REGISTRELE DE CONTABILITATE SI FORMELE DE INREGISTRARE CONTABILA

Registrele de contabilitate

Formele de inregistrare contabila

Registrele de contabilitate Si formele de Inregistrare contabila

Registrele de contabilitate

Datele privind operatiile care se produc in activitatea unei unitati, consemnate in documentele justificative, sunt inregistrate in ordine cronologica, grupate si sistematizate in cadrul unor formulare denumite generic registre.

a - Notiunea si clasificarea registrelor

Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul carora se realizeaza inregistrarea operatiilor economice si financiare in conturi si furnizarea, pe aceasta baza, de informatii privind situatia si miscarea patrimoniului. Ele se prezinta sub forma unor caiete, foi volante, fise sau documente informatice cu continutul si structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.

Teoria si practica contabila au generat o diversitate de forme privind continutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de inregistrare a operatiilor economice si financiare in cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru:

- evidenta cronologica;

- evidenta sistematica;

- realizarea combinata a celor doua feluri de evidente.

Evidenta cronologica, organizata cu ajutorul registrelor, se realizeaza prin intermediul unui jurnal, ce serveste la inregistrarea operatiilor in ordinea in care au fost efectuate in timp. In practica, in acest scop se utilizeaza documentul numit 'Registrul jurnal', precum si 'Nota de contabilitate'. 

Evidenta sistematica, prin intermediul registrelor, inseamna inregistrarea operatiilor economico-financiare in functie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub forma de cheltuieli si venituri. In asemenea registre se inscriu operatiile care au fost deja inregistrate, cronologic, in registrul jurnal.

In categoria acestor registre sunt incluse:

- fisele de conturi fara dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare si, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. In activitatea practica sunt denumite 'fise de cont pentru operatii diverse' (care sunt numai fise valorice, pentru debit, credit, sold). In cazul evidentei bunurilor de natura stocurilor, aceste fise contin in plus, pe langa coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrata, iesita, stoc) si sunt denumite 'fise de cont pentru valori materiale'.

- jurnalele pentru creditul conturilor, in care documentele justificative, in care sunt consemnate operatiile patrimoniale se inscriu in ordine cronologica.

Registrele pentru evidenta combinata se utilizeaza la unitatile mici, care nu folosesc 414h76e multe conturi si in care se efectueaza inregistrarile, atat in ordine cronologica, cat si in mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).

Dupa sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidenta contabila se impart in:

- registre pentru evidenta sintetica, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-sah, in functie de forma de inregistrare contabila folosita de unitate;

- registre pentru evidenta analitica ce se pot concretiza sub forma de fise valorice sau cantitativ valorice sau diferite situatii al caror continut informational se stabileste de unitatea patrimoniala;

- registre pentru realizarea combinata a celor doua forme de evidenta.

b - Continutul, completarea si gestionarea registrelor

Normele legale din tara noastra prevad ca principale registre de contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar si Registrul 'cartea mare'.

Registrele de contabilitate reprezinta, alaturi de bilant si contul de profit si pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea.

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza, periodic, cronologic si sistematic, operatiunile economico-financiare, consemnate in documente justificative, care produc modificari in patrimoniul acestora.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza, zilnic sau lunar, in mod cronologic, operatiune cu operatiune, fara spatii libere, fara stersaturi, toate operatiile privind miscarile patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se intocmeste intr-un singur exemplar, de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, dupa ce a fost numerotat, snuruit, certificat si parafat. Acest registru se parafeaza de catre organele in drept, la inceperea activitatii unitatii, precum si ori de cate ori este cazul.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie, etc.) si in cursul aceleiasi zile, pot fi inregistrate intr-un document centralizator care, la randul sau, sta la baza inregistrarii in registrul jurnal.

Registrul jurnal se poate prezenta sub doua forme:

registrul - jurnal general;

registrul - jurnal auxiliar, pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii - achitarii facturilor, situatia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unitatile patrimoniale care au un volum mare de operatiuni de inregistrat.

Acest registru serveste pentru inregistrarea cronologica a miscarii elementelor patrimoniale si ca proba in solutionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prima verificare cu balanta sintetica, in sensul ca totalul registrului jurnal trebuie sa corespunda cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta conturilor sintetice, intocmita pentru luna curenta.

In situatia in care unitatea foloseste registre auxiliare, totalul acestora se inscrie in registrul jurnal general, periodic, de regula lunar.

