Sistemul informational bancar

SISTEMUL INFORMATIONAL BANCAR

Sistemul informational cuprinde ansamblul mijloacelor si procedurilor de prelucrare, clasare, stocari, difuzare si valorificare a datelor si informatiilor la nivelul unei entitati economico-sociale in scopul furnizarii de informatii, sub forma direct utilizabila, la un moment oportun, a unei bune functionari a sistemelor operationale precum si a luarii deciziilor la diferite niveluri, prezentat schematic astfel:

Acest sistem asigurǎ legǎtura permanentǎ si necesarǎ intre sistemul de conducere si sistemul condus in dublul sens, prin preluarea si transmiterea informatiilor privind starea si dinamica sistemului condus.

Sistemul informatinal bancar indeplineste rolul de prelucrare normala/automata a informatiilor transmise de catre sistemul operant, in scopul furnizarii datelor necesare controlului activitatii globale asigurate de catre sistemul de conducere.

In sistemul actual de organizare a sistemelor financiar bancare la nivel national si international, exista patru tendinte de organizare a subsistemului informatizat:

sistem informatic standard (SIS);

sistem expert (SE);

sistemul interactiv de asistare a deciziei (SIAD) sau sistem executiv (ESS);

sistem informatic mixt (SIM).

Sistemul informational are urmatoarele functii :

gestiunea conturilor in lei si in valuta, a persoanelor fizice si juridice;

urmarirea creditelor in lei si in valuta acordate clientilor ;

gestiunea certificatelor de depozit;

decontari intra si interbancare;

financiar-contabila si personal.

O analiza a acestor functii ale sistemului informational bancar conduce la ideea ca acestea pot fi simplificate, diversificate si exploatate prin intermediul tehnicilor operative.

2.1. Specificitatea sistemului informational al Bancii Comerciale Transilvania

Activitatea Bancii Transilvania este strict legata de utilizarea sistemului informatic pe care acesta il are in dotare. In scopul perfectionarii actualei configuratii informationale, Banca Transilvania a introdus noul sistem informational Kindle, care permite efectuarea operatiunilor on-line in toate sucursalele sale.

Pentru imbunatatirea decontarilor interbancare in plan extern, Banca Transilvania continua extinderea sferei sale de comunicare in domeniul relatiilor internationale. Toate tranzactiile se efectueaza in conditii de operativitate deosebita, in maximum 2 zile bancare de la data ordonarii de catre client, gratie unui sistem informatic integrat cu sistemul Swift si pr 252e42c ofesionalismului personalului implicat in acest gen de operatiuni. Un avantaj in plus il constituie faptul ca incasarile in valuta in favoarea clientilor bancii nu se comisioneaza.

Avantajele oferite clientilor sunt foarte appreciate de acestia, fapt reflectat si de volumul de transferuri (incasari si plati) procesate de Banca Transilvania, in crestere fata de anul trecut.

Aplicatiile informatice pe care Banca Transilvania se pune la dispozitia clientilor sunt urmatoarele: Western Union, Internet Banking BT24, BT ULTRA.

2.1.1. Western Union

Cadrul general de derulare a operatiunilor

Tranzactiile necomerciale de primire si trimitere (Will Call Money Transfer) vor permite clientilor persoane fizice sa trimita si sa primeasca bani de la/la orice agent Western Union din intreaga lume;

Procesarea transferurilor rapide de bani prin intermediul Western Union Money Transfer se va realiza numai de catre persoanele autorizate, numite prin decizia directorilor de sucursale pe baza identificatorului (ID number) atribuit de administratorul de sistem si a parolei de acces stabilita de catre fiecare utilizator in parte, unica fiecarui operator ce proceseaza trasferuri rapide WU;

Identificatorii numerici precum si parolele de acces vor fi cunoscute numai de catre persoanele implicate, care nu vor permite accesul altor persoane la aceste informatii considerate strict confidentiale;

In cazul in care exista suspiciunea ca altcineva decat persoanele autorizate detin aceste informatii, operatorul western union implicat va modifica parola de acces, in campul special dedicat in aplicatia western union;

