Organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice

Organizarea si conducerea  

contabilitatii institutiilor publice

Contabilitatea - sursa informationala

Rolul contabilitatii in institutiile publice

Contabilitatea din cadrul institutiilor publice este adeseori considerata ca fiind o activitate de rutina, si aceasta deoarece ea reprezinta procesul de inregistrare a operatiilor privind obtinerea resurselor financiare a institutiei si a operatiilor de utilizare a resurselor financiare in vederea realizarii scopului pentru care a fost infiintata institutia. Rolul contabilitatii este eronat perceput ca fiind in esenta limitat la inregistrarea si controlul veniturilor incasate si a cheltuielilor si sumelor platite.

In prezent insa importanta contabilitatii din institutiile publice creste, datorita importantei informatiilor pe care le furnizeaza, informatii utile in procesul elaborarii politicilor institutiei, in procesul luarii deciziilor de catre echipa manageriala si la imbunatatirea eficacitatii si eficientei programelor si serviciilor realizate de institutia publica.

Contabilitatea ca sistem de informare

Contabilitatea poate fi definita ca fiind stiinta sau procesul de inregistrare, clasificare, sintetizare si raportare cu privire la pozitia financiara si performanta financiara a unei organizatii.

Produsul contabilitatii, ca sistem de informare este materializat sub forma informatiilor contabile oferite utilizatorilor, informatii necesare procesului decizional de la nivelul fiecarui utilizator.

Contabilitatea reprezinta o sursa informationala importanta deoarece permite atat utilizatorilor interni cat si celor externi sa obtina o imagine globala asupra entitatii si deoarece realizeaza legatura dintre celelalte compartimente din cadrul entitatii datorita faptului ca informatiile produse de celelalte compartimente din cadrul entitatii, care pot fi exprimate in termeni monetari sunt inregistrate in contabilitate.

Informatia contabila

In vederea satisfacerii scopului sau, informatia contabila trebuie sa indeplineasca anumite caracteristici calitative , si anume:

a) inteligibilitatea

O calitate esentiala a informatiei contabile este 757h77h aceea ca ea sa poata fi usor inteleasa de utilizatori. In acest sens, se presupune ca utilizatorii informatiei contabile dispun de cunostiinte suficiente privind desfasurarea activitatiilor precum si notiuni de contabilitate. 

b) relevanta

Informatiile contabile sunt relevante atunci cand influenteaza deciziile economice ale utilizatorilor, facilitand evaluarea evenimentelor trecute, prezente sau viitoare, confirmand sau corectand evaluarile trecute. Pentru a fi pertinenta o informatie trebuie sa soseasca la momentul oportun.  

c) credibilitatea

Informatia este credibila atunci cand nu contine erori semnificative sau elemente care sa conduca la interpretari eronate, nu este partinitoare iar utilizatorii pot avea incredere in ea, in vederea reprezentarii fidele a tranzactiilor sau a altor activitati. Informatia contabila trebuie sa fie in acelasi timp verificabila, neutra, fiabila, completa, sa aiba la baza prudenta si primordialitatea continutului economic asupra formei juridice si sa prezinte fidel tranzactiile.

a)      comparabilitatea

informatia contabila trebuie sa fie comparabila in timp, astfel incat pe baza ei sa se poata identifica tendintele si performantele unitatii. Utilizatorii trebuie sa poata compara informatiile financiare cuprinse in situatiile financiare ale diferitelor unitati pentru a le evalua pozitia financiara, performantele si evolutia situatiei financiare. Pentru a asigura o anumita comparabilitate a informatiilor contabile in timp si spatiu se impune o anumita permanenta si o anumita uniformitate a metodelor utilizate.

Contabilitatea financiara

Pentru a corespunde nevoilor de informare diferite ale utilizatorilor, contabilitatea a fost impartita in doua subcategorii sau arii de specializare : contabilitatea financiara si contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea financiara are la baza norme unitare de organizare pentru toate unitatile patrimoniale. Ea are ca obiect inregistrarea operatiilor ce afecteaza patrimoniul unitatii, in vederea prezintarii situatiei financiare anuale a unitatii respectiv pozitia financiara si modul de obtinere a rezultatelor financiare din activitatile desfasurate in cursul anului financiar.

