de plata.

Creantele, datoriile, precum si disponibilitatile in devize sunt evaluate la cursul in vigoare in ultima zi a exercitiului.

Titlurile imobilizate sunt evaluate la valoarea de utilitate pe care o reprezinta pentru unitatea patrimoniala, iar titlurile de plasament, la cursul mediu al ultimei luni a exercitiului sau la valoarea probabila de negociere, dupa caz.

Rezultatele inventarierii se consemneaza intr-un proces verbal de inventariere, in care se inscriu, in principal: perioada si gestiunile inventariate, precum si persoanele care au efectuat inventarierea; plusurile si minusurile constatate; compensarile efectuate; bunurile depreciate, precum si creantele si datoriile incerte sau in litigiu; valorificarea rezultatelor inventarierii; constituirea si regularizarea provizioanelor, precum si alte elemente privind concluziile si propunerile referitoare la inventarierea patrimoniului unitatii.

Registrul inventar regrupeaza datele de inventar structurate dupa natura elementelor inventariate si modul de evaluare a acestora.

Instrumentarea contabila a regularizarii diferentelor constatate la inventariere

Plusurile la inventar

a)      In cazul stocurilor, plusurile constatate din aprovizionari de stocuri conduc la scaderea cheltuielilor (conturi la care s-ar fi inregistrat consumul), iar cele constatate la stocurile din productie proprie conduc la crestere de venituri (conturi la care s-ar fi inregistrat productia obtinuta).

Exemple:

plusurile la materii prime constatate in depozite:

= 600

Materii prime Cheltuieli cu materiile prime

plusuri la obiecte de inventar:

= 602

Obiecte de inventar Cheltuieli privind obiectele de inventar

plusuri la marfuri la o intreprindere comerciala "en gros":

= 607

Marfuri         Cheltuieli cu marfurile

plusuri la o intreprindere comerciala "en detail":

= %

607

Cheltuieli privind marfurile

378

Diferente de pret la marfuri

4428

TVA neexigibila

plusurile de produse finite:

= 711

Produse finite Venituri din productia stocata

b)      In cazul mijloacelor fixe, plusurile constatate la inventar se inregistreaza ca o subventie pentru investitii:

= 131

Mijloace fixe Subventii pentru investitii

c)      In cazul numerarului existent in casierie, plusurile conduc la inregistrarea unui venit exceptional:

= 7718

Casa            Alte venituri exceptionale din operatii

de gestiune

Minusurile la inventar

Minusurile sunt asimilate unor iesiri din patrimoniu. In functie de cauzele ce au generat minusurile si inregistrarile contabile sunt diferite:

a)       Minusuri ca urmare a unor lipsuri datorate unor perisabilitati prevazute legal:

minusuri la materii prime:

= 300

Cheltuieli cu materiile          Materii prime

prime

minusuri la marfuri la o intreprindere comerciala "en gros":

= 301

Cheltuieli cu materialele       Materiale consumabile

consumabile

minusuri de marfuri la o intreprindere comerciala "en detail":

= 371

Marfuri

Cheltuieli privind marfurile

Diferente de pret la marfuri

TVA neexigibila

minusuri de produse finite:

= 345

Venituri din productia stocata          Produse finite

b)      Minusuri generate de calamitati naturale sunt operatii cu caracter exceptional. In acest sens se utilizeaza contul de cheltuieli exceptionale 6718 "Alte cheltuieli exceptionale privind operatii de gestiune" pentru toate cazurile, indiferent de categoria de activ care este constatata lipsa.

c) Minusuri constatate de unele persoane fizice sau juridice

Fiecare operatie in parte genereaza doua inregistrari:

evidentierea minusului propriu-zis, solutionata pentru stocuri, ca in cazul minusurilor in cadrul normelor legale de perisabilitati;

imputarea prejudiciului in contul persoanelor vinovate: debitarea fie a contului 4282 "Alte creante in legatura cu personalul", daca persoanele vinovate sunt salariati ai intreprinderii, fie a contului 461 "Debitori diversi", in toate celelalte cazuri; in contrapartida se inregistreaza un venit.

Exemple:

minusuri de materii prime:

= 300

Cheltuieli cu materii   Materii prime

prime

imputarea prejudiciului referitor la materii prime:

= %

Alte creante in legatura 758

Alte venituri din exploatare

4427

TVA colectata

minusuri de produse finite:

= 345

Venituri din productia                      Produse finite

stocata

imputarea prejudiciului referitor la produse finite:

= %

Alte creante in legatura                    758

cu personalul            Alte venituri din exploatare

4427

TVA colectata

minusuri de mijloace fixe neamortizate integral:

= 212

Mijloace fixe

Amortizari privind

imobilizarile corporale

Cheltuieli privind activele

cedate

imputarea prejudiciului referitor la mijloace fixe:

= %

Alte creante in legatura 758

cu personalul            Alte venituri din exploatare

4427

TVA colectata

Cuantumul sumei imputate este dat de utilizarea pretului pietei la care se adauga cota de TVA corespunzatoare.

c)       minusuri pentru care, la data terminarii inventarierii, nu se poate stabilii vinovatia unei persoane sau o alta cauza sunt considerate minusuri in curs de clarificare. Ulterior, in urma clarificarii, contul 473 "Decontari din operatii in curs de clarificare", se crediteaza, in corespondenta cu debitul contului ce reflecta cauza minusului.

