Documentatia de atribuire

Documentatia de atribuire

Ø           Documentatia de atribuire reprezinta acele documente care contin cerintele formale, tehnice si financiare, care permit descrierea obiectiva a obiectului contractului de achizitie publica si pe baza caruia operatorul economic isi va elabora oferta.

Ø     Documentatia de atribuire se definitiveaza prin grija compartimentului intern al autoritatii contractante, specializat in atribuirea contractelor de achizitie publica.

Ø     Documentatia de atribuire trebuie sa fie finalizata inainte de transmiterea

spre publicare a anuntului de participare,

sau

catre operatorii economici a invitatiei de participare.

Ø     Documentatia de atribuire trebuie sa cuprinda, cel putin:

è  Caietul de sarcini sau, dupa caz, documentatia descriptiva

è  Clauzele contractuale obligatorii

è  Fisa de date a achizitiei

è  Formulare si modele

è  Alte informatii cu privire la impozitare, protectia mediului, protectia muncii

1. Elaborarea caietului de sarcini sau a documentatiei descriptive

Caietul de sarcini se intocmeste de catre autoritatea contractanta pentru licitatia deschisa, licitatia restransa, cerere de oferta prin compartimentul intern specializat sau prin specialisti (consultanti) angajati in acest scop, cu respectarea prevederilor legale referitoare la concurenta si conflictul de interese.

Ø     Caietul de sarcini reprezinta descrierea obiectiva a produselor, serviciilor sau lucrarilor necesare autoritatii contractante.

Ø     Caietul de sarcini contine, in mod obligatoriu, specificatii tehnice.

Ø     Specificatiile tehnice sunt, in general, acele:

è      cerinte,

è      prescriptii,

è      caracteristici tehnice

cu ajutorul carora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrarile.

Ø     Specificatiile tehnice definesc, dupa caz:

è        caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic si de performanta;

è        cerinte privind impactul asupra mediului inconjurator,

è        siguranta in exploatare;

è        dimensiuni, terminologie, simboluri, teste si metode de testare, ambalare, etichetare, marcare si instructiuni de utilizare produs, tehnologii si metode de productie;

è        sisteme de asigurare a calitatii si conditii pentru certificarea conformitatii cu standarde relevante sau altele asemenea.

In cazul contractelor pentru lucrari, specificatiile tehnice pot face referire si la:

Ø     prescriptii de proiectare si de calcul a costurilor,

Ø     la verificarea, inspectia si conditiile de receptie a lucrarilor sau

Ø     la verificarea, inspectia si conditiile de receptie a tehnicilor, procedeelor si metodelor de executie

Ø     orice alte conditii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractanta este capabila sa le descrie, in functie si de diverse acte normative si reglementari generale sau specifice, in legatura cu lucrarile finalizate si cu materialele sau alte elemente componente ale acestor lucrari.

Ø     Specificatiile tehnice se definesc:

è        fie, prin referire, de regula, in urmatoarea ordine, la:

standarde nationale care adopta standarde europene,

omologari tehnice europene,

standarde internationale,

alte referinte de natura tehnica elaborate de organisme de standardizare europene;

alte standarde, omologari sau reglementari tehnice nationale privind utilizarea produselor sau proiectarea, calculul si executia lucrarilor.

è        fie, prin precizarea performantelor si/sau cerintelor functionale, care pot include si caracteristici de mediu;

è        fie, prin precizarea performantelor si/sau cerintelor functionale, sustinute prin referirea la standarde, omologari tehnice, specificatii tehnice comune, ca mijloc de prezumtie a conformitatii cu nivelul de performanta si/sau cerinte functionale solicitate;

è        fie, combinat, respectiv, pentru anumite caracteristici prin precizarea performatelor si/sau cerintelor functionale si pentru alte caracteristici prin referirea la standarde sau omologari tehnice.

Nota: Un mijloc adecvat de a dovedi conformitatea cu specificatiile tehnice solicitate poate fi considerat:

o       dosarul tehnic al producatorului, sau

o       un raport de incercare/testare emis de un organism recunoscut cum ar fi:

un laborator neutru de incercari si calibrare, sau

un organism de certificare si inspectie care asigura respectarea standardelor europene aplicabile.

