Aspecte generale privind contabilitatea institutiilor publice[1]

1. Aspecte generale

1.1. Obiectul contabilitatii publice

Institutiile publice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara si dupa caz, contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea, ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea institutiilor publice , trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si pentru utilizatori externi: Guvernul, Parlamentul, creditorii, clientii, dar si alti utilizatori (organismele financiare internationale).

Contabilitatea institutiilor publice asigura informatii ordonatorilor de credite cu privire la executia bugetelor de venituri si cheltuieli, rezultatul executiei bugetare, patrimoniul aflat in administrare, rezultatul patrimonial (economic), costul programelor aprobate prin buget, dar si informatii necesare pentru intocmire 717g62h a contului general anual de executie a bugetului de stat, a contului anual de executie a bugetului asigurarilor sociale de stat si fondurilor speciale.

In sensul prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002, institutii publice reprezinta denumirea generica ce include Parlamentul, Administratia Prezidentiala, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice, alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum si institutiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finantare a acestora. In sensul prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului privind finantele publice locale nr.45/3003, aprobata cu modificari si completari, institutii publice reprezinta denumirea generica ce include comunele, orasele, municipiile, sectoarele municipiului Bucuresti, judetele, municipiul Bucuresti, institutiile si serviciile publice din subordinea acestora, cu personalitate juridica, indifferent de modul de finantare a activitatii acestora.

Potrivit reglementarilor existente in domeniul finantelor publice si a contabilitatii, contabilitatea publica cuprinde:

a) contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, care sa reflecte incasarea veniturilor si plata cheltuielilor aferente exercitiului bugetar;

b) contabilitatea trezoreriei statului;

c) contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatiilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si patrimoniale, precum si excedentul sau deficitul patrimonial;

d) contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate.

In aplicarea prevederilor pct.a) si c) , planul de conturi va cuprinde:

w        conturi bugetare - pentru reflectarea incasarii veniturilor si platii cheltuielilor si determinarea rezultatului executiei bugetare (excedent sau deficit bugetar). Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, se realizeaza cu ajutorul unor conturi speciale, deschise pe structura clasificatiei bugetare in vigoare. Aceste conturi asigura inregistrarea veniturilor incasate si a cheltuielilor platite, potrivit bugetului aprobat si furnizeaza informatiile necesare intocmirii contului de executie bugetara si stabilirii rezultatului executiei bugetare.

w        conturi generale - pentru reflectarea activelor si pasivelor institutiei, a cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului, indiferent daca veniturile au fost incasate iar cheltuielile platite, pentru determinarea rezultatului patrimonial (excedent sau deficit patrimonial);

Institutiile publice, au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general.

Planul de conturi general cuprinde urmatoarele clase de conturi:

- clasa 1"Conturi de capitaluri";

- clasa 2 "Conturi de active fixe";

- clasa 3 "Conturi de stocuri si productie in curs de executie";

- clasa 4 "Conturi de terti";

- clasa 5 "Conturi la trezoreria statului si banci comerciale";

- clasa 6 "Conturi de cheltuieli";

- clasa 7 "Conturi de venituri si finantari".

In cadrul claselor exista mai multe grupe de conturi, iar grupele sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I si II. Conturile sintetice pot fi dezvoltate in conturi analitice in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii de informare.

Cu ajutorul acestor conturi, institutiile publice inregistreaza operatiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilitatii de drepturi si obligatii (de angajamente), respectiv in momentul crearii, transformarii sau disparitiei / anularii unei valori economice, a unei creante sau unei obligatii.

Corespondentele stabilite in cadrul functiunii fiecarui cont nu sunt limitative. Ele pot fi dezvoltate in cadrul fiecarei institutii, cu respectarea continutului economic al operatiunii respective, a cerintelor contabilitatii bazata pe principiul drepturilor si obligatiilor si a prevederilor legale in vigoare. In acest sens, ordonatorii principali de credite urmeaza sa elaboreze planuri de conturi cu dezvoltarea conturilor in analitice precum si monografii continand operatiuni specifice domeniului de activitate respectiv.

Conturile din planul de conturi nu reprezinta temei legal pentru inregistrarea unor operatiuni in contabilitate.

1.2. Organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la institutiile publice revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.

Institutiile publice organizeaza si conduc contabilitatea de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund impreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii, in conditiile legii.

