Organizarea contabilitatii in partida simpla

Organizarea contabilitatii in partida simpla

A. Dispozitii generale Sistemul de contabilitate in partida simpla, in sensul prezentelor norme metodologice, reprezinta ansamblul registrelor si documentelor contabile, legal reglementate, care servesc la inregistrarea in contabilitate, in mod obligatoriu cronologic si sistematic, a operatiunilor economice consemnate in
documentele justificative.

Nomenclatorul privind principalele registre si formulare tipizate comune pe economie care nu au regim special, Nom 656e43g enclatorul privind principalele formulare tipizate comune pe economie, cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, privind activitatea financiara si contabila, modelele registrelor contabile, modelele formularelor contabile nou reglementate, precum si normele de intocmire si utilzare a acestora privind organizarea si conducerea contabilitatii in partida simpla de catre persoanele juridice fara scop lucrativ, sunt prevazute in anexa la prezentele norme metodologice.
Persoanele juridice fara scop lucrativ pot utiliza toate formularele prevazute in anexa la prezentele norme metodologice, sau numai o parte dintre acestea, in functie de elementele specifice activitatii desfasurate.

In functie de necesitati, persoanele juridice fara scop lucrativ pot utiliza si celelalte formulare stabilite prin Ordinul ministrului finantelor nr. 425 /1998 pentru aprobarea Normelor metodologice de intocmire
si utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila, precum si a modelelor acestora, cu modificarile ulterioare, precum si a formularelor cu regim special, care au fost aprobate prin ordine ale ministrului finantelor in baza prevederilor art.1 alin.4 din Hotararea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora.

Modelele formularelor tipizate care nu au regim special de tiparire, inseriere, numerotare si evidenta, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor nr. 425/1998, cu modificarile ulterioare, pot fi adaptate in functie de specificul si de necesitatile persoanelor juridice fara scop lucrativ, cu conditia respectarii
continutului de informatii si a normelor de intocmire si de utilizare. Asigurarea necesarului pentru aceste formulare se va realiza de catre fiecare persoana juridica fara scop lucrativ.

Persoanele juridice fara scop lucrativ vor folosi si alte formulare prevazute in mod expres de acte normative care reglementeaza activitati economice specifice.

In conditiile utilizarii sistemelor informatice financiar - contabile, este necesar sa fie respectate Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in domeniul financiar - contabil prevazute de Ordinul ministrului finantelor nr. 425/1998.

Persoanele juridice fara scop lucrativ care conduc contabilitatea in partida simpla nu intocmesc bilant contabil.

Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate, lunar se intocmeste 'Situatia soldurilor elementelor de activ si de pasiv' (cod 14-6-30/d), pe baza datelor inscrise si totalizate in fise si jurnale contabile.

Prevederile capitolelor I - VI din Normele metodologice de utilizare a planului de conturi pentru persoanele juridice fara scop lucrativ, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor nr. 1591/1998, actualizate pe baza actelor normative adoptate ulterior, se aplica in mod corespunzator si de catre persoanele juridice fara scop lucrativ care organizeaza si conduc contabilitatea in partida simpla, potrivit prezentelor norme metodologice.

Administratorii, directorii financiar-contabili, contabilii sefi si orice alte persoane care au obligatia gestionarii patrimoniului persoanelor juridice fara scop lucrativ mentionate la capitolul I raspund, potrivit legii, pentru pregatirea, insusirea si aplicarea corecta a acestor reglementari, precum si de transpunerea corecta a soldurilor in cazurile mentionate la capitolul II litera B punctual 16.

B. Norme generale privind documentele justificative si financiar - contabile

Potrivit prevederilor art.6 alin.1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si celorlalte prevederi legale referitoare la intocmirea si utilizarea formularelor privind activitatea financiara si contabila, orice operatiune economica efectuata se
consemneaza intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobindind astfel calitatea de document justificativ.

In baza prevederilor art. 6 alin. 2 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au
inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Documentele justificative cuprind, de regula, urmatoarele elemente principale:
a) denumirea documentului;
b) denumirea si sediul persoanei juridice fara scop lucrativ care intocmeste documentul;
c) numarul documentului si data intocmirii acestuia;
d) codul fiscal;
e) mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economice (cind este cazul);
f) continutul operatiunii economice, iar atunci cind este cazul si temeiul legal al efectuarii acesteia;
g) datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;
h) numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, dupa caz;
i) alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobindi calitatea de document justificativ numai in cazurile in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale.

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz.

In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se face pe toate exemplarele documentului justificativ si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul justificativ, mentionindu-se si data efectuarii operatiunii de corectare. In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, sau al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul gresit se anuleaza si ramine in carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu exceptia ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta dintre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.