è            Daca se solicita indeplinirea anumitor caracteristici de mediu, atunci se pot utiliza, integral sau partial, specificatii definite prin:

o       "etichete ecologice" europene,

o       "etichete ecologice" (multi-)nationale,

o       orice alte "etichete ecologice",

si numai daca se indeplinesc, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:

specificatiile sunt adecvate pentru definirea caracteristicilor produselor sau serviciilor a caror furnizare/prestare reprezinta obiectul contractului de achizitie publica;

cerintele pentru "eticheta ecologica" au fost elaborate pe baze stiintifice;

"eticheta ecologica" a fost adoptata printr-o procedura specifica care a permis implicarea tuturor partilor interesate - organisme guvernamentale, consumatori, producatori, distribuitori, organizatii de mediu;

"eticheta ecologica" este accesibila sau disponibila oricarei persoane interesate.

Ø     Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificatii tehnice care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de fabricatie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau anumitor produse.

Continutul orientativ al caietului de sarcini pentru serviciile de proiectare se regaseste in anexa nr

Documentatia descriptiva

Ø     Documentatia descriptiva tine loc de caiet de sarcini in cazul aplicarii procedurilor de negociere si dialog competitiv.

Ø     Documentatia descriptiva contine:

o descriere a necesitatilor, obiectivelor si constrangerilor autoritatii contractante,

orice alte informatii pe baza carora se va derula dialogul pentru identificarea solutiilor viabile,

in cazul dialogului competitiv, daca s-a hotarat astfel, primele care vor fi acordate participantilor la dialog,

posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea  in runde succesive, cu scopul de a reduce numarul de solutii discutate sau propuneri de oferte.

2. Stabilirea clauzelor contractuale obligatorii

Ø     Contractul de achizitie publica reprezinta instrumentul juridic prin care organismele publice intra in relatii comerciale cu operatorii economici pentru a-si satisface necesitatile de produse, servicii sau lucrari.

Ø     Contractul de achizitie publica se incheie in forma scrisa, in cel putin doua exemplare in urma unei proceduri de atribuire sau in baza unui acord-cadru.

o       Contractul de achizitie publica inceteaza de drept la expirarea perioadei pentru care a fost incheiat.

o       Prelungirea duratei contractului de achizitie publica este posibila numai in conditiile ordonantei si fara a fi modificate conditiile stabilite initial.

o       Partile pot stabili si alte cauze de incetare a contractului, fara a aduce atingere clauzelor obligatorii.

o       Inainte de stabilirea clauzelor contractuale trebuie sa se stabileasca tipul contractului.

Ø     Contractul de achizitie publica contine:

preambul

clauze contractuale obligatorii

clauze contractuale specifice.

Contractele de subcontractare se constituie in anexe la contractul de achizitie publica

Ø     Preambulul - reprezinta partea introductiva a contractului si contine informatii despre:

temeiul legal in baza caruia se semneaza contractul de achizitie publica;

denumirea partilor contractante;

definitii aplicabile;

intrepretare.

Ø     Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achizitie publica trebuie sa le contina referitor la:

obiectul principal al contractului;

pretul contractului;

durata contractului;

sanctiuni ale neexecutarii culpabile a obligatiilor;

documentele contractului;

obligatiile principale ale partilor.

Ø     Clauze contractuale specifice sunt acele prevederi contractuale specifice fiecarui contract de achizitie publica care se stabilesc, de regula, prin acordul partilor in functie de necesitatile obiective ale autoritatii contractante si de continutul ofertei declarata castigatoare.

Ø     Clauzele contractuale specifice pot face referire la:

subcontractori,

garantia de buna executie,

garantia de calitate,

modalitatea de ajustare a pretului,

termene de executare a obligatiilor partilor,

receptie, inspectii, teste,

ambalare, marcare, transport,

asigurari,

alte conditii de executare a contractului, s.a.

In formularele nr. 3 "Contract de furnizare", nr. 4 "Contract de servicii", nr. 5 "Contract de lucrari" sunt prezentate modelele de contracte de achizitie publica.

In formularele nr. 6 "Acord-cadru de furnizare", nr. 7 "Acord- cadru de servicii", nr. 8 " Acord-cadru de lucrari" sunt prezentate modelele de acord- cadru.

