Contul, procedeu specific al contabilitatii

Necesitatea si definirea contului

Contul este un procedeu si un mijloc de lucru care serveste la inregistrarea, urmarirea si controlul existentului si schimbarilor fiecaruibun economic, sursa de finantare precum si fazele fiecarui proces economic

Contul prezinta situatia si evolutia de-a lungul timpului a unui singur element al patrimoniului.

Contul ofera informatii privind existentul initial, cresterile sau intrarile scaderile sau iesirile si existentul final al fiecarui element patrimonial in parte. Ca si procedeu contul poate reflecta si elemente nepatrimoniale care privesc totuti o anumita componenta a activitatii institutiei.

Ca si metodologie de utilizare, conturile incep sa functioneze la inceputul exercitiului financiar, prin preluarea existentului initial. Pe parcursul exercitiului financiar preiau modificarile (cresterile si diminuarile) elementelor patrimoniale. Existentul final, utilizat pentru determinarea valorii ce va fi inregistrata in bilant, rezulta in urma relatiei matematice:

Din analiza bilantului se pot obtine informatii numai despre existentele initiale si existentele finale. Cresterile si diminuarile, precum si datele privind justificarea acestora se pot gasi numai in datele prezentate in conturi.

Tipologia conturilor

Din punct de vedere al relatiei cu patrimoniul a elementelor evidentiate se pot identifica:

- conturi deschise pentru elemente ale activului,

- conturi deschise pentru elemente ale pasivului

- conturi deschise pentru venituri

- contruri deschise pentru cheltuieli

- conturi deschise pentru elemente extrapatrimoniale

Conturile de venituri si cheltuieli se mai numesc si conturi de procese economice.

Din punct de vedere a sferei de cuprindere

- Conturi sintetice, care descriu o categorie unitara de e 424g68e lemente patrimoniale, de exemplu 'constructii', 'mijloace de transport'.

- Conturi analitice, care se refera la un anumit element particularizat dintr-o categorie de elemente patrimoniale, (de exemplu 'constructii in filiala Targu-Mures', 'mijloace de transport- autoturisme' 'Mijloace de transport-autocamioane'), reprezentand detalieri ale situatiei din conturile sintetice.

Conturile sintetice se detaliaza in conturi analitice in functie de situatia concreta a fiecarei institutii. Daca, in principiu, conturile sintetice sunt definite prin dispozitii legale, conturile analitice sunt  la latitudinea institutiei publice. Exista insa si conturi analitice impuse de forurile superioare ale institutiei.

Dupa functia contabila:

- Conturi de activ, sunt conturile care functioneaza dupa regulile aplicabile conturilor de activ

- Conturi de pasiv, sunt conturile care functioneaza dupa regulile aplicabile conturilor de pasiv

- conturi bifunctionale, care pot functiona in anumite situatii dupa regulile de functionare aplicabile conturilor de activ, in alte situatii dupa regulile de functionare aplicabile conturilor de activ.

Structura si continutul conturilor

Conturile sunt definite prin:

Denumirea sau titlul contului, exprima continutul economic al contului. De exemplu, contul 'Constructii' simbolizeaza existentul de constructii in cadrul unitatii.

Simbolul numeric, este o forma de identificare rapida a conturilor. Contrile pot fi simbolizate cu doua sau mai multe cifre. Cifrele au o semnificatie specifica. Prima cifra simbolizeaza clasa de conturi, a doua cifra simbolizeaza grupa de conturi, cifra a treia simbolizeaza contul sintetic de gradul 1 samd.

Partile contului, reprezinta cele doua parti in care se reflecta separat cresterile si diminuarile produse de operatiile economice asupra elementului patrimonial la care se refera contul.. Partile sunt denumite conventional Debit (partea din stanga) si Credit (partea dreapta)

Rulajul sau miscarea contului, reprezentand totalul operatiilor inregistrate de-a lungul perioadei de gestiune in debitul si creditul contului.

Explicatiile operatiilor inregistrate, cuprind explicarea pe scurt a naturii operatiei inregistrate. De exemplu, achizitie, plata, incasare.

Soldul conturilor, reflecta existentul valoric la sfarsitul perioadei de gestiune.

