Documentarea, evaluarea si inventarierea - procedee ale metodei contabilitatii comune cu alte discipline economice

DOCUMENTAREA, EVALUAREA SI INVENTARIEREA - PROCEDEE ALE METODEI CONTABILITATII COMUNE CU ALTE DISCIPLINE ECONOMICE

I DOCUMENTAREA

Definirea, functiile si clasificarea documentelor contabile

Procesul cunoasterii contabile incepe in mod obligatoriu cu activitatea de observare si consemnare a datelor privind patrimoniul unitatii. Aceasta actiune asigura datele de intrare in sistemul contabil privind existenta, starea si miscarea elementelor patrimoniale.

Documentarea, ca procedeu al contabilitatii, este actiunea de observare si consemnare in documente a datelor privind operatiile economice din cadrul unitatii, in momentul si la locul efectuarii operatiilor.

Data fiind importanta deosebita a informatiilor contabile in conducerea unitatii patrimoniale, operatiunea de consemnare si culegere a datelor contabile este organizata dupa criterii precise si in functie de necesitatile practice, ele constituind baza intregului sistem de evidenta din unitatea patrimoniala.

In cadrul unitatii patrimoniale, documentele indeplinesc urmatoarele functii:

sursa de date pentru inregistrari in conturi a operatiilor economice si financiare

de exercitare a controlului economico-financiar privind oportunitatea, realitatea si legalitatea operatiilor economice si financiare

de informare operativa a organelor de conducere asupra operatiilor economico-financiare ce au loc in unitate.

Criterii de clasificare a documentelor

1. In functie de importanta si frecventa utilizarii lor, documentele contabile, indiferent de categoria din care fac parte, pot fi tipizate sau netipizate.

a)Documentele tipizate, sunt acelea in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementari legale. Prin aceasta operatie de tipizare se urmareste stabilirea unor tipuri unitare de documente, pentru operatii de acelasi fel ca marime, continut, format si destinatie si sunt obligatorii pentru toate unitatile dintr-o ramura data.

Tipizarea documentelor asigura usurarea completarii si verificarii lor, elimina paralelisme in circulatia unor documente, contribuie la satisfacerea cerintelor de prelucrare automata a datelor pe care le contine si permite inscrierea in cuprinsul lor a indicatorilor strict necesari si intr-o anumita ordine. Aceste documente sunt cuprinse in nomenclatorul cu formulare tipizate privind activitatea financiara si contabila, elaborat de Ministerul de Finante. Documentele tipizate, in functie de sfera de utilizare, sunt grupate in:

documente generale pentru intreaga economie

documente comune pe ramuri ale economiei

documente specifice unor activitati

b)Documentele netipizate, sunt acelea in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabilite si preimprimate prin reglementari legale, ele sunt ocazionale si se stabilesc functie de necesitatea de informare ale fiecarui agent economic.

2. In functie de natura operatiilor pe care le reflecta, documentele se clasifica in:

a) documente privind imobilizarile corporale si necorporale: bonuri de miscare a imobilizarilor corporale, procese verbale de predare-primire, procese verbale de scoatere din functiune, etc.

b) documente privind activele circulante materiale: note de receptie si constatare de diferente, bon de consum, fisa limita de consum, bon de predare - transfer - restituire, etc.

a)      documente privind disponibilitatile banesti: chitante, dispozitii de plata - incasare, etc.

b)      documente privind salariile si alte drepturi cuvenite angajatilor: state de salarii, lista de avans chenzinal, decontul de cheltuieli, etc.

c)      documente privind vanzarile: factura, dispozitii de livrare, aviz de insotire a marfii, etc.

3. Dupa regimul de tipizare si utilizare documentele pot fi:

a)      documente cu regim special pentru care exista reglementari legale privind tiparirea, circulatia, evidenta si pastrarea lor. In aceasta categorie intra in special documentele de banca si casa: cecul de numerar, cecul de virament, chitanta, etc.

b)      documente intocmite pe formulare cu reglementari exprese de tiparire, gestionare, folosire si justificare, in care intra: imprimate cu valoare nominala (marci postale, timbre postale), carnete de munca, certificate medicale, etc.

c)      documente intocmite pe formulare cu regim uzual, fara restrictii si cuprind toate formularele necuprinse in primele doua categorii.

4. In functie de modul de intocmire si rolul lor in cadrul circuitului economic si al sistemului informational-decizional, documentele contabile se grupeaza astfel:

a)      documente justificative

b)      documente de evidenta contabila - registrele contabile

c)      documente de sinteza si raportari

Documentele justificative

Documentele justificative sunt acte scrise ce consemneaza operatiile economice si financiare in momentul efectuarii lor cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca instrument de fundamentare a inregistrarii lor in contabilitate.

In legatura cu aceste documente, legea Contabilitatii la art.6 alin.2 prevede: "Orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat ori inregistrat in contabilitate"

Documentele justificative indeplinesc doua functii:

d)      functia de informare in sensul ca prin documentele justificative se incepe procesul cunoasterii patrimoniului, pentru ca ulterior, prin alte procedee, sa se ajunga la forma finala care este bilantul contabil si care constituie cea mai importanta sursa 444i86e de informare a conducerii unitatii patrimoniale.

e)      functia gestionara, prin documente justificative se angajeaza drepturi si obligatii precum si raspunderi privind gestionarea elementelor patrimoniale.

Continutul documentelor justificative este format dintr-o serie de elemente care in functie de importanta lor se grupeaza in:

elemente comune care se refera la date de identificare si la personalul responsabil de intocmirea, verificarea si aprobarea lor si anume: denumire, numar si data documentului, denumirea si sediul unitatii care intocmeste documentul, compartimentul organizatoric emitent, partile care participa la efectuarea operatiei in cauza, semnaturile persoanelor care au intocmit, vizat si aprobat, etc.

elemente specifice prin care se caracterizeaza operatiile consemnate in documente si anume: continutul operatiei consemnate, baza legala pentru efectuarea operatiei, datele privind cantitatile, preturile unitare si valorile, alte elemente necesare ulterior pentru prelucrarea si verificarea documentelor (coduri, etc.)

Intocmirea si completarea documentelor justificative se face manual sau cu tehnica de calcul astfel incat sa fie lizibile, nefiind admise stersaturi sau modificari in ele. Elementele comune se completeaza cu usurinta deoarece pentru marea majoritate a operatiilor se repeta, cele specifice necesita un volum mai mare de munca si implica efectuarea unor calcule si cunostinte privind operatiile respective.

Documentele justificative se intocmesc, de regula, la locul unde se produce operatia, pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz.

Prelucrarea documentelor justificative consta in efectuarea unor operatii pregatitoare in vederea inregistrarii lor in contabilitate, concretizate in:

sortarea documentelor pe operatii

calcularea valorilor, daca este cazul

obtinerea de centralizatoare pentru cumularea mai multor documente

verificarea de forma, aritmetic si de fond (legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea si economicitatea operatiunilor din documente)

inregistrare in contabilitate

Pentru inregistrarea in contabilitate se face analiza si contarea documentelor justificative care consta in indicarea pe fiecare document sau pe centralizatorul acestora (care contine mai multe documente justificative cu operatii de aceeasi natura si din aceeasi perioada) a simbolurilor conturilor debitoare si a celor creditoare.

Din punct de vedere metodologic, inregistrarile in contabilitate se fac:

cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data intocmirii sau data intrarii acestora in intreprindere

sistematic, in registrele deschise pentru conturile sintetice si analitice in conformitate cu regulile stabilite.

