Raportarea

Fiecare misiune de audit al performantei trebuie sa se finalizeze prin intocmirea unui raport.

Rapoartele auditului performantei reprezinta principala modalitate prin care se pune la dispozitia Parlamentului informatii independente, solutii si asigurari referitoare, la economicitatea, eficienta si eficacitatea utilizarii fondurilor publice de catre entitatile auditate. Raportul este util in egala masura si entitatii auditate, (desi se refera la evenimente trecute), intrucat prin mesajele cheie transmise, poate proiecta o viziune asupra viitorului. In acest context este important ca informatiile din rapoarte sa fie cat mai clare si bine documentate. In elaborarea raportului de audit, auditorii intocmesc intr-o prima etapa un plan al raportului. Pe baza acestui plan auditorii vor redacta raportul si-l vor edita .

Structura raportului de audit

Lucrul in echipa

Continutul raportului

Explicarea relatiei dintre obiectivele auditului, criterii, constatari si concluzii

Se vor formula recomandari numai daca s-au identificat remedii eficiente si posibile

Sa fie obiective si corecte

Informatiile trebuie sa fie recente sau actualizate, prezentate logic cu mentionarea surselor si a metodelor de colectare si analizare.

Elaborarea raportului implica respectarea unei structuri concise care sa sintetizeze concluziile si probele auditului. La intocmirea structurii raportului lucreaza o echipa formata din auditorii implicati in colectarea probelor si cadrele de conducere, care au un cuvant de spus in privinta continutului acestuia. In anumite cazuri sunt implicati si alti specialisti, cum ar fi auditorii financiari, care cunosc problemele analizate.

Rapoartele de audit al performantei cuprind in general urmatoarele elemente:

F   titlul raportului;

F   prezentarea sintetica a contextului in care se desfasoara activitatile supuse auditarii, inclusiv a contextului institutional;

F   obiectivele activitatii entitatii auditate si analiza perspectivei din punct de vedere al eficientei,

eficacitatii si economicitatii, detalii necesare in vederea sustinerii obiectivelor auditului ;

F   descrierea metodologiilor utilizate pentru colectarea si analizarea probelor de audit, cu precizarea surselor acestora ;

F   prezentarea criteriilor utilizate pentru evaluarea performantei;

F   constatarile auditului sau cel putin acelea considerate relevante pentru destinatarii sau utilizatorii raportului;

F   concluziile referitoare la obiectivele auditului ;

F   recomandarile, ca rezultat logic al concluziilor.

Relatia dintre obiectivele auditului, criterii, constatari si concluzii trebuie sa fie completa si verificabila. Raportul trebuie sa prezinte detaliat aceasta relatie, iar in cazul in care auditorul a atribuit ponderi relative diferite diverselor criterii de audit, acest lucru treb 919g68j uie explicat clar, pentru a permite utilizatorului sa inteleaga raportul si sa accepte concluziile.

Daca raportul include si recomandari, acestea trebuie facute numai daca auditorul a identificat remedii posibile si eficiente pentru oricare din disfunctionalitatile constatate. Recomandarile nu trebuie insa sa mearga pana la detalierea implementarii, aceasta fiind o responsabilitate a managementului entitatii, auditorii trebuie sa indice eventual principalele directii ale fiecarei schimbari recomandate, punand accent pe costurile implementarii lor. Este, de asemenea, necesar ca in raport sa se mentioneze clar persoana responsabila pentru esecurile identificate si eventual, cea care ar trebui sa raspunda de remedierea acestora.

Rapoartele de audit al performantei trebuie sa fie obiective si corecte si, in acest scop, este necesar sa intruneasca urmatoarele caracteristici:

F   sa prezinte separat concluziile si recomandarile;

F   sa prezinte faptele in termeni neutri;

F   sa cuprinda toate constatarile relevante;

F   sa fie constructive prezentand si constatarile pozitive.

Totodata, la elaborarea rapoartelor de audit al performantei, este recomandat sa se aiba in vedere urmatoarele aspecte:

F   includerea in raport a celor mai recente informatii si in cazul in care se fac referiri la costuri din anii anteriori, acestea trebuie exprimate in valori actualizate.

F   evenimentele complexe trebuie sa fie prezentate in succesiunea lor cronologica.

F   anexele raportului ar trebui sa cuprinda, printre altele, sursele probelor de audit, numele consultantilor sau al expertilor externi utilizati, precum si tehnicile si procedurile folosite pentru analizarea informatiilor ce stau la baza raportului.

