IMPORTANTA, CONTINUTUL SI CLASIFICAREA BALANTEI DE VERIFICARE

1.1. NOTIUNEA SI IMPORTANTA BALANTEI DE VERIFICARE

In categoria procedeelor specifice metodei contabilitatii se cuprinde si balanta de verificare. Balanta de verificare este un prodeceu specific al metodei contabilitatii,care permite verificarea corectitudinii sumelor inregistrate in conturi, in timpul lunii.

Balanta de verificare se intocmeste intr-un singur exemplar, cel putin anual, la incheiere exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice, la alte termene prevazute de actele normative in vigoare si ori de cate ori se considera necesar.                           Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile unitatii urmatoarele elemente:

Simbolul si denumirea conturilor, in ordinea din planul de conturi aplicabil;

Soldurile initiale sau totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente, dupa caz;

Rulajele curente debitoare si creditoare;

Totalul sumelor debitoare si creditoare;

Soldurile finale dibitoare sau creditoare.

Balanta de verificare la 1 ianuarie, in coloanele "Total sume precedente", se completeaza cu totalurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie.

In cazul aplicarii formei de inregistrare "maestru-sah", cand, pentru evidenta sintetica, se utilizeaza Cartea mare (sah) in care se fac numai totaluriperiodice, se foloseste formularulde balanta de verificare cu patru egalitati cod 14-6-30.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al balantelor de verificare ale conturilor sintetice este urmatorul:

-denumirea unitatii;

-denumirea formularului; data pentru care se intocmeste;

-simbolul si denumirea conturilor; soldurile initiale debitoare si creditoare sau toatalul sume precedente debitoare/creditoare, dupa caz;rulajele lunii curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale debitaore/creditoare;

-semnaturi: conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care intocmeste documentul, dupa caz.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al balantei analitice a stocurilot este urmatorul:

-denumirea unitatii;

-denumirea formularului; data pentru care se intomeste;

-codul 14-6-30/c

-stocul initial; cantitatea intrata/iesita; stocul final;

-pretul unitar; soldul initial; valoarea: debit/credit; soldul final;

-semnaturi: conducatorul compartimetului financiar-contabil, persoana care intocmeste documentul.

In concluzie, utilitatea practica a balantei de verificare rezulta din urmatoarele :

-verifica exactitatea tuturor operatiilor inscrise in contabilitatea sintetica precum si in conturile analitice, descoperind practic orice eroare ce s-ar putea strecura in mecanismul de prelucrare a informatiilor contabile;

-stabileste legaturile reciproce necesare intre conturile sintetice si bilant, in sensul ca balanta pregateste datele in forma finala (soldul conturilor la sfarsitul perioadei) pentru intocmirea bilantului de la finala (soldul conturilor la sfarsitul perioadei) pentru intocmirea bilantului de la finele perioadei respective de gestiune;           

-in forma sa naiva, in special prin marimea rulajelor si evolutia soldurilor conturilor, balantele furnizeaza numeroase informatii necesare analizei economico-financiare si procesului conducerii cu 444f59e rente a entitatii.

1.2 CONTINUTUL SI CLASIFICAREA BALANTELOR DE VERIFICARE

Balantele de verificare a conturilor se clasifica dupa mai multe criterii, si anume:

a) Dupa natura conturilor pe care le contin pot fi balante de verificare ale conturilor sintetice (generale) si balante de verificare ale conturilor analitice.

Balantele de verificare ale conturilor sintetice se intocmesc pe baza datelor preluate din conturile sintetice si cuprind toate conturile sintetice folosite in contabilitatea curenta a unei unitati patrimoniale, intr-o anumita perioada de gestiune.

