Documentatia specifica si organizarea evidentei operative

Documentatia specifica si organizarea evidentei operative

Documentatia specifica si fluxul operatiilor la care acestea participa

A. Documentatia specifica

Societatea de valori mobiliare isi stabileste raporturile cu clientii in baza unui contract, care precizeaza serviciile ce urmeaza a fi prestate de societate: tranzactionarea ordinelor de vanzare/cumparare si operatii aferente acestora, modificari in Registrul Actionarilor societatilor a caror valori mobiliare au facut obiectul ordinelor de tranzactionare sau alte activitati conform avizarii primite de la CNVM, dar si comisionul aferent serviciilor prestate.

Pentru a beneficia de servicii profesionale pe piata de capital, clientii trebuie sa depuna o serie de documente, care sunt specifice, functie de calitatea clientului, astfel:

Clientul persoana juridica  trebuie sa completeze si sa depuna:

n      Contract de prestari servicii profesionale pe piata de capital;

n      Cerere de deschidere cont - persoane juridice, in numerar si/sau valori mobiliare, in baza caruia se completeaza Formularul de Cont;

n      Declaratie privind valorile mobiliare detinute de persoana juridica(pe emitent, numar si procentul detinut);

n      Alte documente: codul fiscal al persoanei juridice, certificat de inmatriculare, copie dupa ultimul bilant si imputernicire pentru un reprezentant ce va discuta cu agentul de valori mobiliare in numele persoanei juridice;

n      Ordinul de tranzactionare, un formular pentru fiecare tranzactie. Ordinul de tranzactionare trebuie sa contina date minime de identificare ale clientului si elementele ce caracterizeaza tranzactia (de vanzare-V; cumparare-C);

n      Extras de cont de la Registrul Actionarilor, in cazul in care proprietarul certificatului de actionar nu il mai detine, fiind declarat pierdut.

n      Pentru perfectarea contractului de prestari servicii trebuie sa se cunoasca Situatia cu categorii de comisioane si taxe, datorate de catre client societatii. Comisioanele se negociaza in limita maxima de 8% pentru tranzactii, iar pentru investitorii straini institutionali, in limita maxima de 1,5%. Pentru celelalte servicii prestate se negociaza comisioane si taxe functie de complexitatea prestatiilor solicitate. Situatia comisioanelor fiind anexa la contractul de prestari servicii.

Clientul persoana fizica trebuie sa completeze si sa depuna:

n      Contractul de prestari servicii de intermedieri pe piata de capital;

n      Cerere de deschidere de cont pentru persoanele fizice care poate fi in numerar si/sau valori mobiliare;

n      Declaratie privind valorile mobiliare detinute, pe emitenti, numar si procentul din capitalul emitentului;

n      Trebuie sa ia in considerare Situatia cu categorii de comisioane si taxe datorate de catre client (nivelul se stabileste in acelasi mod ca la persoane juridice), ca anexa la contract;

n      Ordin de tranzactionare, un formular pentru fiecare tranzactie, care sa contina, date minime de identificare a clientului si de caracterizare a tranzactiei (V- de vanzare; C- de cumparare).

In cazul in care clientul, are un custode (la care isi pastreaza valorile mobiliare), se impune a fi mentionat expres in contractul incheiat cu societatea de valori mobiliare, clientul avand obligatia sa depuna la societatea de intermediere contractul dintre el si custode.

Daca acest client doreste sa primeasca toate informatiile privind tranzactiile incheiate, nu la domiciliu. ci la o casuta postala, aceasta trebuie comunicata in timp util agentului cu care lucreaza clientul. Cand clientul are deschis cont administrat[1] trebuie sa se depuna la societatea de valori mobiliare o autorizatie de limitare a administrarii autentificata.

Documentele ce stau la baza inregistrarilor in contabilitatea pot fi grupate:

documente aferente relatiilor cu clientii;

documente aferente tranzactiilor realizate.

