Departamentul operatiuni - subdiviziunea administrare conturi

DEPARTAMENTUL OPERATIUNI - SUBDIVIZIUNEA ADMINISTRARE CONTURI

In cadrul lui isi desfasoara activitatea ASIF (administratori de cont).

Functie de complexitatea activitatii, ASIF pot fi diferentiati astfel:

agenti care preiau ordine de la clienti - persoane fizice din PPM

agenti care preiau ordine de la clienti - persoane fizice institutii financiare, societati comerciale etc.

ASIF vor avea urmatoarele atributii principale:

constituie puntea de legatura dintre clienti si 737i86h societate, principalul lor rol fiind mentinerea si extinderea portofoliului de clienti ai societatii, in concordanta cu obiectivele si strategia de marketing a societatii;

prezinta si promoveaza serviciile oferite de societate clientilor existenti si potentiali, prin materialele informative elaborate de SSIF, indeosebi modul de lansare a ordinelor de tranzactionare si rapoartele pe care SSIF le transmit clientilor, punandu-se accent pe drepturile si obligatiile clientilor in relatia cu SSIF respectiva;

deschid conturi pentru toate categoriile de clienti si intocmesc toate documentele necesare in acest sens (incheiere contract, cerere de deschidere de cont);

ofera recomandari clientilor in cazul operatiunilor pe care acestia doresc sa le efectueze, in functie de obiectivele lor investitionale. De asemenea, ASIF ofera clientilor informatii cu caracter public despre valorile mobiliare;

informeaza clientul asupra valorilor mobiliare aprobate de SSIF si pentru care nu este necesara aprobarea Directorului General;

informeaza clientul in cazul in care acesta sau SSIF se afla in situatie de conflict de interese;

preiau ordinele clientilor si le transmit mai departe spre executie agentilor de bursa. De asemenea, informeaza clientii asupra conditiilor de lansare, executare si valabilite a ordinelor, indeosebi asupra ordinelor VPA si a ordinelor cu execute partiala;

confirma telefonic clientilor lor executarea ordinelor primite si trimit formularul de confirmare a tranzactiei;

ofera clientilor informatii privind evidenta numerarului si a valorilor mobiliare de care dispun acestia, cu ajutorul sudiviziunilor Back-Office si Trading, aceasta evidenta ajutandu-l la preluarea ordinelor. Totodata, ASIF transmit clientilor extrasul de cont si portofoliul de valori mobiliare, impreuna cu situatia tranzactiilor realizate in perioada de raportare;

distribuie rapoarte de analiza si cercetare referitoare la piata de capital pentru a oferi clientilor recomandari redactate de Departamentului Cercetare si Analiza;

primesc eventualele reclamatii ale clientilor sai si le transmit persoanei din cadrul Departamentului Control Intern.

Reguli de urmat de catre agentii pentru servicii de investitii financiare:

Determinarea scopurilor investitionale ale Clientului prin intelegerea:

Resurselor financiare ale clientului;

Obiectivele investitionale ale clientului;

Profilului de risc al clientului;

Cunostintelor sale despre sectorul financiar.

Responsabilitati:

Intelegerea aspectelor legate de tranzactiile care urmeaza a fi derulate si a autorizatiilor si ordinelor date de Client in legatura cu acestea;

Asigurarea faptului ca Clientul este constient de recomandarile, sugestiile si implicatiile tranzactiilor cu valori mobiliare care urmeaza a fi derulate;

Alegerea si sfatuirea Clientului cu privire la cel mai bun tip de investitie posibila luand in considerare pozitia sa financiara;

Asigurarea de faptul ca tranzactia propusa este potrivita cu scopurile investitionale declarate ale Clientului.

Furnizarea clientilor existenti sau potentiali numai informatii corecte si exacte.

Nu poate promite nici un profit sau pierdere potentiala, nu poate furniza nici un beneficiu sau venituri in favoarea clientului, profitand de cunostintele insuficiente si lipsa de experienta pe piata a clientului sau, sau influentand deciziile de vanzare/cumparare ale acestuia pentru a-si spori veniturile prin cresterea performantei tranzactiilor cu valori mobiliare;

Nu poate lua parte, direct sau indirect, si / sau imparti pierderile si / sau profiturile investitorilor rezultate din tranzactii cu valori mobiliare;

Asigurarea confidentialitatii datelor si tranzactiilor clientului prin respectarea regulilor interne privind informatiile confidentiale