Decizia asupra utilizatorilor raportului de audit

Auditorii elaboreaza rapoartele pentru utilizatorii carora le sunt adresate si nu pentru conducerea institutiei lor. Este necesar sa se clarifice destinatarul raportului inainte de intocmirea lui.

De obicei se raporteaza Parlamentului si de aceea formularea textului raportului va tine cont de faptul ca nu toti cei carora li se adreseaza, sunt experti sau poseda cunostinte suficiente in domeniul respectiv. Ca urmare, in etapa de planificare si redactare a raportului este necesar sa se aiba in vedere categoria de cititori carora le este adresat.

Dezvoltarea unui argument logic

Raportul nu trebuie sa reprezinte o sinteza a documentelor de lucru sau sa cuprinda raspunsuri la toate problemele studiului. Ele constituie un argument logic pentru luarea de masuri si contin numai ceea ce este necesar cititorului sa cunoasca, pentru a intelege argumentatia auditorilor. Pentru structurarea rapoartelor se foloseste de obicei metoda inductiva (metoda care analizeaza evenimentele de la particular la general). Fiecare nivel al piramidei logice pune o intrebare (de obicei "de ce"?) care primeste raspuns la nivelul sau urmator.

Abordarea tehnicii dezbaterilor pentru elaborarea argumentului

Pentru a pregati schita unui raport se va folosi tehnica dezbaterilor. Membrii echipei incep prin a-si imagina ce ar spune unui invitat la o dezbatere daca i s-ar cere sa sintetizeze in maximum doua propozitii constatarile studiului.

Auditorii se pregatesc pentru aceasta "dezbatere" pornind de la raspunsurile la intrebari si facand o scurta descriere a probelor de audit care sustin raspunsurile de la nivelul cel mai de jos.

Stabilirea principalelor mesaje ale raportului de audit

Mesajele principale privesc efecte importante care constituie rezultatul comasarii mai multor efecte minore

La dezbatere, echipa decide care este mesajul principal si care sunt celelalte mesaje ale raportului. Aceasta implica adesea sintetizarea mai multor mesaje intr-unul singur. Mesajul principal este sustinut de mesajele de nivel inferior. Mesajele reprezinta scurte asertiuni de evaluare, care formeaza o ierarhie logica. Proba de audit reprezinta nivelul cel mai de jos in aceasta ierarhie.

Mesajele principale se refera la efecte importante care in fapt comaseaza mai multe efecte minore. Pentru a decide daca mesajele lor sunt suficient de importante pentru a fi raportate, auditorii iau in considerare cui ii este adresat raportul (cititorul raportului). Spre exemplu, nivelul informatiilor cuprinse intr-un raport catre parlament este mai ridicat decat cel al informatiilor cuprinse intr-un raport catre entitate. Mesajele nu mentioneaza aspecte evidente, cum ar fi "personalul care are atributii in gestiunea financiara necesita cunostinte privind reglementarile din domeniul financiar-contabil".

Mesajul principal este divizat in

asertiuni secundare

Dupa dezbatere se schiteaza raportul ce include asertiuni ce formeaza un argument logic si sinteza probelor de audit

In cursul dezbaterii intrebarile studiului sunt divizate in intrebari secundare, incepand de sus in jos. Se verifica apoi daca rezultatul este riguros si logic, pe baza raspunsurilor si nu a intrebarilor. Este necesar ca auditorii sa se asigure ca sub-asertiunile nu se suprapun si ca acestea sunt suficiente pentru a sustine asertiunea de la nivelul superior. Ei trebuie sa se asigure de asemenea ca numarul sub-asertiunilor pentru fiecare asertiune nu este foarte mare.

Dupa aceasta reuniune, care poate dura 2-3 ore, un membru al echipei pregateste o schita scurta a raportului. Aceasta va include asertiunile formand un argument logic si o sinteza a probelor de audit care vor sustine mesajul raportului si recomandarile. De obicei, auditorii organizeaza cel putin o sedinta ulterioara pentru a revizui planul raportului si pentru a se asigura ca acesta este logic si precis.

Stabilirea recomandarilor, respectiv actiuni directionate catre sursa problemelor

Se evalueaza costul si durata remedierilor problemelor

Cand elaboreaza schita raportului auditorii stabilesc si recomandarile pe care le vor face. Recomandarile se adreseaza cauzelor care stau la baza problemelor identificate in derularea unui program sau in desfasurarea activitatii entitatii auditate. Intrucat se poate constata ca un numar de cauze pot afecta diferenta dintre "ce este" si "ce ar trebui sa fie", auditorii vor recomanda actiuni indreptate catre sursa problemelor. Scopul auditorilor este de a formula recomandari cat mai utile.