Documentele aferente relatiilor cu clientii cuprind:

a)  Formularul de vanzare unica, numit formular de vanzare a actiunilor dobandite in urma procesului de privatizare in masa (FVAD) care contine: date de identificare a S.V.M., date de identificare vanzator-nume, buletin de identitate, adresa, telefon; date de identificare a agentului de valori mobiliare; semnatura vanzatorului; semnatura agentului; data si ora la care s-a preluat certificatul de actionar sau extrasul de cont R.A. (Registrul Actionarilor);

b)  Chitanta de depunere a certificatului de proprietate;

c)  Chitanta pentru sumele si/sau valorile mobiliare depuse in contul deschis de client, in baza cererii si pe numele sau, la societatea de valori mobiliare;

d)  Ordinul de tranzactionare, ce se completeaza conform reglementarilor si procedurilor in vigoare si care contin  date de identificare a S.V.M., numarul de inregistrare, tipul operatiei, cantitatea de valori mobiliare de tranzactionat, valorile mobiliare, pretul, denumirea contului sau numarul contului - cazul odinelor operate pe BVB unde, pentru fiecare persoana in parte, se deschide un cont in sistemul automat de tranzactionare; iar dupa tranzactionare se inscrie valoarea tranzactiei, comisionul datorat de client si valoarea neta datorata de societate (la vanzare) sau de client (la cumparare), semnatura agentului de valori mobiliare si a clientului;

e)  Autorizare telefonica a tranzactiei, cand in contract se stipuleaza aceasta modalitate de lansare a tranzactiei;

f)    Dispozitia de plata catre casierie pentru platile in numerar, de regula pentru cei ce folosesc F.V.A.D[2].-rile;

g)  Mandatul postal, pentru expedierea sumelor rezultate din vanzarea actiunilor cu F.V.A.D. sume ce trebuie expediat in termen de 10 zile;

h)  Raportul de confirmare a tranzactiei, intocmit pe fiecare client si care cuprinde: tipul ordinului vanzare (V) sau cumparare (C), data tranzactiei, simbolul valorilor mobiliare tranzactionate, denumirea, cantitatea, pretul de executie, valoarea tranzactiei, comisionul aferent si valoarea neta de platit sau de incasat de la client;

i)    Factura pentru comisionul datorat de client, aferent tranzactiilor efectuate, ce se intocmeste avand la baza Raportul de confirmare, sau alte comisioane si/sau taxe aferente activitatilor conexe prestate pentru clienti.

Pe langa documentele prezentate anterior, in relatiile cu clientii, societatile de valori mobiliare sunt obligate sa intocmeasca si alte documente:

Cererea de deschidere de cont si Formularul de Cont, documente ce raman la nivelul societatii;

Extrasul de cont cu miscarile zilnice din contul clientului;

Extrasul de cont cu evidentierea profitului si pierderii pentru fiecare tranzactie;

Portofoliu client (prezentare analitica), ce nu este altceva decat un extras de cont de valori mobiliare si care cuprinde: simbolul valorilor mobiliare; stocul; pretul mediu la zi;  profit net calculat in urma vanzarilor pe societati emitente, tinand cont de pretul mediu ponderat de la data vanzarii, profitul calculat dupa valoarea la zi, ponderea in portofoliu a fiecarei valori mobiliare/societati si ponderea portofoliului la zi ( raportul dintre stoc x pret mediu respectiv stoc x pret mediu la zi, ce reprezinta 100%); variatia valorii portofoliului, ca diferenta dintre valoarea actuala si cea de achizitie a portofoliului pe o anumita societate, exprimata procentual.

Documentele aferente tranzactiilor realizate cuprind:

a)    Raportul de confirmare a tranzactiei, ce are la baza ordinele de tranzactionare solutionate si pe baza caruia se inscriu tranzactiile in conturile clientilor sau in contul propriu;

b)   Raportul de decontare, ce se intocmeste tot in baza ordinelor de tranzactionare operate si reflecta sumele de platit sau de incasat de la client conform ordinelor lansate;

c)    Raportul de tranzactionare, care se intocmeste avand la baza datele din raportul de confirmare a tranzactiei si raportul de decontare;

d)   Raportul de Comision, care cuprinde comisionul de plata catre BVB (Bursa de Valori Bucuresti) si SNCDD (Societatea Nationala de Compensare Decontare si Depozitare), functie de volumul tranzactiilor realizate.

B. Fluxul operatiilor si documentele specifice implicate

La nivelul oricarei societati de valori mobiliare, in conformitate cu specificul activitatii (vanzare/cumparare de valori mobiliare), se realizeaza urmatorul flux al operatiunilor:

I. Deschiderea contului clientilor, ce presupune realizarea succesiva a o serie de alte operatii, pana cand acesta devine operant:

incheierea contractului si negocierea comisionului;

completarea si semnarea cererii de deschidere de cont;

completarea de catre agent a Formularului de cont, conform informatiilor furnizate de client si semnarea sa de client;

aprobarea cererii de deschidere de cont de catre managerul societatii, prin semnarea Formularului de cont;

informarea agentului de aprobarea deschiderii de cont;

alocarea numarului de cont provizoriu;

7. transmiterea cererii si documentatiei obligatorii la solicitarea deschiderii de cont operatorului back-office pentru inregistrarea datelor;

8. alocarea numarului de cont definitiv;

transmiterea cererii si documentatiei pentru pastrare in dosarul individual al clientului.