Toate transferurile rapide de bani realizate prin intermediul Western Union se vor realiza numai in conditiile respectarii legislatiei romanesti in vigoare;

Operatorul Western Union are obligatia de a lista la incheierea fiecarei zile lucratoare jurnalul operatiilor Western Union (din aplicatia western union, se urmeaza urmatoarea cale: Main Menu - Tool Box - Transaction Log - Please select currency - Please enter the date range - Print), si de a verifica concordanta intre operatiunile Western Union si inregistrarile financiare aferente , efectuate la caserie. Jurnalul Western Union se anexeaza la Jurnalul tranzactiilor, alaturi de documentele suport ale tranzactiilor Western Union aferente zilei respective;

Act de identitate acceptat de normele de cunoastere a clientelei BT:

pentru persoane fizice rezidente:

-cetateni romani: buletin/carte de identitate/carte de identitate provizorie, pasaport;

-straini si apatrizi: permisul de sedere permanent;

pentru persoane fizice nerezidente:

-cetateni romani cu domiciliul in strainatate: pasaport;

-straini si apatrizi: permis de sedere temporara sau documente de trecere a frontierei de stat acceptate de Romania (pasaport sau carte de indentitate pentru cetatenii UE);

Tranzactiile Western Union se proceseaza pentru minorii de cel putin 14 ani fara a avea nevoie de acceptul parintilor sau a tutorelui legal, pe baza actului de identitate acceptat de normele BT;

Nu se accepta imputerniciri si nici procuri. Atat expeditorul cat si destinatarul trebuie sa se prezinte personal pentru trimiterea sau primirea sumelor de bani;

Pentru evitarea oricaror suspiciuni se efectueaza copii dupa actele de identitate, atat ale expeditorului, cat si ale destinatarului.

Trimiterea sumelor prin Western Union folosind chitanta automata pentru client ACR

ACR este un proces de tranzactie simplificat: Clientul nu mai completeaza formularul "pentru a trimite bani", furnizand elementele obligatorii pentru procesarea unei tranzactii Western Union, verbal. Pentru a asigura un proces eficient si sigur:

operatorul trebuie sa se asigure ca ecranul computerului nu poate fi vazut de client;

operatorul trebuie sa se asigure ca exista distanta suficienta intre clienti pentru pastrarea confidentialitatii;

operatorul trebuie sa se asigure ca imprimanta este usor accesibila.

Clientul se prezinta la operator cu actul de identitate valabil acceptat de normele BT (A24) si explica tipul de tranzactie pe care doreste sa o realizeze.

Operatorul ureaza bun venit clientului si il intreaba daca cunoaste persoana careia doreste sa ii trimita banii.

In cazul in care expeditorul confirma cunoasterea destinatarului se trece la punctul B.3. Daca suma este mai mare de 1.000 euro, clientul este rugat sa completeze formularul anti-frauda pus la dispozitia sa de catre operator.

Daca expeditorul confirma ca nu cunoaste persoana careia ii trimite banii se recomanda clientului citirea cu atentie a termenilor si conditiilor de pe spatele formularului special si i se explica inca odata care sunt riscurile trimiterii de bani catre persoane necunoscute. De asemenea clientul este rugat sa completeze formularul anti-frauda pus la dispozitia sa de catre operator.

Totodata operatorul intreaba care este valoarea sumei de trimis pentru a preintampina neconcordantele cu limitele pe locatie/pe tranzactie.

Limita pe tranzactie -3000 USD (echivalent EURO/RON)

Limita pe locatie -variaza in functie de locatie (de la 3000USD pana la 10.000USD si echivalent in EURO/RON)

Limita de Conformitate - 7499 USD (echivalent in EURO/RON) - clientilor care doresc sa trimita tranzactii peste aceasta limita li se solicita completarea unui formular special "Large Principal Money Transfer Form" pus la dispozitia operatorului western union de catre Biroul Western Union, Directia Decontari, Centrala. Ulterior acest formular se trimite pentru aprobare catre Western Union prin intermediul Biroului Western Union. Doar dupa obtinerea acestei aprobari (max 24 ore) se poate procesa tranzactia.

