Organele de conducere si control

Organele de conducere si control

Notiuni introductive

Vointa societatii comerciale se manifesta prin organele sale de conducere si control care sunt: adunarea generala a asociatilor, administratorii societatii, cenzorii.

Adunarea generala este organul cel mai important de conducere si este formata din totalitatea asociatilor. 545j98f

Administrarea societatii este o forma de executare a vointei adunarii generale, prin savarsirea de acte de gestiune, in vederea atingerii obiectului si scopului social. Conducerea problemelor curente este incredintata unuia sau mai multor administratori.

Controlul gestiunii administratorilor se realizeaza de catre asociati, in anumite cazuri, sau de un organ specializat format din cenzori.

Organele de conducere si control apar mai mult sau mai putin conturate, in functie de forma juridica a societatii comerciale.

In cazul societatii in nume colectiv si al societatii in comandita simpla, datorita numarului mic de asociati, nu exista institutionalizata adunarea generala si cenzorii. La aceste forme de societate, adunarea generala se constituie de fapt, nu si de drept.

In ceea ce priveste controlul, el se realizeaza de catre asociati, nu de cenzori.

In cazul societatii pe actiuni si al societatii in comandita pe actiuni, exista toate cele trei organe de conducere mentionate.

In ceea ce priveste societatea cu raspundere limitata organele societatii sunt aceleasi ca si la societatile pe actiuni, dar cu unele particularitati. De exemplu, cenzorii sunt numiti in mod obligatoriu numai la societatea cu raspundere limitata constituita intr-un numar mai mare de 15 asociati.

Adunarea generala a asociatilor

Rolul adunarii generale

Adunarea asociatilor permite elaborarea si exprimarea prin decizii a vointei societatii. Adunarea asociatilor este cel mai important organ de conducere din urmatoarele motive: are plenitudinea de competenta si atributii in toate domeniile activitatii societatii comerciale; numeste sau revoca celelalte organe ale societatii; fixeaza limitele de competenta ale organelor numite de ea; exercita controlul asupra activitatii acestor organe; decide modificarea actului constitutiv.

Legea nr. 31/1990 reglementeaza adunarea generala ca atare numai in cazul societatilor pe actiuni, comandita pe actiuni si societatea cu raspundere limitata. Totusi, si la celelalte forme de societate, deciziile se iau de catre totalitatea asociatilor, pe baza regulilor care guverneaza adunarea generala.

Datorita diversitatii problemelor exista diferente considerabile intre gradul de importanta al celor doua feluri de adunari: ordinara si extraordinara. Criteriul distinctiv intre cele doua feluri de adunari este obiectul sau materia supusa deliberarii si nu timpul cand adunarea este convocata.

Adunarea ordinara

Se intruneste cel putin o data pe an, la cel mult trei luni de la incheierea exercitiului bugetar.

Adunarea ordinara discuta si decide asupra oricarei probleme ce tine de activitatea curenta a societatii comerciale. Potrivit art. 111 din Legea nr. 31/1990 adunarea generala este obligata: sa voteze bilantul, inclusiv sub aspectul dividendelor; sa aleaga si, daca este cazul, sa revoce administratorii si cenzorii, precum si sa le dea descarcare de gestiune; sa stabileasca remuneratia administratorilor si cenzorilor; sa voteze bugetul de venituri si cheltuieli si programul de activitate etc.

Adunarea extraordinara

Se intruneste ori de cate ori este necesar pentru a se lua o hotarare in probleme care presupun modificarea actului constitutiv, si anume: schimbarea formei societatii; schimbarea obiectului de activitate; prelungirea duratei de functionare a societatii; fuziunea cu alte societati sau divizarea ei etc. Conditiile de cvorum si majoritate sunt mai riguroase.

Convocarea adunarii generale este in sarcina administratorilor dar initiativa poate apartine si asociatilor, in cazul pasivitatii administratorilor.

Ordinea de zi trebuie sa fie explicita. Daca se discuta in adunare probleme care nu au fost fixate initial pe ordinea de zi, adunarea nu este legala, intrucat asociatii nu au avut timp de reflectie.

Dreptul de vot

La sedintele adunarii generale au dreptul sa participe toti asociatii. Dreptul de vot este strans legat de participarea la capitalul social. In societatile de capitaluri, orice actiune da drept la un vot (art. 67 alin. l din lege), astfel ca actionarii isi vor exercita dreptul de vot proportional cu numarul de actiuni. Prin exceptie actele constitutive pot sa limiteze numarul voturilor apartinand actionarilor care poseda mai mult de o actiune.