Seful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupa functia de conducere a compartimentului financiar-contabil si care raspunde si de activitatea de incasare a veniturilor si de plata a cheltuielilor sau, dupa caz, una dintre persoanele care indeplineste aceste atributii in cadrul unei institutii publice care nu are in structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care indeplineste aceste atributii pe baza de contract, in conditiile legii.

Institutiile publice la care contabilitatea nu este organizata in compartimente distincte sau care nu au personal incadrat cu contract individual de munca, potrivit legii, pot incheia contracte de prestari de servicii, pentru conducerea contabilitatii si intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale, cu societati comerciale de expertiza contabila sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Incheierea contractelor se face cu respectarea reglementarilor privind achizitiile publice de bunuri si servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu aceasta destinatie. Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii trebuie sa asigure, potrivit legii, conditiile necesare pentru organizarea si conducerea corecta si la zi a contabilitatii, organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, precum si valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele in drept, pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare, organizarea contabilitatii de gestiune adaptate la specificul institutiei publice.

1.3. Moneda si cursul de inregistrare

Contabilitatea operatiunilor economico-financiare se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala, cat si in valuta, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.

Operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a Romaniei.

La data intocmirii situatiilor financiare, elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, creante si datorii) se reevalueaza la cursul comunicat de Banca Nationala a Romaniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

Inregistrarea in contabilitatea institutiilor publice a operatiunilor privind contributia financiara nerambursabila a Comunitatii Europene se efectueaza in EURO si in lei, la cursul INFO-euro. Cursul INFO-euro reprezinta rata de schimb intre euro si moneda nationala si este comunicat de Banca Centrala Europeana. Cursul INFO-euro utilizat la inregistrarea in contabilitate a operatiunilor  din luna curenta (n) este cel din penultima zi lucratoare a lunii precedente (n-1). Acest curs va fi utilizat de catre toate institutiile publice care efectueaza operatiuni finantate din fonduri comunitare PHARE, ISPA, etc., respectiv: Agentii si/sau Autoritati de Implementare, institutiile publice - beneficiari finali - ai fondurilor respective sub diverse forme: disponibilitati, bunuri, servicii.

Elementele monetare exprimate in euro: disponibilitati si depozite bancare, creante si datorii, se reevalueaza cel putin, la intocmirea situatiilor financiare, la cursul INFO-euro comunicat in penultima zi lucratoare a lunii in care se intocmesc situatiile financiare.

1.4. Documente justificative si registre de contabilitate

1.4.1. Documente justificative- prevederi generale

Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, constituie contraventii la Legea contabilitatii, daca nu sunt savarsite in asfel de conditii incat, potrivit legii, sa fie considerate infractiuni.

Institutiile publice consemneaza operatiunile economico-financiare in momentul efectuarii lor in documente justificative pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile dupa caz.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat,precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda, urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea si, dupa caz, sediul unitatii care intocmeste documentul;

- numarul documentului si data intocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz ;

- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Inregistrarile in contabilitate se efectueaza cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah". Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizand sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.

Registrele de contabilitate si formularele comune pe economie, care nu au regim special de inseriere si numerotare, privind activitatea financiara si contabila, pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile institutiilor publice, cu conditia respectarii continutului minimal de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

Numarul de exemplare al formularelor care nu au regim special de inseriere si numerotare poate fi diferit de cel prevazut in reglementarile legale, in conditiile in care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.

1.4.2. Forma de inregistrare in contabilitate

Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului bugetar.

La institutiile publice, forma de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economico-financiare este "maestru-sah". In cadrul formei de inregistrare "maestru-sah", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt: Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare si Balanta de verificare.

La institutiile publice se poate folosi forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah simplificat". In acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe "Fise de cont pentru operatii diverse", deschise pentru fiecare cont sintetic in Cartea mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de inregistrare "maestru-sah".

Evidenta analitica a creditelor bugetare, platilor de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul "Fisei pentru operatii bugetare".

1.4.3. Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal, Registrul inventar  si Cartea mare.

Acestea se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a modificarii elementelor de activ si de pasiv ale institutiei. Registrul-jurnal se intocmeste de fiecare institutie publica intr-un singur exemplar,dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta institutiei. Numerotarea filelor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.

Se intocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin inregistrarea cronologica, fara stersaturi si spatii libere, a documentelor in care se reflecta miscarea elementelor de activ si de pasiv ale unitatii.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal-auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.