Contabilitatea financiara furnizeaza informatii atat pentru utilizatori interni - conducerea unitatii cat si pentru utilizatorii externi. Printre utilizatorii externi se numara : ministerele, auditorii externi, bancile si creditorii, detinatorii de obligatiuni emise si alte organisme, autoritati competente.

Informatiile continute de rapoarte financiare cum ar fi bilanturile contabile si conturile de executie sunt utilizate si intern de catre cei din cadrul institutiei publice, respectiv, sunt analizate de catre conducerea executiva a institutiei

Deci contabilitatea financiara de la nivelul institutiilor publice indeplineste functiile in general atribuite contabilitatii financiare, respectiv

functia de inregistrare completa a tranzactiilor unitatii in scopul determinarii periodice a situatiei patrimoniale si a rezultatului global;

functia de comunicare financiara externa ( informarea tertilor);

functia de instrument de verificare si de proba judiciara si fiscala;

functia de instrument de gestiune a unitatii;

functia de furnizare a informatiilor necesare realizarii sintezelor macroeconomice;

functia de informare pentru analize financiare.

Contabilitatea de gestiune

Are ca scop gestiunea interna a unitatii, calcularea costurilor de productie, stabilirea rezultatelor si a rentabilitatii produselor, serviciilor si lucrarilor realizate, intocmirea bugetelor pe feluri de activitati, urmarirea si controlul acestora in vederea cunoasterii rezultatelor si furnizarea informatiilor necesare in procesul decizional.

Contabilitatii de gestiune ii sunt atribuite in general urmatoarele functii

functia de determinarea a costurile pe produse, lucrari sau sectoare de activitate

functia de determinare a diferitelor marje si a rezultatelor analitice pe produse si activitati;

functia de generare si furnizare a informatiilor destinate elaborarii bugetelor si conturilor previzionale, precum si a informatiilor destinate actualizarii indicatorilor de gestiune din structura tabloului de bord al unitatii;

functia de generare a informatiilor destinate masurarii performantelor (rentabilitate, productivitate) la nivelul sectoarelor si pe produse, servicii si lucrari

Necesitatea implementarii contabilitatii de gestiune la institutiile publice

Daca pana in prezent la nivelul institutiilor publice din Romania nu s-a pus problema dezvoltarii unei contabilitati de gestiune, care sa indeplineasca cumulativ functiile enuntate mai sus, acest lucru nu trebuie neglijat, pe viitor mai ales avand in vedere necesitatea elaborarii bugetelor pe programe.

Bugetele pe programe se elaboreaza in functie de obiectivele propuse in conditiile largirii orizontului de referinta la un numar mai mare de ani. De la un buget de mijloace, care are o finalitate anuala, se trece la bugetul program, in care se inscriu cheltuielile legate de realizarea unor obiective pe termen mediu si lung.

Bugetul program reflecta ansamblul cheltuielilor pentru un obiectiv cu repartizarea creditelor bugetare ce se deschid anual in scopul propus, folosindu-se tehnica bugetizarii.

Pentru a aprecia oportunitatea cheltuielilor publice se porneste de la comparatia dintre costuri si avantajele actualizate ale realizarii unui obiectiv. Acest criteriu de baza al elaborarii bugetelor-program este completat cu ipoteza repartitiei optime a veniturilor. In acest scop este obiectiv necesara structurarea cheltuielilor fiecarei institutii publice pe programe specifice atributiilor acestuia, precum si formularea de criterii concrete de performanta adaptate la particularitatile fiecarui sector de activitate pentru evaluarea eficientei, eficacitatii si economicitatii programelor cu finantare bugetara pe ansamblul bugetului national.

Elaborarea unor criterii de performanta concrete, in raport cu specificul fiecarui sector public este un proces extrem de laborios, dar care, odata parcurs, permite factorilor de decizie, atat eliminarea, in cea mai mare masura, a subiectivismelor si arbitrarului in alocarea resurselor bugetare, cat si aprecierea concreta a eficientei, eficacitatii si economicitatii, cu care sunt utilizate fondurile publice. Pentru o eficienta urmarire a nivelului de realizare a fiecarui program in parte, la nivelul fiecarei institutii in parte va trebui dezvoltat un sistem de urmarire si raportare catre conducerea institutiei. In acest scop, contabilitatea de gestiune devine un instrument util, care poate sa satisfaca optim nevoile de informare a utilizatorilor interni .