3. Stabilire cerinte minime de calificare, daca este cazul, criterii de selectare

Ø     Criteriile, in general, sunt acele conditii si sau cerinte minime impuse, ce trebuie indeplinite de catre operatorul economic care doreste sa devina parte intr-un contract de achizitie publica.

Ø     Criteriile de calificare si selectie se refera numai la:

A    situatia personala a candidatului sau ofertantului;

A    capacitatea de exercitare a activitatii profesionale;

A    situatia economica si financiara;

A    capacitatea tehnica si/sau profesionala;

A    standarde de asigurare a calitatii;

A    standarde de protectie a mediului, daca este cazul.

Ø     Criteriile de calificare si selectie odata stabilite nu mai pot fi schimbate pe parcursul aplicarii procedurii.

Ø     Atentie! Daca se solicita indeplinirea unor cerinte minime referitoare la situatia economica si financiara sau la capacitatea tehnica si/sau profesionala, atunci autoritatea contractanta elaboreaza o nota justificativa prin care se motiveze cerintele respective.

Ø           Criteriile de calificare si selectie se stabilesc in functie de exigentele specifice ale contractului si intotdeauna cu respectarea principiului proportionalitatii.

Ø           Pentru a demonstra indeplinirea cerintelor minime de calificare si selectie, operatorii economici vor prezenta certificate emise de catre:

A    o autoritate publica competenta,

sau

A    un organism de drept public/privat care respecta standarde europene de certificare,

sau

A    orice alte documente echivalente cu certificarea solicitata sau care sa probeze indeplinirea cerintelor.

Atentie! Este interzis a se restrictiona participarea la procedura de atribuire prin stabilirea unor cerinte minime de calificare care:

nu prezinta relevanta in raport cu natura si complexitatea contractului de achizitie publica;

sunt disporoportionate in raport cu natura si complexitatea contractului de achizitie publica.

Cerinte privind situatia personala a operatorului economic

Pentru a evita excluderea dintr-o procedura de atribuire a contractului de achizitie publica, operatorul economic trebuie sa prezinte documente edificatoare prin care sa faca dovada ca nu:

Ø         se incadrareaza in situatia de a fi fost condamnat in ultimii 5 ani printr-o hotarare judecatoreasca definitiva pentru:

- participare la activitati ale unei organizatii criminale,

- coruptie,

- frauda

- spalare de bani.

Ø         se afla intr-una sau mai multe din situatiile de mai jos si numai daca s-a solicitat expres aceasta, respectiv, ca nu:

este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt administrate de un judecator-sindic

activitatile sale comerciale sunt suspendate sau fac obiectul unui aranjament cu creditorii ;

face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile de mai sus;

nu si-a indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale catre bugetul general consolidat;

a fost condamnat, in ultimii 3 ani, prin hotararea definitiva pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala;

prezinta informatii false sau nu prezinta informatiile solicitate de catre autoritatea contractanta.

Ø     Sunt considerate documente edificatoare:

- certificate,

- caziere judiciare,

- alte documente echivalente emise de autoritati competente din tara respectiva.

Nota: In cazul in care in tara de origine sau in tara in care este stabilit operatorul economic, nu se emit astfel de documente sau acestea nu vizeaza toate situatiile, atunci trebuie sa fie acceptata:

- fie, o declaratie pe proprie raspundere,

- fie, o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare, sau a unei asociatii profesionale care are competente in acest sens.

Cerinte privind capacitatea

de exercitare a activitatii profesionale

Ø     In documentatia de atribuire se precizeaza daca trebuie demonstrata capacitatea de exercitare a activitatii profesionale.

Ø         Pentru a-si demonstra capacitatea de exercitare a activitatii profesionale  operatorul economic va prezenta documente edificatoare prin care sa dovedeasca:

è      forma de inregistrare ca persoana fizica sau juridica

si, daca este cazul,

è      atestarea ori apartenenta din punct de vedere profesional, in conformitate cu prevederile din tara in care ofertantul/candidatul este stabilit.

Cerinte privind situatia economica si financiara

Ø     Situatia economica si financiara reprezinta un indicator prin a carui demonstrare operatorul este considerat calificat pentru indeplinirea contractului de achizitie publica respectiv.