Fiind un document de inregistrare contabila el nu circula intre compartimente, sau in afara unitatii. Se arhiveaza temporar, pe timp de un an, catre serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dupa care se depune la arhiva unitatii patrimoniale impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Continutul informational al registrului jurnal este prezentat in continuare (tabelul 1.1.)

Unitatea . Nr. pag

REGISTRUL - JURNAL

Intocmit, Verificat,

Registrul - jurnal de incasari si plati se intocmeste de catre agentii economici, persoane fizice (meseriasi, etc.) si asociatiile familiale. El serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor pe baza actelor justificative si ca document de stabilire a situatiei financiare a agentului economic respectiv.

In registrul de incasari si plati se inregistreaza nu numai operatiunile in numerar, ci si cele efectuate prin contul de decontare de la banca (indiferent daca a avut loc incasarea sau plata efectiva). Acest registru se numeroteaza si se snuruieste, se vizeaza de catre organul fiscal la inceperea activitatii, precum si ori de cate ori este cazul.

Modelul registrului jurnal de incasari si plati se prezinta in tabelul 1.2.

Unitatea .                    Tabelul 1.2.

Registrul jurnal de incasari si plati

Registrul inventar se intocmeste la sfarsitul anului, intr-un singur exemplar, in vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. In el se inregistreaza toate elementele patrimoniale, de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate conform normelor legale.

Elementele patrimoniale inscrise in registrul inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Se parafeaza de organul fiscal teritorial la inceperea activitatii, in cazul epuizarii filelor, cand este necesara deschiderea unui registru nou, precum si la incetarea activitatii.

In tabelul 1.3. se prezinta continutul informational al registrului inventar.

Unitatea .    Nr. pag..

Registrul Inventar

la data de 31 decembrie ----- ----- --------

Registrul cartea - mare, in principal, serveste la inregistrarea operatiilor (in evidenta sistematica), la stabilirea rulajelor lunare si a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic.

In activitatea practica, formularele acestui registru, concretizate in foi volante, imbraca diverse forme cum sunt:

- Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizeaza de catre unitatile care aplica forma de inregistrare contabila pe jurnale, prezentata in tabelul urmator (tabelul 1.4.):

Unitatea

CARTEA MARE

Acest registru se intocmeste la sfarsitul lunii in cadrul compartimentului financiar-contabil si serveste in urmatoarele scopuri:

- stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice, la unitatile patrimoniale care aplica aceasta forma de inregistrare contabila;

- verificarea inregistrarilor contabile efectuate;

- furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a unitatii patrimoniale;

- intocmirea balantei de verificare.

Pentru intocmirea acestui registru, se procedeaza astfel:

- suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fara dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare;

- rulajul debitor desfasurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calculandu-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv in diverse jurnale de credit;

- soldul final debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in cadrul formularului cartea mare, tinandu-se seama de soldul initial de la inceputul anului si de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente;

Fiind un document de inregistrare contabila cronologica si sistematica nu circula intre compartimente si se arhiveaza la biroul contabilitate.

- Cartea - mare (sah), cod 14-1-3/a, utilizata in cadrul formei de inregistrare contabila maestru sah.

Acest registru se intocmeste intr-un singur exemplar, este tiparit pe ambele fete, format A4 si serveste la:

- organizarea contabilitatii sintetice a operatiunilor patrimoniale. In acest scop se deschid cate doua fise: una pentru debit si alta pentru credit;

- intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice, scop in care la inceputul anului, la deschiderea fiselor, pe primul rand al coloanei 'suma', se inscrie soldul initial; in cursul lunii se inregistreaza operatiile la baza documentelor justificative; la sfarsitul lunii se stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la inceputul exercitiului si soldul final.

- furnizarea de date pentru analiza economico-financiara.

- Fisa de cont pentru operatii diverse, care nu dezvolta pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.):

Tabelul 1.6.

FISA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

Acest formular (registru) se foloseste pentru organizarea contabilitatii sintetice la unitatile mici, care aplica forma de inregistrare contabila clasica sau jurnalul unic.

La modul general, fisa de cont pentru operatii diverse (codul din nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o forma a registrului cartea - mare anual, ce se deschide pe fise volante pentru conturile sintetice, precum si pentru conturile analitice (clienti, furnizori, casa etc.).

In cadrul acestui formular operatiile se inregistreaza zilnic, sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, dupa fiecare operatie, soldul contului (debitor sau creditor), dupa caz. La sfarsitul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, in cadrul fiselor se stabilesc subtotaluri care servesc la intocmirea balantei de verificare.

Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finantelor.

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stransa concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat completate, astfel incat sa permita in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor patrimoniale efectuate.