Dupa verificarea tuturor restrictiilor aflate la destinatie si la expeditie, clientului i se solicita sa se deplaseze in incinta casieriei pentru realizarea efectiva a depunerii de numerar.

Daca clientul solicita transferul de fonduri dintr-un cont bancar deschis la BT , operatiunile financiare descrise mai sus se efectueaza de catre operator astfel: operatorul verifica existenta in contul curent al clientului ordonator a sumei de trimis precum si a comisionului aferent operatiunii, dupa care se efectueaza inregistrarea acestora dupa cum urmeaza:

Optiunile utilizate din Branchpower:

a) inregistrarea sumei de trimis

BACK OFFICE CONTABILITATE INTERNA NOTA CONTABILA

b) Inregistrarea comisionului aferent transferului

BACK OFFICE  CONTABILITATE INTERNA NOTA CONTABILA

Clientul se prezinta la casier cu actul de identitate si cu numerarul care face obiectul operatiunii de depunere. Casierul verifica validitatea actului de identitate si pe baza informatiilor furnizate de client in ceea ce priveste suma care urmeaza a fi transferata, efectueaza depunerea de numerar , reprezentand suma principala si respectiv comisionul aferent .

Optiunile utilizate din Branchpower sunt :

CASIERIE SPECIALE WESTERN UNION DEPUNERE DE NUMERAR.

Casierul tipareste,semneaza si stampileaza chitanta de depunere. Exemplarul 2 al chitantei de depunere este inmanat clientului, exemplarul 1 semnat de catre client este arhivat la Registrul de casa, ca document suport al tranzactiei.

Casierul solicita clientului sa se prezinte cu chitanta de depunere la operator pentru inregistrarea efectiva a operatiunii in sistemul Western Union si generarea Numarului de control al transferului (MTCN).

Operatorul verifica detaliile de pe "chitanta de depunere de numerar" (data, suma transferului si comisionul, valuta, locatia unde s-a depus numerarul- trebuie sa fie aceeasi cu locatia in care se proceseaza tranzactia western union. Totodata se verifica lipsa procesarii anterioare a tranzactiei- in cazul procesarii tranzactiei, chitanta este marcata de catre operatorul western union prin inscrierea textului "TRANSFER PROCESAT"). In continuare, procedeaza la inregistrarea operatiunii in aplicatia WU (accesarea aplicatiei Western Union se face prin utilizarea propriului identificator numeric (ID) si a parolei aferente), alegand tipul de transfer solicitat de catre client.

Operatorul solicita clientului verbal datele necesare realizarii tranzactiei WU "Pentru a trimite bani" si introduce informatiile in aplicatia western union.

Sunt necesare a fi comunicate verbal urmatoarele informatii:

- Tara unde se doreste a fi trimisa tranzactia respectiva si valuta de plata; pentru tranzactiile trimise catre USA, Mexic,Romania este obligatorie mentionarea statului respectiv judetul;

- Suma ce urmeaza a fi trimisa intr-una din valutele admise(EUR,USD,RON);

- Numele si prenumele destinatarului - daca destinatarul are doua sau mai multe nume sau prenume acestea vor fi despartite prin spatiu ' ';

- Numele si prenumele expeditorului - daca expeditorul are doua sau mai multe nume sau prenume acestea vor fi despartite prin spatiu ' ', conform actului de identitte;

- Adresa expeditorului - strada, oras, tara, cod postal;

- Numarul de telefon al expeditorului - se va include prefixul de tara si cel de judet;

In cazul in care clientul solicita oferirea de servicii aditionale:

- se va verifica disponibilitatea serviciilor aditionale solicitate de catre client prin accesarea butonului Services/Information;

- se va completa spatiul aferent din aplicatie si se va verifica daca comisioanele aferente au fost percepute la caserie;

- Daca clientul solicita livrarea banilor la domiciliu se va comunica adresa la care urmeaza a se face livrarea - strada, oras, tara, cod postal;

- Daca clientul solicita ca destinatarul sa fie anuntat telefonic se va comunica numarul de telefon la care se va face anuntul - cod tara, numar telefon;

