Forma de inregistrare contabila centralizata sau pe jurnale multiple

FORMA DE INREGISTRARE CONTABILA CENTRALIZATA SAU PE JURNALE MULTIPLE

Formele de inregistrare contabila sunt subordonate, in primul rand, metodei evidentei contabile prin faptul ca la elaborarea registrelor si regulilor de folosire a lor, trebuie sa se tina seama de principiile, normele si continutul procedeelor acestei metode. Ele sunt subordonate, in al doilea rand, mijloacelor tehnice folosite pentru prelucrarea si inregistrarea datelor in registru.

Prima forma de inregistrare contabila bazata pe dubla inregistrare este cunoscuta sub denumirea de 'italiana' fiind opera lui Luca Paciollo (anul 616b16g 1494). Forma 'italiana' a fost utilizata de numeroase tari ale lumii, inclusiv de tara noastra. De la forma 'italiana' se pastreaza si astazi denumirea registrelor, Jurnal si Cartea Mare, si tehnica de lucru, prin transcrierea dintr-un registru in altul.

Formele de inregistrare contabila folosite frecvent in tara noastra sunt:

forma de inregistrare contabila clasica sau pe jurnal unic;

forma de inregistrare contabila centralizata sau pe jurnale multiple;

forma de inregistrare contabila maestru-sah sau pe conturi corespondente;

forma de inregistrare contabila automatizata (informatica).

Forma de inregistrare contabila centralizata sau pe jurnale multiple se utilizeaza in cadrul unitatilor patrimoniale cu un volum mare de operatii economice si financiare.

Principala caracteristica a acestei forme este aceea ca registrul-jurnal unic este inlocuit cu registre auxiliare sau analitice, grupate pe tipuri de operatii, respectiv:

a)     Registrul-jurnal pentru vanzari;

b)    Registrul-jurnal pentru cumparaturi;

c)     Registrul-jurnal pentru operatii diverse;

d)    Registrul-jurnal pentru operatiunile de casa si banca.

Principalele formulare contabile pentru aceasta forma sunt jurnalele, care se deschid lunar.

Jurnalul se prezinta sub forma unei fise in care se inregistreaza, pe baza de documente primare sau centralizatoare, operatii economice care se refera la creditarea contului respectiv, in corespondenta cu conturile debitoare. Dupa inregistrarea in jurnale, pe documentele pe care s-a facut contarea operatiilor economice (indicarea conturilor sintetice si analitice care se debiteaza si se crediteaza), se indica numarul jurnalului si a randului in care s-a inregistrat.

Fiecare registru-jurnal corespunde unui singur cont, care se debiteaza sau se crediteaza prin creditul sau debitul conturilor corespondente.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru inregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative. Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se intocmeste "Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A). Notele de contabilitate se intocmesc pe baza de note justificative sau note de calcul si se inregistreaza in mod cronologic in Registrul-jurnal.

In principiu, aceasta forma presupune descompunerea activitatii de inregistrare contabila in patru etape:

pornind de la documentele justificative, se procedeaza la inregistrarea operatiilor economice si financiare in jurnalele auxiliare: vanzari, cumparari, casa, conturi curente la banci, operatii diverse;

pornind de la jurnalele auxiliare, prin centralizare, se procedeaza la inregistrarea operatiilor economice si financiare in ordine cronologica in registrul-jurnal general;

pornind de la registrul-jurnal general, prin inregistrarea sistematica a operatiilor economice si financiare se procedeaza la intocmirea registrului general "Cartea mare";

pornind de la registrul general "Cartea mare", prin centralizare si verificare se intocmeste balanta de verificare.

Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabila care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor sintetice si sta la baza intocmirii balantei de verificare a conturilor sintetice. Pentru stabilirea rulajelor, se preia in Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.

Cartea mare se foloseste timp de un an, completandu-se cate un rand pentru fiecare luna.

Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare.

Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice, la alte perioade prevazute de actele normative in vigoare, si ori de cate ori se considera necesar.

Formularele proprii acestei forme de inregistrare contabila sunt:

documentele justificative;

jurnalele pe conturi;

Cartea mare pentru debitul si creditul conturilor;

fise sau situatii pentru evidenta analitica;

balanta de verificare;

listele de inventariere;

situatiile financiare anuale (bilantul, contul de profit si pierdere, situatii, note explicative etc.).

Inregistrarea in jurnal, situatii si fise se efectueaza cronologic si sistematic, pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum si pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operatii care nu au la baza documente justificative (operatii de stornare etc.). La sfarsitul lunii, prin centralizarea si gruparea datelor din jurnale se realizeaza inregistrarile in Cartea mare, ca formular pentru evidenta sintetica sistematizata.

In comparatie cu forma de inregistrare contabila maestru-sah, forma de inregistrare contabila pe jurnale prezinta avantajul ca imbina evidenta cronologica a operatiilor economice cu cea sistematica, astfel inlaturand paralelismele in inregistrarea contabila.

DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

Incasari Plati

cu numerar