Balanta de verificare - definirea, continutul si functiile balantei de verificare

BALANTA DE VERIFICARE

1. DEFINIREA, CONTINUTUL SI FUNCTIILE BALANTEI DE VERIFICARE

Balanta de verificare este un procedeu specific al metodei contabilitatii cu ajutorul careia se verifica respectarea principiului dublei inregistrari a operatiilor economice, asigurand prin aceasta exactitatea inregistrarilor efectuate in conturi.

Toate operatiile economice ce au loc intr-o unitate patrimoniala se inregistreaza in conturi, care la randul lor pun in evidenta, in orice moment, situatia elementelor patrimoniale pe care le reprezinta: existentele de la inceputul perioadei, miscarile (cresterile, micsorarile) din cursul perioadei si soldurile finale. Toate aceste date inscrise in conturi sunt transpuse in balanta de verificare.

Deci, balanta de verificare contine toate conturile folosite de unitate, fiecare cont fiind inscris cu urmatoarele elemente: sold initial, rulaje curent, total sume si soldul final.

Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare in care se inscriu datele valorice preluate din conturi cuprinse in registrul Cartea Mare.

Conform legii contabilitatii, balanta de verificare se intocmeste lunar pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiilor economice. 828i86i

Functiile balantei de verificare:

1. Functia de verificare a exactitatii inregistrarilor efectuate in conturi

Dubla inregistrare impune inregistrarea unei operatii economice concomitent in debitul unui cont si creditul altuia, de unde si egalitatea care trebuie sa existe intre totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare. Prin sistemul de egalitate si corelatii proprii balantei de verificare, se identifica toate erorile de inregistrare a operatiilor economice in conturi. Aceste erori pot proveni din:

- nerespectarea principiului dublei inregistrari;

- trecerea eronata a sumelor din registrul Jurnal in registrul Cartea Mare si de aici in balanta de verificare;

- efectuarea unor calcule gresite in formulele contabile complexe;

- stabilirea eronata a rulajelor si a soldurilor conturilor.

- erorile de compensatie precum si erorile de inregistrare in registrul-jurnal nu pot fi depistate cu ajutorul balantei de verificare

2.Functia de verificare a concordantei dintre conturile sintetice si cele analitice

Aceasta functie presupune ca pentru fiecare cont sintetic ce se desfasoara pe conturi analitice sa se intocmeasca balante de verificare ale conturilor analitice cu ajutorul carora sa se verifice inregistrarile efectuate in conturile sintetice prin concordantele care trebuie sa existe intre contul sintetic si conturile sale analitice.

3.Functia de legatura intre conturile sintetice si bilant

Aceasta functie se realizeaza prin trecerea datelor din balanta de verificare si anume, soldurile finale ale conturilor de activ si pasiv in bilant, grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului.

Rezulta deci ca, balanta de verificare este o lucrare necesara si obligatorie ce precede intocmirea bilantului.

4.Functia de grupare si de contabilizare a datelor inregistrate in conturi

Consta in faptul ca, datele preluate din conturi in balanta se inscriu intr-o anumita ordine tinand seama de continutul lor economic si de functia contabila. Aceasta creeaza posibilitatea ca informatia contabila sa devina mai usor utilizabila, conturile sa fie mai usor urmarite iar legatura dintre ele se poate stabili si verifica mai usor.

5. Functia de analiza a activitatii economice

Balanta de verificare constituie un important mijloc de analiza a situatiei economico-financiare, pe perioade scurte de timp, in intervalul dintre doua bilanturi.

Informatiile contabile cuprinse in balanta de verificare ofera conducerii posibilitatea de a cunoaste si urmari modificarile intervenite in volumul si structura unor elemente patrimoniale in perioada curenta comparativ cu perioadele precedente si a stabili unele concluzii cu privire la eficienta activitatii desfasurate si pe aceasta baza de a fundamenta noi decizii pentru activitatea viitoare.