Institutiile publice pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor, etc. Acestea pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

In conditiile conducerii contabilitatii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, fiecare operatiune economico-financiara se va inregistra prin articole contabile, in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in unitate. In aceasta situatie, Registrul-jurnal se editeaza lunar, iar paginile vor fi numerotate pe masura editarii lor. In cazul in care o institutie publica are unitati subordonate fara personalitate juridica care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de catre unitatile subordonate, cu conditia inregistrarii acestuia in evidenta unitatii.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit legii.

Registrul-inventar se intocmeste de fiecare institutie publica intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta institutiei.

Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea institutiei, cel putin odata pe an pe parcursul functionarii institutiei, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic. In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.

Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul inventar  au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora. In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului .

In cazul in care o institutie publica are unitati subordonate fara personalitate juridica care conduc contabilitatea pana la balanta de verificare, registrul-inventar se va conduce de catre unitatile subordonate, cu conditia inregistrarii acestuia in evidenta unitatii.

Registrul "Cartea mare" este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, existenta si miscarea elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Registrul Cartea mare (sah) se intocmeste intr-un exemplar, lunar, separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, pe

masura inregistrarii operatiunilor. Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau in

functie de necesitatile proprii.

1.4.4. Balanta de verificare

Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare.

Balanta de verificare se intocmeste pe baza datelor preluate din Cartea mare (sah) , respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru verificarea inregistrarilor in contabilitatea analitica se intocmesc balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se intocmesc lunar iar balantele de verificare analitice, cel mai tarziu la sfarsitul perioadei pentru care se intocmesc situatiile financiare.

Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile institutiei urmatoarele elemente: simbolul si denumirea conturilor, in ordinea inscrisa in planul de conturi, soldurile initiale sau totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente dupa caz, rulajele curente debitoare si creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare si creditoare. In balanta de verificare pentru luna ianuarie rubrica "solduri initiale" se completeaza cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie ale anului precedent.

1.4.5. Arhivarea, pastrarea si reconstituirea documentelor

Institutiile publice au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate. Raspunderea pentru arhivarea documentelor financiar-contabile revine ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Registrele de contabilitate si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane, care dispun de conditii corespunzatoare.

Termenul de pastrare a registrelor si documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani. Situatiile financiare anuale se pastreaza timp de 50 de ani. In caz de incetare a activitatii, institutiile publice predau documentele la arhivele statului sau arhivele militare, dupa caz.

Arhivarea registrelor de contabilitate, a documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale in vigoare. Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economicofinanciare trebuie sa fie inscrise in documente originale, intocmite sau reconstituite, potrivit legii.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa instiinteze in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective.

In cazul in care pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire". Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea 'RECONSTITUIT', cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Documentele reconstituite potrivit legii, constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

1.4.6. Sistemul informatic

Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei institutii trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

1.5. Exercitiul financiar

Exercitiul financiar reprezinta perioada pentru care trebuie intocmite situatiile financiare anuale si, de regula, coincide cu anul calendaristic. Durata exercitiului financiar este de 12 luni. Exercitiul financiar incepe la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie, cu exceptia primului an de activitate, cand acesta incepe la data infiintarii institutiei publice, potrivit legii.

2. Aprobarea, depunerea si componenta situatiilor financiare

. Prevederi generale

Pentru institutiile publice, documentul oficial de prezentare a situatiei patrimoniului aflat in administrarea statului si a unitatilor administrativ-teritoriale si a executiei bugetului de venituri si cheltuieli, il reprezinta situatiile financiare. Acestea se intocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finantelor Publice, aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice.

Situatiile financiare se intocmesc in moneda nationala, respectiv in lei, fara subdiviziunile leului.

Pentru necesitatile proprii de informare si la solicitarea unor organisme internationale, se pot intocmi situatii financiare si intr-o alta moneda.

Intocmirea situatiilor financiare anuale trebuie sa fie precedata obligatoriu de inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv si a celorlalte bunuri si valori aflate in gestiune, potrivit normelor emise in acest scop de Ministerul Finantelor Publice.

Situatiile financiare trebuie sa ofere o imagine fidela a activelor, datoriilor, pozitiei financiare (active nete/patrimoniu net/capital propriu), precum si a performantei financiare si a rezultatului patrimonial.