Contul 5311  'Casa in lei', exprimat in forma didactica:

Contul 5311 "casa in lei" exprimat in forma unilaterala a contului:

contul 5311 'Casa in lei', exprimat in forma bilaterala a contului:

Reguli de functionare a conturilor

Exista o serie de reguli specifice privind modul de functionare a conturilor. Acestea sunt diferite in functie de natura elementelor evidentiate in conturi. Prin intermediul acestor reguli se stabileste in care parte a conturilor se vor inscrie sumele reprezentand soldurile initiale, cresterile sau diminuarile precum si soldurile finale.

Regula 1. Conturile de activ incep sa functioneze debitare, prin preluarea in debit a existentelor initiale. Conturile de pasiv incep sa functioneze creditare, prin preluarea in credit a existentelor initiale.

Regula 2. Cresterile, majorarile si intrarile elementelor de activ se inscriu in debitul conturilor de activ, iar diminuarile si iesirile in creditul conturilor de activ. Cresterile, majorarile si intrarile elementelor de pasiv se inscriu in creditul conturilor de pasiv, iar diminuarile si iesirile in debitul conturilor de pasiv.

Regula 3. Soldurile conturilor de activ sunt debitoare sau zero, soldurile conturilor de pasiv sunt creditoare sau zero.

Planul de conturi

Sistemul de conturi utilizat de agentii economici se bazeaza pe principiile de clasificare si simbolizare ale sistemului zecimal. Acesta cuprinde 10 clase de conturi simbolizate de la 1 la 10.

Clasele de conturi sunt:

Clasa 1. Conturi de capitaluri

Clasa 2. Conturi de imobilizari

Clasa 3. Conturi de stocuri

Clasa 4. Terti si conturi asimilate

Clasa 5. Disponibilitati banesti, plasamente financiare pe termen scurt si alte valori

Clasa 6. Cheltuieli

Clasa 7. Venituri

Clasa 8. Conturi speciale (in afara bilantului)

Conturile cuprinse in clasele de la 1 la 5 sunt conturi patrimoniale , conturile cuprinse in clasele 6 si 7 sunt conturile de procese economice, iar conturile din clasa 8 sunt conturi care functioneaza in partida simpla (nu au corespondente cu alte conturi)

Fiecare clasa de conturi poate contine maxim zece grupe de conturi, fiecare grupa de conturi poate contine maxim zece conturi sintetice de gradul intii, fiecare cont sintetic de gradul intai poate contine maximum zece conturi sintetice de gradul doi.

Astfel, simbolul cifric al unui cont sintetic de gradul doi va contine patru cifre, din care prima reprezinta clasa de conturi a doua grupa de conturi a treia cotul sintetic de gradul intii iar a patra este cifra de identificare a cotului sintetic de gradul doi.

De exemplu contul 5121 "Conturi la banci in lei" face parte din clasa a 5-a "CONTURI LA COMERCIALE" grupa 51 "CONTURI LA BANCI" contul sintetic 512 "Conturi curente la banci in lei".

Formula contabila

Continutul si tipologia formulelor contabile

Formula contabila este un mijloc de exprimare a modificarilor ce trebuie inscrise in conturi ca urmare a operatiunilor economice inregistrate in documente.

'Formula contabila este modalitatea de reprezentare grafica in conturi pe baza principiilor dublei reprezentari si a dublei inregistrari a patrimoniului unitatii'[2]

Elementele componente ale formule contabile sunt:

-contul corespondent care se debiteaza

-contul corespondent care se crediteaza

-semnul '=' intre conturile corespondente, reprezentand egalitatea valorica dintre sumele inscrise in debitul sau creditul conturilor corespondente

-suma cu care se modifica elementele patrimoniale in urma operatiei inregistrate.

Prin intermediul formulei contabile se exprima intr-un mod sintetizat o modificare a patrimoniului. Aceasta modificare afecteaza doua sau mai multe elemente ale patrimoniului reflectate in conturi.

Din punct de vedere al scopului intocmirii formulelor contabile se pot distinge:

-formule contabile de inregistrare curenta

-formule contabile de stornare

Formulele contabile de inregistrare curenta reprezinta formulele care se intocmesc pentru operatiunile contabile curente sau uzuale. Inscrierea sumelor are loc intotdeauna 'in negru', adica sumele au intotdeauna o valoare pozitiva. Valorile inscrise in conturi 'in negru' se insumeaza.