Contabilitatea de gestiune raspunde nevoilor utilizatorilor interni cu privire la planificarea, controlul si evaluarea a programelor si serviciilor institutiei publice. Scopul sau este sa ofere informatii care sa corespunda nevoilor specifice diferitelor nivele ierarhice de conducere si luare a deciziilor, in domeniul lor de activitate, si sa asigure o folosire adecvata si raspunzatoare a resurselor. Contabilitatea de gestiune ajuta atat la realizarea previziunilor financiare privind costurile si performanta programelor viitoare cat si la controlul si evaluarea ulterioara a acestor programe. Determinarea si estimarea costurilor asociate diferitelor programe, servicii, activitati sau unitati de lucru sunt esentiale intr-un sistem de contabilitate de gestiune bine organizat. Costurile de felul acesta pot apoi sa fie comparate cu cele din perioadele anterioare si cu programe si servicii similare din alte institutii.

Utilizatorii informatiei contabile

Contabilitatea furnizeaza o serie de informatii contabile mai multor categorii de utilizatori. Utilizatorii pot fi clasificati ca externi, interni si o combinatie de externi si interni. Atunci cand se implementeaza un sistem informational contabil, trebuie avute in vedere si anticipate nevoile de informatii contabile si de gestiune ale utilizatorilor. Pregatirea unui sistem de informare care sa raspunda acestor nevoi diverse este o actiune complexa. In cele din urma, succesul comunicational nu este dat de informarea in sine, ci de relevanta informatiei oferite.

A. Utilizatorii externi

Utilizatorii externi formeaza primul grup de utilizatori. In acest grup intra tertii institutiei cum ar fi ; persoanele fizice- cetatenii, societatile comerciale, regiile autonomie, creditorii (banci sau alti creditori), investitorii, furnizorii, diferite grupuri de interese, adica toti cei care au relatii de financiare cu institutia publica sau cu o unitate a ei. Toti acesti utilizatori au nevoie de informatii despre institutia publica deoarece au un anumit interes financiar in activitatile acesteia. 

Totusi, datorita faptului ca isi desfasoara activitatea in afara institutiei, ei nu pot hotari cand sa le parvina sau ce sa contina informatia financiara furnizata de institutia publica.

Datorita sistemului de constructie a bugetelor, a modalitatii de urmarire a executiei bugetare si de contabilizare a operatiunilor care au loc in institutii, situatiile financiare elaborate la nivelul institutiilor si cele centralizate pe ansamblul judetelor si la nivel national nu ofera informatii suficient de relevante asupra puterii financiare a institutiei si asupra performantelor in utilizarea banilor publici.

B. Utilizatorii interni

Cel de-al doilea grup de utilizatori este format din utilizatorii interni ai informatiei contabile, adica din cadrul institutiei emitente a informatiilor contabile.

Acestia sunt membri ai echipei manageriale a institutiei, directori economici, contabili sefi, responsabili cu planificarea, organizarea, dirijarea si evaluarea programelor si activitatilor specifice institutiei publice. Ei au nevoie de o varietate de rapoarte continand informatii din domeniul contabilitatii financiare si de gestiune, pentru a pregati previziuni si bugete, pentru a controla cheltuielile  si pentru a aplica in programele lor diferite tehnici decizionale, cum ar fi analiza cost - beneficii.

In acest sens, Legea contabilitatii nr.82/1991 republicata specifica rolul contabilitatii institutiilor publice de a asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, patrimoniul aflat in administrare, precum si pentru intocmirea contului general anual de executie a bugetului de stat, a contului anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat, fondurilor speciale, precum si a conturilor anuale de executie ale bugetelor locale.

Spre deosebire de utilizatorii externi, cei interni au de regula acces la o cantitate mult mai mare de informatie contabila si sunt in general familiarizati cu realitatea din spatele informatiei contabile. Pe langa faptul ca au acces la rapoartele financiare anuale, o mare parte din informatia pe care o detin nu este inclusa in aceste rapoarte, ci le parvine prin alte functii ale contabilitatii si ale sistemului de raportare si din surse extra-contabile (evidente operative, statistice).