Ø           Se indica in documentatia de atribuire cerintele minime privind capacitatea economica si financiara pe care operatorul economic trebuie sa le indeplineasca pentru a fi considerat calificat

Ø     Pentru a-si demonstra capacitatea economica si financiara operatorul economic va prezenta documente edificatoare cum ar fi:

è      declaratii bancare corespunzatoare sau, dupa caz, dovezi privind asigurarea riscului profesional;

è      bilantul contabil sau extrase de bilant, in cazul in care publicarea acestor bilanturi este prevazuta de legislatia tarii in care este stabilit ofertantul/candidatul;

è      declaratii privind cifra de afaceri globala sau, daca este cazul, privind cifra de afaceri in domeniul de activitate aferent obiectului contractului intr-o perioada anterioara care vizeaza activitatea din cel mult ultimii 3 ani, in masura in care informatiile respective sunt disponibile;

è      auditul financiar emis de persoane autorizate.

Ø     Daca, din motive obiective, justificate corespunzator, operatorul economic nu are posibilitatea de a prezenta documentele solicitate, acesta are dreptul de a-si demonstra situatia economica si financiara si prin prezentarea altor documente care sa reflecte o imagine fidela a situatiei economice si financiare .

Ø     Capacitatea economica si financiara a operatorului economic poate fi sustinuta si de o alta persoana, indiferent de natura relatiilor juridice existente intre operatorul economic si persoana respectiva.

Ø     Operatorul economic, care beneficiaza de sustinerea capacitatii economice si financiare trebuie sa dovedeasca aceasta prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei care sustine.

Ø     Angajamentul ferm de sustinere financiara reprezinta un act juridic unilateral prin care persoana care sustine confirma faptul ca va pune la dispozitia operatorului economic resursele financiare invocate.

Ø     Persoana care sustine financiar operatorul economic nu trebuie sa se afle intr-una din situatiile care determina excluderea din procedura de atribuire.

Ø     Daca, grupul de operatori economici beneficiaza de sustinerea financiara a unei sau unor terte persoane, atunci situatia economica si financiara se dovedeste prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei sau persoanelor respective prin care se confirma faptul ca se vor pune la dispozitie resursele financiare invocate.

Recomandare: Pentru ca riscul neindeplinirii unui contract datorat lipsei capacitatii financiare a contractantului sa fie redus, cerintele de calificare pot fi solicitate astfel:

Ø           cifra de afaceri medie anuala pe ultimii 3 ani, in cazul in care se solicita, sa fie de cel putin 3 ori mai mare decat valuarea estimata a contractului ce urmeaza a fi atribuit;

Ø           lichiditatea generala, daca se solicita, medie din ultimii trei ani fie mai mare de 100% si cu tendinta crescatoare, in cazul aplicarii acestui criteriu la selectia candidatilor;

Ø           solvabilitatea patrimoniala medie pe ultimii trei ani mai mare de 30% in cazul calificarii si cu tendinta de crestere in cazul selectiei candidatilor

Cerinte privind capacitatea tehnica

si/sau profesionala

Ø     Capacitatea tehnica si/sau profesionala reprezinta un indicator prin a carui demonstrare operatorul este considerat calificat pentru indeplinirea contractului de achizitie publica respectiv.

Ø     Se indica in documentatia de atribuire cerintele minime privind capacitatea tehnica si/sau profesionala pe care operatorul economic trebuie sa le indeplineasca pentru a fi considerat calificat

Ø     Se indica in documentatia de atribuire informatiile pe care operatorii economici urmeaza sa le prezinte pentru a-si demonstra capacitatea tehnica si/sau profesionala .

Ø     Capacitatea tehnica si/sau profesionala se apreciaza in functie de:

experienta,

aptitudini,

eficienta si eficacitatea ofertantului/candidatului..

Ø               Capacitatea tehnica si/sau profesionala a operatorului economic poate fi sustinuta si de o alta persoana, indiferent de natura relatiilor juridice existente intre operatorul economic si persoana respectiva.

Ø               Operatorul economic, care beneficiaza de sustinerea capacitatii tehnica si/sau profesionala trebuie sa dovedeasca aceasta prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective prin care aceasta confirma faptul ca va pune la dispozitia operatorului economic  resursele tehnice si profesionale invocate.

Ø               Persoana ce asigura sustinerea tehnica nu trebuie sa se afle in situatia care determina excluderea din procedura de atribuire.

