Factorii si obiectivele organizarii si conducerii contabilitatii

Factorii si obiectivele organizarii si conducerii contabilitatii

In procesul decizional, imediat dupa stabilirea problemei ce trebuie rezolvata si sub ce aspect, se situeaza etapa privind culegerea si prelucrarea informatiei necesare analizei situatiei si apoi a modului in care decizia luata a fost indeplinita.

In aceasta etapa managerul, va trebui, deci, sa se hotarasca asupra pertinentei si validitatii datelor care sunt in posesia sa. El trebuie, de asemenea, sa stabileasca de ce anume informatii are nevoie, pe langa cea existenta si sa faca tot posibilul sa o obtina.

Folosind in mod corespunzator fondul de informatii, judicios constituit, se poate obtine o perspectiva mai diferentiata asupra realitatii, precum si largirea posibilitatilor de a actiona.

Victor Sahleanu, referindu-se la continutul informational al unei stiri, arata ca acesta "este cu atat mai mare, cu cat ne asteptam mai putin la realizarea acelui eveniment" , iar Mircea Malita , cu viziunea sa ampla privind directia in care se indreapta, societatea, scria in urma cu 30 de ani ca "informatia va fi transmisa in viitor, din ce in ce mai mult in limbaje conventionale, sarace in termeni, bogate in precizie si universal inteligibile". El prevedea ca in anul 2000 informatia se va scurge, de preferinta, pe canalele imaginii si sunetului, ele vor absorbii majoritatea comunicatiilor (inclusiv a celor documentare), iar literaturii ii va reveni meniri functionale compensatorii: ghid de reflexiuni critice, resort mobil al gandirii active si prietena fidela a meditatiei". Aceasta permitand urmarirea concomitenta a mai multor obiective. Dupa cum precizeaza Stere Popescu , in locul reperului unic asupra carora erau odinioara invatati sa se fixeze majoritatea managerilor, unitatile actuale fac necesara distribuirea atentiei asupra unei game intregi de repere: sociale, ambientale, informationale, politic si etice, legate toate intre ele.

Apelarea la aceste gandiri, cu profunde rezonante in viata oamenilor din zilele noastre, s-a facut, intrucat ele au devenit realitati de necontestat, respectiv informatia in forma de imagine si sunet are ascendent continuu asupra celei scrise numite si documentara, iar calculatorul este un element indispensabil in derularea operatiilor si tranzactiilor pe piata de capital .

Functionarea societatilor de valori mobiliare este strans legata, printre altele, si de organizarea contabilitatii, ca principal instrument al conducerii si sursa de informare, pe baza de norme unitare, pe care le stabileste Legea contabilitatii.

Contabilitatii ii revine in principal, sarcina de a asigura cunoasterea, gestionarea si controlul patrimoniului, precum si a rezultatelor obtinute in orice unitate economica, indiferent de marimea si natura proprietatii.

Sistemul de contabilitate nu este inca singura si cea mai bogata sursa de informatii necesare realizarii functiilor manageriale, dar este principala si permite obtinerea acestora in mod continuu, corelat si documentat.

Limitele informationale ale sistemului contabil sunt determinate de specificul societatilor de valori mobiliare, respectiv de operatiile derulate, marimea lor; de volumul datelor si de necesitatile informationale ale conducerii si utilizatorilor externi. Managerii acestora trebuie sa faca apel, in mod obiectiv, si la alte surse de informare cum ar fi cele ce rezulta din documente cu caracter normativ, cele pe care le furnizeaza unele publicatii (buletine informative, statistici), anume editate de organizatiile profesionale ale acestora, si nu, in ultimul rand la cele ce provin din contactul direct cu persoane fizice si juridice cu care intra in relatii curente sau incidentale.

Informatia contabila capata de multe ori si alte valori, daca este prelucrata. Prelucrarea informatiei inseamna punerea in actiune a instrumentelor gandirii, a inductiei, dar si a deductiei, a analizei, dar si a sintezei. Cu ajutorul lor se asigura estimarea sensului in care s-a modificat o situatie, respectiv intelegerea efectiva a noutatii pe care o aduce modificarea.