Utilizatorii interni recurg la rapoarte contabile periodice pentru a lua decizii legate de functionarea programelor: cu toate acestea, orice sistem de informare contabila trebuie sa fie si suficient de flexibil pentru a integra rapoarte ad-hoc izolate, care sa satisfaca cererea de informatii suplimentare. Spre exemplu, pentru a-si indeplini atributiile manageriale, acesti utilizatori vor avea nevoie in mod frecvent sa utilizeze tehnici analitice sau apartinand contabilitatii de gestiune (cum sunt metoda ABC - costul activitatii de baza, metoda standard cost si analiza variatiei ). 

Alte utilizari interne pornesc de la analiza bilantului contabil anual in vederea determinarii situatiei financiare a institutiei in comparatie cu cea a altor institutii similare, in vederea informarii organismului de conducere si in vederea monitorizarii evolutiei anumitor indicatori financiari cheie determinati pe baza datelor din rapoartele financiare.

C. Utilizatori externi/interni

Al treilea grup de utilizatori este format din cei care nu sunt implicati in operatiunile curente ale institutiei, dar care au un rol important in aprecierea activitatilor acesteia. Aici poate fi inclus consiliul local in cazul primariilor, consiliile de administratie a diferitelor institutii publice, organizatiile care ofera suport material, diferite organisme si agentii regionale si nationale finantatoare. Aceste organisme, dar si alte organizatii, aloca uneori resurse pentru realizarea serviciilor si programelor derulate prin institutiile publice, si de aceea pot cere rapoarte de conformitate, de obicei de natura financiar-contabila, care sa arate ca fondurile au fost corect intrebuintate. Organismele administrative pot chiar sa specifice tipul de raport pe care il solicita.

Un alt utilizator al informatiei contabile este publicul. Aici intra cetatenii, grupurile cu un anumit interes si partidele politice. In calitatea lor de contribuabili, principali furnizori de resurse, prin intermediul impozitelor si taxelor, cetatenii si grupurile de cetatenii au interes sa urmareasca activitatile institutiilor publice.

In functie de natura institutiilor si de relatiile de interactiune cu tertii, tipurile de rapoarte si entitati beneficiare pot fi diferite.

Exemplificam, in acest sens, administratiile locale ar trebui sa prezinte periodic rapoarte asupra modului in care resursele financiare de natura taxelor si impozitele colectate sunt utilizate si asupra calitatii serviciilor publice oferite. In aceste rapoarte se combina informatiile din contabilitatea de gestiune si financiara pentru a se raspunde cat mai bine nevoii de informare a cetatenilor. Rapoartele sunt concepute in asa fel incat prin ele sa se educe interesul public si sa se pastreze sustinerea cetatenilor pentru activitatile administratiei locale. In acest sens, unele administratii locale publica anual scurte documente continand rapoarte ce prezinta bugetul si performantele realizate, raspunzand astfel nevoii cetatenilor pentru acest tip de informatie.

Organizarea contabilitatii

Potrivit art.1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991[4], institutiile publice cu personalitate juridica au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, care trebuie sa asigure:

inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniala si rezultatele obtinute pentru necesitati proprii cat si in relatiile cu Ministerul Finantelor si trezoreriile statului, bancile si institutiile de credit, debitorii si creditorii, asociatii, contribuabilii etc.;

controlul operatiunilor patrimoniale si al procedeelor de prelucrare utilizate, precum si exactitatea datelor contabile furnizate;

furnizarea informatiilor necesare patrimoniului national, executiei bugetului public national, precum si intocmirii balantelor financiare si bilantului pe ansamblul economiei nationale

Obiectul contabilitatii institutiilor publice il constituie pe de o parte patrimoniul public aflat in administrarea institutiei si patrimoniul privat al institutiei, cu drepturile si obligatiile rezultate din activitatea desfasurata, si pe de alta parte veniturile incasate si cheltuielile efectuate din surse bugetare si extrabugetare, rezultatele activitatii desfasurate si inchiderea exercitiului bugetar.