Ø               In cazul in care grupul de operatori economici beneficiaza de sustinerea tehnica si profesionala a unei/unor terte persoane, capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective prin care aceasta confirma faptul ca va pune la dispozitie resursele invocate.

Ø     Verificarea capacitatii tehnice si/sau profesionale in cazul unui contract de furnizare se poate realiza prin solicitarea de:

liste a principalelor livrari de produse efectuate in ultimii 3 ani, continand valori, perioade de livrare, beneficiari, indiferent daca acestia din urma sunt autoritati contractante sau clienti privati;

o declaratie referitoare la echipamentele tehnice si la masurile aplicate in vederea asigurarii calitatii, precum si, daca este cazul, la resursele de studiu si cercetare;

informatii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune sau al carui angajament de participare a fost obtinut, in special pentru asigurarea controlului calitatii;

certificate sau alte documente emise de organisme, care sa ateste conformitatea produselor, identificata clar prin referire la specificatii sau standarde relevante;

mostre, descrieri si/sau fotografii/ fise tehnice/ cataloage a caror autenticitate trebuie sa poata fi demonstrata in cazul in care se solicita acest lucru.
         

Ø     Verificarea capacitatii tehnice si/sau profesionale in cazul unui contract de servicii se poate realiza prin solicitarea de:

o lista a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, continand valori, perioade de prestare, beneficiari, indiferent daca acestia din urma sunt autoritati contractante sau clienti privati;

o declaratie referitoare la echipamentele tehnice si la masurile aplicate in vederea asigurarii calitatii, precum si, daca este cazul, la resursele de studiu si cercetare;

informatii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune sau al carui angajament de participare a fost obtinut de catre candidat/ofertant, in special pentru asigurarea controlului calitatii;

informatii referitoare la studiile, pregatirea profesionala si calificarea personalului de conducere, precum si ale persoanelor responsabile pentru indeplinirea contractului de servicii;

o declaratie referitoare la efectivele medii anuale ale personalului angajat si al cadrelor de conducere in ultimii 3 ani;

daca este cazul, informatii privind masurile de protectie a mediului pe care operatorul economic le poate aplica in timpul indeplinirii contractului de servicii;

informatii referitoare la utilajele, instalatiile, echipamentele tehnice de care poate dispune operatorul economic pentru indeplinirea corespunzatoare a contractului de servicii;

informatii privind proportia in care contractul de servicii urmeaza sa fie indeplinit de catre subcontractanti si specializarea acestora.

Ø     Verificarea capacitatii tehnice si/sau profesionale in cazul unui contract de lucrari se poate realiza prin solicitarea de:

o lista a lucrarilor executate in ultimii 5 ani, insotita de certificari de buna executie pentru cele mai importante lucrari si care vor contine valori, perioada si locul executiei lucrarilor, modul de indeplinire a obligatiilor, beneficiari, indiferent daca acestia sunt autoritati contractante sau clienti privati;

informatii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune sau al carui angajament de participare a fost obtinut, in special pentru asigurarea controlului calitatii;

informatii referitoare la studiile, pregatirea profesionala si calificarea personalului de conducere, precum si ale persoanelor responsabile pentru executia lucrarilor;

o declaratie referitoare la efectivele medii anuale ale personalului angajat si al cadrelor de conducere in ultimii 3 ani;

daca este cazul, informatii privind masurile de protectie a mediului pe care operatorul economic le poate aplica in timpul indeplinirii contractului de lucrari;

o declaratie referitoare la utilajele, instalatiile, echipamentele tehnice de care poate dispune operatorul economic pentru indeplinirea corespunzatoare a contractului de lucrari.

informatii privind proportia in care contractul de lucrari urmeaza sa fie indeplinit de catre subcontractanti si specializarea acestora.

Cerinte privind prezentarea de

standarde de asigurare a calitatii

Cerinte privind prezentarea de

standarde de protectie a mediului

Daca se solicita prezentarea unor certificate, prin care se respectarea anumitor standarde de protectie a mediului, atunci autoritatea trebuie sa se raporteze:

-fie, la Sistemul Comunitar de Management Ecologic si Audit (EMAS);

-fie, la standarde de gestiune ecologica bazate pe seriile de standarde Europene sau internationale in domeniu, certificate de organisme conforme cu legislatia comunitara ori cu standardele Europene sau internationale privind certificarea.