Verificarea documentelor justificative se face inainte de a se efectua inregistrarea in contabilitate si are ca scop de a se identifica si corecta eventualele erori facute anterior.

Verificarea poate fi:

verificare de forma, prin care se urmareste daca au fost completate toate rubricile din document, daca preturile si calculele sunt corecte, daca exista semnaturile persoanelor care au intocmit, vizat sau aprobat operatia, etc.

verificare de fond, se refera la o serie de operatii de fond si anume:

necesitatea efectuarii operatiei care se verifica pornindu-se de la programul de activitate si bugetul de venituri si cheltuieli al unitatii

legalitatea, adica daca operatiunea se incadreaza in prevederile legale

oportunitatea consta in efectuarea operatiei in momentul potrivit, cel mai favorabil, cu eforturi minime.

economicitatea, adica realizarea operatiei sa se faca cu cheltuieli minime pentru a se asigura rentabilitatea necesara.

Operatiunea de verificare se confirma prin semnatura persoanei imputernicite pentru aceasta. Dupa inregistrarea in contabilitate, documentele justificative sunt supuse operatiunii de clasare si in final de arhivare.

Tratarea erorilor se face astfel:

erorile contabile ce apar cu ocazia intocmirii, verificarii si inregistrarii documentelor justificative se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau cifrelor gresite in toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se confirma prin semnatura persoanei sau a persoanelor care au intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii

nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind mijloacele banesti si alte operatiuni prevazute prin dispozitii legale. In cazul unor asemenea erori, documentul gresit se anuleaza, fara a se detasa din carnetul respectiv

pentru documente care consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale, corectarea erorilor trebuie confirmata prin semnatura ambelor parti, adica a predatorului si a primitorului

in cazul utilizarii tehnicii de calcul (in sistem informatic) corecturile sunt admise inainte de prelucrare acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. De asemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza carora se face modificarea in baza de date, trebuiesc semnate de persoanele imputernicite.

Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate sunt documente de evidenta contabila cu caracter obligatoriu, prin care se asigura inregistrarea cronologica si sistematica a operatiunilor consemnate in documentele justificative. Ele se prezinta sub forma de registre, foi volante sau liste informatice cu continut si forme adecvate scopului pentru care au fost elaborate.

In functie de scopul in care se folosesc, registrele se grupeaza astfel:

1. Registre pentru evidenta cronologica; sunt urmatoarele:

f)       registrul jurnal

g)      registrul jurnal de incasari si plati

h)      nota de contabilitate

2. Registrul pentru evidenta sistematica:

i)        registrul "Cartea mare"

fisa de cont pentru operatiuni diverse

cartea mare sah

cartea mare centralizatoare

j)        registrul inventar

REGISTRUL JURNAL (general)

- este un document obligatoriu in care se inregistreaza zilnic sau lunar, in mod cronologic, fara stersaturi si spatii libere, toate documentele justificative in care se reflecta miscarea elementelor patrimoniale

- unitatile cu volum mare de operatiuni pot utiliza pentru detaliere registre jurnal auxiliare (operatiuni de incasari si plati, operatiuni de decontari cu furnizorii, etc.) din care la sfarsitul lunii totalul acestora se trece in registrul jurnal general

- este un document tipizat, sub forma de registru, care se intocmeste intr-un singur exemplar de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice. Dupa ce a fost numerotat, snuruit, certificat si parafat se inregistreaza la organul fiscal din raza de activitate a unitatii

- nu circula, fiind un document de inregistrare contabila si se arhiveaza de catre unitate, care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui

- serveste ca proba in litigii.

Se prezinta sub forma :

Unitatea                                                  nr. pag

Registrul jurnal

Intocmit,                                                   Verificat,

REGISTRUL JURNAL DE INCASARI SI PLATI

- se prezinta sub forma de registru care se numeroteaza, se snuruieste si se vizeaza de organul fiscal teritorial

- serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar si a celor efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent daca a avut loc plata sau incasarea efectiva) pe baza actelor justificative precum si ca proba in litigiu

- cu ajutorul lui agentul economic poate sa-si stabileasca situatia financiara

- nu circula fiind document obligatoriu de inregistrare contabila si se arhiveaza fiind pastrat impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Modelul acestui registru se prezinta astfel:

Unitatea                                                    Nr. pag

Registrul jurnal de incasari si plati

REGISTRUL INVENTAR

- se prezinta sub forma de registru, numerotat si parafat de organul fiscal teritorial

- se intocmeste intr-un singur exemplar, la sfarsitul anului, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si a proceselor verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi conform posturilor din bilant

- serveste la stabilirea rezultatelor inventarierii patrimoniului si ca proba in litigiu

- nu circula, fiind un document obligatoriu de inregistrare contabila, se arhiveaza si se pastreaza in unitate impreuna cu documentele justificative ce au stat la baza intocmirii lui.

Modelul acestui registru se prezinta astfel:

Unitatea

Registru de inventar la data de 30 decembrie

Intocmit,                                                   Verificat,

REGISTRUL CARTEA MARE

- este un document obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, toate inregistrarile inscrise in registrul jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont: soldul initial, rulajele debitoare si creditoare si soldul final

- serveste pentru:

sistematizarea si structurarea rulajelor fiecarui cont utilizat pe conturi corespondente

verificarea inregistrarilor contabile inscrise in registrul jurnal

intocmirea balantei de verificare

ca sursa de date pentru analiza activitatii economice si financiare a unitatii

- nu se numeroteaza, nu se snuruieste si nu se vizeaza de organele teritoriale fiscale, indiferent de versiunea utilizata

Formularele de carte mare se pot prezenta in mai multe forme:

1.Fisa de cont pentru operatiuni diverse

se utilizeaza de unitatile mici care aplica forma de contabilitate clasica sau jurnal unic

nu dezvolta pe conturi corespondente rulajul debitor si creditor

Se prezinta astfel:

Fisa de cont pentru operatiuni diverse

2.Cartea mare (sah)

este utilizat de unitatile care aplica forma de contabilitate maestru

sah

serveste pentru organizarea contabilitatii sintetice, in care scop se

deschid cate doua fise: una pentru debit si una pentru credit

Modelul se prezinta astfel:

Cartea mare (sah)

3.Cartea mare centralizatoare

se utilizeaza de intreprinderile care aplica forma de contabilitate

pe jurnale

- se intocmeste la sfarsitul lunii si serveste pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice

pentru intocmirea acestui registru se procedeaza astfel:

suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fara dezvoltarea acestuia pe conturi corespondente

rulajul debitor, desfasurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit, calculandu-se sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale

soldul final debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in cadrul formularului tinandu-se seama de soldul initial si de rulajele debitoare respectiv creditoare

- este tiparit in foi volante, pe ambele fete, nu circula intre compartimente si se arhiveaza la biroul de contabilitate

Forma grafica se prezinta astfel:

Unitatea

Cartea Mare

Intocmit, Verificat,

Pe langa aceste registre de contabilitate, agentii economici au obligatia de a intocmi lunar alte doua jurnale auxiliare cu ajutorul carora sa realizeze concordanta intre inregistrarile contabile si documentele justificative, si anume:

A. Jurnal pentru vanzari

- se prezinta sub forma de carnet de 100 file tiparit pe ambele fete

- se intocmeste zilnic sau lunar, fara stersaturi sau adaugiri, fara spatii libere, pe baza documentelor justificative pentru operatiile respective