In cazul societatii cu raspundere limitata nu sunt ingaduite derogari, fiecare parte sociala da dreptul la un vot.

Administratorii nu pot vota, in baza actiunilor pe care le poseda, nici personal, nici prin mandatar, la descarcarea gestiunii lor sau la problemele in care persoana sau functia lor este in discutie.

Actionarul care, intr-o anumita operatiune, are, fie personal, fie ca mandatar al unei alte persoane, un interes contrar aceluia al societatii, va trebui sa se abtina de la deliberarea privind acea operatiune. In caz contrar, el va raspunde fata de societate pentru daunele rezultate in urma votului sau, cand, fara acest vot, nu s-ar fi obtinut majoritatea necesara.

Dreptul de vot nu poate fi ridicat, dar poate fi suspendat ca sanctiune a neefectuarii varsamintelor la scadenta.

Reprezentarea asociatilor in adunarea generala. Legea permite reprezentarea asociatilor la adunarea generala prin alti actionari, in baza unei procuri speciale. Administratorii si functionarii societatii nu ii pot reprezenta pe actionari.

Hotararile adunarii

Hotararile adunarii generale se iau prin vot deschis. In mod exceptional, votul secret este obligatoriu, pentru alegerea sau revocarea membrilor consiliului de administratie si a cenzorilor sau pentru hotarari referitoare la raspunderea administratorilor.

In cazul societatii cu raspundere limitata, votarea se face si prin corespondenta, daca prin statutul societatii s-a prevazut o atare modalitate.

Hotararile luate de adunarea generala, cu respectarea legii si a actului constitutiv sunt obligatorii pentru toti actionarii, chiar si pentru cei care nu au luat parte la adunare sau au votat contra.

Hotararile adoptate cu incalcarea legii ori a actului constitutiv pot fi anulate pe cale judecatoreasca.

Hotararile adunarii generale trebuie sa fie publicate, in conditiile legii, altfel nu sunt opozabile tertilor.

Administrarea societatii

Notiune

Prin administrarea societatii comerciale se intelege conducerea si gestiunea societatii, potrivit normelor legale si actului constitutiv, pentru obtinerea rezultatelor urmarite.

Administrarea este realizata de un organ distinct de gestiune permanenta, compus din administratori. Ei au rolul sa transpuna in practica hotararile adunarii generale.

In raport de forma juridica a societatii comerciale si de marimea ei, pot fi numiti unul sau mai multi administratori, temporari si revocabili.

Conditii pentru dobandirea calitatii de administrator

Administratorii sunt desemnati prin contractul de societate, la constituirea societatii, sau alesi ulterior, de adunarea generala.

Pentru a fi administrator se cer a fi intrunite anumite conditii:

a) sa fie capabil sub aspect juridic;

b) sa aiba o moralitate nestirbita. Astfel, nu poate fi administrator o persoana care a fost condamnata pentru gestiune frauduloasa sau pentru alte infractiuni (la fel ca si in cazul fondatorilor);

c) in orice forma de societate comerciala administratorul poate fi asociat sau neasociat. In varianta in care o persoana juridica este numita sau aleasa administrator, drepturile si obligatiile partilor se stabilesc printr-un contract de administrare. In contract se va stipula, printre altele, ca persoana juridica este obligata sa-si desemneze un reprezentant permanent, persoana fizica. Acesta este supus acelorasi conditii si are aceeasi raspundere civila si penala ca si un administrator persoana fizica care actioneaza in nume propriu. Cand persoana juridica isi revoca reprezentantul, ea are obligatia sa numeasca, in acelasi timp, un inlocuitor;

d) daca prin actul constitutiv nu se prevede altfel, la societatile pe actiuni sau in comandita pe actiuni unicul administrator sau presedintele consiliului de administratie si cel putin jumatate din numarul administratorilor vor fi cetateni romani. Astfel, interesele nationale vor fi mai bine aparate;

e) limitarea cumulului. Legea nr. 31/1990 limiteaza, la societatile pe actiuni si comandita pe actiuni, cumularea la mai multe societati comerciale a calitatii de administrator. Acest lucru poate fi extins si la celelalte tipuri de societati.

Durata functiei de administrator

In societatile de persoane si in societatile cu raspundere limitata asociatii sunt liberi sa stabileasca durata mandatului administratorilor. In societatile de capital administratorul, numit prin contract de societate, poate indeplini aceasta functie pe durata stabilita de asociati, fara sa depaseasca patru ani. In cazul in care prin contractul de societate nu s-a stabilit perioada mandatului, durata va fi de doi ani.

