DOCUMENTELE CONTABILE

DOCUMENTELE - IMPORTANTA SI    INTOCMIREA LOR

o        Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea tuturor datelor ei pe baza de acte scrise in care se consemneaza operati 313g68d ile economice in momentul efectuarii lor.

o        Dupa consemnarea in acte, operatiile economice sunt inregistrate in conturi pe baza actelor scrise.

o        Nici o operatie economica nu se poate inregistra in contabilitate fara un act scris in care sa fie consemnata operatia economica respectiva.

o        Documentele sunt acte scrise intocmite in momentul efectuarii operatiilor economice cu scopul de a dovedi infaptuirea acestor operatii, precum si actele ocazionate de constatarea existentelor patrimoniale si pentru exercitarea functiilor organizatorice si administrative a unitatilor patrimoniale.

o        Totalitatea documentelor folosite pentru consemnarea operatiilor economice, in momentul producerii lor, sunt denumite documente primare.

o        Documentele primare nu se pot confunda cu evidenta operativa deoarece aceasta nu se identifica cu fiecare document in parte sau cu un grup de documente, ci caracterul de evidenta operativa este dobandit dupa un inceput de organizare si prelucrare a ocumentelor primare

o        Importanta documentelor ca instrumente ale procedeului documentarii rezulta din urmatoarele:

Ø       Prin intermediul documentelor contabilitatea cuprinde intreaga activitate a unitatilor

Ø       Leaga organic toate formele evidentei economice constituind una din sursele lor de date.

Ø       Suport pentru verificarea gestiunilor

Ø       Servesc ca baza pentru efectuarea reviziilor,

Ø       Furnizeaza organelor de conducere informatii in vederea conducerii operative a proceselor

Ø       Importanta juridica

Registrele contabile, bilantul si documentele justificative constituie documente contabile oficiale pentru executarea controlului asupra operatiilor patrimoniale efectuate, fiind admise ca proba in justitie.

o       Pentru ca un document sa fie valabil, el trebuie sa indeplineasca
urmatoarele conditii:

- sa fie scris clar si citet pentru a se evita orice posibilitate de interpretare;

- sa nu contina stersaturi sau corecturi;

- sa fie intocmit la timp;

- sa aiba anulate randurile libere;

- sa contina date exacte si reale;

- suma pentru valori banesti in cazul documentelor justifi-cative, sa fie scrisa de doua ori, adica in cifre si litere.

o       Rectificarea greselilor se face in toate exemplarele documentului, prin taierea cu o linie a textului sau sumei gresite in asa fel incat sa se poata citi ceea ce a fost gresit, scriindu-se deasupra textul sau suma corectata.

o       Dupa completarea lor, documentele sunt prelucrate, adica:

- sortate pe operatii;

- exprimate valoric marimile operatiilor economice si financiare;

- cumulate unele documente primare ce reflecta operatii de acelasi fel;

- verificate;

- inscrise conturile in care se va inregistra operatia respectiva.

CONTINUTUL SI CLASIFICAREA     DOCUMENTELOR

o        Elemente comune pe care trebuie sa le contina toate felurile de documente, si anume:

- denumirea documentului (factura, chitanta, bon de consum etc.);

- antetul, adica denumirea si adresa unitatii sau organizatiei care a intocmit documentul sau locul de munca unde s-a intocmit;

- data intocmirii documentului si numarul de ordine al acestuia;

- indicarea partilor care au contribuit la efectuarea operatiilor respective;

- continutul operatiei economice sau financiare si justificarea ei;

- etaloanele in care se exprima obiectul operatiei in functie de natura lui (cantitatea, valoarea);

- semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei consemnate in document si realitatea ei.

o       Dupa natura operatiilor economice pe care le consemneaza, documentele se impart in:

Ø       documente privind activitatea financiar-contabila (documente privind imobilizarile corporale, imobilizarile necorporale si financiare; vanzarile; trezoreria);

Ø       documente pentru alte activitati care nu reprezinta acte justificative pentru inregistrarile contabile (documente privind cercetarea, proiectarea, investitiile, urmarirea productiei, control de calitate, personal, informatica, secretariat etc.).

o       Dupa functia pe care o indeplinesc se divid in:

Ø       documente de dispozitie;

Ø       justificative;

Ø       mixte;

Ø       contabile.

o       Dupa circuitul lor se divid in:

Ø       documente interne, care se intocmesc in cadrul unitatii si circula numai in interiorul ei (note contabile, bonuri de materiale folosite pentru eliberari de materiale sectiilor de productie etc.);

Ø       documente externe, care justifica raporturile economice cu alte unitati sau persoane (facturile furnizorilor pentru materialele cumparate, extrasele de cont de banca etc.).

o       Dupa continut sunt:

Ø       documente primare, care oglindesc o singura operatie economica, inregistrata pentru prima oara in acel document prin culegerea datelor de pe teren (facturi, cecuri, chitante, bonuri de materiale);