- serveste pentru:

inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii

stabilirea lunara a T.V.A. colectata

controlul operatiunilor inregistrate in contabilitate, urmarindu-se urmatoarele corelatii: totalul sumelor din coloana privind baza de impozitare sa fie egal cu totalul rulajelor curente ale conturilor de venituri din vanzari sau prestari de servicii si totalul coloanei T.V.A. din jurnal sa fie egal cu totalul rulajului creditor al contului 4427, "T.V.A. colectata", din balanta de verificare

se completeaza si calculeaza la compartimentul financir

B. Jurnal pentru cumparari

- se prezinta sub forma de carnet de 100 file tiparit pe ambele fete

- se completeaza zilnic sau lunar, fara stersaturi sau adaugiri, fara spatii libere, pe baza documentelor justificative pentru operatiile respective

- serveste pentru:

inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii

stabilirea lunara a T.V.A. deductibila

controlul operatiilor inregistrate in contabilitate, urmarindu-se urmatoarea corelatie: totalul sumelor din coloana de T.V.A. din jurnal sa fie egal cu rulajul debitor al contului 4426, T.V.A. deductibila, din balanta de verificare

- se completeaza si arhiveaza la compartimentul financiar

4. Documentele de sinteza si raportare contabila

Sunt documentele contabile finale rezultate din operatiunea de centralizare si sintetizare periodica a datelor pe care contabilitatea le furnizeaza celor interesati. Ele formeaza obiectul contabilitatii financiare. Prin intermediul lor datele inregistrate cu ajutorul sistemului de conturi sunt consolidate si prezentate ca un tot unitar sub forma indicatorilor economico-financiari. Privite din acest punct de vedere, aceste documente de sinteza constituie un sistem de indicatori economico-financiari ce caracterizeaza situatia patrimoniului, situatia financiara si rezultatele obtinute.

De asemenea, informatiile din aceste documente de sinteza prezinta o mare importanta in cadrul procesului decizional managerial, ele sunt utilizate pentru luarea deciziilor de catre managerii unitatii patrimoniale.

Situatiile financiare anuale cuprind:

bilantul

contul de profit si pierdere

note explicative

Potrivit Ordinului MF.P.1752/ 2005; aceste documente de sinteza anuale se regasesc sub denumirea "Situatiile financiare anuale simplificate", valabile pentru intreprinderile mici si mijlocii.

Bilantul prezinta patrimoniul unitatii in integritatea sa, iar celelalte componente dezvolta pe plan informational indicatorii economico-financiari prezentati in bilant.

Dezvoltarea detaliata a acestor documente se va face intr-un capitol separat.

Circuitul si gestionarea documentelor

Din momentul intocmirii sau intrarii in unitate si pana in momentul arhivarii lor documentele parcurg un drum intr-o anumita ordine de succesiune dinainte stabilita, cu opriri si stationari la unele compartimente adica acolo unde este necesara completarea, semnarea, verificarea, corectarea si inregistrarea lor.

Operatiunea de dimensionare si rationalizare a traseului de miscare al documentelor se face cu scopul de a asigura circuitul acestora pe caile cele mai scurte si printr-un numar redus de verigi organizatorice iar in cadrul acestora sa se asigure prelucrarea completa si la termen precum si operativitate in utilizarea informatiilor din documente.

Pentru acesta se intocmesc grafice de circulatie a documentelor care cuprind:

documentele sau operatiile ce trebuiesc realizate in cadrul fiecarui compartiment

termenele de executare

persoanele care le intocmesc si raspund de corectitudine si termenele stabilite

compartimentele la care se transmit

Din punct de vedere al sferei de cuprindere, aceste grafice se structureaza astfel:

a. grafice individuale - cuprind operatiile si lucrarile contabile pe care le executa fiecare angajat precum si termenele de executie si persoanele carora le transmit

b. grafice pe compartimente - cuprind toate operatiile si lucrarile pe care trebuie sa le execute un compartiment sau un sector de activitate, termenele de executie si compartimentele carora li se transmit

c. grafice generale sau sintetice - cuprind toate operatiile necesare intocmirii unei lucrari contabile, cum ar fi bilantul contabil.

Unitatile patrimoniale sunt obligate sa organizeze pentru toate documentele utilizate o evidenta operativa si una contabila potrivit metodologiei ce sta la baza organizarii evidentei bunurilor materiale. Evidenta operativa, in cazul documentelor completate pe formulare cu regim special se tine pe fiecare formular cu ajutorul "fisei de magazie a formularelor cu regim special". De asemenea asupra documentelor trebuie sa se realizeze o serie de operatiuni si anume:

inserierea, numerotarea si sigilarea documentelor cu regim special

foile volante sa fie parafate sau prevazute cu sigiliu sec

registrele sunt snuruite, sigilate si certificate cu semnaturile autorizate

carnetele sunt stampilate, datate si certificate cu semnaturile autorizate

Faza finala a circuitului documentelor o constituie operatiunea de clasare si pastrare a acestra.

Clasarea documentelor presupune aranjarea acestora intr-o anumita ordine stabilita cu scopul asigurarii pastrarii lor si al gasirii lor cu usurinta in vederea obtinerii unor informatii necesare. Aceasta ordine se realizeaza folosind mai multe criterii:

natura operatiilor economice adica aranjarea documentelor pe categorii de probleme: mijloace fixe, active circulante materiale, active circulante banesti, livrari de marfuri, etc.

cronologic, in ordinea datei intocmirii sau inregistrarii lor

alfabetic, dupa denumirea unitatilor la care se refera

geografic, dupa localitatile in care isi au sediul unitatile corespondente.

Pastrarea documentelor trebuie sa asigure integritatea acestora, deoarece ele servesc pentru controlul operatiilor economice efectuate. Pastrarea documentelor se face diferit si anume:

pentru documentele si registrele de evidenta contabila intocmite in anul curent de gestiune se pastreaza in cadrul compartimentelor financiar-contabile

dupa expirarea anului curent, documentele si registrele contabile se predau la arhiva generala a unitatii unde se pastreaza 10 ani cu exceptia statelor de salarii si a bilanturilor contabile care se pastreaza 50 ani, dupa care se predau la arhivele statului.

Pastrarea se face de regula in forma originala, grupate in functie de natura operatiunilor si in ordine cronologica in cadrul exercitiului financiar la care se refera. Potrivit legii contabilitatii nr.82/991 in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare.

6. Ciclul contabil de inregistrare a operaratiilor economice in contabilitate

Pentru efectuarea inregistrarii operatiilor economice si financiare in contabilitate si pentru intocmirea situatiilor financiare cerute de legislatia in vigoare se parcurg urmatoarele etape:

Analiza operatiilor consemnate in documentele justificative si realizarea operatiei de contare adica, stabilirea contului sau conturilor care se debiteaza si a contului sau conturilor care se crediteaza (stabilirea formulei contabile).

Inregistrarea operatiilor consemnate in documentele justificative, dupa ce au fost contate, in registrul jurnal, operatie ce se face in ordine cronologica.

La sfarsitul perioadei de gestiune, datele privind operatiile inregistrate in registrul jurnal sunt trecute in registrul cartea mare, unde se realizeaza o sistematizare a datelor pe conturi.

Pe baza datelor inscrise in registrul cartea mare, la sfarsitul lunii se intocmeste balanta de verificare unde se realizeaza o centralizare a datelor din conturi si o verificare a exactitatii inregistrarilor contabile inscrise in registrul jurnal. La sfarsitul anului, in urma operatiunii de inventariere se intocmeste registrul de inventar si se realizeaza operatiunea de regularizare a plusurilor si minusurilor constatate la inventariere fata de datele din registrele de contabilitate. Corectiile care se efectueaza sunt consemnate si in balanta de verificare definitiva ce se utilizeaza la intocmirea bilantului.