Situatiile financiare se semneaza de conducatorul institutiei si de conducatorul compartimentului financiar-contabil sau de alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

Institutiile publice au obligatia sa prezinte la unitatile de trezorerie a statului la care au deschise conturile, situatia fluxurilor de trezorerie pentru obtinerea vizei privind exactitatea platilor de casa, a soldurilor conturilor de disponibilitati, dupa caz, pentru asigurarea concordantei datelor din contabilitatea institutiei publice cu cele din contabilitatea unitatilor de trezorerie a statului.

Situatiile fluxurilor de trezorerie care nu corespund cu datele din evidenta trezoreriilor statului se vor restitui institutiilor publice respective pentru a introduce corecturile corespunzatoare.

Este interzis institutiilor publice sa centralizeze situatiile financiare ale institutiilor din subordine care nu au primit viza trezoreriei statului. Institutiile publice ai caror conducatori au calitatea de ordonatori de credite secundari sau tertiari, depun un exemplar din situatiile financiare trimestriale si anuale la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta.

Ministerele, celelalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, alte autoritati publice, institutii autonome si unitatile administrativteritoriale, ai caror conducatori au calitatea de ordonator principal de credite, depun la Ministerul Finantelor Publice sau directiile generale ale finantelor publice judetene si a municipiului Bucuresti, dupa caz, un exemplar din situatiile financiare trimestriale si anuale, potrivit normelor si la termenele stabilite de acesta.

Unitatile fara personalitate juridica, subordonate institutiei publice, organizeaza si conduc contabilitatea operatiunilor economico-financiare pana la nivel de balanta de verificare, fara a intocmi situatii financiare.

Activitatea desfasurata in strainatate de unitatile fara personalitate juridica, subordonate institutiilor publice din Romania, se include in situatiile financiare ale persoanei juridice romane si se raporteaza pe teritoriul Romaniei.

2.2. Componenta Situatiilor Financiare

Situatiile financiare trimestriale si anuale cuprind:

a) bilantul;

b) contul de rezultat patrimonial;

c) situatia fluxurilor de trezorerie;

d) situatia modificarilor in structura activelor/capitalurilor;

e) anexe la situatiile financiare, care includ: politici contabile si note explicative;

f) contul de executie bugetara.

2.3. Bilantul

2.3.1. Prevederi generale

Bilantul este documentul contabil de sinteza prin care se prezinta elementele de activ, datorii si capital propriu ale institutiei publice la sfarsitul perioadei de raportare, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Pentru fiecare element de bilant trebuie prezentata valoarea aferenta elementului respectiv pentru exercitiul financiar precedent. Daca valorile prezentate anterior nu sunt comparabile, absenta comparabilitatii trebuie prezentata in notele explicative.

Un element de bilant pentru care nu exista valoare nu trebuie prezentat, cu exceptia cazului in care exista un element corespondent pentru exercitiul financiar precedent.

In bilant, elementele de natura activelor sunt prezentate in functie de gradul crescator al lichiditatii iar elementele de natura datoriilor sunt prezentate in functie de gradul crescator al exigibilitatii.

Un activ reprezinta o resursa controlata de catre institutia publica ca rezultat al unor evenimente trecute, de la care se asteapta sa genereze beneficii economice viitoare pentru institutie si al carui cost poate fi evaluat in mod credibil.

O datorie reprezinta o obligatie actuala a institutiei publice ce decurge din evenimente trecute si prin decontarea careia se asteapta sa rezulte o iesire de resurse care incorporeaza beneficii economice.

Activele si datoriile curente se prezinta in bilant distinct de activele si datoriile necurente.

Capitalul propriu reprezinta interesul rezidual al statului sau unitatilor administrativ-teritoriale, in calitate de proprietari ai activelor unei institutii publice dupa deducerea tuturor datoriilor. Capitalurile proprii se mai numesc si active nete sau patrimoniu net si se determina ca diferenta intre active si datorii.

2.3.2. Structura Bilantului

A. ACTIVE

Active necurente

Active fixe necorporale

Instalatii tehnice, mijloace de transport, animale, plantatii, mobilier, aparatura birotica si alte active corporale

Terenuri si cladiri

Alte active nefinanciare

Active financiare

Creante (peste un an)

Total active necurente

Active curente

Stocuri

Creante (sub un an)

Investitii pe termen scurt

Conturi la trezorerie si banci

Cheltuieli in avans

Total active curente

Total active

B. DATORII

Datorii necurente

Datorii (peste un an)

Imprumuturi pe termen lung

Provizioane

Total datorii necurente

Datorii curente

Datorii (sub un an)

Imprumuturi pe termen scurt

Imprumuturi pe termen lung ce trebuie platite in exercitiul curent

Venituri in avans

Provizioane

Total datorii curente

Total datorii

Active nete/Capitaluri proprii = Total active - Total datorii

C. Capitaluri proprii

Rezerve si fonduri

Rezultatul patrimonial

Rezultatul reportat

.Contul de rezultat patrimonial

2.4.1. Prevederi generale

Contul de rezultat patrimonial prezinta situatia veniturilor, finantarilor si cheltuielilor din cursul exercitiului curent.