Registrele se completeaza zilnic, sau periodic, in functie de frecventa operatiilor si de necesitatile informationale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de catre compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de incasari si plati se tine la casieria subordonata compartimentului financiar si a contabilului sef, registrul 'cartea mare' se intocmeste si se gestioneaza de compartimentul contabilitate generala. Ele se pastreaza in unitate timp de 10 ani, de la data inchiderii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie sa fie reconstituite in termen de maxim 30 zile de la constatare.

Registrele de contabilitate numerotate, snuruite, parafate, inregistrate la organele fiscale si conduse regulat pot fi admise ca probe in cazul litigiilor patrimoniale, in caz de faliment, precum si in alte situatii.

Formele de inregistrare contabila

Definirea formei de inregistrare contabila

Din momentul inregistrarii datelor in documentele primare si pana la prezentarea lor spre analiza organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt urmatoarele: consemnarea operatiilor economice in documentele primare, ceea ce se mai numeste culegerea datelor informationale; prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) si inregistrarea acestora in sistemul de conturi; verificarea exactitatii datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de verificare; verificarea realitatii datelor inregistrate in contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea si generalizarea informatiilor contabile, in vederea cunoasterii de ansamblu a activitatii economice a unitatii patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sinteza (bilantul contabil).

In cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite mijloace tehnice de lucru.

In cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor.

Imbinarea si executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizeaza prin forma de inregistrare contabila, denumita si forma de contabilitate.

In contabilitatea altor tari notiunea de forma de contabilitate este inlocuita prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentandu-se structura interna a metodei contabilitatii.

Daca ciclul contabil sau modul de inregistrare si prelucrare a datelor formeaza continutul formei de inregistrare contabila, formularele de evidenta si raportare a datelor folosite reprezinta instrumente de lucru ale acesteia.

Prin forma de inregistrare contabila se intelege un ansamblu de formulare corelate intre ele, care servesc la inregistrarea si prelucrarea dupa anumite reguli a datelor privind starea si miscarea elementelor patrimoniale.

Formele de inregistrare contabila au aparut, s-au dezvoltat si s-au perfectionat in stransa dependenta de conditiile oranduirii economice, experienta dobandita in practica contabila si perfectionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfectionarea formelor de inregistrare contabila, de-a lungul istoriei s-a realizat prin aparitia in cadrul formelor vechi a unor elemente noi, care au generat alte forme in scopul adaptarii acestora la conditiile specifice ale activitatii din diferite etape de dezvoltare.

Experienta teoretica si practica din activitatea financiar-contabila dovedeste ca nu se poate aplica aceeasi forma de inregistrare contabila in toate unitatile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de contabilitate este influentata de natura activitatii unitatii patrimoniale, de marimea si structura organizatorica a acesteia, in functie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectiva, precum si de posibilitatile practice de utilizare a acestor mijloace.

Formele de inregistrare contabila utilizate in tara noastra

Ciclul contabil de inregistrare si prelucrare a datelor incepe cu consemnarea in scris a datelor in documente, se continua cu reflectarea acestor documente in registrele contabile si se incheie cu intocmirea bilantului contabil si efectuarea analizei pe baza de bilant. Ca urmare, documentele justificative reprezinta limita inferioara a formei de inregistrare contabila, iar bilantul contabil limita superioara.

Discutate prin prisma evolutiei in timp, in diferite tari, se apreciaza ca sporirea potentialului informativ, concomitent, cu perfectionarea mijloacelor si tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme de inregistrare contabila cum sunt: forma italiana, forma jurnal-cartea mare; forma maestru-sah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma copigrafica (Ruff) si alte forme.

Dintre formele de inregistrare contabila folosite in prezent in unitatile patrimoniale din tara noastra mentionam:

- forma de inregistrare contabila maestru - sah;

- forma de inregistrare contabila pe jurnale;

- forma de inregistrare contabila in conditiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumita si forma informatica.

Fiecare forma de inregistrare contabila se distinge prin modul de prelucrare a datelor si prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea inregistrarii cronologice si sistematice.

La modul general, in categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de inregistrare contabila, se cuprind:

documentele justificative;

registrul jurnal;

registrul cartea mare;

purtatorii tehnici de date;

balanta conturilor;

registrul inventar;

situatiile sinteza si raportare financiar-contabila, denumite si conturi anuale.