In aceasta etapa se inchid conturile de cheltuieli si venituri prin contul 121 " Profit si pierderi". In acest cont se determina rezultatul brut (profit sau pierderi ) si dupa inregistrarea si deducerea impozitului pe profit in cazul realizarii de profit se determina profitul net.

Acest profit net va fi adaugat capitalurilor proprii sau daca este pierdere va fi scazut din capitalurile proprii.

Soldurile finale ale conturilor inscrise in balanta de verificare vor fi sistematizate dupa structura posturilor din bilant si va forma baza de intocmire a bilantului contabil.

Totodata aceste solduri finale de la sfarsitul exercitiului financiar curent vor deveni solduri initiale pentru exercitiul urmator.

In acest ultim pas se intocmesc situatiile financiare anuale care cuprind:

bilantul contabil, care este documentul de sinteza ce arata situatia patrimoniului si a rezultatelor financiare de la sfarsitul anului. El rezulta din gruparea si centralizarea soldurilor conturilor inscrise in balanta de verificare.

contul de profit si pierderi, se elaboreaza prin gruparea si centralizarea conturilor de venituri si cheltuieli.

notele explicative care prezinta date de detalii privind indicatorii cuprinsi in bilantul contabil.

II EVALUAREA PATRIMONIULUI

1. Definire, continut si principiile evaluarii

Evaluarea este unul din procedeele metodei contabilitatii prin care se realizeaza obiectul sau de studiu.

Evaluarea este procedeul prin care se realizeaza cuantificarea si masurarea in expresie baneasca a existentei miscarii si transformarii patrimoniului pentru a fi inregistrat in contabilitate. Sunt exprimate valoric, si deci evaluate, bunurile materiale, creantele, obligatiile, cheltuielile, veniturile si rezultatele financiare, precum si toate operatiile economice ce sunt inregistrate in contabilitate.

Importanta evaluarii consta in aceea ca ea asigura:

masurarea elementelor patrimoniale, gruparea si sistematizarea in forma baneasca in vederea inregistrarii lor in conturi

calcularea indicatorilor economico-financiari in vederea realizarii functiunii de informare a contabilitatii

aplicarea unor metode moderne de calculatie a costurilor, de verificare si control prin intermediul balantelor de verificare si de generalizare a informatiilor contabile prin bilantul contabil

realizarea procesului decizional in cadrul managementului unitatilor patrimoniale prin furnizarea de informatii si indicatori in expresie valorica de catre contabilitate.

Continutul evaluarii consta in determinarea valorica prin inmultirea cantitatilor privind elementele patrimoniale cu preturile, tarifele sau costurile.

La efectuarea evaluarii trebuie sa se respecte urmatoarele principii:

a)      Principiul stabilirii obiectului evaluarii, presupune ca elementele patrimoniale ce formeaza obiectul evaluarii sa fie delimitate dupa anumite caracteristici proprii elementelor respective. Astfel, in cazul mijloacelor fixe care prezinta caracteristici proprii ce difera de la un mijloc fix la altul, evaluarea se face dupa metoda analitica adica individual, pe fiecare obiect, in timp ce la activele circulante materiale (materii prime si materiale, produse, marfuri, etc.) evaluarea se face dupa metoda sintetica care presupune gruparea mijloacelor cu caracteristici asemanatoare si cuantificarea lor valorica o singura data. De asemenea, pentru bunurile vandute tertilor se evalueaza cu ajutorul preturilor de vanzare, iar daca bunurile se utilizeaza intern in unitate evaluarea sa face cu ajutorul costurilor de productie.

b)      Principiul valorii reale, juste, presupune ca evaluarea elementelor patrimoniale sa se faca la valoarea reala justa care este valoarea de utilitate a acestora la momentul respectiv. Aceasta valoare de utilitate se determina in functie de starea fizica a bunurilor respective, amplasarea si utilitatea lor precum si de pretul pe piata a unor bunuri asemanatoare. In cazul creantelor si datoriilor valoarea de utilitate se stabileste functie de valoarea probabila care se va incasa, respectiv care va trebui platita.

c)      Principiul alegerii formei de evaluare, corespunzator scopului urmarit, presupune ca evaluarea operatiunilor in contabilitatea curenta sa se faca la costuri de productie efective, iar pentru evaluarile periodice sa se utilizeze valoarea actuala la pretul zilei.

d)     Principiul prudentei, presupune ca la evaluarea patrimoniului sa se ia in consideratie eventualele deprecieri, riscuri si pierderi posibile de a se realiza ca urmare a activitatii desfasurate. Potrivit acestui principiu de evaluare nu se permite supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor sau subevaluarea cheltuielilor si a elementelor de pasiv.

e)      Principiul permanentei metodelor, presupune sa existe o continuitate in aplicarea normelor si regulilor utilizate in cursul unui exercitiu financiar si de la un exercitiu la altul, asigurand prin aceasta comparabilitatea datelor contabile.

2. Preturile - elemente de baza ale evaluarii patrimoniului

In cadrul sistemului de preturi utilizate la evaluarea patrimoniului se folosesc:

pretul de cost sau costuri

preturile de desfacere

tarifele

1. Costurile, reprezinta totalitatea cheltuielilor efectuate in vederea obtinerii produselor, lucrarilor sau serviciilor. Au urmatoarea structura:

f)       costul de achizitie, utilizat pentru evaluarea bunurilor achizitionate din afara si se compune din:

pretul de facturare inscris in factura, negociat cu cumparatorul

cheltuieli de transport-aprovizionare suportate de cumparator, daca exista

cheltuieli efectuate pentru punerea in functiune a anumitor bunuri (mijloace fixe), daca este cazul

eventuale taxe nedeductibile

g)      costul de productie, folosit pentru evaluarea bunurilor fabricate in unitate. Se compune din:

costul de achizitie al materiilor prime si materialelor consumate

cheltuielile de prelucrare efectuate pentru obtinerea produselor in cadrul unitatii (cheltuieli directe: materii prime, salarii, amortizari, energie electrica, etc. si o cota din cheltuielile indirecte)

h)      costul de desfacere sau costul complet, utilizat pentru evaluarea bunurilor obtinute din productie proprie si vandute in afara unitatii. Se compune din:

costul de productie al bunurilor vandute beneficiarilor

cheltuielile de desfacere aferente bunurilor livrate

2. Preturile, reprezinta valoarea care se incaseaza pentru bunurile vandute. Ele sunt preturi de vanzare pentru furnizori si preturi de cumparare (achizitie) pentru cumparator. Au urmatoarea structura:

i)        preturi cu ridicata, sunt cele utilizate pentru livrari de bunuri intre intreprinderi. Cuprind:

costul complet al bunurilor livrate

profitul producatorului

accize pentru unele bunuri

taxa pe valoarea adaugata (T.V.A.)

j)        preturi cu amanuntul, sunt cele la care se vand marfurile catre populatie. Cuprind:

pretul cu ridicata

adaosul comercial, menit sa acopere cheltuielile de circulatie si a realizarii unei rate a profitului pentru unitatile comerciale.

In sistemul contabil din tara noastra, preturile isi particularizeaza forma operatorie functie de natura elementelor patrimoniale supuse evaluarii. Astfel se opereaza cu pret de facturare, pret efectiv sau antecalculat de productie, pret de decontare, pret de inregistrare, etc. De asemenea, bunurile mai pot fi evaluate si la pretul pietei, adica la suma la care se pot procura in ziua evaluarii, in functie de formarea preturilor pe piata, pa baza cererii si a ofertei.