Veniturile si finantarile sunt prezentate pe feluri de venituri dupa natura sau sursa lor, indiferent daca au fost incasate sau nu.

Cheltuielile sunt prezentate pe feluri de cheltuieli, dupa natura sau destinatia lor, indiferent daca au fost platite sau nu.

In contul de rezultat patrimonial (economic) sunt prezentate si veniturile calculate (ex. venituri din reluarea provizioanelor si ajustarilor de valoare) care nu implica o incasare a acestora precum si cheltuielile calculate (ex.cheltuieli cu amortizarile, provizioanele si ajustarile de valoare) care nu implica o plata a acestora.

Pentru fiecare element din contul de rezultat patrimonial trebuie prezentata valoarea aferenta elementului corespondent pentru exercitiul financiar precedent.

Daca valorile prevazute anterior nu sunt comparabile, absenta comparabilitatii trebuie prezentata in notele explicative. Un element din contul de rezultat patrimonial pentru care nu exista valoare nu trebuie prezentat, cu exceptia cazului in care exista un element corespondent pentru exercitiul financiar precedent.

Rezultatul patrimonial este un rezultat economic care exprima performanta financiara a institutiei publice, respectiv excedent sau deficit patrimonial. Acest rezultat se determina pe fiecare sursa de finantare in parte, precum si pe total, ca diferenta intre veniturile realizate si cheltuielile efectuate in exercitiul financiar curent.

2.4.2. Structura Contului de rezultat patrimonial

Venituri operationale

- venituri din impozite si taxe, contributii de asigurari si alte venituri ale bugetelor

- venituri din activitati economice

- finantari, subventii, transferuri, alocatii bugetare cu destinatie speciala

- alte venituri operationale

Total venituri operationale

Cheltuieli operationale

- cheltuieli cu salariile si contributiile aferente

- subventii, transferuri

- cheltuieli privind stocurile, lucrarile si serviciile executate de terti

- cheltuieli de capital, amortizari si provizioane

- alte cheltuieli operationale

Total cheltuieli operationale

Excedent (deficit) din activitatea operationala

Venituri financiare

Cheltuieli financiare

Excedent (deficit) din activitatea financiara

Excedent (deficit) din activitatea curenta (excedent/deficit din activitatea operationala +/- excedent/deficit din activitatea financiara)

Venituri extraordinare

Cheltuieli extraordinare

Excedent/deficit din activitatea extraordinara

Rezultatul patrimonial (excedent/deficit din activitatea curenta +/- excedent/deficit din activitatea extraordinara)

2.5. Situatia fluxurilor de trezorerie

Situatia Fluxurilor de trezorerie prezinta existenta si miscarile de numerar divizate in:

Fluxuri de trezorerie din activitatea operationala, care prezinta miscarile de numerar rezultate din activitatea curenta:

- Incasari

- Plati

Fluxuri de trezorerie din activitatea de investitii, care prezinta miscarile de numerar rezultate din achizitiile ori vanzarile de active fixe:

- Incasari

- Plati

Fluxuri de trezorerie din activitatea de finantare, care prezinta miscarile de numerar rezultate din imprumuturi primite si rambursate, ori alte surse financiare:

- Incasari

- Plati

Formularul se completeaza de catre fiecare institutie, cu informatiile privind incasari si plati efectuate, preluate din rulajele fiecarui cont de la trezorerie sau banci.

. Situatia modificarilor in structura activelor/capitalurilor

Situatia modificarilor in structura activelor/capitalurilor trebuie sa ofere informatii referitoare la structura capitalurilor proprii, influentele rezultate din schimbarea politicilor contabile, influentele rezultate in urma reevaluarii activelor, calculului si inregistrarii amortizarii sau din corectarea erorilor contabile.

Situatia prezinta in detaliu cresterile si diminuarile din timpul anului al fiecarui element al conturilor de capital.