2. CLASIFICAREA BALANTELOR DE VERIFICARE

In practica contabila se intalnesc mai multe tipuri de balante; ele se clasifica dupa mai multe criterii, si anume:

1.Dupa felul conturilor pe care le contin, avem:

a. Balante de verificare ale conturilor sintetice numite si balante generale:

- cuprind toate conturile sintetice folosite in contabilitatea curenta intr-o perioada de gestiune;

- se intocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice.

a)      Balante de verificare ale conturilor analitice sau balante auxiliare:

- se intocmesc pe baza datelor din conturile analitice, inainte de a se intocmi balanta conturilor sintetice;

- se intocmeste cate o balanta analitica pentru fiecare cont sintetic care a fost desfasurat pe conturi analitice; numarul balantelor analitice depinde de numarul conturilor sintetice ce au fost desfasurate pe conturi analitice;

- asigura controlul exactitatii inregistrarilor efectuate in conturile analitice precum si legatura cu contul sintetic prin urmatoarele corelatii:

- totalul soldurilor initiale (D sau C) al conturilor analitice trebuie sa fie egal cu soldul initial (D sau C) al contului sintetic respectiv;

- totalul rulajelor debitoare ale conturilor analitice trebuie sa fie egal cu rulajul debitor al contului sintetic respectiv;

- totalul rulajelor creditoare al conturilor analitice trebuie sa fie egal cu rulajul creditor al contului sintetic respectiv.

- totalul soldurilor (D sau C) finale ale conturilor analitice trebuie sa fie egal cu soldul final (D sau C) al contului sintetic respectiv

- asigura cunoasterea detaliata a existentelor si miscarilor elementelor patrimoniale;

2.Dupa numarul de egalitati pe care le contin, balantele de verificare ale conturilor sintetice se grupeaza astfel:

a.Balanta de verificare cu o singura egalitate:

- au o singura egalitate prin care se verifica exactitatea inregistrarilor efectuate;

- se prezinta in doua variante:

1. balanta sumelor: egalitate: total sume debitori (TSD) egale cu total sume creditori (TSC)

TSD = TSC

2. balanta soldurilor: egalitate TSd D = TSd C

b) Balanta de verificare cu doua egalitati

- este rezultatul combinarii dintre balanta sumelor si a soldurilor;

- are doua egalitati:

TSD = TSC

TSdD = TSdC

c) Balanta de verificare cu trei egalitati:

- prezinta trei egalitati:

T Sd i D = T Sd i C

T R D = T R C

TSd f D = T Sdf C

- da posibilitatea verificarii unei alte corelatii, si anume: totalul rulajelor din balanta de verificare sa fie egal cu total rulaje din registrul jurnal;

- serveste si pentru analiza activitatii economice la nivel superior;

- din punct de vedere grafic se prezinta in doua variante: tabelara si matriciala (balanta sah);

d) Balanta de verificare cu patru egalitati:

- reprezinta o combinatie a celor trei tipuri de balanta prezentate mai sus;

- cele patru egalitati sunt:

T Sp D = T Sp C

T Rc D = T Rc C

T S D = T S C

T Sdf D = T Sdf C

- reprezinta forma cea mai completa de balanta, intrucat realizeaza functiile celorlalte trei forme de balante;

- ofera informatii pentru efectuarea in dinamica a analizei economico-financiare;

- se prezinta sub forma tabelara astfel:

3.INTOCMIREA BALANTELOR DE VERIFICARE

Balantele de verificare se intocmesc de regula lunar si ori de cate ori este necesar, in scopul verificarii exactitatii inregistrarilor efectuate.

Pentru intocmirea balantei de verificare este necesar sa se realizeze urmatoarele lucrari, in ordine succesiva:

- toate documentele justificative ce consemneaza operatii economice se conteaza si se inregistreaza in ordine cronologica in registrul - jurnal;

- se trec toate operatiile din registrul jurnal in registrul Cartea Mare (sau fise de conturi), adica din evidenta cronologica in evidenta sistematica;

- se totalizeaza sumele din debitul si creditul fiecarui cont deschis in registrul cartea mare si se determina soldurile finale ale acestora;

- se transcriu datele din conturile deschise in evidenta sistematica (solduri initiale, rulaje, total sume, solduri finale) in formularul de balanta de verificare;

- se totalizeaza colanele balantei de verificare si se verifica egalitatile dintre coloanele perechi, proprii balantei. Se verifica, de asemenea, daca totalul rulajelor stabilite in cadrul balantei de verificare este egal cu totalul rulajelor din registrul jurnal.

Pentru exemplificarea modului de intocmire a balantei de verificare se prezinta in continuare un model, pornindu-se de la operatiile economice ce trebuiesc inregistrate in contabilitate.