- Daca clientul solicita transmiterea unui mesaj catre destinatar acesta va fi comunicat operatorului ;

- Daca destinatarul nu va avea un act de identitate valabil, se va introduce atasat tranzactiei o intrebare test numai in cazul in care tara de destinatie permite utilizarea intrebarii test ca metoda de identificare a destinatarului, intrebare la care destinatarul va trebui sa raspunda corect pentru a-si putea ridica banii;

- Intrebarea test se foloseste de regula pentru sume mai mici de 1000 USD in cazul in care neneficiarul nu are un act de identitate valabil. Exceptiile de la aceasta regula se gasesc in aplicatia Western Union in ecranul "Country Information";

Dupa completarea campurilor necesare in aplicatia Western Union, operatorul valideaza tranzactia (prin apasarea butonului "validate") si listeaza automat o chitanta provizorie, verifica in prealabil concordanta cu informatiile inscrise pe "chitanta de depunere de numerar", iar ulterior verifica impreuna cu clientul daca datele introduse sunt corecte. Hartia utilizata pentru tiparire este hartia tipografica speciala care contine pe verso termenii si conditiile conform carora se desfasoara tranzactia.

In cazul in care nu exista modificari de operat, clientul este rugat sa confirme tranzactia prin semnarea chitantei automate in spatiul rezervat acestuia. Formularul listat de format A4 va contine doua chitante in format A5, una pentru client, una pentru agent. Ambele copii trebuie semnate si stampilate de operatorul bancar si de client care va trebui sa isi scrie numele sub semnatura in spatiul rezervat. Aceste elemente sunt completate de catre client in fata operatorului WU.

In cazul in care exista modificari, acestea pot fi operate in sistem prin accesarea butonului "back" care permite corectarea campurilor completate anterior, si reluarea procesului descris mai sus.

Operatorul face o copie xerox dupa actul de identitate furnizat de cilent, semneaza si stampileaza chitanta automata "Pentru a trimite bani" in campul rezervat agentului si finalizeaza tranzactia prin apasarea butonului "submit".

In cazul in care datorita unei probleme tehnice (imprimanta nu functioneaza) nu puteti tipari chitanta automata sau datorita unei situatii de alta natura (ati uitat sa tipariti chitanta, sunteti nesigur pentru o anumita tranzactie, clientul insista sa completeze un formular obisnuit) rugati clientul sa completeze un formular "pentru trimis bani" si procesati tranzactia in baza formularului.

Dupa finalizarea transferului, sistemul va afisa pe ecran numarul de control aferent transferului (MTCN - Money Transfer Control Number). Acest MTCN va fi completat de catre operator pe chitanta deja tiparita in spatiul special rezervat. In final , operatorul inscrie textul "TRANSFER PROCESAT" pe "chitanta de depunere de numerar" pentru a impiedica reutilizarea ei.

Clientului i se inmaneaza toate documentele completate care atesta finalizarea tranzactiei:

- un exemplar al chitantei automate "Pentru a trimite bani".

- chitanta de depunere de numerar (in cazul in care transferul se efectueaza din cont, documentul care atesta efectuarea platii este extrasul de cont) .

Operatorul va comunica expeditorului ca are obligatia de a contacta destinatarul si de a-i comunica urmatoarele detalii ale tranzactiei:

numele expeditorului

orasul si tara de unde au fost expediati banii

suma ce a fost expediata

obligativitatea destinatarului de a avea un act de identitate valabil

MTCN-ul

Operatorul va furniza expeditorului numarul de telefon al serviciului cu clientii existent pe verso-ul formularelor Western Union, va multumi clientului ca a ales utilizarea serviciului WU prin locatia Bancii Transilvania.

Primirea sumelor prin Western Union folosind chitanta automata pentru client ACR (automated customer receipt)

ACR este un proces de tranzactie simplificat: Clientul nu mai completeaza formularul "pentru primit bani", furnizand elementele obligatorii pentru plata unei tranzactii Western Union, verbal. Pentru a asigura un proces eficient si sigur:

Opratorul trebuie sa se asigure ca ecranul computerului nu poate fi vazut de client;

Operatorul trebuie sa se asigure ca exista distanta suficienta intre clienti pentru pastrarea confidentialitatii;

Operatorul trebuie sa se asigure ca imprimanta este usor accesibila.

