Inventarierea

Realitatea scriptica rezultata din inregistrarea documentelor justificative in contabilitate se impune a fi periodic comparata cu realitatea faptica.

Pentru verificarea situatiei reale, concrete, a elementelor patrimoniale, se impun o serie de proceduri care formeaza activitatea numita generic inventariere.

Inventarierea in genere se efectueaza cel putin an 535h75f ual, inainte de inchiderea anului financiar-contabil, dar si ori de cate ori conducerea institutiei considera necesara verificarea starii reale a patrimoniului. In genere se impune inventarierea ori de cate ori se transmite gestiunea unor elemente patrimoniale de la o persoana la alta. De exemplu, daca in cadrul unei unitati militare se schimba gestionarul unui depozit de echipamente, se efectueaza inventarierea inainte de predarea gestiunii.

Inventarierea presupune o serie de activitati care pot fi separate in trei etape distincte

a. Pregatirea inventarierii

b. Efectuarea inventarierii

c. Stabilirea rezultatelor si regularizarea lor

a. Pregatirea inventarierii

- stabilirea obiectivelor si a caracterului inventarierii de catre conducerea institutiei;

- numirea comisiei de inventariere;

- pregatirea listelor de inventariere, care cuprind lista tuturor bunurilor ce urmeaza a fi inventariate, cantitatea scriptica si valoarea acestora (trebuie sa fie efectuate toate inregistrarile contabile la zi).

- se sorteaza si se eticheteaza, daca este cazul, de catre personal, toate bunurile ce urmeaza a fi inventariate, astfel incat acestea sa fie accesibile, sa poata fi usor identificate si numarate.

- se verifica starea echipamentelor de masura si control utilizate, daca au fost avizate metrologic, unde este cazul

- se ridica o declaratie scrisa de la gestionar privind bunurile aflate in gestiune care nu apartin institutiei (proprietatea altor institutii sau persoane), daca exista modificari recente datorate unor operatiuni neraportate, valori materiale nereceptionate, si daca exista alte informatii care ar trebui aduse la cunostinta comisiei de inventariere.

b. Efectuarea inventarierii

- Verificarea la fata locului prin numarare, cantarire, masurare, a bunurilor existente in gestiune;

- Inscrierea in listele de inventariere a valorilor constatate;

- Listele se semneaza fila cu fila de catre comisie si de catre gestionari

Exista cateva reguli care se impun, si anume, in cazul in care exista cantitati mari de bunuri de acelasi tip ambalate, se vor verifica prin deschiderea ambalajelor, prin sondaj, sau integral daca se constata nereguli, in ce masura acestea corespund specificatiilor. De exemplu daca intr-un bax se gasesc numarul de cutii de produse prevazut, si daca in cutii se gasesc numarul de bucati prevazute in documentatie, din sortimentele prevazute. In unele cazuri, inventarierea presupune stabilirea conventionala a cantitatii de materiale existente.

Daca inventarierea se desfasoara pe mai mult de o zi, la incheierea activitatii, spatiile inventariate se sigileaza si se inchid cu cel putin doua chei, una aflata la comisie si una la gestionar.

c. Stabilirea rezultatelor si regularizarea lor

Dupa efectuarea inventarierii activitatea se reia in cadrul institutiei. Rezultatele inventarierii se stabilesc de catre comisia de inventariere si se prezinta spre aprobare conducerii institutiei.

Exista doua tipuri diferite de rezultate, plusuri si minusuri.

Plusurile la inventar reprezinta un surplus de bunuri neevidentiat in documente, reprezentand fie intrari pentru care nu exista documente de provenienta, fie inregistrarea unor consumuri suplimentare nejustificate, fie rezultatul unor procese fizice, chimice sau de alta natura. Acestea se inregistreaza ca atare in contabilitate conform reglementarilor in vigoare.

Minusurile la inventar se pot datora unei serii de fenomene. Dintre acestea putem identifica:

- fenomene naturale, care afecteaza situatia unor elemente ale patrimoniului si care nu pot fi regasite in documente.

De exemplu, in cazul unui depozit de mere, daca se stocheaza o cantitate de 1.000 kg de mere categoria I, dupa mai multe luni in care depozitul a fost sigilat, in depozit ar trebui sa existe scriptic 1.000 kg de mere categoria I. Practic, probabil se vor gasi 300 kg mere cat I, 200 kg mere cat II si 300 kg borhot, sau mere stricate, iar diferenta va reprezenta pierderi de greutate datorate deshidratarii. Pierderile datorate fenomenelor naturale se numesc perisaje, si valoarea pierderilor din perisaje in genere nu se imputa personalului. Perisajele sunt considerate consumuri, si se inregistreaza ca atare.

- erori de inregistrare, adica neinregistrarea sau inregistrarea gresita a unor documente in contabilitate; se efectueaza corecturile necesare.

- lipsuri si deteriorari de bunuri si valori datorate interventiei umane. Intra in aceasta categorie lipsurile datorate sustragerilor sau furturilor, delapidari, distrugeri voluntare sau involuntare, etc. In aceasta situatie se imputa persoanelor responsabile valorile din aceasta categorie si se iau masurile administrative si/sau  judiciare care se impun.