3. Tarifele, sunt utilizate pentru evaluarea lucrarilor executate si serviciile prestate. Ele se formeaza la fel ca si preturile, pornindu-se de la costurile de productie (si nu de la cel complet).

Pentru inregistrarea in contabilitatea curenta, elementele patrimoniale se evalueaza la pretul de intrare sau valoare contabila, acesta constituind un principiu general al evaluarii. Concret, pretul de intrare poate fi oricare din preturile si tarifele prezentate mai sus in functie de momentul evaluarii.

Regulile si formele de evaluare

In raport de natura elementelor patrimoniale, sensul miscarii intervenite in masa patrimoniului si momentul cand se face evaluarea se delimiteaza urmatoarele reguli si forme de evaluare:

evaluarea la intrarea bunurilor in patrimoniu

evaluarea la iesirea bunurilor din patrimoniu sau la trecerea in consum

evaluarea la inventariere

evaluarea la inchiderea exercitiului financiar

1. Evaluarea la intrarea bunurilor in patrimoniu

La intrarea in patrimoniu, bunurile sunt evaluate la valoarea de intrare (cost istoric) sau valoarea contabila care in functie de modul de dobandire a lor poate fi:

a.valoare de utilitate pentru bunurile aduse ca aport la capital

b.pentru bunurile obtinute cu titlu gratuit (donatii) evaluarea se face la valoarea justa; prin valoarea justa se intelege suma pentru care un activ ar putea fi schimbat de buna voie intre doua parti aflate in cunostinta de cauza, in cadrul unei tranzactii, cu pretul determinat obiectiv

c.valoarea de achizitie (cost de achizitie) pentru bunurile dobandite cu titlu oneros (contra plata)

d.costul de productie pentru bunurile obtinute din productie proprie de catre unitatea patrimoniala respectiva

e.valoarea nominala inscrisa in documentele justificative pentru creantele si datoriile unitatii patrimoniale

2. Evaluarea la iesirea din patrimoniu sau la trecerea in consum

Bunurile iesite din unitate sau din depozite (prin vanzare, distrugeri, lipsa la inventar, etc., sau cu prilejul eliberarii in consum) sunt evaluate si scazute din gestiune la valoarea lor de intrare denumita si valoare contabila.

In practica unitatilor, ordinea de iesire a bunurilor difera de cea de intrare si atunci se pune problema stabilirii unor preturi unitare pentru evaluarea acestor bunuri iesite. Pentru stabilirea acestor preturi se pot folosi urmatoarele metode:

a.Metoda primei intrari - primei iesiri "FIFO" (first in - first out), presupune ca, costul de achizitie al primei intrari sau a primului lot intrat sa se atribuie primei iesiri iar, dupa epuizarea acestuia, evaluarea se face la costul de achizitie al urmatorului lot in ordine cronologica. In perioada de inflatie aceasta metoda nu este indicata deoarece conduce la inregistrarea unor costuri minime si la obtinerea unui profit mai mare decat cel real, obligand unitatea sa plateasca un impozit pe profit mai mare.

b.Metoda ultimei intrari - primei iesiri "LIFO" (last in - first out) presupune ca bunurile iesite din gestiune sa se evalueze la costul de achizitie al ultimei intrari, deci in ordine inversa intrarilor. Pe masura epuizarii ultimului lot, bunurile ce se elibereaza din gestiune se evalueaza la pretul de achizitie al penultimului lot aprovizionat si operatia se continua in ordinea inversa intrarilor. In perioada de inflatie, utilizarea acestei metode produce un efect invers fata de metoda "FIFO" in sensul ca are loc o micsorare a profitului real, ceea ce asigura unele rezerve interne pentru unitate

c.Metoda costului mediu ponderat (CMP) consta in calcularea pretului mediu ponderat dupa fiecare intrare sau numai lunar, dupa relatiile

Valoarea bunurilor iesite = CMP X cantitatea iesita

Prin utilizarea acestei metode se realizeaza un echilibru intre valorile de intrare si cele de iesire, precum si pentru ceea ce ramane disponibil in stoc.

d.Metoda costului standard, presupune stabilirea unui pret unic de inregistrare a iesirilor pe baza preturilor medii ale grupelor sau categoriilor de bunuri in cauza. Diferentele intre preturile standard si cele de achizitie sau de productie, dupa caz, se inregistreaza in contabilitate in mod distinct si ulterior se repartizeaza in mod proportional asupra bunurilor iesite din gestiune si asupra celor ramase in stoc, cu ajutorul unor coeficienti de repartizare (cr) care se determina prin relatia:

Pentru determinarea valorii reale (la cost de achizitie) a bunurilor aflate in stoc, se cumuleaza soldurile conturilor de stocuri calculate la pretul de inregistrare cu soldurile conturilor de diferente in care au fost inregistrate aceste diferente.

Preturile standard stabilite trebuie sa fie actualizate cel putin o data pe an datorita modificarilor ce pot interveni in ceea ce priveste pretul de achizitie sau de productie, dupa caz.

In conditiile unei fluctuatii mari a preturilor de achizitie utilizarea acestei metode nu prezinta avantaje pentru unitate deoarece estimarea preturilor de inregistrare pe durata unui an are un grad mare de probabilitate, iar diferentele de pret ce apar sunt de asemenea mari.

3. Evaluarea elementelor patrimoniale la inventariere

La inventarierea elementelor patrimoniale, evaluarea se face la valoarea actuala, denumita si valoare de inventar, stabilita in functie de utilitatea bunului in unitate si de pretul pietei. Pentru creante si datorii, evaluarea se face pe baza valorii lor probabile de incasat, respectiv de platit.

4. Evaluarea la inchiderea exercitiului financiar (la bilant)

La inchiderea exercitiului financiar, elementele patrimoniale se evalueaza si se reflecta in situatiile financiare anuale simplificate la valoarea de intrare in patrimoniu (contabila) pusa de acord cu rezultatele inventarierii.

In acest scop, valoarea de intrare, denumita si valoare contabila, se compara cu valoarea de utilitate (de inventar) stabilita pe baza inventarierii. Diferentele rezultate sunt tratate astfel:

a.pentru elementele de activ:

diferentele in plus nu se inregistreaza, iar activele raman inregistrate in contabilitatea curenta la valoarea de intrare (contabila)

diferentele in minus reprezinta o depreciere care poate fi ireversibila, specifica imobilizarilor si se inregistreaza ca amortizare, sau reversibila, specifica stocurilor de active circulante materiale si se inregistreaza prin constituirea de ajustari.

In ambele cazuri activele raman evidentiate in contabilitate la valoarea de intrare (contabila).

b.pentru elementele de pasiv:

diferentele in plus se inregistreaza prin constituirea de ajustari, iar pasivele respective se mentin in contabilitate la valoarea de intrare (contabila)

diferentele in minus nu se inregistreaza

La fiecare data a bilantului:

elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitatile, acreditivele, depozitele bancare, creantele si datoriile in valuta) trebuie raportate utilizand cursul de schimb de la data incheierii exercitiului. Diferentele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, intre cursul de la data inregistrarii creantelor sau datoriilor sau fata de cursul la care au fost raportate in situatiile financiare anterioare si cursul de schimb de la data incheierii exercitiului se inregistreaza la venituri sau cheltuieli dupa caz

elementele nemonetare achizitionate cu plata in valuta si inregistrate la cost istoric (imobilizari, stocuri) trebuie raportate utilizand cursul de schimb de la data efectuarii tranzactiei

elementele nemonetare achizitionate cu plata in valuta si inregistrate la valoarea justa (imobilizari, stocuri) trebuie raportate utilizand cursul de schimb existent in momentul determinarii valorilor respective

Evenimentele care apar dupa data bilantului pot furniza informatii suplimentare fata de cele cunoscute la data bilantului. Daca situatiile financiare anuale simplificate nu au fost aprobate acestea vor fi modificate pentru a reflecta si informatiile suplimentare.