Pentru a-si indepli rolul, contabilitatii institutiilor publice ii revin urmatoarele obiective:

reflectarea corecta a derularii procesului de executie a bugetului in toate compartimentele sale

furnizarea la timp de informatii reale necesare organelor de decizie

de a contribui prin modul sau de organizare si functionare, la executarea corecta si deplina a bugetului, prin preintampinarea deturnarilor de fonduri si prin incadrarea in alocatiile bugetare stabilite, fara a fi nevoie de suplimentari de fonduri

Institutiile publice si serviciile  publice, indiferent de modul de finantare a cheltuielilor au obligatia potrivit legii sa conduca contabilitatea in partida dubla, sa intocmeasca situatiile financiare trimestriale si anuale conform metodologiei elaborate de Ministerul Finantelor Publice.

Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic si sistematic potrivit planului de conturi si normele de utilizare a acestuia.

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutii publice revine ordonatorului de credite.

Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie.

4 Reguli de baza privind conducerea contabilitatii in institutiile publice

Inventarierea

Conducatorii institutiilor publice au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Ministerul Finantelor Publice poate aproba exceptii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate in administrarea institutiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite

Rezultatul inventarierii se inregistreaza in contabilitate potrivit reglementarilor contabile elaborate in acest sens de catre Ministerul Finantelor Publice.

Situatiile financiare

Pentru institutiile publice documentul oficial de prezentare a situatiei patrimoniului aflat in administrarea statului, a unitatilor administrativ-teritoriale si a executiei bugetului de venituri si cheltuieli este situatia financiara trimestriala si anuala.

Ministerul Finantelor Publice intocmeste anual bilantul institutiilor publice. Obiectul principal al bilantului institutiilor publice il constituie patrimoniul statului si al unitatilor administrativ-teritoriale, cuprinzand domeniul public si cel privat, inclusiv solul, bogatiile naturale, zacamintele si alte bunuri cu potential economic, evaluate in expresie baneasca, dupa metodologia stabilita de fiecare minister, autoritate a administratiei publice centrale sau locale.

Evidenta in unitati fizice sau valorice, a fondului funciar, fondului forestier, rezervelor de substante minerale utile si a celorlalte resurse naturale ale solului si subsolului se realizeaza de catre unitatile care administreaza, exploateaza si folosesc bunurile respective.

Ministerul Finantelor Publice intocmeste trimestrial si anual bilantul general al trezoreriei statului, in structura stabilita de acesta, care se aproba in conditiile legii.

Bilantul anual al institutiilor publice, in structura stabilita de Ministerul Finantelor Publice, se prezinta Guvernului o data cu contul general anual de executie a bugetului de stat.

Documentele justificative

Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Evaluarea elementelor patrimoniale

Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala.

Inregistrarea in contabilitate a elementelor de activ se face la costul de achizitie, de productie sau la valoarea justa pentru alte intrari decat cele prin achizitie sau productie.

Creantele si datoriile se inregistreaza in contabilitate la valoarea lor nominala.

Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise.

Contabilitatea imobilizarilor se tine pe categorii si pe fiecare obiect de evidenta.

Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric, in conditiile stabilite de reglementarile legale.

Valoarea actiunilor emise sau a altor titluri, precum si varsamintele efectuate in contul capitalului subscris se reflecta distinct in contabilitate.

Contabilitatea clientilor si furnizorilor, a celorlalte creante si obligatii se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica.

Contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura sau destinatia lor.

Contabilitatea veniturilor se tine pe feluri de venituri, dupa natura sau sursa acestora.

Contabilitatea veniturilor bugetare, fondurilor speciale si veniturilor extrabugetare precum si contabilitatea incasarilor si platilor se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare.

Contabilitatea finantarii institutiilor

Contabilitatea institutiilor publice finantate din credite bugetare, fonduri speciale si venituri extrabugetare asigura inregistrarea platilor de casa si a cheltuielilor efective, pe subdiviziunile clasificatiei bugetare, potrivit bugetului aprobat.

Pentru finantarea cheltuielilor in limita prevederilor din bugetele aprobate institutiile publice au obligatia organizarii si conducerii evidentei angajamentelor bugetare in conformitate cu normele metodologice elaborate de Ministerul Finantelor Publice in acest scop.