Clientul se prezinta la operator cu actul de identitate valabil acceptat de normele BT (A23) si explica tipul de tranzactie pe care doreste sa o realizeze. Operatorul acceseaza aplicatia WU prin utilizarea propriului identificator numeric (ID) si a parolei aferente.

Clientul are urmatoarele obligatii :

- Sa cunoasca numele expeditorului si ortografierea acestuia, sa cunoasca suma asteptata (cu o abatere maxima de +/-10%), sa cunoasca tara de unde au fost trimisi banii - elemente obligatorii;

- Numarul de control (Money Transfer Control Number - MTCN) - NU ESTE OBLIGATORIU;numarul de control are rolul de a facilita identificarea mai rapida a tranzactiei;

Operatorul va accesa sistemul de transfer Western Union utilizand propriul identificator numeric si parola aferenta, introduce in sistem, in ecranul special pentru capturarea elementelor obligatorii furnizate de catre client, tara de unde au fost trimisi banii, numele expeditorului, suma asteptata( cu o abatere maxima de +/-10%) precum si tipul valutei asteptate

Operatorul va verifica datele existente in sistemul de transfer Western Union si va verifica daca datele furnizate de client corespund cu cele din sistem.

In cazul in care transferul este identificat in sistem pe baza datelor furnizate de client, transferul va fi marcat platit. Ecranul continand numarul de control va fi listat pe un formular tipizat care contine pe verso termenii si conditiile conform carora serviciul Western Union este prestat. Acest formular de format A4 va contine doua chitante, una pentru client, una pentru agent, in format A5. Ambele copii trebuie semnate si stampilate de operatorul bancar si semnate de catre client care va trebui sa isi scrie numele sub semnatura in spatiul rezervat. Aceste elemente sunt completate de catre expeditor in fata operatorului WU.

In cazul in care datorita unei probleme tehnice (imprimanta nu functioneaza) nu puteti tipari chitanta automata sau datorita unei situatii de alta natura (ati uitat sa tipariti chitanta, sunteti nesigur pentru o anumita tranzactie care are destinatar suspect, clientul insista sa completeze un formular obisnuit) , rugati clientul sa completeze un formular "Pentru primit bani" si procesati tranzactia in baza formularului.

Operatorul, dupa ce s-a asigurat ca ambele exemplare sunt semnate, inmaneaza clientului una dintre chitante, face o copie xerox dupa actului de identitate furnizat de cilent, iar ulterior ii solicita acestuia sa se prezinte la casierie pentru ridicarea sumei primite.

Dupa procesarea tranzactiei in aplicatia Western Union, operatorul va trebui sa acceseze aplicatia Export.exe, si datele din aplicatia Western Union aflate pe localul statiei respective vor fi exportate intr-un fisier centralizat aflat pe sever - va apare mesajul: 'Export realizat cu succes';

Clientul se prezinta la casier cu actul de identitate valabil acceptat de normele BT si cu formularul tip "Pentru primit bani" (care i-a fost inmanat de catre operator).

Casierul identifica numarul de control, suma de plata si identitatea destinatarului de pe formularul "Pentru primit bani". In cazul in care suma nu prezinta zecimale, casierul plateste clientului suma efectiva inscrisa pe formular. In cazul in care suma prezinta zecimale, casierul va proceda astfel:

- Plateste clientului suma rotunjita in jos, atunci cand zecimalele <= 0,50 (diferenta favorabila )

- Plateste clientului suma rotunjita in sus, atunci cand zecimalele >0,50 (diferenta nefavorabila)

Optiunea utilizata din Branchpower este :

CASIERIE SPECIALE  WESTERN UNION  RIDICARE DE NUMERAR.