Recomandarile auditorilor trebuie sa fie precise, deoarece prin acestea ei stabilesc ceea ce trebuie facut (referitor la cauze), de ce trebuie facut (referitor la efecte), unde, cum, cand si cine ar trebui sa le aduca la indeplinire. Precizia recomandarilor ajuta entitatea auditata si da posibilitatea auditorilor sa monitorizeze daca aceasta a luat masurile care sa conduca la indeplinirea lor. In general, recomandarile nu se refera la caile in care se va dezvolta un nou sistem, in schimb vizeaza modalitatile de imbunatatire a celui existent stabilind clar obiectivele schimbarii. Daca exista o solutie clara la problema constatata, aceasta este recomandata, iar solutiile alternative, daca exista, sunt mentionate impreuna cu avantajele si dezavantajele fiecareia.

Recomandarile auditorilor trebuie sa ia in considerare toti factorii financiari si juridici, precum si aspectele practice si de politica interna ce pot impiedica implementarea actiunilor. In acelasi timp, auditorii pot evalua de ce managerii nu au rezolvat anterior problemele precum si impactul remedierii acestora asupra altor sectoare ale activitatii entitatii auditate. Totodata, se evalueaza costul si durata remedierii problemelor. In afara de a recomanda entitatii sa se conformeze legislatiei, auditorii confirma care sunt consecintele neregularitatilor si adeseori chiar le estimeaza. De asemenea acestia judeca si modul in care ar reactiona daca ar fi pusi in situatia managerilor si ar primi recomandarea respectiva. Daca raportul este prezentat Parlamentului se poate recomanda de exemplu o modificare a legislatiei cum ar fi simplificarea anumitor legi a caror aplicare este dificila.

Revizuirea planului raportului in faza de proiect

Se verifica daca probele de audit sunt convingatoare si daca sursa lor este de incredere

Consilierul de conturi impreuna cu directorul vor revizui in detaliu planul raportului. Acestia evalueaza daca respectivele concluzii sunt semnificative, tinand seama de destinatarul raportului, si pot sugera schimbari daca schita raportului reliefeaza slabiciuni procedurale, care nu au impact prea mare asupra societatii. Totodata, acestia evalueaza daca raportul ar trebui inaintat Parlamentului sau daca trebuie prezentat numai entitatii si verifica logica ierarhiei asertiunilor.

In acest sens pot solicita daca apreciaza necesar, parerea unei persoane neimplicata in audit dar competenta pentru a decide daca probele care sustin constatarile, concluziile si recomandarile sunt suficiente, relevante si solide. Aceasta apreciaza, de exemplu, daca probele de audit pot fi considerate ca fiind evenimente izolate, daca sunt complete, daca esantionul ales este unul reprezentativ si daca sursa de informatii prezinta sau nu incredere. De asemenea, ei trebuie sa decida cu precautie in legatura cu prezentarea probelor obtinute dintr-o singura sursa, a probelor verbale neverificate, sau a celor obtinute din doua sau mai multe surse care nu sunt consistente. Se verifica si daca exista probe de audit convingatoare pentru acele concluzii, care sunt controversate sau surprinzatoare.

Planul raportului se discuta cu entitatea auditata

Planul raportului se discuta cu entitatea auditata. Discutia se concentreaza pe concluziile si probele de audit care le sustin. Auditorii pot modifica concluziile in urma acestei discutii daca, de exemplu, entitatea auditata aduce probe de audit noi. Planul raportului poate fi revizuit si refacut in profunzime daca noile probe de audit au efect direct asupra constatarilor. In acest caz, noul plan al raportului va fi rediscutat cu entitatea auditata.

Precizarea obiectivelor

Se acorda atentie formularii titlurilor

Elaborarea raportului de audit

Inainte de a elabora rapoartele, auditorii clarifica ceea ce urmaresc sa obtina pe baza acestora. De obicei se elaboreaza rapoarte pentru a se adopta masurile necesare remedierii slabiciunilor constatate. In acest caz, obiectivul se poate formula astfel -"Ca rezultat al citirii acestui raport cititorii vor " sau s-ar putea prezenta obiectivele astfel: "Ca rezultat al acestui raport, ministerul va accepta faptul ca proiectul realizat nu a fost eficace, intrucat nu au fost intelese clar motivele ". Obiectivele vor fi formulate cat mai punctual posibil.