La institutiile publice rezultatul executiei bugetare se stabileste anual prin inchiderea conturilor de cheltuieli efective si a conturilor de surse din care au fost efectuate.

Contabilitatea executiei bugetare

Contabilitatea executiei bugetului de stat se organizeaza de catre Ministerul Finantelor Publice.

Contabilitatea executiei bugetelor locale se organizeaza si se conduce la nivelul unitatilor administrativ-teritoriale, potrivit normelor metodologice emise de Ministerul Finantelor Publice si asigura inregistrarea operatiunilor privind: drepturile constatate, veniturile incasate, cheltuielile efectuate in executarea bugetelor locale, precum si obligatiile cu termene legale de plata pana la data de 31 decembrie; evidenta subventiilor primite de la bugetul de stat si de la celelalte bugete, precum si a sumelor defalcate din bugetul de stat, potrivit legii; gestiunea datoriei publice locale interne si externe; stabilirea rezultatului executiei bugetelor locale prin inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli.

Unitatile administrativ-teritoriale, institutiile si serviciile publice de subordonare locala, care au personalitate juridica si ai caror conducatori au calitatea de ordonator de credite, organizeaza si conduc contabilitatea veniturilor incasate, a cheltuielilor efectuate si a veniturilor extrabugetare, potrivit bugetului aprobat.

Contabilitatea executiei bugetului asigurarilor sociale de stat se organizeaza si se conduce in cadrul Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale si al unitatilor subordonate, potrivit normelor emise de Ministerul Finantelor Publice si asigura inregistrarea operatiunilor privind: drepturile constatate, veniturile incasate, cheltuielile efectuate in executarea bugetului asigurarilor sociale de stat, precum si obligatiile cu termene legale de plata pana la data de 31 decembrie; evidenta subventiilor primite de la bugetul de stat; stabilirea rezultatului executiei bugetului asigurarilor sociale de stat prin inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli.

Institutiile publice cu personalitate juridica, finantate din bugetul asigurarilor sociale de stat, ai caror conducatori au calitatea de ordonator de credite, organizeaza si conduc contabilitatea veniturilor incasate si a cheltuielilor efectuate, precum si a veniturilor extrabugetare, potrivit bugetului aprobat.

La incheierea exercitiului financiar, in contabilitatea trezoreriei statului se procedeaza la incheierea executiei bugetare potrivit normelor metodologice emise de Ministerul Finantelor Publice, dupa cum urmeaza:

a) incheierea executiei bugetului de stat se efectueaza de catre unitatile teritoriale ale trezoreriei statului;

b) incheierea executiei bugetului asigurarilor sociale de stat se efectueaza de catre unitatile Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale;

a)      incheierea executiei bugetelor locale se efectueaza de ordonatorii principali de credite ai bugetelor locale.

Clasificatia bugetara

In realizarea contabilitatii institutiilor publice un rol important il are cunoasterea  si respectarea clasificatiei bugetare, adica identificarea corecta a veniturilor si cheltuielilor si respectarea clasificatiei bugetare care reprezinta numitorul comun al previzionarii financiare prin intermediul bugetelor, si executiei bugetului.

Potrivit Legii finantelor publice, executia de casa a bugetelor institutiilor si serviciilor publice de interes local se efectueaza prin unitatile teritoriale ale trezoreriei statului.

5 Compartimentul financiar contabil

In functie de volumul si complexitatea operatiunilor, de nivelul organizatoric la care functioneaza, compartimentele financiar contabile pot fi organizate ca:

l           directii sau directii generale

l           servicii sau birouri

l           compartimente

Pentru a organiza un compartiment financiar- contabil la o institutie, conducatorul acesteia trebuie sa aiba calitatea de ordonator de credite. Pentru institutiile ai caror conducatori nu au aceasta calitate ( directori de scoli, policlinici, camine culturale) operatiunile si lucrarile de contabilitate se efectueaza de catre ordonatorul de credite de care apartin. Pentru institutiile de invatamant ( scoli generale) si sanitare (policlinici, dispensare) s-au infiintat centre bugetare la care aceste institutii sunt arondate.