Balantele de verificare ale conturilor analitice se intocmesc inaintea elborarii balantei conturilor sintetice, pe baza datelor preluate din conturile analitice. Balantele de verificare analitice se intocmesc pentru fiecare cont sintetic care a fost desfasurat pe conturi analitice. Aceste balante se mai numesc si balante de verificare auxiliare sau secundare. Spre deosebire de balanta de verificare a conturilor sintetice, care este una singura pe intreprindere, numarul balantelor de verificare ale conturilor analitice depinde de numarul conturilor care au fost desfasurate pe conturi analitice.

b) Dupa numarul de egalitati pe care le cuprind, balantele de verificare ale conturilor sintetice pot fi: balante de verificare cu o egalitate, balante de verificare cu doua egalitati, balante de verificare cu trei egalitati si balante de verificare cu patru egalitati. Ele pot fi intocmite intr-o singura varianta sau in doua variante.

b.1.)          Balanta de verificare cu o singura egalitate

Balanta de verificare cu o egalitate se prezinta in doua variante: fie ca balanta a sumelor, fie ca balanta a soldurilor. Ea cuprinde numai o singura egalitate:

Totalul sumelor debitoare ∑T_sd) = Totalul sumelor creditoare ∑T_sc)

sau:

b.2.)          Balanta de verificare a conturilor cu doua egalitati

Denumita si balanta sumelor si a soldurilor rezulta din combinarea balantei sumelor cu balanta soldurilor. Ea cuprinde patru coloane, doua pentru totalul sumelor debitoare si creditoare si doua coloane pentru soldurile finale, debitoare si creditoare.

Egalitatile sunt:

A) Totalul sumelor debitoare (∑T_sd) = Totalul sumelor creditoare (∑T_sc)

B)

b.3.)          Balanta de verificare a conturilor cu trei egalitati

Balanta de verificare a conturilor cu trei egalitati se caracterizeaza prin separarea soldurilor initiale de rulajele lunii curente. Ea se intocmeste in doua variante:

a.           balanta tabelara;

b.           balanta de verificare sah.

Balanta de verificare cu trei egalitati a fost conceputa pentru sporirea proprietatilor informative ale balantelor de verificare cu una si cu doua egalitati. Pe baza ei se pot stabili urmatoarele egalitati:

A)

B) Totalul rulajelor debitoare (∑R_d) = Totalul rulajelor creditoare (∑R_c)

C)

In plus, cu ajutorul acestei balante de verificare se poate stabili si urmatoare corelatie: totalul rulajelor din balanta de verificare trebuie sa fie egal cu totalul rulajelor din evidenta cronologica (din Registrul Jurnal). Cu toate avantajele pe care le ofera balanta de verificare cu trei egalitati in forma tabelara, fata de balansa de verificare cu doua egalitati, ea prezinta su neajuns, si anume: desi reda volumul valoric al activitatii desfasurate intr-o perioada de gestiune, nu reflecta natura operatiilor efectuate.

Pentru inlaturarea acestui neajuns se foloseste balanta de verificare cu trei egalitati in forma sah. Aceasta permite si redarea corespondentei conturilor in care s-au inregistrat operatiile economice in functie de continutul lor economic.

Balanta de verificare sah se prezinta sub forma unei table de sah, intocmita dupa principiul matriceal. Cu ajutorul ei se obtin aceleasi trei egalitati, cu deosebirea ca aceste trei egalitati nu se mai obtin intre totalurile coloanelor perechi, ci la intretaierea randurilor cu coloanele, in care rulajele din perioada curenta se inscriu pe conturi corespondente. 

b.4.)          Balanta de verificare a conturilor cu patru egalitati

Aceasta balanta reprezinta o combinare a balantei de sume si solduri cu balanta de rulaje lunare cu solduri initiale. Din acest motiv, ea mai poarta denumirea de balanta de rulaje lunare cu sume precedente. Cu ajutorul ei se obtin urmatoarele egalitati:

A)

B)

C)

D)

Balanta de verificare cu patru egalitati se intocmeste in doua variante, care iau nastere din continutul diferit al primelor coloane, astfel:

a) in cazul lunii ianuarie, balanta de verificare cu patru egalitati cuprinde soldurile initiale debitoare si creditoare, iar egalitatea se stabileste intre aceste totaluri ale soldurilor initiale debitoare si creditoare;

b) la sfirsitul celorlalte luni ale anului, primele doua coloane contin date privind totalul sumelor precedente debitoare si creditoare.