è      Daca operatorul economic nu detine certificatul de calitate sau certificatul de mediu solicitat, atunci se accepta orice alte probe sau dovezi prezentate de acesta, daca prin aceste probe sau dovezi confirma asigurarea unui nivel corespunzator al calitatii/protectiei mediului.

4. Stabilire criteriu de atribuire a contractului de achizitie publica

Ø     Criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica, poate fi:

oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic;

sau

in mod exclusiv, pretul cel mai scazut.

Ø     Criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica se precizeaza in mod obligatoriu in anuntul de participare si in cadrul  documentatiei de atribuire

Ø     Criteriul de atribuire odata stabilit nu poate fi schimbat pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Ø     Daca a fost ales criteriul de atribuire 'oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic', atunci oferta stabilita ca fiind castigatoare este oferta care intruneste punctajul cel mai mare rezultat din aplicarea unui sistem de factori de evaluare.

Ø     Sistemul de factori de evaluare cuprinde diversi factori obiectivi privitori numai la oferta, precum si ponderile relative stabilite pentru fiecare dintre acestia sau un algoritm de calcul specific.

Ø     Factorii de evaluare a ofertei, pot fi, alaturi de pret:

o       caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau functional

o       caracteristici de mediu,

o       costuri de functionare,

o       raportul cost/eficienta,

o       servicii post-vanzare si asistenta tehnica,

o       termen de livrare sau de executie,

o       alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor.

Ø     Pentru fiecare factor de evaluare trebuie stabilita o pondere care sa reflecte in mod corect:

importanta caracteristicii tehnice sau functionale considerate a reprezenta un avantaj calitativ in raport cu cerintele minime si care poate fi punctata suplimentar fata de acest minim;

sau

cuantumul valoric al avantajelor de natura financiara pe care ofertantii le pot oferi prin asumarea unor angajamente suplimentare in raport cu cerintele minime prevazute in caietul de sarcini.

Ø     Nu pot fi utilizati factori de evaluare care:

fie, nu au o legatura directa cu natura si obiectul contractului de achizitie publica ce urmeaza sa fie atribuit,

fie, nu reflecta un avantaj real si evident pe care autoritatea contractanta il poate obtine prin utilizarea factorului de evaluare respectiv.

Ø     In oricare situatie, ponderea stabilita pentru fiecare factor de evaluare nu trebuie sa conduca la distorsionarea rezultatului aplicarii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica.

Ø      Daca a fost ales criteriul de atribuire "in mod exclusiv, pretul cel mai scazut", atunci oferta stabilita ca fiind castigatoare este acea oferta admisibila, a carei propunere tehnica raspunde la toate cerintele minime obligatorii solicitate si a carei propunere financiara contine pretul cel mai scazut.

Modele de sisteme de evaluare sunt prezentate in anexa nr

5. Completarea fisei de date a achizitiei

Ø     Fisa de date a achizitiei cuprinde informatii si instructiuni privind:

è        autoritatea contractanta, in special cu privire la adresa - inclusiv telefon, fax, e-mail - persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;

è        adresa de unde se poate achizitiona, descarca documentatia de atribuire

è        activitatea autoritatii contractante;

è        faptul ca se achizitioneaza in numele altei autoritati (daca este cazul);

è        modul de obtinerea de clarificari si alte informatii;

è        solutionarea litigiilor;

è        Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor, inclusiv adresa, telefon, fax, e-mail;

è        obiectul contractului de achizitie publica si durata acestuia;

è        modul in care se va finaliza procedura;

è        dupa caz, acordul-cadru, durata acestuia, numar de operatori, valoarea minima si maxima a unui contract subsecvent;

è        existenta loturilor si modul de abordare;

è        acceptarea/ neacceptarea de oferte alternative;

è        codul CPV;

è        cantitatea produselor;

è        despre garantii;

è        termene de valabilitatea ofertei;

è        procedura aplicata si daca aceasta are ca etapa finala licitatia electronica;

è        cerintele minime de calificare precum si documentele care urmeaza sa fie prezentate pentru dovedirea indeplinirii criteriilor de calificare si selectie, daca sunt solicitate;

è        data limita de depunere (ora/zi/luna/an), locul de depunere si ce alte formalitati trebuie indeplinite in legatura cu participarea la procedura de atribuire;

è        informatii privind modul de elaborare si prezentare a propunerii tehnice si financiare;

è        informatii privind modul de elaborare si prezentare a ofertei

è        informatii detaliate si complete privind criteriul de atribuire.