Formulele contabile de stornare sunt formule contabile care se intocmesc cu scopul corectarii unor erori sau a anularii unor operatii inregistrate gresit. Exista doua tipuri de stornari (inregistrare de corectie), stornare in negru si stornarea in rosu.

o       Stornarea in negru presupune inversarea formulei contabile ce trebuie anulata (conturile care s-au debitat anterior se crediteaza si conturile creditate anterior se debiteaza) si inscrierera sumei in negru.

o       Stornarea in rosu, presupune inregistrarea aceleasi formule contabile cu formula anulata si inscrierea valorii 'in rosu'. Sumele inscrise in rosu sunt valori cu semnul minus. Sumele inscrise in conturi cu rosu se scad din valorile existente in cont. Inscrierea unei sume 'in rosu' se efectueaza fie prin scrierea sumei cu culoarea rosie, fie inscrierea sumei in chenar, fie (in genere in cazul programelor de calculator) inscrierea sumei cu semnul '-' in fata.

Dupa numarul conturilor corespondente din care se compun formulele contabile pot fi clasificate in:

-formule contabile simple

-formule contabile compuse

-formule contabile duble

O formula contabila care are un singur cont debitor si un singur cont creditor se numeste formula contabila simpla.

De exemplu, un ordin de plata care are ca obiect efectuarea unei plati in valoare de 10.000.000 lei catre un furnizor genereaza modificarea disponibilului din cont, si modificarea datoriilor catre furnizor. Ambele modificari au valoarea de 10.000.000 de lei.

401 'Furnizori'      = 5121 'Disponibil la banci in lei " 10.000.000

Exista situatii in care modificarile patrimoniale presupun debitarea mai multor conturi si creditarea unuia singur sau creditarea mai multor conturi si debitarea unui singur cont. Acest tip de formula contabila se numeste formula contabila compusa.

De exemplu, in situatia in care se achita aceluiasi furnizor 10.000.000 lei pentru servicii prestate de acesta si 50.000.000 pentru  furnizarea unei aparaturi din categoria imobilizarilor prin intermediul unui singur ordin de plata, din contul bancar al societatii formula contabila va putea fi scisa teoretic prin doua formule contabile simple:

401 'Furnizori'      = 5121 'Disponibil la banci in lei " 10.000.000

404 'Furnizori de imobilizari'=  5121 'Disponibil la banci in lei 50.000.000

sau printr-o singura formula contabila compusa:

= 5121 'Disponibil la banci in lei " 60.000.000

401 'furnizori'                                        10.000.000

404 'furnizori de imobilizari'                   50.000.000

Teoretic pot exista formule contabile duble. Acestea se compun din mai multe conturi care se debiteaza in corespondenta cu mai multe conturi care se crediteaza. Practic aceste formule contabile sunt extrem de rar intalnite, si in genere nu sunt agreate de practica contabila.

Total % = % Total

Suma 1                  Cont 1 cont 2 suma 2

Suma 3                  cont 3 cont 4 suma 4

Analiza  operatiilor economice si intocmirea formulei contabile

'Analiza contabila consta in cercetarea distincta a fiecarei operatiuni economice sau financiare, pe baza documentelor justificative in scopul stabilirii conturilor care se debiteaza a conturilor care se crediteaza concomitent si cu aceeasi suma si intocmirea formulei contabile'[3].

Efectuarea analizei contabile presupune parcurgerea unor etape succesive:

a.      Identificarea tipului de operatiune, pe baza documentelor si a contextului economic al acestora (incasare, plata, consumuri, intrari, iesiri de bunuri, etc)

b.     Identificarea elementelor patrimoniale care sunt implicate in operatiune si a naturii acestora (activ sau pasiv)

c.     Identificarea sensului modificarii elementelor patrimoniale implicate (crestere, majorare, sau scadere, diminuare)

d.     Verificarea partiala prin identificarea tipului de modificare bilantiera generata de operatiunea analizata.

e.      Identificarea conturilor in care se va inscrie operatiunea

f.       Aplicarea regulilor de functionare a conturilor si stabilirea partilor conturilor in care vor fi inscrise sumele (debit sau credit)

g.     Intocmirea formulei contabile

Pe baza formulei contabile se vor inscrie in conturi sumele cu care acestea se modifica.