Cu toate avantajele pe care le prezinta fata de celelalte balante de verificare, balanta conturilor cu patru egalitati are urmatorul neajuns: nu reflecta rulajele conturilor din lunile precedente. Acestea sunt cumulate cu soldurile initiale de la inceputul anului.

Inlaturarea acestui neajuns s-ar putea realiza prin intocmirea unei balante de verificare cu cinci egalitati.

Balantele de verificare se intocmesc, de regula, la sfarsitul unei perioade de gestiune, luna, trimestru, semestru sau an, si ori de cate ori necesitatile impun acest lucru, in scopul verificarii exactitatii inregistrarilor contabile.

Pentru intocmirea unei balante de verificare se procedeaza astfel :

se trec operatiile din jurnale in cartea-mare pana la data cand urmeaza sa se intocmeasca balanta de verificare ;

se totalizeaza sumele din debitul si creditul fiecarui cont deschis in cartea-mare (solduri initiale, rulaje, solduri totale, solduri finale) in formularul de balanta de verificare ;

se aduna coloanele balantei de verificare, iar totalurile stabilite in cadrul fiecarei perechi de coloane (debitoare-creditoare) trebuie sa fie egale intre ele.

Pentru exemplificarea modului de intocmire a balantelor de verificare si elucidarea functiilor acestora, se porneste de la un bilant contabil initial si se presupun cateva operatii economice si financiare din cadrul unui trimestru, care se inregistreaza in ordine cronologica si sitematica.

Bilant

incheiat la data de 31 decembrie 2004

Operatiile care au loc in primul trimestru al anului 2005, sunt:

In luna ianuarie:

Se achizitioneaza de la furnizori, mijloace fixe in valoare de 1.500.000 RON.

Se inregistreaza statul de plata a salariilor cuvenite personalului intreprinderii in suma de 600.000 RON.

Se inregistreaza impozitul pe salarii cuvenit bugetului statului in suma de 182.000 RON si contributia la pensia suplimentara, in suma de 18.000 RON.

Se ridica din disponibilul de la banca suma de 400.000 RON, necesara pentru plata salariilor.

Se platesc salariile cuvenite personalului intreprinderii, in suma de 400.000 RON.

Se vireaza la bugetul statului si la bugetul asigurarilor sociale sumele datorate.

Nota: Unitatea care face obiectul exemplificarii este scutita de plata TVA.

In luna februarie:

Se achita din disponibilul unitatii patrimoniale de la banca datoria fata de furnizor, in suma de 100.000 RON.

Se receptioneaza materiile prime primite de la furnizor la pret de facturare de 200.000 RON, pentru care se inmaneaza un efect comercial de platit in suma de 100.000 RON.

Se achita din disponibilul intreprinderii de la banca, cheltuielile de transport pentru materiile prime aprovizionate, in suma de 8.000 RON. Contabilitatea materialelor este organizata la costul efectiv de aprovizionare.

Se achita la termenul stabilit, din disponibilul intreprinderii de la banca, efectul comercial de platit in suma de 100.000 RON.

Se obtine de la banca un credit pe termen scurt, in suma de 150.000 RON.

In luna martie:

Se reduce capitalul social cu suma de 2.000.000 RON, care se va rambursa actionarilor.

Se restituie din disponibilul de la banca un credit pe termen scurt, in suma de 130.000 RON.

Se ridica din disponibilul de la banca suma de 8.000 RON necesara pentru decontarea unor avansuri spre decontare.

Se acorda unui salariat al intreprinderii un avans spre decontare in suma de 5.000 RON.

Se depune din casierie la banca suma de 3.000 RON.

Se achita unui creditor suma de 200.000 RON, din disponibilul intreprinderii de la banca.

In continuare, aceste operatii economice si financiare se inregistreaza in ordine cronologica in jurnal, sub forma de formule contabile.