Modelul de Fisa de date este prevazut in Formularul nr. 9 "Fisa de date a achizitiei".

6. Stabilire formulare si modele

Ø     Documentatia de atribuire contine si formularele stabilite de catre autoritatea contractanta pe baza modelelor prevazute in prezentul ghid.

Ø     Modelele au caracter de recomandare si pot fi adaptate de autoritatea contractanta.

Ø     Documentatia de atribuire trebuie sa contina urmatoarele formulare:

Fisa de date a achizitiei

Formularul de oferta

Formularul de contract

Formularul de scrisoare de garantie, daca se solicita.

Modelul de formular de oferta este prevazut in Formularul nr. 10 A, B, C " Formular de oferta".

7. Constituire garantiei de participare,

daca este cazul

Ø     Garantia de participare protejeaza autoritatea contractanta fata de riscul unui eventual comportament necorespunzator al ofertantului pe intreaga perioada derulata pana la incheierea contractului de achizitie publica.

Ø     Recomandare! - solicitati garantia de participare in procedurile de atribuire a contractelor care sunt relativ complexe sau ori de cate ori aveti semnale ca respectiva piata de produse, servicii sau lucrari nu este inca stabila.

Cuantumul garantiei de participare

Ø     Garantia de participare se stabileste:

in suma fixa,

intr-un cuantum de max 2 % din valoarea estimata a contractului de achizitie publica;

Valabilitatea garantiei de participare

Ø     Perioada de valabilitate a garantiei pentru participare va fi cel putin egala cu perioada de valabilitate a ofertei.

Modalitati de constituire

Autoritatea contractanta poate alege una sau mai multe dintre urmatoarele modalitati de constituire :

scrisoare de garantie bancara

depunerea la casieria autoritatii contractane :

a unui ordin de plata sau fila CEC insotita de un document prin care se specifica destinatia;

a unei sume de bani

Modelul de Scrisoare de garantie bancara este prezentat in Formularul nr. 11 "Scrisoare de garantie bancara"

scrisoarea trebuie prezentata in ORIGINAL si anexata/atasata la coletul cu oferta.

sa faca referire expresa la procedura organizata de autoritatea contractanta

sa contina in clar denumirea autoritatii contractante in favoarea careia s-a constituit

valoarea garantiei sa corespunda sumei fixe solicitata prin documentatia de atribuire ;

sa aiba inscrisa valabilitatea pentru care a fost constituita care trebuie sa corespunda cu cea inscrisa in documentatie ;

sa contina parafa lizibila a bancii emitente si/sau semnatura autorizata.

sa fie emisa pentru operatorul economic care a depus oferta.

Restituirea garantiei de participare

Ø     Garantia de participare se restituie :

è  ofertantului castigator: in cel mult 3 zile lucratoare de la data constituirii garantiei de buna executie ;

è  ofertantilor necastigatori: dupa semnarea contractului de achizitie publica cu ofertantul a carui oferta a fost desemnata castigatoare, dar nu mai tarziu de 3 zile lucratoare de la data expirarii perioadei de valabilitate a ofertei.

Retinerea garantiei de participare 

Ø     Ofertantul pierde garantia de participare, daca :

- isi retrage oferta in perioada de valabilitate a acesteia;

- oferta sa fiind stabilita castigatoare, nu constituie garantia de buna executie in perioada de valabilitate a ofertei si oricum nu mai tarziu de 15 zile de la semnarea contractului.

Nota: nu se aplica pentru acordul cadru

-oferta sa fiind stabilita castigatoare, refuza sa semneze contractul de achizitie publica /acordul cadru in perioada de valabilitate a ofertei.

8. Notificarea Ministerului Finantelor Publice privind verificarea procedurala

Sunt supuse verificarii procedurale contractele:

Ø     De lucrari a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 250.000 euro

Ø     De servicii a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 40.000 euro

Ø     De furnizare a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 40.000 euro

Ø     Acordurile cadru incheiate in vederea atribuirii contractelor cu valori mai mari decat pragurile de mai sus.

9. Definitivarea documentatiei de atribuire