II. Prelucrarea si executarea unui ordin de tranzactionare, presupune necesitatea existentei la nivelul societatii a:

numerarul necesar acoperirii valorii totale a unui ordin de cumparare, inclusiv comisionul;

valorilor mobiliare in portofoliu, necesare acoperirii unui ordin de vanzare, respectiv certificatul de actionar sau extrasul de cont eliberat de la registrele independente.

Fluxul operatiilor include:

1. Completarea ordinului de tranzactionare (vanzare sau cumparare) de catre agent functie de solicitarea clientului;

2. Semnarea ordinului de catre agent si client;

3. Transmiterea ordinului operatorului back-office pentru inregistrare si pregatirea tranzactiei respectiv:

inregistrarea ordinelor in centralizatorul ordinelor;

sortarea ordinelor pentru tranzactionare, separat cele de cumparare de cele de vanzare, iar ordinele de piata inaintea ordinelor limita.

4. Executarea ordinului cu asigurarea ,,celei mai bune executii".

III. Transmiterea confirmarii tranzactiei, presupune urmatoarele etape:

1. listarea Raportului de Tranzactionare dupa inchiderea sedintei de tranzactionare;

2. introducerea tranzactiei in programul back-office pe baza Raportului de Tranzactionare primit din sistem si trecerea la inscrierea tranzactiilor in conturile clientilor;

3. listarea confirmarii tranzactiei si a Extrasului de cont, cand este cazul. Aceasta presupune listarea:

- Raportului de confirmare a tranzactionarilor pentru cumparari de actiuni;

- Extrasul de cont cu miscarile zilnice din contul clientului;

- Extrasul de cont cu evidentierea portofoliului si pierderii la fiecare tranzactiei;

- Portofoliul clientului (prezentarea analitica).

4. semnarea confirmarii tranzactiei de catre o persoana autorizata;

5. expedierea confirmarii tranzactiei pe adresa indicata de client, cel mult la doua zile de la executarea tranzactiei.

IV. Transmiterea Extrasului de cont si a Situatiei activitatii contului se realizeaza lunar, in prima saptamana a fiecarei luni, pentru luna precedenta.

Extrasul de cont este aferent numerarului, reliefand soldul contului de numerar dar si valorile mobiliare, aratand soldul acestora.

Situatia activitatii contului realizeaza o centralizare a descrierilor activitatilor zilnice generate de tranzactii.

V. Verificarea situatiilor presupune verificari zilnice privind tranzactiile si compensarile-decontarile realizate.

Zilnic, odata cu incheierea sedintei de tranzactionare, agentul de valori mobiliare, dupa listarea Rapoartelor de tranzactionare si compensare-decontare va realiza:

1. verificarea ordinelor introduse in sistem si corectarea posibilelor greseli de back-office.

Sunt verificate astfel Rapoartele de Compensare Decontare primite de la SNCDD, respectiv fluxul de compensare-decontare al BVB si Proiectii de decontare RASDAQ, dar si situatia tranzactiilor clientilor din programul de back-office, respectiv situatie generala House Raport de sinteza.

2. verificarea situatiilor privind comisionul de platit catre BVB si RASDAQ S.R.L., verificare ce se realizeaza pe baza Raportului de Comision si a situatiei tranzactiilor inregistrate in numele firmei.

Pe langa aceste operatiuni mai apare una si anume, compensarea si decontarea tranzactiilor, care se realizeaza prin SNCDD, in relatia acesteia cu BVB, piata RASDAQ si societatile de valori mobiliare.

Fiecare societate de valori mobiliare are deschis la Depozitar doua conturi pe numele sau, un cont pentru portofoliu si unul separat de valori mobiliare.

Contul de portofoliu (denumit si "cont liber") contine valorile mobiliare detinute de societatea de valori mobiliare, iar contul separat contine valori mobiliare achitate complet si detinute de catre clienti, el fiind deschis pe numele societatii de valori mobiliare in numele clientilor sai.

Fiecare societate de valori are deschis un cont de decontare la o banca comerciala aleasa de aceasta dintre bancile care indeplinesc conditiile cerute de BNR si BVB de a fi banci de decontare.