Inregistrarea operatiilor economice si financiare in jurnal

Dupa inregistrarea tuturor operatiilor economice si financiare in jurnal, acesta se totalizeaza fila cu fila si prin reportare, pe total perioada gestiune. Sumele din coloanele debitoare si creditoare ale jurnalului, obtinute in urma totalizarii, trebuie sa fie egale intre ele.

Din jurnal, operatiile respective se reporteaza formula cu formula si se grupeaza dupa natura si continutul lor economic in ordine sistematica, pe conturi distincte in cartea-mare, unde sunt trecute si sumele din bilant, ca solduri initiale.

Dupa efectuarea acestor inregistrari, se totalizeaza sumele din debitul si creditul conturilor deschise in cartea-mare si se stabileste soldul final, care reprezinta existentul de mijloace economice si surse de finantare la un moment dat.

Inregistrarea operatiilor economice si financiare in cartea-mare

In continuare, pe baza datelor din cartea-mare stabilite dupa inchiderea tuturor conturilor, se intocmeste balanta de verificare, al carei formular cuprinde doua coloane comune pentru orice tip de balanta (numarul paginii din cartea-mare si denumirea conturilor) si mai multe coloane-pereche specifice, in functie de numarul egalitatilor.

1.2.1. Balantele de verificare ale conturilor sintetice

A. Balanta de verificare cu o serie de egalitati

a) Balanta de verificare a sumelor cuprinde pe cele doua coloane-pereche totalul sumelor debitoare si creditoare ale conturilor din cartea-mare, la data intocmirii ei, in care trebuie sa existe egalitatea:

Totalul sumelor debitoare (S d) = Totalul sumelor creditoare (S c)

Cu ajutorul acestei balante de verificare se poate stabili si a doua corelatie, potrivit careia, totalurile sumelor din debitul si respectiv din creditul tuturor conturilor conturilor din cartea-mare, adica totalurile balantei de verificare a sumelor, trebuie sa fie egale cu totalurile din coloanele de sume debitoare si creditoare ale jurnalului, la care s-au adunat soldurile initiale luate din bilant. Daca aceste corelatii nu sunt satisfacute, inseamna ca exista o eroare de inregistrare a operatiilor economice, de reportare a inregistrarilor din jurnal in cartea-mare sau chiar eventuale greseli de calcul. Modelul balantei de verificare a sumelor intocmita la data de 31 martie 2005, pe baza inregistrarilor de mai sus, se prezinta astfel:

Balanta de verificare

intocmita la 31 martie 2005

b) Balanta de verificare a soldurilor este asemanatoare cu balanta de verificare a sumelor, cu deosebirea ca in locul celor doua coloane-perechi de sume, cuprinde doua coloane-perechi de solduri finale, una pentru soldurile finale debitoare si cealalta pentru soldurile finale creditoare, intre care prin totalizare, trebuie sa existe egalitatea:

Total solduri finale debitoare (S Sfd) = Total solduri finale creditoare (S Sfc)

Deci si aceasta balanta de verificare, prin egalitatea respectiva, satisface cerintele functiei de control al exactitatii datelor inregistrate in conturi. Modelul unei astfel de balante de verificare, intocmita la data de 31 martie, pe baza acelorasi inregistrari se prezinta astfel:

Balanta de verificare

intocmita la 31 martie 2005

B. Balanta de verificare cu doua serii de egalitati

Aceasta balanta de verificare, fiind rezultatul combinarii balantei de sume cu balanta de solduri, motiv pentru care se mai numeste si balanta de verificare a sumelor si soldurilor, are la baza egalitatile:

Total solduri initiale debitoare (S Sd) = Total solduri initiale creditoare (S Sc)

Total solduri finale debitoare (S Sfd) = Total solduri finale creditoare (S Sfc)

De asemenea, ea cumuleaza corelatiile si functiile celor doua tipuri de balante de verificare din a caror combinare rezulta.