Operatiunile privind evidenta si gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale si banesti si a altor valori ale persoanelor juridice fara scop lucrativ, se considera valabile numai daca sunt justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit prevederilor legale.

In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile si justificative, persoanele juridice fara scop lucrativ vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de cel mult 30 de zile de la constatare.

Arhivarea si pastrarea documentelor justificative si contabile, precum si reconstituirea celor pierdute, sustrase sau distruse se efectueaza in conformitate cu Normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finantelor nr. 425/1998.

10. Contabilitatea operatiunilor de capital, a imobilizarilor cu exceptia imobilizarilor corporale de natura mijloacelor fixe, a tertilor si a trezoreriei se tine cu ajutorul Fisei pentru operatii diverse (cod 14-6-22/c).
Contabilitatea imobilizarilor corporale de natura mijloacelor fixe se tine cu ajutorul Fisei mijlocului fix (cod 14-2-2). Contabilitatea stocurilor se tine cu ajutorul Fisei pentru valori materiale (cod 14-3-10/a).

Contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura sau destinatia lor, dupa caz.
Pentru fiecare fel de cheltuiala se va intocmi o Fisa pentru operatii diverse (cod 14-6-22/b), in care se vor inregistra toate documentele in mod cronologic.

Contabilitatea veniturilor se tine pe feluri de venituri, dupa natura sau sursa lor, dupa caz.
Pentru fiecare fel de venit, se va intocmi o Fisa pentru operatii diverse (cod 14-6-22/b), in care se vor inregistra toate documentele in mod cronologic.

Clasificatia veniturilor si cheltuielilor persoanelor juridice fara scop lucrativ este prevazuta in Normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului finantelor nr. 1591/1998 si sta la baza elaborarii bugetului propriu de venituri si cheltuieli.

In cadrul categoriilor de venituri si cheltuieli, contabilitatea se tine obligatoriu pe feluri de activitati, respectiv activitati fara scop lucrativ si activitati economice, iar in continuare se pot dezvolta in functie de
anumite reglementari sau potrivit nevoilor proprii.

Persoanele juridice fara scop lucrativ platitoare de T.V.A. vor tine evidenta taxei pe valoarea adaugata colectata cu ajutorul Jurnalului pentru vinzari (cod 14-6-12/a). In acest jurnal se inregistreaza, pe baza de documente (facturi fiscale, bonuri de comanda-chitanta, monetare etc.), valoarea bunurilor livrate si/sau serviciilor prestate si taxa pe valoarea adaugata aferenta. Evidenta taxei pe valoarea adaugata deductibila se tine cu ajutorul Jurnalului pentru cumparari (cod 14-6-17/b). In acest jurnal se inregistreaza pe baza de documente (facturi fiscale, bonuri de comanda-chitanta etc.), valoarea cumpararilor de bunuri si/sau serviciilor prestate de terti si taxa pe valoarea adaugata aferenta.

In conditiile in care se trece de la contabilitatea in partida dubla la contabilitatea in partida simpla, soldurile din balanta de verificare a anului precedent vor fi preluate ca solduri initiale in fisele pentru
operatii diverse pentru exercitiul curent. In conditiile in care se trece de la contabilitatea in partida simpla la contabilitatea in partida dubla, soldurile fiselor pentru operatii diverse de la data de 31 decembrie a exercitiului financiar incheiat vor reprezenta soldurile initiale ale balantei de verificare pentru exercitiul curent. Cenzorii numiti potrivit legii au obligatia sa certifice transpunerea corecta a soldurilor in cazurile mentionate mai sus.

C. Registrele de contabilitate

Contabilitatea in partida simpla la persoanele juridice fara scop lucrativ se tine cu ajutorul urmatoarelor registre contabile obligatorii:
a) Registrul - jurnal (cod 14-1-1/A);
b) Registrul - inventar (cod 14-1-2).

Registrul-jurnal (cod 14-1-1/A) si Registrul-inventar (cod 14-1-2) au regim de inregistrare la organele fiscale. Acestea se numeroteaza, se snuruiesc si se parafeaza inainte de depunerea lor la organele fiscale, pentru inregistrare.

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul
operatiunilor contabile efectuate.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1/A) serveste la inregistrarea operativa a tuturor operatiunilor desfasurate, pe baza documentelor justificative. Operatiile inregistrate in Registrul-jurnal se totalizeaza atit lunar, cit si anual.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) serveste la inregistrarea tuturor elementelor de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit normelor legale. Persoanele juridice fara scop lucrativ au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului in conformitate cu prevederile
Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor nr. 2388/1995.