Ø       documente centralizatoare (cumulative), care cuprind date referitoare la operatii de acelasi fel culese din mai multe documente primare (borderoul de prezentare a facturilor la banca, centralizatorul intrarilor, respectiv  al iesirilor de materiale, produse etc.).

o       Dupa regimul de tiparire si folosire sunt:

Ø       documente cu regim special;

Ø       documente fara regim special.

o       Dupa forma de prezentare sunt (mod de prezentare a formei si formatului):

Ø        documente tipizate

Ø        documente netipizate

o        Dupa modul de intocmire si rolul lor in cadrul sistemului informational-decizional, documentele se clasifica in:

Ø       Documente justificative (sau documente primare)

Ø       Registrele contabile

Ø       Documente de sinteza si raportare

Ø        Documente justificative (sau documente primare)

Conform Legii Contabilitatii 82/1991 "orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un act scris care sta la baza inregistrarii in contabilitate, devenind astfel document justificativ".

Reconstituirea documentelor are loc in cazul pierderii, distrugerii, sustragerii lor, intr-un termen de 30 zile de la data sesizarii

Termenele de pastrare a documentelor se stabilesc prin acte normative. Exemplu: registrele contabile si documentele justificative se pastreaza 10 ani de la data inchiderii exercitiului, iar statele de salarii si bilantul contabil 50 ani.

Dupa expirarea termenului de pastrare, documentele se predau la arhiva statului daca mai prezinta interes.

Ø        Registrele contabile - asigura inregistrarea in ordine cronologica si sistematica a operatiunilor economico-financiare si pot fi sub forma de caiete (registre), fise:

Registrul jurnal, document contabil care serveste la inregistrarea cronologica a operatiunilor economico-financiare. Totalul miscarilor valorice din acesta este egal cu rulajul balantei de verificare.

Registrul inventar, document contabil care se intocmeste la sfarsitul exercitiului financiar si in care se inscriu bunurile patrimoniale inventariate. Daca valoarea de inventar este mai mica decat valoarea contabila se constituie provizioane pentru deprecieri.

Registrul Cartea mare - serveste la gruparea informatiilor economice si/sau financiare in raport de natura lor pentru realizarea de evidente sistematice. El poate imbraca forma fisei de cont pentru operatiuni diverse, fise de cont sah  sau pe conturi corespondente, forma Cartea mare centralizatoare.

Registrul jurnal de incasari si plati - se intocmeste de agentii economici persoane fizice (meseriasi) si asociatii familiale si inregistreaza atat operatiile in numerar cat si cele facute prin banca, indiferent daca a avut loc plata sau incasarea efectiva. Se numeroteaza, snuruieste si apoi se vizeaza de organul fiscal.

o       Documentele de sinteza si raportare sunt reprezentate conform Legii Contabilitatii 82/1991 de:

Ø       Bilantul Contabil

Ø       Contul de profit si pierdere

Ø       Anexe

Ø       Raportul de gestiune al administratorului

Ø        Bilantul - ca document de sinteza prezinta prin intermediul structurilor de activ si pasiv situatia la un moment dat a patrimoniului.

Ø        Contul de profit si pierdere prezinta cheltuielile si veniturile intr-o anumita perioada cu rezultatul exercitiului.

Ø        Situatia modificarilor capitalului propriu se vor prezenta ca o componenta distincta a situatiilor financiare

Ø        Fluxurile de numerar cuprind intrari si iesiri de numerar si echivalente de numerar.

Ø        Politicile contabile si notele explicative contin informatii suplimentare relevante pentru necesitatile utilizatorilor in ceea ce priveste pozitia financiara si rezultatele obtinute.

FORME (SISTEME) CONTABILE

o       Forma (sistemul) de contabilitate, reprezinta un set de formulare corelate intre ele, care servesc la inregistrarea si prelucrarea dupa anumite reguli a datelor privind starea si miscarea elementelor patrimoniale si poate fi:

forma clasica (jurnalul unic),

forma centralizatoare pe jurnale multiple,

forma maestru sah

forma informatica.

Ø       Forma de contabilitate clasica sau jurnalul unic - se aplica in intreprinderile mici unde volumul operatiilor ce pot fi inregistrate zilnic este limitat, fara a fi necesara divizarea muncii cheltuite.

Ø        Forma de contabilitate centralizata sau pe jurnale multiple - se bazeaza pe un sistem de jurnale auxiliare sau analitice (jurnal de vanzari, jurnal de cumparari, jurnal de banca, etc., care la sfarsitul fiecarei luni se centralizeaza in jurnalul general (sau centralizator). Inregistrarile din registrul general sunt preluate de cartea mare globala deschisa pentru fiecare cont sintetic.

Ø        Forma de cotabilitate maestru sah sau pe conturi corespondente - are la baza dezvoltarea pe conturi corespondente atat a rulajului debitor cat si a celui creditor al conturilor sintetice

Ø        Forma de contabilitate informatica - adapteaza la formele de contabilitate prezentate mai inainte, folosirea tehnicii electronice de calcul.