Forma de inregistrare contabila maestru - sah are ca trasatura esentiala utilizarea a cate doua fise pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare si alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, denumite 'cartea mare' (sah). Continutul informational al acestor fise, prin care se realizeaza evidenta sintetica reprezinta o adaptare la noile cerinte a fiselor sintetice sah. Modelul acestor fise este prezentat la tema privind registrele contabile (vezi paragraful anterior 7.1). Contabilitatea analitica se realizeaza cu ajutorul diferitelor fise (fise de cont pentru operatiuni diverse) sau situatii, in raport cu metodele folosite pentru evidenta si calculul costurilor si rezultatelor, etc.

Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizeaza sunt: registrul jurnal (pana la data de 1 I 1994, in activitatea practica s-a utilizat jurnalul de inregistrare, denumit si fisa rulajelor); fisa - sintetica cartea mare sah, registrele auxiliare (pentru evidenta analitica), balanta de verificare a conturilor si bilantul contabil.

Tehnica de lucru in cadrul acestei forme de inregistrare contabila este urmatoarea:

documentele justificative, care stau la baza operatiilor economice, sunt supuse prelucrarii contabile ceea ce inseamna (sortare pe feluri de operatii, verificare, evaluare, contare); daca pentru acelasi fel de operatie exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic sau periodic in documente cumulative; pentru operatiile care nu au la baza documente (operatii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se intocmeste nota de contabilitate care este un document tipizat ce contine elementele articolului contabil. Sunt unitati patrimoniale care intocmesc note de contabilitate pentru toate operatiile patrimoniale (chiar daca au la baza documente).

operatiile din documentele justificative (sau centralizatoare unde este cazul), respectiv notele de contabilitate se inregistreaza in registrul jurnal folosit pentru inregistrarea cronologica a operatiilor economico-financiare si pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul registrului jurnal se atribuie un numar in ordine cronologica documentelor justificative, respectiv notelor de contabilitate si, totodata, cu ajutorul lui se face o prima verificare cu balanta sintetica, in sensul ca totalul registrului jurnal trebuie sa corespunda cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balanta conturilor intocmita pentru luna curenta.

in paralel, pe baza acelorasi documente si note de contabilitate, se efectueaza inregistrari, in mod sistematic si cronologic, in evidenta analitica ce se poate realiza cu ajutorul fiselor, situatiilor sau altor formulare specifice acesteia.

la sfarsitul lunii, pe baza datelor din fisele sintetice cartea mare sah (cartea mare sah se utilizeaza pentru intocmirea balantei de verificare a conturilor sintetice, dupa totalizarea sumelor la sfarsitul fiecarei luni) se intocmeste balanta de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza inregistrarilor din contabilitatea analitica se intocmesc balantele de verificare pentru conturile analitice.

periodic, de regula la sfarsitul exercitiului, pe baza datelor din balanta sintetica a conturilor, precum si din balantele analitice, se intocmeste situatia patrimoniului (semestrial) si bilantul contabil (anual).

In unitatile patrimoniale mici, unde volumul operatiilor ce se inregistreaza zilnic este redus, se utilizeaza forma de inregistrare contabila clasica sau jurnal unic.

In cadrul acestei forme de inregistrare se folosesc urmatoarele registre: Jurnalul unic pentru inregistrarea cronologica; Cartea mare fara ca rulajele sa fie dezvoltate pe conturi corespondente, pentru evidenta sistematica, sintetica si analitica, ce se concretizeaza in practica sub forma fiselor de cont pentru operatii diverse; Registrul - inventar sub forma listelor de inventariere pentru inventarierea patrimoniului; Balanta de verificare a conturilor, pentru verificarea periodica a exactitatii datelor si documentele de sinteza si raportare financiar-contabila privind situatia patrimoniului si rezultatele obtinute.

Aceasta forma de inregistrare contabila prezinta o serie de dezavantaje in sensul ca inregistrarea in jurnal este greoaie si nu permite diviziunea muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul balantei de verificare, neexistand posibilitatea unei localizari mai usoare a erorilor produse.

Forma de inregistrare contabila pe jurnale are ca trasatura esentiala utilizarea jurnalelor pentru inregistrarea cronologica si sistematica a creditului fiecarui cont in corespondenta cu conturile debitoare respective.

Formularele folosite in cadrul acestei forme de inregistrare contabila sunt urmatoarele:

- jurnalele multiple care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica proprie conturilor sintetice (in unele cazuri se folosesc si pentru conturile analitice);

- situatii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa si Conturi curente la banci);

- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaza in fiecare luna, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale auxiliare).

Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite in cadrul acestei forme de inregistrare contabila sunt: Jurnalul privind operatiile diverse, Jurnal situatie privind operatiile contabile, Jurnal - situatie privind operatiile de casa si banca, Jurnal privind decontarile cu furnizorii, Jurnal privind consumurile si alte iesiri de materiale, Jurnal privind salariile si contributia la asigurarile sociale, Jurnal privind vanzarea produselor si alte iesiri, Jurnal privind vanzarea marfurilor si alte iesiri.

In categoria situatiilor pentru debitul conturilor mentionam: Situatia privind operatiile de casa si banca (care se afla pe versoul jurnalului privind operatiile de casa si banca); Situatia incasarii-achitarii facturilor; Situatia privind avansurile spre decontare; Situatia privind miscarea materialelor si cheltuielilor de transport-aprovizionare.

Inregistrarile in jurnal si situatii se efectueaza in tot cursul lunii, sau numai la sfarsit de luna, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum si pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operatii care nu au la baza documente justificative (operatii de stornare, etc.).

Contabilitatea analitica se organizeaza fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilitatii analitice (fise de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatii diverse, etc.).

Cartea mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se intocmeste la finele lunii in felul urmator:

- rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecarui jurnal;

- rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situatii pentru debitul lor, se determina prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intra in corespondenta in cadrul jurnalelor. Continutul informational al acestui jurnal, care imbraca forma de fise, este prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful 7.1.).

In general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemanatoare cu cele prezentate la forma de inregistrare contabila maestru sah, cu particularitatile mentionate anterior.

Forma de inregistrare contabila in conditiile utilizarii tehnicii de calcul (informatica) se bazeaza pe adaptarea conceptiilor metodologice ale formelor de inregistrare contabila caracterizate anterior, cu deosebirea ca toate lucrarile specifice se realizeaza prin utilizarea calculatorului electronic.

Instrumentele de lucru sunt, in general, aceleasi ca si in cazul formelor de inregistrare contabila abordate anterior, dar cu un continut informational specific, adaptat necesitatilor de prelucrare automata a datelor.

In cadrul acestei forme de inregistrare, in principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabila, stabilita pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, si prin programe specifice de prelucrare se obtine Registrul jurnal, pentru evidenta cronologica, si registrele cartea mare, pentru evidenta sistematica, sintetica si analitica.

In plus, in conditiile acestei forme de inregistrare contabila, apar ca etape distincte, in cadrul tehnicii de lucru urmatoarele: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare si elaborarea modelelor pentru datele informationale de intrare si situatiile informationale finale (de iesire).

Situatiile finale impreuna cu documentele care au stat la baza prelucrarii datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri functionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informatiilor si obtinerea situatiilor de raportare financiar contabila (bilantul contabil).

Mentionam ca in cadrul acestei forme de inregistrare contabila, inregistrarea contabila sistematica (contabilitatea sintetica si analitica) este la fel de importanta ca si inregistrarea contabila cronologica, ambele realizandu-se pe baza de registre sub forma de 'listari informatice'. Aceasta inseamna ca, la inchiderea exercitiului, Registrul jurnal si registrele Cartea mare, obtinute la calculator sub forma de 'liste', trebuie sa fie legate, numerotate, snuruite, parafate, sigilate si vizate inainte de arhivare.

Potrivit art.23 din Legea contabilitatii nr.82/l991, persoanele fizice si juridice care utilizeaza sistemele de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate.

Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa precizeze tipul de suport pentru pastrarea datelor de intrare (pe hartie, disc, etc.) care asigura conservarea acestora in conditii de siguranta, precum si listele inregistrarilor efectuate in evidenta contabila, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari si adaugiri ulterioare.

Fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa aiba la baza continutul unui document scris, la care sa poata avea acces atat beneficiarii, cat si organele de control. De asemenea, sistemele de prelucrare automata organizate trebuie sa permita, in orice moment, reconstituirea elementelor si a continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind, fie de la datele de intrare, fie in ordine inversa, de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii pe baza carora sa se poata determina datele de intrare.

Fiecare inregistrare, pentru operatia patrimoniala care a avut loc in unitate, trebuie sa aiba la baza elementele de identificare a datelor supuse prelucrarii.

In cazul unitatilor care prelucreaza in sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documentatia de analiza, programare si de utilizare a tehnicii de calcul, in vederea efectuarii corespunzatoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie organizate astfel incat sa permita controlul respectarii reglementarilor in domeniu.

Potrivit normelor legale, in conditiile utilizarii acestei forme de inregistrare contabila, unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul tehnicii de calcul poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.