Detinand elementele mentionate anterior, conturi la Depozitar si cont de decontare la o Banca Comerciala, societatea de valori mobiliare poate fi beneficiara compensarii si decontarii tranzactiilor.

Mecanismul compensarii presupune in primul rand stabilirea sumei limita in cadrul caruia fiecare societate de valori mobiliare poate tranzactiona. Determinarea acestei sume constituie o prima masura de management al riscului de neplata, atat pentru tranzactiile incheiate in nume propriu cat si in numele clientilor.

In urma mecanismului de compensare se genereaza:

a)    Raportul de Compensare, care este un document emis de BVB si/sau SNCDD si reflecta strangerea obligatiilor si realizarea drepturilor banesti ale societatilor de valori mobiliare rezultate in urma tranzactionarii.

b)    Raportul de Decontare, document emis de BVB si/sau SNCDD care evidentiaza obligatiile si drepturile banesti ale societatilor de valori mobiliare rezultate in urma compensarii tranzactiilor.

Rapoartele de Compensare-Decontare se verifica (asa cum am precizat anterior) de societatile de valori mobiliare si sunt confirmate de acestea. Obiectiile la acestea sunt inaintate in scris BVB si/sau SNCDD.

Dupa confirmarea Rapoartelor de Compensare Decontare se realizeaza transferul sumelor (de catre BVB si/sau SNCDD) aferente obligatiilor sau drepturilor, respectiv primirea sau cedarea valorilor mobiliare conform tranzactiilor incheiate.

Principalele documente, ce instituie relatia cu clientii, sunt prezentate in anexa.

Evidenta tehnico-operativa

Societatile de valori mobiliare au obligativitatea tinerii evidentei operatiilor pe care le executa, atat pentru clienti cat si in nume propriu, fapt pentru care trebuie sa intocmeasca si sa tina la zi cel putin urmatoarele evidente operative:

a) Evidenta clientilor ce cuprinde:

- Contul in numerar al fiecarui client;

- Vanzarile/cumpararile, primirile si iesirile de valori mobiliare.

Evidenta clientilor trebuie actualizata dupa fiecare modificare intervenita sau cel putin o data pe an, in situatia in care clientul nu este unul activ.

b) Evidenta tehnico-operativa a valorilor mobiliare detinute de clienti, ce se realizeaza prin utilizarea unui registru dezvoltat astfel:

pe fiecare client;

pe fiecare valoare mobiliara, respectiv:

valori mobiliare materializate

valori mobiliare dematerializate

pe valori mobiliare detinute, respectiv:

in curs de decontare cumparate;

in curs de decontare vandute;

Actualizarea inregistrarilor in registru se realizeaza dupa fiecare modificare intervenita sau cel putin o data pe luna.

c) Situatii ce se deschid separat pe fiecare valoare mobiliara, la data compensarii si cuprinde toate pozitiile pe care societatea de valori mobiliare le detine in contul propriu sau al clientilor, cat si localizarea efectiva a acestora. Actualizarea se face cel putin o data pe luna.

d) Situatia ce reflecta valorile mobiliare in curs de tranzactionare, dividendele si dobanzile primite, imprumuturi acordate sau primite, ca si valorile mobiliare ce au fost primite/livrate conform decontarii tranzactiei (in momentul T+3). Aceasta situatie se actualizeze cel putin o data pe luna.

La nivelul oricarei societati de valori mobiliare, care realizeaza tranzactii cu valori mobiliare a fondurilor deschise de investitii, trebuie sa existe o evidenta  separata a acestora si respectiv un dosar ce va contine si copiile confirmarilor tranzactiilor cu aceste valori mobiliare. Evidenta ce trebuie actualizata si tinuta la zi.

Societatile de valori mobiliare mai au obligativitatea de a detine:

a)        copiile tuturor notelor privind debitele si creditele clientilor;

b)        fisele conturilor clientilor;

c)        unele documentele cu importanta deosebita pentru societate, precum:

documentele legate de personalul angajat si a colaboratorilor cum ar fi:

cereri de angajare pentru fiecare personal angajat;

contracte de colaborare;

fise ale angajatilor si colaboratorilor, cu mentionarea sanctiunilor si situatiilor de punere sub  acuzare, in legatura cu activitatea de intermediere, pentru perioada in care exista relatii contractuale intre parti;

documente aferente retragerii autorizatiei de activare pe piata de capital a agentilor de valori mobiliare (angajati sau colaboratori), cauzele care au produs aceasta situatie, dar si tranzactiile care le-au generat.