Exemple:

minusul la o intreprindere en gros pentru care, pana la data inventarierii, nu se poate determina faptul generator:

= 371

Decontari din operatii in Marfuri

curs de clarificare

solutionarea ulterioara:

daca este vorba despre perisabilitati

= 473

Cheltuieli privind marfurile               Decontari din operatii in

curs de clarificare

daca este vorba despre minus imputabil persoanei vinovate

= 473

Cheltuieli privind marfurile               Decontari din operatii in

curs de clarificare

= %

Alte creante in legatura 758

cu personalul            Alte venituri din exploatare

sau 4427

TVA colectata

Debitori diversi

Inchiderea exercitiului financiar si principiile contabile

Lucrarile de inchidere a exercitiului financiar-contabil sunt completate cu cateva consideratii referitoare la trei principii, care au o importanta decisiva in realizarea obiectivului imaginii fidele in conturile anuale.

Aceste consideratii se refera la principiul continuitatii activitatii, principiul prudentei si principiul independentei exercitiului.

Principiul continuitatii activitatii sta la baza regulilor de evaluare prevazute in Regulamentul privind aplicarea Legii contabilitatii. Continuitatea activitatii este apreciata, la inchiderea conturilor, de catre conducerea intreprinderii, tinand cont de toate elementele susceptibile sa afecteze continuarea activitatii intr-un viitor previzibil. Evenimentele posterioare care sa repuna in cauza continuitatea, au o incidenta asupra conturilor anuale, daca ele au o legatura directa si semnificativa cu situatia existenta la inchiderea exercitiului.

Provizioanele sunt o consecinta a aplicarii principiului prudentei. Prin ele se regularizeaza bilantul. Prin regularizarea bilantului, provizioanele permit, in fapt, prezentarea activului la valoarea minima a bunurilor posedate si a pasivului, la valoarea maxima a datoriilor.

Sub aspect practic, valoarea minima a activului este data de valoarea neta contabila (la corectarea valorilor brute contribuind, in mod evident, si amortizarile), in timp ce valoarea maxima a pasivului presupune incorporarea in marimea acestuia a provizioanelor pentru riscuri si cheltuieli (datorii probabile). Prin provizioane se asigura transferul de cheltuieli de la un exercitiu la altul: la constituirea sau cu ocazia cresterii lor se diminueaza rezultatul exercitiului care se incheie, evitandu-se, in acelasi timp, ca rezultatul exercitiului urmator sa fie in mod sensibil influentat de aceste cheltuieli.

Principiul independentei exercitiilor contribuie la o repartizare corecta a cheltuielilor si veniturilor intreprinderii. Din punct de vedere practic, independenta exercitiilor se realizeaza, mai ales, prin conturile de regularizare. Ele sunt utilizate pentru repartizarea cheltuielilor si veniturilor (dar si a creantelor si datoriilor) in timp, astfel incat sa se afecteze fiecarui exercitiu numai partile din aceste elemente care il vizeaza efectiv.

5. Constatarea variatiei stocurilor

Utilizarea metodei inventarului intermitent impune, in cazul conturilor de stocuri si de productie in curs de executie, ajustarea lor odata cu executarea inventarierii generale a patrimoniului.

Dupa stabilirea stocurilor faptice si dupa evaluarea acestora, din punct de vedere contabil, se procedeaza la inregistrarea variatiilor de stocuri aferente exercitiului:

Stoc initial - stoc final, pentru stocurile din aprovizionari

si

Stoc final - stoc initial, pentru stocurile din productie.

Cu ocazia inventarierii se va inregistra:

- anularea stocurilor initiale:

600 = 300

Cheltuieli cu materii Materii prime

prime

607 = 371

Cheltuieli privind Marfuri

marfurile

711 = 331

Venituri din productia Produse in curs de executie

stocata

711 = 345

Venituri din productia Produse finite

stocata

- constatarea stocurilor finale:

300 = 600

materii prime Cheltuieli cu materii prime

371 = 607

Marfuri Cheltuieli cu marfuri

331 = 711

Produse in curs de Venituri din productia stocata

executie

345 = 711

Produse finite Venituri din productia stocata

Variatiile de stocuri sunt determinate la nivelul valorilor de intrare (cost de achizitie, cost de productie etc.). Deprecierile pot fi constatate dupa determinarea variatiei.

Determinarea rezultatului

Determinarea globala a rezultatului exercitiului presupune insumarea algebrica a cheltuielilor si veniturilor si inchiderea lor prin intermediul contului de rezultat.

Intocmirea conturilor anuale

Intocmirea contului de profit si pierdere se realizeaza pornind de la soldurile conturilor claselor 6 si 7. Stocurile de cheltuieli si de venituri sunt prezentate cu valorile corespunzatoare exercitiilor N si N-1. Pentru o corecta determinare a diferitelor categorii de rezultat este necesar inchiderea conturilor de cheltuieli si venituri pentru fiecare categorie in parte.

Intocmirea bilantului

Soldurile conturilor de active, datorii si capitaluri sunt grupate functie de cerintele formularului de bilant. Intocmirea bilantului se realizeaza dupa ce conturile de bilant au fost inchise. Posturile bilantiere sunt prezentate la valoarea neta contabila (dupa deducerea eventualelor amortizari sau provizioane), prin valorile corespunzatoare exercitiilor N si N-1.

Intocmirea anexei

Pentru intocmirea anexei trebuie sa se tina cont de cerintele informationale ale fiecarei componente ale anexei.