Publicitatea numirii administratorilor

Legea nr. 26/1990 instituie obligatia publicarii numirii administratorilor. Numele va fi publicat in Monitorul Oficial, in incheierea judecatorului delegat sau in textul actului constitutiv, daca se publica si acest act (art. 41 din lege). In cererea de inmatriculare a societatii comerciale trebuie sa se mentioneze: administratorii societatii, puterile lor si care din ei au imputernicirea sa reprezinte societatea.

Semnaturile administratorilor vor fi depuse la registrul comertului, o data cu prezentarea certificatului privind depunerea de garantie.

Drepturile administratorilor

Administratorii au drept de informare nelimitat. Ei pot sa consulte toate documentele privind operatiunile comerciale ale societatii.

Raportul juridic dintre administrator si societate imbraca forma unui contract de mandat comercial.

Administratorul poate face toate operatiile juridice cerute pentru aducerea la indeplinire a obiectului societatii.

Administratorul are dreptul sa incheie acte de conservare, administrare si dispozitie pe care le cere gestiunea societatii, in limitele cerute de actele de comert.

Obligatiile administratorilor

Principalele obligatii ale administratorilor sunt: indeplinirea formalitatilor de publicitate necesare constituirii societatii; realizarea varsamintelor subscrise de asociati; existenta reala a beneficiilor pentru acordarea dividendelor; existenta registrelor cerute de lege si tinerea lor corecta; exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale etc. (art. 73 din lege). Administratorii raspund civil si penal.

Functia de administrator inceteaza prin revocare, renuntare, deces sau incapacitate.

Structuri ale organelor de administrare

In societatile comerciale in care exista mai multi administratori, acestia se constituie in structuri care trebuie sa asigure administrarea si gestiunea curenta. In societatile pe actiuni si in societatile in comandita pe actiuni, in mod obligatoriu, va functiona un consiliu de administratie si, facultativ, un comitet de directie al acestuia. Executarea operatiunilor curente ale societatii poate fi incredintata unuia sau mai multor directori executivi.

Controlul activitatii societatii. Cenzorii

Rolul cenzorilor

Buna functionare a unei societati comerciale implica necesitatea asigurarii unui control asupra actelor si operatiunilor juridice efectuate de administratori.

In societatile pe actiuni si societatile in comandita pe actiuni, datorita complexitatii societatii, controlul gestiunii este incredintat unor persoane anume, investite cu aceasta activitate, denumite cenzori.

Cenzorii sunt investiti prin actele constitutive sau de adunarea generala. Revocarea lor este atribuita exclusiv adunarii generale.

La societatile cu raspundere limitata numirea cenzorilor este obligatorie numai daca exista mai mult de 15 asociati. In lipsa cenzorilor, fiecare dintre asociatii care nu are calitatea de administrator, va exercita dreptul de control pe care asociatii il au in societatea in nume colectiv.

Fiecare societate pe actiuni trebuie sa aiba cel putin trei cenzori in functiune si un numar egal de supleanti.

Desemnarea cenzorilor

Durata mandatului cenzorilor este de trei ani, putand fi realesi.

Legea cere ca unul din cenzori sa fie contabil autorizat sau expert contabil.

Cenzorii trebuie desemnati din randul asociatilor. Fac exceptie: cenzorii contabili, cenzorii externi independenti, cenzorii recomandati de Ministerul Finantelor Publice, in cazul societatilor in care statul detine cel putin 20% din capitalul social.

Un cenzor extern independent, persoana fizica sau juridica, poate fi numit sau ales in aceasta functie.

Cenzorii externi independenti sunt obligati sa se inregistreze la Camera Nationala a Valorilor Imobiliare.

Potrivit legii, nu pot fi cenzori persoanele care nu pot fi administratori, rudele, afinii, sotii administratorilor si persoanele care primesc sub orice forma o remuneratie de la societate.

Drepturile cenzorilor

Cenzorii au anumite drepturi, care sunt menite sa asigure informarea lor privind activitatea societatii, si anume: sa participe la adunarile administratorilor, fara sa aiba drept de vot; sa obtina in fiecare luna de la administratori o situatie despre mersul operatiunilor comerciale etc.

Obligatiile cenzorilor

Obligatiile se refera la supravegherea gestiunii societatii in toate aspectele ei: sa verifice daca bilantul si contul de profituri si pierderi este legal intocmit si in concordanta cu registrele; sa verifice daca registrele sunt regulat si corect tinute; sa verifice daca evaluarea patrimoniului s-a facut corect etc.

Cenzorii raspund solidar pentru nerespectarea obligatiilor pe care le au (art. 73 din lege).