Prelucrarea mai inseamna si folosirea unei tehnologii adecvate. Avem in vedere marele salt calitativ pe care-l ofera informatica de gestiune, care permite obtinerea unei informatii in timp util, exacte, la costuri mult mai reduse si in acelasi timp stocarea lor intr-un volum impresionant.

Scriitorul si dramaturgul roman Tudor Popescu scria ca in clipa in care prima masina rapida de calcul (e vorba de calculatorul electronic) a fost utilizata de om ,,omul nu mai este numai om, este un om care dispune de astfel de unealta, este un om nou, este o fiinta eliberata de o serie de activitati, pe care masina le executa si in locul carora puterea sa de a gandi, de a elabora a crescut neasteptat de mult"[4].

Informatiile, indiferent de ce natura ar fi, nu se receptioneaza doar, ci se constituie, arata Valeriu Ceausu. In opinia acestuia "aceasta presupune atitudine activa de cautare, dar nu la intamplare, ci prin previziuni bazate pe un sistem de ipoteze. Se impune insa multa prudenta in interpretarea datelor, astfel incat aceasta sa nu fie denaturata tocmai datorita ipotezelor care au stat la baza cautarilor. Justetea deciziei depinde insa si de volumul informatiilor. Tendinta de a nu aduna suficiente date, ca si aceea de a aduna prea multe sunt la fel de periculoase. Dar nu pot fi prescrise norme la momentul interpunerii cautarii informatiilor. Determinarea acestui moment reclama el insusi o decizie, dependenta de continutul concret al actiunilor, de experienta precum si de intuitia managerilor."[5]

Prelucrarea informatiei contabile, in conditiile actuale, este nemijlocit legata de crearea unei imagini asupra societatii, in contextul abordarii problemelor prin prisma profesionistilor contabili si incidenta acestora asupra documentului de sinteza.

Din Legea contabilitatii, pe baza careia se organizeaza si conduce contabilitatea in tara noastra, rezulta ca, pe langa sarcinile de ordin general, amintite, trebuie sa asigure:

a)   inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniala si rezultatele obtinute, atat pentru necesitatile proprii ale persoanei juridice obligata sa tina contabilitate, cat si in relatiile acesteia cu asociatii sau actionarii, clientii, furnizarii, banci, organe fiscale si alte persoane juridice si fizice;

b)   controlul operatiilor patrimoniale efectuate si a proceselor de prelucrare utilizate, precum si exactitatea datelor contabile furnizate;

c)   furnizarea informatiilor necesare stabilirii patrimoniului national, executiei bugetului public national, precum si balantelor balantelor financiare si a bilantului pe ansamblul economiei nationale.

Societatea de valori mobiliare fiind o societate comerciala, societate pe actiuni, are conform art.1 din Legea contabilitatii "obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi", a normelor Comisiei Nationale de Valori Mobiliare si a prevederilor Regulamentului nr. 9 privind organizarea evidentei tehnico-operative a membrilor Asociatiei Bursei[7] cat si a procedurilor emise in aplicarea acesteia.

Implicare CNVM in organizarea si conducerea contabilitatii societatilor de valori mobiliare (si implicit a tuturor societatilor si organismelor implicate in piata de capital) este generata de rolul pe care aceasta comisie o are in crearea, functionarea pietelor de capital si institutiilor acesteia, cat si a derularii operatiilor specifice pietii in conditiile adecvate de protectie a investitorilor, rol ce si-l exercita prin functia de control asupra calitatii productiei informatiei contabile cu scopul "de a realiza informarea detinatorilor de valori mobiliare si a publicului asupra persoanelor juridice ce fac in mod public apel la economiile banesti si asupra valorilor mobiliare emise de acestea".

La nivelul unei societati de valori mobiliare conducerea contabilitatii trebuie sa fie orientata spre:

1. Organizarea evidentelor contabile;

2. Separarea evidentelor contabile;

3. Decontarea tranzactiilor.

1. Organizarea evidentelor contabile, trebuie se bazeze pe:

utilizarea documentelor comune justificative prevazute in legislatia in vigoare, precum si cele specifice prevazute in normele C.N.V.M., regulamente si proceduri ale Bursei, pentru orice inregistrare;

respectarea fluxului informational specifice activitatii de intermediere de valori mobiliare prevazut in procedurile Bursei, pietei RASDAQ;

asigurarea unui regim de maxima confidentialitate a informatiilor, dar si   un control adecvat in privinta utilizarii sistemului de evidenta tehnico - operativa si contabila;

accesul personalului societatii de valori mobiliare la informatiile furnizate de evidenta tehnico-operativa si contabila este diferentiat, strict controlat, in functie de atributiile si competentele fiecarui angajat.