Evaluarea la inchiderea exercitiului reprezinta aplicarea efectiva a principiului prudentei care presupune inregistrarea in contabilitate a pierderilor probabile si neinregistrarea profiturilor previzibile chiar daca ele sunt foarte probabile

De mentionat ca unitatile patrimoniale au obligatia de a utiliza aceleasi metode de evaluare in cursul exercitiului precum si de la un exercitiu la altul. In cazuri justificate, in limitele prevazute de lege, unitatea poate schimba metodele de evaluare, facandu-se in acest sens mentiuni in notele explicative si inregistrand in contabilitate influentele respective asupra situatiei patrimoniale si a rezultatelor exercitiului.

Reevaluarea elementelor patrimoniale

Reevaluarea elementelor patrimoniale este operatiunea de modificare si substituire a valorii contabile cu valoarea curenta (actuala). Pe aceasta cale se modifica si costul istoric al elementelor de activ si de pasiv, inregistrat in sistemul de conturi. Valoarea actuala stabilita in urma reevaluarii va deveni valoare contabila sau cost istoric. Necesitatea acestei operatii decurge din devalorizarea valorii elementelor patrimoniale ca rezultat al inflatiei, ele ramanand inregistrate in contabilitate la valori reduse.

Operatiunea de reevaluare se efectueaza pe baza unor dispozitii legale exprese. Sunt supuse reevaluarii numai imobilizarile corporale de natura mijloacelor fixe si imobilizarile financiare de natura investitiilor financiare. Imobilizarile necorporale nu fac obiectul reevaluarii.

Plusul de valoare rezultat din reevaluare este delimitat ca o structura separata a capitalurilor proprii, denumita "rezerve din reevaluare".

Rezervele din reevaluare se propaga asupra rezultatelor pe masura realizarii bunurilor reevaluate respectiv prin amortizarea diferentei din reevaluare.

III INVENTARIEREA                       

DEFINIREA, IMPORTANTA SI CLASIFICAREA INVENTARIERII

Inventarierea este definita ca fiind acel procedeu al metodei contabilitatii de constatare faptica, la o anumita data, a existentei elementelor patrimoniale ale unitatii sub aspect cantitativ, calitativ si valoric.

Scopul inventarierii consta in stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si ea cuprinde toate elementele patrimoniale apartinand acesteia, precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Inventarierea sta la baza intocmirii unui bilant real, contribuind la asigurarea imaginii fidele si la aplicarea prudentei in contabilitate. Conform regulamentului de aplicare a legii contabilitatii, unitatile patrimoniale au obligatia legala de a efectua inventarierea patrimoniului:

- la inceputul activitatii, pentru stabilirea si evaluarea aportului in natura;

- cel putin odata pe an pe parcursul functionarii lor;

- in cazul fuzionarii sau incetarii activitatii.

Importanta inventarierii rezulta din urmatoarele aspecte:

- La unitatile nou infiintate inventarierea constituie punctul de plecare in deschiderea si organizarea contabilitatii, stabilind si evaluand elementele patrimoniale aduse ca aport in natura;

- Cu ajutorul inventarierii se realizeaza un control asupra integritatii si gestionarii patrimoniului unitatilor. Cu ocazia inventarierii se descopera si se evalueaza eventuale lipsuri, degradari, sustrageri, furturi, delapidari, permitand stabilirea raspunderilor si luarea masurilor necesare impotriva celor vinovati pentru recuperarea prejudiciilor cauzate.

- Asigurand o situatie reala a elementelor patrimoniale inventarierea contribuie la calculul corect a unor indicatori economici cu implicatii directe in determinarea rezultatelor finale ale unitatii. Este vorba de calculul corect al costului productiei, determinarea productiei neterminate (in curs de executie), stabilirea rezultatelor financiare etc.

- Cu ajutorul inventarierii se identifica si se mobilizeaza unele resurse interne ale unitatii, asigurand pe aceasta cale accelerarea vitezei de rotatie a mijloacelor circulante si respectarea disciplinei financiare.

Aceste rezerve se refera la o serie de stocuri de bunuri neutilizabile, avariate sau degradate, invechite, greu vandabile, comenzi sistate, creante si datorii cu termene depasite, care pot fi atrase in circuitul economic.

In cadrul interdependentei ce exista intre procedeele metodei contabilitatii, inventarierea este strans legata cu celelalte procedee. Astfel, exista o legatura intre inventariere si calculatie pentru dimensionarea productiei neterminate si prin aceasta calculatia costurilor, pentru determinarea diferentelor dintre scriptic si faptic. De asemenea, exista legatura intre inventariere si bilant, in sensul ca inventarierea este operatiunea ce se efectueaza inainte de a se intocmi bilantul si ea asigura exactitatea datelor inscrise in bilant.

Clasificarea inventarierii:

Inventarierea fiind o operatie complexa, se clasifica dupa mai multe criterii, si anume:

1. Dupa continutul economic al elementelor patrimoniale supuse inventarierii, deosebim:

a)Inventarierea mijloacelor economice: mijloace fixe, materiale, obiecte de inventar, produse finite, marfuri, ambalaj, mijloace banesti etc.

b)Inventarierea activelor circulante in decontare: clienti, debitori, decontari cu actionarii si asociatii etc., se efectueaza pe baza documentelor justificative care au stat la baza constituirii acestor creante;

c)Inventarierea obligatiilor fata de furnizori, bugetul statului, banci, creditori etc., care se efectueaza prin controlul documentelor care au stat la baza constituirii acestor obligatii.

2. Dupa sfera de cuprindere:

a)Inventarierea generala cuprinde toate elementele patrimoniale ale unitatii, precum si bunurile proprietate a altor unitati dar care se afla temporar in cadrul unitatii inventariate (in prelucrare, pastrare sau custodie). Aceasta inventariere generala se executa odata pe an.

b)Inventarierea partiala cuprinde mai multe elemente patrimoniale (materiale, produse, marfuri, mijloace banesti etc) sau numai anumite gestiuni, sectii etc. din unitate.

3. Dupa intervalul de timp la care se efectueaza:

a)Inventarierea anuala cuprinde toate elementele patrimoniale, fiind o inventariere generala. Conform legii contabilitatii, inventarierea anuala este obligatoriu de efectuat inaintea inchiderii conturilor si a intocmirii bilantului contabil.

b)Inventarierea periodica se efectueaza la intervale de timp mai mari de un an sau la perioade mai mici de un an, in functie de particularitatile fiecarei gestiuni si de ritmul miscarii elementelor patrimoniale. Astfel, numerarul din casierie se inventariaza cel putin odata pe luna, marfurile din magazinele de desfacere cu amanuntul se inventariaza de doua, trei ori pe an, cladirile si constructiile odata la trei ani, celelalte mijloace fixe se inventariaza anual.