Modelul unei astfel de balante de verificare, intocmita la data de 31 martie, pe baza acelorasi inregistrari se prezinta astfel:

Balanta de verificare

intocmita la 31 martie 2005

C. Balanta de verificare cu trei serii de egalitati

Pentru sporirea proprietatilor informative ale balantelor de verificare si pentru a satisface cerintele muncii de analiza si conducere la un nivel superior, s-a creat balanta de verificare cu trei serii de egalitati. Prin faptul ca aceasta balanta cuprinde pe coloane distincte soldurile initiale, rulajele perioadei curente si soldurile finale ale conturilor, motiv pentru care se mai numeste si balanta de rulaje cu solduri initiale si finale, ea exprima cu ajutorul rulajelor, mijloacele economice si sursele de finantare in dinamica lor, adica volumul valoric al activitatii desfasurate pe o anumita perioada, iar cu ajutorul soldurilor, existentele de mijloace economice si surse de finantare la un moment dat. Astfel se inlatura neajunsurile balantei de verificare cu doua serii de egalitati.

Indiferent de varianta in care se prezinta din punct de vedere grafic, sub forma tabelara sau sub forma matriceala, acest tip de balanta cuprinde urmatoarele trei serii de egalitati :

Total solduri initiale debitoare (S Sd) = Total solduri initiale creditoare (S Sc)

Totalul rulajelor debitoare (S Rd) = Totalul rulajelor creditoare (S Rc)

Total solduri finale debitoare (S Sfd) = Total solduri finale creditoare (S Sfc)

Deci, cu ajutorul balantei de verificare cu trei egalitati se satisfac atat functiile balantelor precedente, cat si functia de analiza a activitatii economice la un nivel superior. Totodata, pe baza acestei balante se pot stabili, in plus, urmatoarele corelatii:

q       egalitatea dintre totalul rulajului din balanta si totalul rulajului din registrul jurnal;

q       identitatea soldurilor finale din balanta de verificare intocmita la sfarsitul perioadei precedente cu soldurile initiale din balanta perioadei curente;

q       identitatea soldurilor finale din balanta perioadei curente cu soldurile initiale din balanta de verificare a perioadei viitoare.

Modelul balantei cu trei serii de egalitati in varianta tabelara, intocmita la data de 31 martie pe baza inregistrarilor din cartea-mare se prezinta astfel:

Balanta de verificare

intocmita la 31 martie 2005

D. Balanta de verificare cu patru serii de egalitati

Aceasta balanta de verificare se prezinta intr-o singura varianta sub forma tabelara, fiind rezultatul combinarii balantei de sume si solduri, cu balanta de rulaje cu solduri initiale. Cele patru serii de egalitati care se stabilesc cu acest tip de balanta, sunt urmatoarele :

Dupa cum se observa, balanta de verificare cu patru serii de egalitati reprezinta modelul cel mai complet de balanta tabelara, intrucat satisface functiile tuturor celorlalte balante de aceeasi forma si, in plus, ofera informatii pentru efectuarea analizei in dinamica a situatiei economico-financiare a intreprinderii. Totodata, da posibilitatea stabilirii urmatoarelor corelatii:

q       egalitatea dintre sumele totale din balanta de verificare intocmita la sfarsitul perioadei precedente si sumele totale la sfarsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei curente;

q       identitatea dintre sumele totale din balanta perioadei curente si sumele totale la sfarsitul perioadei precedente din balanta de verificare a perioadei viitoare.

Modelul balantei de verificare cu patru serii de egalitati intocmita la data de 31 martie pe baza inregistrarilor din exemplul dat, se prezinta astfel

Balanta de verificare

intocmita la 31 martie 2005

Nr. pag. din cartea- mare Denumirea conturilor Sume din perioada precedenta Rulaje ale perioadei curente Sume totale Solduri finale Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare "Capital social" "Mijloace fixe" "Materii prime" "Furnizori" "Efecte de platit" "Furnizori de imobilizari" "Personal-remuneratii datorate" "Asigurari sociale" "Impozitul pe salarii" "Decontari cu asociatii privind capitalul" "Avansuri de trezorerie" "Creditori diversi" "Conturi curente la banci" "Credite bancare pe termen scurt" "Casa" "Cheltuieli cu remuneratiile personalului" TOTAL Egalitatea I Egalitatea a II-a Egalitatea a III-a Egalitatea a IV-a