Clarificarea raportului cu entitatea auditata, publicarea si trimiterea catre parlament

Clarificarea si punerea de acord asupra raportului

Aceasta activitate reprezinta in fapt o consultare cu entitatea auditata, asupra constatarilor si concluziilor formulate, precum si asupra prezentarii acestora in ra 454e43e port.

In vederea realizarii, clarificarii si punerii de acord se impune parcurgerea urmatorilor pasi:

stabilirea de intalniri cu entitatea auditata;

prezentarea proiectului raportului;

includerea in raport a punctului de vedere al entitatii auditate.

Transmiterea proiectului de raport

Continutul raportului va fi discutat cu entitatea auditata la o data convenita de comun acord cu aceasta. Pentru realizarea acestei discutii, care in principal are drept scop discutarea constatarilor si concluziilor, se va transmite in prealabil entitatii auditate proiectul raportului.

La prezentarea raportului trebuie manifestata o atentie deosebita pentru a evita diferentele de opinie. Astfel in unele situatii se vor extrage din proiectul raportului acele paragrafe sau fraze pe care auditorii le apreciaza ca fiind deranjante pentru entitate.

Se tine cont de punctul de vedere al entitatii

In timpul discutiilor se va tine cont de punctele de vedere ale entitatii, iar in cazul in care acestea se dovedesc a fi relevante si bine documentate, raportul poate fi amendat.

Diferentele de opinii vor fi motivate in raport

Totusi in cazul in care unele diferente de opinii nu pot fi rezolvate cu ocazia punerii de acord, motivatiile care au stat la baza nesolutionarii lor, vor fi explicate cu claritate in raport. In acelasi timp in raport trebuie prezentat si punctul de vedere al entitatii auditate, cu privire la aceste diferente de opinii neclarificate.

Se intocmeste un plan de publicare

Publicarea raportului

Dupa finalizarea raportului si aprobarea lui de catre conducerea Curtii de Conturi, acesta va fi prezentat pentru publicare intr-un format adecvat, urmand a fi distribuit destinatarilor sai si altor institutii si persoane interesate, precum si mijloacelor de informare in masa. Pentru aceasta auditorii vor intocmi un plan de publicare care va cuprinde urmatoarele elemente:

stabilirea destinatarilor raportului;

organizarea unei conferinte de presa;

stabilirea termenului de realizare a publicarii.

Destinatarii raportului

In mod obisnuit raportul va fi distribuit, dupa cum urmeaza:

Monitorului Oficial;

Comisiei specializate a Parlamentului;

Executivului;

Ministerului Finantelor;

Entitatii auditate;

Tertilor interesati (institutii publice).

Se urmareste aparitia unor articole in presa in legatura cu problemele semnalate

Conferintele de presa

Organizarea unei conferinte de presa in cadrul careia va fi prezentat raportul de audit are ca scop: imbunatatirea transparentei, afirmarea independentei si obiectivitatii, precum si mentinerea prestigiului Curtii de Conturi .

Prin prezentarea rapoartelor in cadrul conferintei de presa, auditorii doresc sa obtina aparitia unor articole, care sa sublinieze autoritatea si credibilitatea Curtii de Conturi si in acelasi timp sa elimine suspiciunea privind existenta unor eventuale tainuiri de date. Totodata, aceste articole pot contribui la sporirea interesului parlamentarilor in special si a publicului in general in legatura cu problemele semnalate in raport.

Comisia de specialitate a Parlamentului

Se selecteaza pentru dezbatere rapoartele pe baza punctajului de probleme intocmit de structura de specialitate a Curtii. Raportul Comisiei se trimite Executivului

Aceasta Comisie primeste rapoartele si selecteaza dintre acestea acele rapoarte care urmeaza a fi supuse dezbaterilor parlamentare.

Inaintea fiecarei dezbateri parlamentare Curtea de Conturi, respectiv Divizia care efectueaza auditarea performantei prezinta informari scrise sub forma unui punctaj de probleme referitor la rapoartele in cauza.

Dupa analizarea rapoartelor si dezbaterilor parlamentare legate de acestea, Comisia elaboreaza un raport propriu care contine concluzii si recomandari. Raportul propriu al Comisiei de specialitate a Parlamentului este inaintat executivului.

Raspunsul executivului se formuleaza sub forma unei minute care contine masurile de implementare a recomandarilor.

Raspunsul Executivului

Ministerul Finantelor, in colaborare cu entitatile ce au fost auditate, formuleaza raspunsul executivului catre Comisia de specialitate a Parlamentului, sub forma unei minute.

In aceasta minuta sunt prezentate recomandarile Comisiei si masurile adoptate pentru implementarea acestora. In cazul unor masuri care vizeaza o perioada mai mare de implementare, se mentioneaza stadiul la care s-a ajuns in momentul intocmirii minutei.

Daca anumite recomandari nu sunt acceptate, acest fapt trebuie sa fie prezentat intr-o motivatie scrisa, respectiv un punct de vedere asupra acestui fapt.

Practica Institutiilor de audit cu experienta in auditul performantei a scos in evidenta faptul ca desi majoritatea recomandarilor cuprinse in rapoartele de audit sunt acceptate, minuta nu contine intotdeauna raspunsuri ferme, la obiect si foarte clare (exemplu de formulari - se va avea in vedere, vor fi urmarite, urmeaza sa se intreprinda masuri etc.). In lege nu este prevazuta obligativitatea respectarii recomandarilor, totusi in conditiile in care, raportul a fost pus de acord cu entitatea auditata, s-a dezbatut in Parlament si a fost dat publicitatii, sunt sanse reale ca acestea sa fie implementate.

Anual se verifica modul in care au fost implementate recomandarile

Se evalueaza impactul implementarii recomandarilor asupra entitatii auditate (impact financiar cuantificabil si necuantificabil si impactul asupra calitatii managementului)

Urmarirea impactului

Curtea de Conturi trebuie sa efectueze anual o verificare a modului in care recomandarile au fost implementate.

In acest scop Curtea de Conturi trebuie sa contacteze entitatile auditate, respectiv persoanele cheie, care au responsabilitati in implementarea recomandarilor.

Auditorii urmaresc periodic (anual) implementarea recomandarilor sau cel mai tarziu in momentul premergator planificarii urmatorului audit, urmarind sa evalueze impactul acestora asupra activitatii auditate. Astfel, sunt analizate:

F   Impactul financiar cuantificabil in termenii economiilor realizate prin imbunatatirea indicatorilor economicitatii, eficientei si eficacitatii ca rezultat al implementarii recomandarilor;

F   Impactul necuantificabil - in sensul reducerii timpilor de asteptare privind prestarea diferitelor servicii medicale, de exemplu.

F   Impactul asupra calitatii managementului.

In urma acestor analize, in functie de concluziile privind implementarea recomandarilor, auditorii decid
sa intocmeasca rapoarte despre aplicarea acestor recomandari. In situatia in care, prin implementarea recomandarilor, nu s-a obtinut ceea ce s-a dorit, in raport se vor face referiri cu privire la impactul negativ al acestora.