Rapoartele trebuie sa contina o introducere si recomandari referitoare la actiunile ce trebuie intreprinse.

Cititorii acorda de obicei cea mai mare atentie titlurilor capitolelor, sectiunilor, graficelor si rezumatelor executive. De aceea, consideram ca acestea sunt cele mai importante parti ale raportului si incepem prin a avea in vedere modul in care ne asiguram ca ele transmit cel mai bine mesajele principale pentru a indeplini obiectivele auditului.

Stabilirea titlurilor capitolelor sectiuni

La formularea titlurilor se vor folosi verbe

In mod obisnuit se folosesc asertiunile cuprinse in plan ca titluri pentru capitolele si sectiunile raportului.

Auditorii trebuie sa fie foarte atenti la formularile din titluri, deoarece acestea influenteaza tonul rapoartelor elaborate. Pentru a fi siguri ca acestea sunt specifice si informative este necesara folosirea verbelor.

Stabilirea modului de utilizare a graficelor si diagramelor

Auditorii sunt aceia care decid cum sa foloseasca in raport graficele si diagramele. Graficele si diagramele sunt utilizate, in principal, pentru a reliefa si clarifica mesajele importante. Graficul devine suficient de clar daca intr-o propozitie scurta se exprima mesajul acestuia. De obicei, aceasta propozitie este inclusa in raport, langa grafic, sau ca subtitlu ori nota. Uneori folosim graficele sau diagramele pentru a prezenta in mod explicit si mai simplu informatii complexe. Spre exemplu,diagrama poate fi folosita pentru a ilustra relatia entitatii cu clientii sau furnizorii sau pentru a prezenta structura organizatorica a acesteia.

Grafic "diagrama cu bare"

Exemplu*

Incidente in urma carora se adreseaza reclamatii la politie

Aproximativ 25% din reclamatii privesc incidente petrecute in vecinatatea locurilor publice

In general, se folosesc grafice cu bare verticale, pentru a arata tendintele in timp sau proportiile si grafice cu bare orizontale, cand este nevoie de explicatii mai lungi. De obicei, barele sunt aranjate dupa marime si nu contin valori. Daca valorile sunt importante se folosesc tabelele.

Grafice cu structura radiala

Auditorii folosesc grafice cu structura radiala pentru a arata marimea procentuala a componentelor unui intreg. De obicei, graficele cu structura radiala ar trebui sa contina maximum 6 elemente, desi se prefera mai putine. Segmentele se aranjeaza dupa marime, felia cea mai mare fiind asezata la stanga deoarece majoritatea cititorilor privesc de la stanga la dreapta. Pentru cel mai important segment se foloseste culoarea cea mai inchisa.

Grafice "liniare"

Graficele "liniare" sunt utilizate pentru a ilustra evolutia variabilelor in timp. De multe ori variabilele au un punct de plecare comun pentru a scoate in evidenta modificarile relative in timp.

Exemplu*

Evolutia in timp a granturilor, costurilor si a veniturilor

Pe masura ce venitul descreste, granturile cresc

Diagrame "in puncte"

"Diagramele in puncte" sunt folosite de auditor pentru a ilustra relatia dintre doua variabile, mai ales cand acestea se situeaza in afara limitelor normale (extremele).

Exemplu*

Relatia dintre venit si marimea entitatii

La entitatea X venitul a fost mai mic decat cel asteptat

Tabele

Daca cifrele sunt importante in locul graficelor se utilizeaza tabelele. De obicei cifrele se rotunjesc pentru a se facilita observarea marimii acestora, de asemenea se ordoneaza crescator sau descrescator, dupa cea mai importanta coloana.

Diagrame

Pentru a ilustra structura organizatiilor sau proceselor, auditorii pot folosi diagrame.

La schitarea raportului se folosesc imagini ("clipart"), iar la versiunea finala a acestuia, care va fi publicata, se utilizeaza intotdeauna fotografii. In general, ideea principala se plaseaza la stanga si se foloseste caracterul "aldin" pentru evidentiere.

Caracterul succint, acuratetea si claritatea textului

Pentru a furniza informatii suficiente si pentru a nu se pierde esentialul, raportul trebuie redactat intr-o forma explicita si sintetica, folosind cuvinte specifice, consacrate, incluse in fraze scurte, care sa cuprinda o singura idee principala. Raportul in principal are rolul de a comunica si nu de a impresiona.