Nu trebuie sa uite de tipurile de conturi pe care un client poate sa le deschida la SSIF si riscurile aferente obiectivelor clientului (categorii de risc: castig, crestere, crestere rapida); intotdeauna nivelul de risc ales trebuie sa corespunda obiectivelor investitionale:

numerar (plata in avans);

cont in marja - imprumut de la SSIF pentru cumparare si plata dobanda pe baza de contract; SSIF poate vinde imediat orice valoare mobiliara din contul clientului fara a-l incunostinta pentru acoperirea oricaror scaderi in valoare a valorilor mobiliare din portofoliul clientului; SSIF poate gaja pentru ea insasi valorile mobilare respective;

cont discretionar - investitiile decizionale se iau de catre ASIF, pe baza unui contract incheiat de SSIF cu clientul, fara a fi nevoie de consultarea clientului privind pretul valorii mobiliare, tipul acesteia, suma, momentul vanzarii sau cumpararii. Totusi, clientul va fi informat despre tranzactiile efectuate prin rapoarte periodice.

Este o datorie morala a ASIF sa recomande clientului sa nu investeasca intr-un produs pe care acesta nu-l intelege in totalitatea sa, sa citeasca anumite publicatii de specialitate. Cu cat castigul probabil este mai mare cu atat mai mare este si gradul de risc.

Nicioadata un ASIF nu va oferi informatii clientului daca :

cunoaste ca acele date sunt bazate pe informatii confidentiale si privilegiate, incomplete sau inexacte,

un raport de cercetare favorabil este in curs de elaborare,

are loc o posibila fuziune sau achizitie,

se anunta inscrierea unei noi societati la cota sau este in curs de inscriere;

sa nu dea recomandari in privinta schimbarii strategiei investitionale de la investii cu un grad scazut de risc la investitii speculative daca noua strategie este contrara comportamentului investitional al clientului (riscofob, neutru sau riscofil), concentrarea investitiilor doar intr-un anumit produs.

In toate situatiile ASIF trebuie sa informeze clientul asupra randamentelor si riscurilor asociate valorilor mobiliare, precum si faptul ca nu poate fi oferita nici o garantie de castig sau randamente viitoare.

In cadrul rapoartelor, analizelor sau serviciilor similare, care se considera neconditionat gratuite, trebuie mentionat in clar si specificat ca ele sunt gratuite fara a depinde de vreo conditie.

Etape in relatia cu clientul

1. Incheiere contract de intermediere valori mobiliare

Deschidere cont (Introducere in baza de date)

Preluare ordine

Executatrea ordinului si efectuarea decontarii

Rapoarte

In procesul administrarii conturilor investitorilor, se disting in functie de provenienta doua tipuri de clienti pentru care procedura de administrare difera:

clienti proveniti de la agentiile teritoriale ale SSIF

clienti proveniti prin sediul central al SSIF

In prima etapa administratorul de cont urmareste atat respectarea completarii corecte a tuturor actelor necesare deschiderii de cont a clientului de catre ASIF (contract,  cerere deschidere de cont, etc), cat si distribuirea interna a actelor dupa cum urmeaza:

formularul de deschidere cont (Back-office, arhiva Departamentul Vanzari)

cerere deschidere de cont (Back-office)

anexa comision (arhiva Administrare Conturi,Back-office)

copie act identitate (arhiva Administrare Conturi, Back-office)

contract de intermediere valori mobilire (arhiva Administrare conturi)

ordine C/V (back-office,Trading)

copie dupa ordinul de plata sau dupa registrul de casa (contabilitate, arhiva Departamentul Vanzari)

Este important pentru ambele tipuri de clienti ca in cazul in care au avut conturi la alte SSIF, acestia trebuie sa depuna o cerere de transfer a actiunilor la societatea unde au activat.

Introducerea in baza de date atat a clientului, cat si a ordinelor se face de catre back-office dupa preluarea prealabila a acestora de catre Administrare conturi.

Lista cu ordinele de executat pe ziua in curs ajung de la Administrare conturi la Trading, stampilate de administrare conturi si aprobate, dupa caz, de catre Director General.

In timpul sedintei de tranzactionare Administrare conturi urmareste executarea ordinelor in piata asigurand in acelasi timp clientului toate informatiile utile. In cazul clientilor proveniti de la agentiile teritoriale ale SSIF se urmareste informarea cu precadere a ASIF.

Dupa efectuarea tranzactiei subdiviziunea Administrare conturi, impreuna cu Back-office si Departamentul Contabiliate, asigura fluxul operatiunilor de plata in cazul in care clientul doreste retragerea unei anumite sume din contul investitor. In functie de modalitatea de plata catre client subdiviziunea administrare conturi supravegheaza ca aceasta sa se faca la timp (T+3). Totodata, se urmareste evitarea situatiilor de depasire cont prin confruntarea zilnica a situatiei contabile a clientilor.