2. Separarea evidentelor contabile presupune asigurarea unei delimitari clare a activitatilor desfasurate in numele clientilor, privind numerarul si valorile mobiliare ale acestora, de cele desfasurate in nume propriu, cu aceleasi coordonate: numerar si valori imobiliare.

3. Decontarea tranzactiilor implica:

evidenta tranzactiilor cu valori mobiliare, ce se impune a se tine distinct pe valori mobiliare detinute si in curs de decontare, cumparate si vandute, distinct pe tranzactii realizate in numele clientilor de cele efectuate in nume propriu;

separarea evidentelor pentru numerar si valori mobiliare aflate in posesia clientilor si societatii, pentru asigurarea decontarii tranzactiilor in termen corespunzator (la momentul T + 3).

Ca atare, organizarea si conducerea contabilitatii unei societati de valori mobiliare este strict legata de obiectul sau de activitate (prestari de servicii pe piata de capital), adica activitati de intermediere (in numele clientilor si in nume propriu) si activitatii conexe intermedierii, care determina o grupare a obiectivelor de organizare functie de problemele ce trebuie solutionate.

Obiectivele care se impun a fi urmarite in organizarea contabilitatii de orice societate de valori mobiliare, generate de activitatile specifice sunt:

cunoasterea disponibilitatilor banesti proprii si ale clientilor;

nivelul activelor financiare proprii pe termene de investire detinute efectiv dar si cele aflate in curs de decontare / transfer;

structura si valoarea portofoliilor de valori mobiliare detinute de fiecare client, pastrate la nivelul societatii, aflate in administrarea societatii sau nu, cat si valorile mobiliare aflate in decontare / transfer;

valoarea creantelor / obligatiilor fata de clienti / investitori in functie de natura prestatiilor efectuate;

valoarea obligatiilor fata de institutiile pietei de capital, generate de volumul si tipul serviciilor prestate;

valoarea datoriilor fata de bugetul statului reprezentand impozite directe si indirecte (impozitul pe profit, TVA etc) si alte organisme;

informatiile ce stau la baza intocmirii documentului de sinteza si a oricaror situatii solicitate de organismul de control si supraveghere al pietei sau de orice alta institutie a pietei de capital.

Realizarea acestor obiective este strans legata de modalitatea in care societatea isi elaboreaza maniera de lucru, respectiv procedurile aplicate. Proceduri ce se caracterizeaza prin:

Asigurarea separarii in contabilitate a disponibilitatilor banesti proprii de cele ale clientilor, iar disponibilitatile clientilor delimitate pe fiecare client in parte.

Aceasta problema apare in organizarea contabilitatii, generata de sumele reprezentative rulate de o societate de valori mobiliare care sunt in principal ale clientilor si a caror evidenta trebuie tinuta distinct.

Asigurarea separarii in evidenta contabila a urmatoarelor elemente:

activele financiare proprii, ca elemente de investire pe termen lung, mediu si / sau de plasamente pe termen scurt;

valori mobiliare ce sunt detinute de clienti, cand acestea sunt pastrate la nivelul societatii de valori mobiliare (ca depozitar), in administrarea societatii sub efectul reglementarilor sau la cererea clientilor, respectiv a conturilor administrate de clienti individuale sau comune.

Asigurarea reflectarii separate a operatiilor realizate pe diferitele segmente ale pietei de capital, respectiv pe Bursa de Valori Bucuresti, piata OTC (piata interdealeri, numita dupa societatea ce face tranzactionarea pe aceasta piata, RASDAQ), iar pe fiecare segment al pietei operatiunile separandu-se astfel:

operatiuni in numele clientilor, realizate pe fiecare client in parte;

operatiuni in nume propriu.