2. Anexele la situatiile financiare

Anexele sunt parte integranta a situatiilor financiare. Ele contin: politici contabile si note explicative. Notele explicative furnizeaza informatii suplimentare care nu sunt incorporate in situatiile financiare.

2.1. Principii si politici contabile

2.1.1. Principii contabile

Elementele prezentate in situatiile financiare se evalueaza in conformitate cu principiile contabile generale, conform contabilitatii de angajamente.

Principiul continuitatii activitatii - Presupune ca institutia publica isi continua in mod normal functionarea, fara a intra in stare de desfiintare sau reducere semnificativa a activitatii. Daca ordonatorii de credite au luat cunostinta de unele elemente de nesiguranta legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea acesteia de a-si continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate in notele explicative.

-Principiul permanentei metodelor - Metodele de evaluare trebuie aplicate in mod consecvent de la un exercitiu financiar la altul.

Principiul prudentei - Evaluarea trebuie facuta pe o baza prudenta si in special:

- trebuie sa se tina cont de toate angajamentele aparute in cursul exercitiului financiar curent sau al unui exercitiu precedent, chiar daca acestea devin evidente numai intre data bilantului si data depunerii acestuia;

- trebuie sa se tina cont de toate deprecierile.

Principiul contabilitatii pe baza de angajamente - Efectele tranzactiilor si ale altor evenimente sunt recunoscute atunci cand tranzactiile si evenimentele se produc si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul sau este incasat sau platit si sunt inregistrate in evidentele contabile si raportate in situatiile financiare ale perioadelor de raportare.

Situatiile financiare intocmite in baza acestui principiu ofera informatii nu numai despre tranzactiile si evenimentele trecute care au determinat incasari si plati dar si despre resursele viitoare, respectiv obligatiile de plata viitoare. Acest principiu se bazeaza pe independenta exercitiului potrivit caruia toate veniturile si toate cheltuielile se raporteaza la exercitiul la care se refera, fara a se tine seama de data incasarii veniturilor, respectiv data platii cheltuielilor.

Principiul evaluarii separate a elementelor de activ si de datorii - Componentele elementelor de activ sau de datorii trebuie evaluate separat.

Principiul intangibilitatii - Bilantul de deschidere pentru fiecare exercitiu financiar trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere al exercitiului financiar precedent.

Principiul necompensarii - Orice compensare intre elementele de activ si de datorii sau intre elementele de venituri si cheltuieli este interzisa, cu exceptia compensarilor intre active si datorii permise de reglementarile legale, numai dupa inregistrarea in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor la valoarea integrala.

- Principiul comparabilitatii informatiilor - Elementele prezentate trebuie sa dea posibilitatea compararii in timp a informatiilor.

- Principiul materialitatii (pragului de semnificatie) - Orice element care are o valoare semnificativa trebuie prezentat distinct in cadrul situatiilor financiare iar elementele cu valori nesemnificative dar care au aceeasi natura sau au functii similare trebuie insumate si prezentate intr-o pozitie globala. Un element patrimonial este considerat semnificativ daca omiterea sa ar influenta in mod vadit decizia utilizatorilor situatiilor financiare.

- Principiul prevalentei economicului asupra juridicului (realitatii asupra aparentei) - Informatiile contabile prezentate in situatiile financiare trebuie sa fie credibile, sa respecte realitatea economica a evenimentelor sau tranzactiilor, nu numai forma lor juridica. Abaterile de la principiile generale prezentate mai sus pot fi efectuate in cazuri exceptionale. Astfel de abateri trebuie prezentate in notele explicative, precum si motivele care le-au determinat, impreuna cu o evaluare a efectului acestora asupra valorii activelor, datoriilor, pozitiei financiare si a rezultatului patrimonial.

2.1.2. Politici contabile

Aplicarea prezentelor reglementari contabile presupune stabilirea unui set de proceduri de catre conducerea fiecarei institutii publice pentru toate operatiunile derulate, pornind de la intocmirea documentelor justificative pana la intocmirea situatiilor financiare trimestriale si anuale.

Aceste proceduri trebuie elaborate de catre specialisti in domeniul economic si tehnic, cunoscatori ai specificului activitatii desfasurate si ai strategiei adoptate de institutie.

La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate principiile de baza ale contabilitatii de angajamente.

