Documentatia, procedeu al contabilitatii

Contabilitatea presupune inregistrarea in conturi a operatiilor economice. Aceasta inregistrare trebuie sa fie fundamentata pe documente care sa ateste efectuarea ei. Nu se pot inregistra in contabilitate operatii care sa nu fie atestate documentar. Acest fapt se explica prin necesitatea stabilirii relatiilor de proprietate asupra elementelor patrimoniale din categoria mijloacelor economice dar si stabilirea datoriilor.

In contextul aderarii la Uniunea Europeana anumite aspec 515j99f te privind documentele urmeaza sa sufere modificari.

Documentele utilizate pentru fundamentarea operatiilor contabile se numesc documente justificative. Ele trebuie sa indeplineasca o serie de conditii care privesc intocmirea, analiza, si arhivarea lor.

Clasificarea documentelor

Din punct de vedere al regimului de tiparire si utilizare a formularelor documentele se clasifica in:

a.      documente cu regim special (de exemplu: facturi, chitante fiscale, cecuri, etc.), au un regim reglementat strict de tiparire, completare, numerotare, si arhivare. Conform standardelor europene se intentioneaza scoaterea anumitor documente din cadrul documentelor cu regim special sau chiar eliminarea completa a documentelor cu regim special.

b.     documente cu reglementari exprese (de exemplu marci postale, cartele de masa, bilete de intrare la spectacole, etc.) au un regim specific de emisiune, numerotare, si folosire.

c.     documente cu regim uzual (de exemplu bonuri de consum, note de receptie, fise de magazie).

Din punct de vedere al functiei pe care o indeplinesc:

documente de dispozitie, care cuprind un ordin sau o dispozitie ( dispozitie de plata, nota de comanda, etc.)

documente justificative, sau de executie, ofera informatii privitoare la operatiile economice efectuate (de exemplu factura, chitanta, extrasul de cont, etc.)

documente mixte sau combinate, care reunesc si dovada executarii unei operatii economice, dar si o dispozitie de executie. Practic aceste documente incep sa fie completate ca documente de dispozitie si, ca urmare a executiei devin documente justificative.  De exemplu bonul de consum, se completeaza de catre un maistru cu necesarul de bunuri de ridicat de la depozit. La depozit, bonul se completeaza cu datele privind eliberarea bunurilor, si devine document justificativ.

Circuitul documentelor contabile

Fiecare document care atesta aspecte ale unei modificari patrimoniale parcurge o serie de etape. Parcurgerea fiecarei etape presupune respectarea unor reguli specifice.

Intocmirea documentelor, este etapa in care se completeaza formularele sau se redacteaza documentele netipizate. Documentele trebuie completate pe formularele specifice adecvate, fara stersaturi si corectii, trebuie sa cuprinda data emiterii, un numar de ordine, datele de identificare ale emitentului si destinatarului, datele de identificare a persoanelor care 

intocmesc, aproba si avizeaza documentele, conform tipicului fiecarui document in parte. De obicei documentele se intocmesc in locul si la data realizarii operatiilor cuprinse in ele. Fiecare document se intocmeste in numarul de copii prevazut de lege si de regulamentele interne ale fiecarei institutii.

Controlul sau verificarea documentelor, este o operatie preliminara inregistrarii documentelor, care se realizeaza in general de alta persoana decat cea care le-a intocmit. Se verifica corectitudinea intocmirii (respectarea regulilor specifice fiecarui document), calculele, legalitatea, oportunitatea si necesitatea operatiilor inregistrate in document. In cazul in care se identifica erori, documentele se anuleaza sau se corecteaza. Anularea presupune anularea tuturor copiilor si pastrarea acestora impreuna la emitent. Nu se poate anula un singur exemplar. Corectarea se poate efectua numai cu acordul tuturor partilor implicate si cu conditia efectuarii corecturilor pe toate copiile in mod identic. Corectarea presupune taierea cu o linie a cuvintelor sau a cifrelor gresite, astfel incat sa se poata citi cuvintele sau cifrele gresite si inscrierea deasupra lor a elementelor corecte. In dreptul corecturii trebuie sa se semneze toate partile semnatare ale documentului.

Analiza si inregistrarea documentelor, este etapa in care documentele se preiau in contabilitate. Analiza presupune stabilirea naturii operatiei cuprinse in document astfel incat sa se poata efectua corect inscrierea in conturi. In aceasta etapa, unele documente, cele uzuale, urmeaza circuitul obisnuit de inregistrare, iar documentele mai speciale, rar intalnite, se analizeaza mai amanuntit de catre conducatorul contabilitatii. Analiza documentelor se realizeaza prin intermediul unui anumit circuit al documentelor. Astfel documentele sunt transmise pe calea ierarhica specifica, ele fiind analizate si eventual avizate de un numar de persoane interesate. Inregistrare presupune stabilirea conturilor, sau a evidentelor in care vor fi cuprinse documentele, si a sumelor care vor fi trecute in fiecare cont.

Clasarea si arhivarea documentelor, este etapa finala a circuitului documentelor. Exista reguli specifice de clasare si arhivare in cazul diferitelor tipuri de documente. Astfel, toate documentele se indosariaza in ordine cronologica si sistematica in corespondenta cu evidentele la care se refera. Astfel, de exemplu, daca avem un jurnal de achizitii, facturile si notele de receptie aferente se indosariaza in ordinea datei de emisiune, intr-un dosar, sau un capitol de dosar distinct. Organizarea arhivarii trebuie sa permita identificarea cat mai rapida a documentului in cazul in care este necesara studierea sau verificarea lui ulterioara. Documentele se pastreaza o durata de timp diferita, cuprinsa intre 5 si 50 de ani. Durata de pastrare este prevazuta in normele specifice fiecarui document.

Pe baza documentelor, in contabilitate se genereaza ceea ce se numeste situatia scriptica. Aceasta situatie, este deosebita de situatia faptica, intrucat exista fenomene care afecteaza patrimoniul si care nu se regasesc in documente.