Delimitarea la nivelul contabilitatii a activitatilor specifice desfasurate de o societate de valori mobiliare, delimitare care sa asigure o reflectare corecta in contabilitate:

a operatiilor specifice pietei de capital, vanzari/cumparari de valori mobiliare in numele clientilor si in nume propriu[9], operatii care conform legislatiei in vigoare sunt scutite de plata impozitului indirect generat de transferul de proprietate prin intermedierea societatilor de valori mobiliare pe pietele de capital, adica scutite de taxa pe valoare adaugata;

a operatiilor de alta natura decat cele proprii pietii de capital, de transfer de proprietate asupra valorilor materiale, operatiuni aferente altor activitati de intermediere sau conexe (activitati de formator de piata; distribuirea titlurilor de participare a fondurilor deschise de investitii; asistenta in vederea stabilirii politicii de piata; elaborarea documentatiei pentru majorarea de capital).

Urmarirea valorilor mobiliare pe doua coordonate:

valori mobiliare tranzactionate la care transferul de proprietate, respectiv incasarea/plata contravalorii sunt efectiv realizate;

valori mobiliare tranzactionate in curs de decontare.

In ambele situatii se va realiza evidenta distincta a tranzactiilor in numele clientilor si cele aferente in nume propriu.

Organizarea contabilitatii trebuie sa asigure identificarea corecta a surselor de profit sau pierderi, pentru care impune:

determinarea cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului financiar, respectiv a perioadelor de referinta (luna);

delimitarea veniturilor generale de activitatile desfasurate pentru clienti si in numele acestora, separat cele aferente operatiilor de vanzari/cumparari de valori mobiliare si separat cele aferente altor activitati de intermediere si conexe;

delimitarea veniturilor obtinute din vanzarea de valori mobiliare proprii.

Trebuie subliniat ca in desfasurarea intregii activitati a unei societati de valori mobiliare, se impune, a se asigura mentinerea in permanenta a unei concordante stricte intre evidentele proprii privind valorile mobiliare si cele ale Registrului Bursei si/sau registrelor independente autorizate.

Managementul contabilitatii la nivelul unei societati de valori mobiliare este influentat de factori specifici, ce nu se intalnesc la alte societati prestatoare de servicii si anume:

prin locul ce le este rezervat pe piata de capital romaneasca si prin relatiile ce se stabilesc in realizarea activitatilor specifice cu structurile organizationale ale pietei, in timp cat mai scurt si cu o incurcatura informationala remarcabila prin complexitate, societatile de valori mobiliare sunt incluse intr-un sistem informatic complex, performant si care genereaza pentru contabilitate o serie de documente (situatii) ce stau la baza inregistrarilor ce instituie drepturi si obligatii;

in contextul situatiei prezentate, executarea lucrarilor in cadrul ciclului contabil, de prelucrare a datelor, este specifica formei informatice de contabilitate.

Forma informatica de contabilitate presupune adaptarea formelor clasice de contabilitate la utilizarea tehnicii electronice de calcul. Datele din formulele contabile sunt introduse in calculator, acestea stand la baza intregului sistem de stocare si prelucrare a datelor. Pe baza datelor introduse in calculator se editeaza jurnalul de inregistrare, ce constituie inregistrarea cronologica, dar si cartea mare si balanta de verificare lunara, ca inregistrare sistematica.

In cazul utilizarii echipamentelor informatice pentru elaborarea documentelor justificative si pentru prelucrarea si inregistrarea datelor in contabilitate, registrele si jurnalele privind activitatile financiar-contabila pot fi adoptate in functie de necesitatile proprii de utilizare, in conditiile respectarii continutului de informatii si ale modelelor prevazute in nomenclatorul formularelor tipizate comune privind activitatea financiar-contabila.

Sistemul de prelucrare automata trebuie sa asigure:

respectarea normelor contabile, de stocare, pastrare sub forma suporturilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate;

informatiile necesare unui eventual control ulterior;

in orice moment reconstituirea elementelor si continutul conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind fie de la datele intrate, fie invers de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii de baza, carora sa li se poata determina datele de intrare;

controlul respectarii reglementarilor in vigoare cu privire la securitatea datelor si a fiabilitatii sistemului de prelucrare;

originea, continutul si apartenenta fiecarei date inregistrata in contabilitate, la un document scris, la care sa aiba acces atat beneficiarii cat si organele de control;

precizarea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare care sa asigure conservarea in conditii de siguranta.