Politicile contabile trebuie elaborate astfel incat sa se asigure furnizarea, prin situatiile financiare, a unor informatii care trebuie sa fie:

a) relevante pentru nevoile utilizatorilor in luarea deciziilor economice; si

b) credibile in sensul ca:

-reprezinta fidel rezultatul patrimonial si pozitia financiara a institutiei publice;

-sunt neutre;

-sunt prudente;

-sunt complete sub toate aspectele semnificative.

Modificarile politicii contabile sunt permise doar daca sunt cerute de lege sau au ca rezultat informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile institutiei publice. Acest lucru trebuie mentionat in notele explicative.

2.2. Note explicative

.Prevederi generale

Notele explicative la situatiile financiare contin informatii referitoare la metodele de evaluare a activelor, precum si orice informatii suplimentare care sunt relevante pentru necesitatile utilizatorilor in ceea ce priveste pozitia financiara si rezultatele obtinute.

Notele explicative se prezinta sistematic. Pentru fiecare element semnificativ din bilant trebuie sa existe informatii in notele explicative.

. Comparabilitatea informatiilor

Pentru elementele prezentate in notele explicative, se va prezenta de regula suma corespunzatoare anului curent si celui precedent. Urmatoarele informatii trebuie prezentate cu claritate si repetate ori de cate ori este necesar, pentru buna lor intelegere:

a) numele persoanei juridice care face raportarea;

b) faptul ca situatiile financiare sunt proprii acesteia;

c) data la care s-au incheiat sau perioada la care se refera situatiile financiare;

d) moneda in care sunt intocmite situatiile financiare;

e) exprimarea cifrelor incluse in raportare (lei) .

. Corectarea erorilor contabile

Eventualele erori constatate in contabilitate, dupa aprobarea si depunerea situatiilor financiare, vor fi corectate in anul in care acestea se constata.

Erorile contabile pot sa apara ca urmare a unor greseli matematice, greselilor de aplicare a politicilor contabile, ignorarii sau interpretarii gresite a evenimentelor si fraudelor.

Corectarea unor asemenea erori aferente exercitiilor precedente se efectueaza pe seama rezultatului reportat. In notele la situatiile financiare trebuie prezentate informatii suplimentare cu privire la erorile constatate.

2.2.4. Continutul si structura notelor explicative

Continutul si structura notelor explicative se vor dezvolta prin precizari pentru intocmirea situatiilor financiare.

2.8. Reguli generale de evaluare

Pentru evaluarea elementelor din bilant, se stabilesc urmatoarele reguli:

a) Evaluarea la data intrarii in institutia publica

La data intrarii in patrimoniu bunurile se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare, denumita valoare contabila (costul istoric), care se stabileste astfel:

- la cost de achizitie - pentru bunurile procurate cu titlu oneros;

- la cost de productie - pentru bunurile produse in institutie;

- la valoarea justa - pentru bunurile obtinute cu titlu gratuit.

Costul de achizitie al bunurilor cuprinde: pretul de cumparare, taxele de import si alte taxe (cu exceptia acelora pe care institutia publica le poate recupera de la autoritatile fiscale), cheltuielile de transport, manipulare si alte cheltuieli care pot fi atribuibile direct achizitiei bunurilor respective. Reducerile comerciale acordate de furnizor nu fac parte din costul de achizitie.

Costul de productie al unui bun cuprinde: costul de achizitie al materiilor prime si materialelor consumabile si cheltuielile de productie direct atribuibile bunului. Costul de productie sau de prelucrare al stocurilor, precum si costul de productie al activelor fixe cuprind cheltuielile directe aferente productiei, si anume: materiale directe, energie consumata in scopuri tehnologice, manopera directa si alte cheltuieli directe de productie, precum si cota cheltuielilor indirecte de productie alocata in mod rational ca fiind legata de fabricatia acestora.

Urmatoarele elemente reprezinta exemple de costuri care nu trebuie incluse in costul stocurilor, ci sunt recunoscute drept cheltuieli ale perioadei in care au survenit:

- pierderile de materiale, manopera sau alte costuri de productie inregistrate peste limite normal admise;

- cheltuielile de depozitare, cu exceptia cazurilor in care aceste costuri sunt necesare in procesul de productie, anterior trecerii intr-o noua faza de fabricatie;

- regiile (cheltuielile) generale de administratie care nu participa la aducerea stocurilor in forma si locul final;

- costurile de desfacere.

Prin activ cu ciclu lung de fabricatie se intelege un activ care solicita in mod necesar o perioada substantiala de timp pentru a fi gata in vederea utilizarii sau pentru vanzare.