Atributiile compartimentului  financiar-contabil din institutiile publice sunt :

intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli si urmarirea incadrarii in creditele aprobate

asigurarea resurselor financiare necesare functionarii in bune conditii a institutiilor si a resurselor pentru finantarea investitiilor. In acest scop intocmesc si inainteaza cererile pentru deschideri de credite organelor financiare centrale (Ministerul Finantelor Publice) sau organelor financiare teritoriale DGFP, administratii financiare

intocmesc dispozitii bugetare pentru repartizarea creditelor institutiilor subordonate

intocmesc cereri de suplimentare a creditelor bugetare in situatii deosebite: inflatie, extinderea activitatii

intocmesc documentatia necesara si solicita modificarea corespunzatoare a indicatorilor bugetari ( modificari de alocatii trimestriale, virari de credite bugetare de la o subdiviziune a clasificatiei bugetare la alta, adica se adauga la un articol de cheltuieli si se scade la altul

asigura varsarea la timp a sumelor datorate organelor de stat, diferitelor bugete

asigura efectuarea la timp a platilor si a incasarilor privind diferite relatii ale institutiei cu terti, precum si cu cele legate de plata drepturilor de personal si a altor drepturi ( indemnizatii de asigurari sociale, alocatii pentru copii, burse)

organizeaza evidenta operativa si contabila si asigura oglindirea exacta a valorilor materiale, a valorilor imobiliare, a cheltuielilor veniturilor si rezultatelor, miscarilor patrimoniale

la ordonatorii ierarhic superiori se organizeaza o contabilitate curenta si una centralizata prin care se stabilesc datele de sinteza privind executia bugetara pe ansamblu institutiilor din sfera lor de activitate

Asigura controlul financiar preventiv asupra operatiilor de plati, privind necesitatea, legalitatea si economicitatea angajarii si folosirii fondurilor.

6 Documente specifice institutiilor publice

La baza reflectarii in contabilitate a operatiilor economico-financiare stau documentele justificative. Toate operatiile economice si financiare trtebuie consemnate in  momentul efectuarii lor in tr-un document justificativ pe baza caruia se fac inregistrarile in contabilitate.

La nivelul Institutiilor publice, documentele justificative utilizate pot fi clasificate in doua categorii:

documente comune si agentilor economici (chitante, facturi, state de salarii, bonuri de consum, ordine de deplasare, dispozitii catre casierie, ordine de plata, carnete CEC, etc.)

documente specifice, legate in principal de activitatea de executie bugetara. (cerere de deschidere a creditelor bugetare, dispozitia de repartizare a creditelor bugetare, fisa pentru operatiuni bugetare)

Cererea de deschidere de credite este utilizata pentru deschiderea creditelor la nivelul ordonatorilor principali de credite. Cuprinde natura si destinatia creditului solicitat, valoarea creditului si defalcarea sa pe structura clasificatiei bugetare, iar pe verso se face o situatie centralizatoare.

Dispozitia bugetara privind repartizarea creditelor este intocmita de ordonatorul principal pentru alimentarea conturilor  ordonatorilor secundari sau tertiari si cuprinde elemente de identificare a platitorului si beneficiarului: denumire, banca, cont, cod, suma in cifre si litere si data din care beneficiarul are dreptul de a utiliza suma repartizata.

Fisa pentru operatiuni bugetare serveste ca document pentru evidenta analitica astfel:

la institutiile publice finantate de la buget pentru evidenta creditelor bugetare aprobate, a platilor de casa si a cheltuielilor efective;

la institutiile publice finantate din mijloace extrabugetare si fonduri cu destinatie speciala pentru evidenta prevederilor din bugetul aprobat, a platilor de casa si a cheltuielilor efective

Se intocmeste intr-un singur exemplar, pe articole si alineate ale clasificatiei economice, din cadrul fiecarui subcapitol de cheltuieli prevazut de bugetul aprobat. Pe baza fiselor pentru operatiuni bugetare se intocmeste contul de executie.

Registrele contabile

Inregistrarile in contabilitatea unitatilor bugetare se realizeaza cronologic si sistematic.

Inregistrarea cronologica a operatiilor se realizeaza cu ajutorul urmatoarelor formulare cu caracter financiar -contabil:  nota de contabilitate, registrul jurnal.

Inregistrarea sistematica se realizeaza cu ajutorul documentelor: carte mare, balanta de verificare, registru inventar.