4. Dupa modalitatea de efectuare:

a)Inventarieri totale, cuprind toate sortimentele ce formeaza un element patrimonial (toate sortimentele de materiale, toate sortimentele de produse etc.) sau toate bunurile dintr-o gestiune, indiferent de natura lor (mijloace fixe, obiecte de inventar, marfuri etc.).

b)Inventarieri prin sondaj cuprind numai anumite sortimente sau numai anumite bunuri dintr-o gestiune.

5. Dupa modul de programare:

a)Inventarieri ordinare sunt cele programate la inceputul anului de catre compartimentul financiar-contabil.

b)Inventarieri extraordinare sunt in afara celor stabilite initial si impuse de anumite situatii, cum ar fi:

cand intervin operatii de predare - primire de gestiuni;

cu ocazia modificarii preturilor;

la cererea organului de control;

cand o unitate comerciala cu amanuntul trece din categoria de neplatitor de TVA in categoria de platitor de TVA, in vederea stabilirii TVA neexigibila asupra stocului de marfuri;

cu ocazia divizarii sau comasarii de gestiuni;

in urma calamitatilor sau a altor cazuri de forta majora;

cand exista sesizari si indici ca, in anumite gestiuni se petrec fapte ilicite, si ca exista plusuri si minusuri in gestiune.

FUNCTIILE INVENTARIERII

Inventarierea, ca procedeu al metodei contabilitatii realizeaza urmatoarele functii:

1. Functia de control a concordantei dintre datele din contabilitate si cele reale constatate la inventarieri

Cu toate masurile luate pentru buna desfasurare a activitatii de depozitare si gestionare a bunurilor economice precum si pentru o buna organizare a contabilitatii elementelor patrimoniale, in anumite situatii pot sa apara in unitatile patrimoniale diferente intre datele inregistrate in conturi si cele existente in realitate.

Aceste diferente se datoreaza unor factori obiectivi si subiectivi pe care contabilitatea nu-i poate surprinde si care influenteaza continutul datelor inregistrate in contabilitate. Acestea se refera la:

- Modificarile cantitative si calitative pe care le sufera bunurile economice pe timpul transportului, manipularii si depozitarii lor, in sensul ca, se inregistreaza scaderi cantitative (perisabilitati) datorita proprietatilor fizico-chimice ale unor materiale care se evapora, se usuca, se oxideaza etc., iar alte bunuri isi pierd parametrii calitativi datorita expirarii termenului de garantie, depozitarii necorespunzatoare, accidentelor etc. (alimente, medicamente etc.).

- Sustrageri, furturi, risipa, proasta gospodarire ce au loc in anumite gestiuni sau la anumite bunuri;

- Omiterea de a inregistra anumite documente primare sau inregistrarea lor eronata (inregistrarea la alta gestiune sau alt sortiment etc.);

- Neglijenta sau nepricepere din partea personalului care gestioneaza si manipuleaza aceste bunuri;

- Existenta unor stocuri fara miscare, greu vandabile sau de prisos precum si a unor comenzi de productie in curs anulate de clienti;

- Distrugeri inregistrate in urma calamitatilor naturale sau alte cazuri de forta majora.

Cu ocazia inventarierii se determina situatia reala, existenta pe teren privind elementele patrimoniale si care se compara cu situatia scriptica din contabilitate, stabilindu-se plusurile si minusurile de inventar.

De asemenea, prin aceasta functie de control a concordantei dintre datele din contabilitate si realitate se creeaza posibilitatea de a se identifica si determina influenta acestor factori si pentru a se lua masuri in vederea preantampinarii sau limitarii pagubelor si evitarii lor in viitor.

2. Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului.

Rezultatele inventarierii servesc in contabilitate pentru inchiderea si deschiderea conturilor si pentru definitivarea bilantului contabil. Pornind de la inventariere se determina situatia neta a patrimoniului si rezultatul net al unitatii, dupa relatiile:

3. Functia de calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si vanzarilor

Aceasta functie se realizeaza in cadrul unitatilor care aplica pentru evidenta stocurilor metoda inventarului intermitent. In cadrul acestei metode in conturile de stocuri se inregistreaza numai stocurile initiale si finale iar intrarile (aprovizionarile) de la terti de materii prime, materiale, marfuri etc. se inregistreaza direct in conturile de cheltuieli corespunzatoare. La sfarsitul fiecarei luni se face inventarierea si se stabilesc stocurile finale care se scad din cheltuieli si se inregistreaza in conturile de stoc. Aceste stocuri finale la inceputul lunii urmatoare se anuleaza, se dau in consum si se includ pe cheltuieli.

In acest mod, inventarierea de la sfarsitul lunii a stocurilor de materii prime sta la baza determinarii consumurilor si deci a cheltuielilor iar inventarierea produselor finite sta la baza determinarii veniturilor din productia stocata, prin relatia:

ORGANIZAREA SI DESFASURAREA INVENTARIERII

Inventarierea este o operatie complexa atat prin continutul ei cat si al sferei de cuprindere, fapt pentru care pregatirea si desfasurarea ei trebuie sa se faca in cele mai bune conditii.

Din aceasta cauza, la inceputul fiecarui an, compartimentul de contabilitate intocmeste un program al inventarierilor, tinand seama de obligativitatea stabilita prin legea contabilitatii ca toate elementele patrimoniale sa fie inventariate cel putin odata pe an.

De asemenea, pentru reusita inventarierii, trebuie antrenati specialisti cu pregatire economica, buni cunoscatori ai legislatiei financiare si cu o tinuta etica ireprosabila.

Organizarea si desfasurarea inventarierii se face in urmatoarele etape:

1. Pregatirea inventarierii este o etapa premergatoare inventarierii propriu-zise si de care depinde reusita tuturor lucrarilor ulterioare.

In aceasta etapa se iau o serie de masuri, si anume:

k)      Masuri de natura organizatorica, care se refera la:

stabilirea obiectului inventarierii si a sferei de cuprindere, adica bunurile ce vor fi supuse inventarierii, lucru care se face prin decizia emisa de conducatorul unitatii privind efectuarea inventarierii;

stabilirea comisiilor de inventariere care se face prin aceeasi decizie emisa de conducatorul unitatii si se refera la constituirea a doua comisii:

comisia centrala de inventariere se constituie de unitatile mari si este formata din conducatorii diferitelor compartimente si au sarcina sa coordoneze, sa indrume, sa supravegheze modul cum se deruleaza operatia de inventariere si sa informeze conducerea unitatii despre faptele semnificative constatate. Deasemenea, aceasta comisie efectueaza instructajul subcomisiilor de inventariere, privind tehnica de inventariere si modul de complectare a documentelor specifice operatiei;

subcomisii de inventariere, formate din 2 - 3 persoane si au sarcina sa efectueze inventarierea propriu-zisa si sa stabileasca diferentele.