Valoarea justa a unui bun reprezinta suma pentru care un activ ar putea fi schimbat de buna voie intre doua parti aflate in cunostinta de cauza, in cadrul unei tranzactii cu pretul determinat obiectiv.

Pentru bunurile care au valoare de piata, valoarea justa este identica cu valoarea de piata.

b) Evaluarea cu ocazia inventarierii

Evaluarea elementelor de activ si pasiv cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuala a fiecarui element, denumita valoare de inventar, stabilita in functie de utilitatea bunului, starea acestuia si pretul pietei, conform normelor emise in acest scop de Ministerul Finantelor Publice.

c) Evaluarea la incheierea exercitiului financiar

La incheierea exercitiului financiar, elementele de activ si de pasiv de natura datoriilor se evalueaza si se reflecta in situatiile financiare anuale la valoarea de intrare, pusa de acord cu rezultatele inventarierii.

In acest scop, valoarea de intrare se compara cu valoarea stabilita pe baza inventarierii, respectiv valoarea de inventar. In acest caz, se vor avea in vedere printre altele:

- pentru elementele de activ, diferentele constatate in minus intre valoarea de inventar si valoarea contabila neta se inregistreaza in contabilitate pe seama unei ajustari pentru depreciere sau pierdere de valoare, atunci cand deprecierea este temporara, aceste elemente mentinindu-se, la valoarea lor de intrare. Prin valoare contabila neta se intelege valoarea de intrare, mai putin amortizarea si ajustarile pentru depreciere sau pierdere de valoare, cumulate.

- pentru elementele de pasiv de natura datoriilor, diferentele constatate in plus intre valoarea de inventar si valoarea de intrare se inregistreaza in contabilitate, pe seama elementelor corespunzatoare de datorii.

La fiecare data a bilantului:

- elementele monetare exprimate in valuta (disponibilitati si alte elemente asimilate, cum sunt acreditivele si depozitele bancare, creante si datorii in valuta) trebuie evaluate si raportate utilizand cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar. Diferentele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, intre cursul de la data inregistrarii creantelor sau datoriilor in valuta sau cursul la care au fost raportate in situatiile financiare anterioare si cursul de schimb de la data incheierii exercitiului financiar, se inregistreaza la venituri sau la cheltuieli financiare, dupa caz;

- pentru creantele si datoriile, exprimate in lei, a caror decontare se face in functie de cursul unei valute, eventualele diferente favorabile sau nefavorabile, care rezulta din evaluarea acestora se inregistreaza la venituri sau cheltuieli financiare.

- elementele nemonetare achizitionate cu plata in valuta si inregistrate la costul istoric (active fixe, stocuri) trebuie raportate utilizand cursul de schimb de la data efectuarii tranzactiei;

- elementele nemonetare achizitionate cu plata in valuta (active fixe, stocuri) si inregistrate la valoarea justa trebuie raportate utilizand cursul de schimb existent la data determinarii valorilor respective.

Prin elemente monetare se intelege disponibilitatile banesti, si activele/ datoriile de primit/de platit in sume fixe sau determinabile.

c) Evaluarea la data iesirii din unitate

La data iesirii din institutie sau la darea in consum, bunurile se evalueaza si se scad din gestiune la valoarea lor de intrare.

2.9. Contul de executie bugetara

2.9.1. Prevederi generale

Contul de executie bugetara va cuprinde toate operatiunile financiare din timpul exercitiului financiar cu privire la veniturile incasate si platile efectuate, in structura in care a fost aprobat bugetul, si trebuie sa contina:

a) informatii privind veniturile:

- prevederi bugetare initiale, prevederi bugetare definitive

- drepturi constatate

- incasari realizate

- drepturi constatate de incasat

b) informatii privind cheltuielile:

- credite bugetare initiale, credite bugetare definitive

- angajamente bugetare

- angajamente legale

- plati efectuate

- angajamente legale de platit.

- cheltuieli efective (costuri, consumuri de resurse).

c) informatii privind rezultatul executiei bugetare (incasari realizate minus plati efectuate).

2.9.2. Intocmirea Contului de executie bugetara

Contul de executie bugetara se intocmeste pe baza datelor preluate din rulajele debitoare si creditoare ale conturilor de disponibil, care trebuie sa corespunda cu cele din conturile deschise in trezorerie sau la banci, dupa caz.