Foarte rar se folosesc acronimele si numai daca acestea au fost explicate. Pentru descrierea activitatilor se folosesc mai mult verbele de actiune si mai putin substantivele.

Se foloseste diateza activa avand in vedere ca 80-90% din verbe sa fie dinamice. Diateza pasiva se poate folosi in cazul in care dorim ca tonul sa fie mai putin agresiv sau atunci cand nu se cunoaste cine este responsabil pentru cele descrise.

Se foloseste pronumele personal la persoana "intai" plural "noi" evitandu-se nominalizarile.

Nominalizarea

In general se folosesc marcatori care, spre deosebire de litere si numere, atrag atentia asupra fiecarui punct fara a fi nevoie de a furniza cititorului informatii in plus. Textele importante pot fi evidentiate prin folosirea lor intr-un spatiu marcat (umbrit) sau evidentiat in afara textului.

Recomandarea masurilor

Recomandarile trebuie sa fie convingatoare, scotand in evidenta legaturile acestora cu probele de audit. In general, auditorii fac referire la orice actiune a entitatii efectuata sau planificata si destinata remedierii deficientei respective. Legaturile cu constatarile sunt exprimate prin expresii ca: " pentru a veni in intampinarea reducerii depasirilor de cost ale programelor, entitatea auditata ar trebui sa "

Se evita limbajul vag sau evaziv, cum ar fi : "Ar trebui luate in considerare." In situatia in care, in timpul auditului entitatea remediaza aspectele constatate, auditorii vor mentiona in raport aceste constatari, fara insa a mai face recomandari.

Introducerea

Rapoartele vor contine o scurta introducere, care sa permita cititorului sa inteleaga motivul pentru care a fost facut studiul si de ce s-au ales intrebarile respective. Introducerea va cuprinde si intrebarile principale si modul de colectare a probelor de audit. Detaliile asupra modului de colectare a probelor de audit pot fi incluse intr-o anexa. Vor fi de asemenea prezentate modul de organizare si functionare a entitatii auditate, obiectivele generale, costurile de functionare, numarul de personal si daca aceasta prezinta rapoarte catre alte entitati sau daca alte entitati ii raporteaza.

Alegerea tonului

Auditorii isi propun de la inceput un anumit ton, pe care il vor pastra pe tot parcursul raportului. Se recomanda ca acesta sa fie un ton neutru.

Neutru - Iau in considerare. Sa spunem ca ei nu pot sa. Afectati fiind de.

Critic - Face fata la. Sufera de.Nu intentioneaza sa.

Raportul se colationeaza cu simt critic

Editarea raportului de audit

Intotdeauna raportul de audit se citeste cu simt critic si, daca e posibil, se reciteste la cateva zile dupa ce a fost scris. In aceasta actiune poate fi implicat si un auditor care nu a participat la elaborarea raportului.

Se atrage un auditor care nu a fost implicat in redactarea raportului.

Pentru identificarea eventualelor greseli de redactare sau tiparire, textul se colationeaza cu grija incepand cu primele versiuni. Versiunea finala se citeste de cateva ori si, de fiecare data, se cauta un anumit tip de erori. In aceasta activitate se atrag mai multi auditori si cel putin o persoana care nu a fost implicata in redactarea raportului de audit.

Se urmaresc erorile de redactare, inclusiv de punctuatie, probleme de tehnoredactare (caractere diferite, marimi diferite etc.), text lipsa, text neinteligibil, numerotari gresite (paragrafe, pagini si note de subsol) si greseli de ortografie.

Se verifica daca performanta entitatilor este prezentata corespunzator si daca raportul de audit corespunde standardelor in vigoare

Revizuirea raportului de audit

Consilierul de conturi si directorul analizeaza calitatea raportului de audit. Ei verifica daca planul raportului a fost respectat si urmaresc limbajul si tonul folosit, apreciind daca acesta este corect si echilibrat si daca performanta entitatii este prezentata in contextul corespunzator. Auditorii trebuie sa estimeze si sa ia in considerare modul in care va reactiona entitatea auditata in legatura cu constatarile, concluziile si recomandarile formulate. Conducerea institutiei va stabili daca versiunea raportului de audit corespunde standardelor si daca poate fi publicat.

Se urmareste daca acesta este clar, concis si convingator.