Potrivit normelor legale din aceste comisii nu pot face parte gestionarii respectivi, seful compartimentului supus inventarierii si nici contabilul care tine evidenta gestiuni respective. Prezenta acestora este obligatorie la efectuarea inventarierii.

sigilarea locurilor si a cailor de acces in gestiune;

sistarea operatiilor de intrare - iesire a bunurilor in / din gestiune in timpul inventarierii, iar daca aceasta nu este posibila, operatiile in cauza se efectueaza numai in prezenta comisiei de inventariere;

se solicita gestionarului o declaratie scrisa din care sa rezulte:

daca are in gestiunea sa bunuri nereceptionate sau bunuri care nu apartin gestiuni;

daca are documente de intrare - iesire pentru bunuri, care nu au fost operate in evidenta sa operativa sau nu au fost predate la contabilitate;

daca a primit sau predat bunuri fara sa se intocmeasca documentele necesare;

daca are cunostinta de existenta unor plusuri sau minusuri in gestiune;

masuri organizatorice de sporire a operativitatii inventarierii, cum ar fi:

identificarea locurilor in care sunt depozitate bunurile ce se inventariaza;

separarea bunurilor degradate, a bunurilor primite in custodie, spre prelucrare sau pentru pastrare;

verificarea aparatelor de masura utilizate la inventariere pentru a constata daca acestea sunt in stare de functiune.

l)        Masuri de natura contabila se refera la:

inregistrarea la zi a tuturor operatiilor economice in contabilitatea sintetica si analitica si in evidenta operativa tinuta in cadrul gestiunii (fise de magazie, rapoarte de gestiune etc.);

verificarea exactitatii inregistrarilor prin intocmirea balantelor sintetice si analitice si prin confruntarea datelor din contabilitate cu cele din evidenta operativa;

ridicarea de la gestionari a evidentelor operative si vizarea lor de catre comisie dupa ultima operatiune inregistrata (fise de magazie, benzi de la casele de marcat etc.).

2. Inventarierea propriu-zisa consta in constatarea, descrierea si evaluarea elementelor patrimoniale supuse inventarierii.

Constatarea se face la locul unde sunt depozitate bunurile supuse inventarierii de catre comisia de inventariere. In functie de natura elementelor patrimoniale inventariate constatarea poate fi:

constatarea directa se face prin urmatoarele procedee:

pentru stocuri constatarea se face prin numarare, cantarire, masurare, cubare, dupa caz;

bunurile aflate in ambalaje originale intacte se despacheteaza si se verifica prin sondaj;

bunurile de volum mare (silozurile de cereale, rezervoarele de benzina, rezervoarele de vin etc.) se inventariaza pe baza de calcule tehnice si pe baza analizelor de laborator;

constatarea indirecta se face pe baza documentelor de evidenta corespunzatoare si se utilizeaza pentru:

bunurile apartinand unitatii dar care nu se afla in unitate la data inventarierii, cum ar fi: mijloace fixe date cu chirie; materiale lasate in pastrarea furnizorilor, produse expediate catre clienti si refuzate de catre acestia; bunuri trimise spre prelucrare la terti etc., la care inventarierea se face pe baza facturilor, avizelor de expeditie, procese-verbale predare-primire etc.

disponibilitatile banesti aflate in conturi la banci se inventariaza pe baza extraselor de cont ale bancii, verificandu-se soldul din extras cu cel al conturilor din contabilitate;

creantele si obligatiile se inventariaza pe baza extraselor de cont confirmate de debitori, creditori etc.

Constatarile comisiei de inventariere se fac numai in prezenta tuturor membrilor comisiei si in prezenta gestionarului si ele se inscriu intr-un document tipizat numit "Lista de inventariere".

Listele de inventariere, se intocmesc:

separat pe locuri de depozitare, pe categorii de bunuri si pe persoane responsabile de integritatea lor;

se intocmesc liste separat pentru:

bunuri care nu apartin gestiunii inventariate dar care au fost gasite in cadrul acesteia;

bunuri necorespunzatoare din punct de vedere calitativ;

bunuri proprii care nu se afla in unitate la data inventarierii;

bunuri fara miscare sau de prisos;

creante si datorii incerte sau in litigiu;

cuprind elementele constatate: denumire, cod, unitate de masura, cantitati (faptice si scriptice), indici calitativi, pret unitar, valoare (contabila, de inventar) alte elemente

se complecteaza citet, fara stersaturi sau intercalari de randuri;

fiecare pagina din liste se semneaza de toti membrii comisiei precum si de gestionar;

pe ultima fila gestionarul trebuie sa precizeze daca toate cantitatile au fost constatate in prezenta sa, daca bunurile respective se afla in raspunderea sa, daca mai are bunuri neinventariate, precum si eventualele obiectiuni, daca are de facut.

Dupa definitivarea operatiilor precizate mai sus, in vederea finalizarii actului de inventariere se face evaluarea elementelor inventariate procedandu-se astfel:

bunurile de natura imobilizarilor si stocurilor se evalueaza la valoarea actuala denumita valoare de inventar;

bunurile depreciate se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui bun, stabilita in functie de utilitatea bunului in unitate si de pretul pietei;

creantele si datoriile se evalueaza la valoarea lor nominala;

creantele si datoriile incerte si in litigiu se evalueaza la valoarea lor de utilitate stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respectiv de plata;

disponibilitatile, creantele si datoriile in devize se evalueaza la cursul in vigoare din ultima zi a exercitiului;

titlurile imobilizate se evalueaza la valoarea de utilitate pe care o reprezinta pentru unitatea patrimoniala, iar titlurile de plasament se evalueaza la cursul mediu al ultimei luni a exercitiului sau la valoarea probabila de negociere, dupa caz.

In contabilitatea curenta elementele inventariate isi mentin valoarea de intrare contabila in patrimoniu. La inchiderea exercitiului financiar din compararea valorii de intrare sau contabila (Vc) cu valoarea de utilitate (Vu) stabilita pe baza inventarierii pot apare urmatoarele situatii:

m)    Pentru elementele de activ:

Vu Vc - nu se fac inregistrari in contabilitate, elementele isi mentin valoarea de intrare sau contabila;

Vu Vc - diferenta in minus se inregistreaza in contabilitate pe seama cheltuielilor cu provizioane sau amortizari, dupa caz, valoarea activelor mentinandu-se la valoarea de intrare;

n)      Pentru elementele de pasiv:

Vu Vc - nu se fac inregistrari in contabilitate, elementele isi mentin valoarea de intrare;

Vu Vc - diferenta in plus se inregistreaza in contabilitate prin constituirea unui provizion, valoarea pasivelor mentinandu-se la valoarea de intrare.

La sfarsitul inventarierii comisia intocmeste un proces-verbal de inventariere in care se consemneaza rezultatele inventarierii si care cuprinde:

- perioada si gestiunile inventariat;

- persoanele care au participat la inventariere;

- plusurile si minusurile constatate;

- bunurile depreciate, creante si datorii incerte si in litigiu;

- propuneri care se pot referi la compensarea plusurilor cu minusurile pentru cazurile permise de lege, constituirea de provizioane, scaderea din contabilitate a unor pagube, imputarea celor vinovati a unor pagube.

3. Stabilirea diferentelor la inventariere si regularizarea lor

Prin procesul-verbal de inventariere, comisiile de inventariere stabilesc plusurile si minusurile pe fiecare element patrimonial inventariat, prin compararea cantitatilor si valorilor faptice constatate la inventar cu cele inscrise in contabilitate: daca cele faptice sunt mai mari decat cele din contabilitate avem plusuri de inventar, daca situatia este invers, avem minusuri de inventar.

Tot in procesul-verbal de inventariere comisiile de inventariere fac propuneri pentru regularizarea acestor plusuri si minusuri de inventar care, dupa ce au fost aprobate de conducerea unitatii, compartimentul de contabilitate realizeaza punerea de acord a datelor din contabilitate cu realitatea constatata la inventariere. In principiu, plusurile se inregistreaza ca intrari in patrimoniul unitatii iar lipsurile se imputa persoanelor vinovate.

Inainte de inregistrarea in contabilitate a plusurilor si minusurilor, pentru anumite sortimente care se pot confunda intre ele se pot face compensari intre plusuri si minusuri la acelasi produs, in cadrul aceleiasi perioade de gestiune si la acelasi gestionar.