In BranchPower, in momentul in care casierul va actiona butonul de Ridicare WU, se va deschide, pe langa ecranul branch-ului, o noua fereastra: Sincronizare Western Union, de unde operatorul va trebui sa aleaga dintr-un pop-up Nr-ul de control corespunzator ridicarii pe care o opereaza (MTC Number). Acest nr. de control se gaseste pe fiecare formular de western union.

Dupa ce este ales Nr-ul de control, se actioneaza butonul Opereaza BP,  care va fi urmat de mesajul "Inregistrare operata! Continuati in Branch Power". Fereastra se va inchide automat. 

Pe tranzactia de BP, se completeaza primul camp, singura valoare acceptata fiind "Y"; este adus automat pe ecran numele persoanei ce face ridicarea. Apoi se completeaza seria si numarul actului de identitate, dupa care va aparea si suma ridicata. In acest moment tranzactia poate fi postata.

In cazul in care suma de plata depaseste plafonul stabilit, casierul solicita supervizorului aprobarea de realizare a tranzactiei. Supervizorul casierului este de obicei casierul sef sau inlocuitorul acestuia , cu exceptia agentiilor,unde supervizorul casierului este seful de agentie sau inlocuitorul acestuia .

Casierul listeaza( in 2 exemplare), semneaza si stampileaza "chitanta de ridicare de numerar" si o remite pentru semnare. Exemplarul 2 al chitantei este inmanat clientului, exemplarul 1 semnat de catre client este arhivat ca anexa la Registrul de casa, fiind singurul document suport al tranzactiei.

In cazul in care suma de primit a fost rotunjita inregistrarea contabila aferenta diferentei favorabile/ nefavorabile se face automat.

La sfarsitul zilei, casierul impreuna cu operatorul WU confrunta inregistrarile efectuate in caserie pe contul Western Union cu Jurnalul de tranzactii in scopul de a verifica inregistrarea corecta si completa a diferentelor generate de operatiunile Western Union.

Alte informatii privind transferurile prin WU

In cazul tranzactiilor comerciale de tip Quick Pay clientii au obligatia de a prezenta documente justificative conform legilor romanesti in vigoare.

De asemenea, pentru procesarea unei tranzactii comerciale, clientul trebuie sa cunoasca:

Numele companiei, codul companiei, tara

Cont client si/sau numar de referinta

In cazul transferurilor introduse in sistem de la terminalele BT si ramase in sistem mai mult de 15 zile, este necesara contactarea clientului dupa acest termen in vederea contactarii de catre acesta a beneficiarului. In cazul transferurilor mai vechi de 30 de zile suma transferata poate fi returnata (refund) expeditorului. Transferurile mai vechi de 45 zile nu mai pot fi identificate in sistem. Pentru reactivarea acestor transferuri este necesara contactarea Biroului Western Union din cadrul Centralei BT. Returnarea transferurilor poate fi facuta si la solicitarea expeditorului, dupa primirea aprobarii din partea Biroului Western Union, Centrala , procedura de plata fiind aceeasi cu primirea sumelor prin western union.

Exceptii de plata:

Uneori, la introducerea datelor tranzactiei in sistem se pot face greseli minore de ortografie, caz in care datele destinatarului nu vor corespunde exact cu datele transferului.

Se poate opera tranzactia fara a contacta Western Union daca sunt indeplinite simultan urmatoarele 3 conditii:

Transferul trebuie sa fie de cel mult 1,000 USD ( sau echivalent)

Beneficiarul trebuie sa prezinte un act de identitate valabil

Eroarea acceptata poate fi DOAR UNA din cele enumerate mai jos:

a.     Numele sau prenumele beneficiarului (dar nu ambele) pot contine o eroare de ortografiere de maxim 3 caractere cu conditia ca aceasta eroare sa nu schimbe genul si sa nu reprezinte un diminutiv al numelui acestuia;

b.     Numele sau prenumele expeditorului ( dar nu ambele) pot contine o eroare de ortografiere de maxim 3 caractere cu conditia ca aceasta eroare sa nu schimbe genul si sa nu reprezinte un diminutiv al numelui acestuia;

c.      Numele beneficiarului si al ordonatorului sunt inversate in sistem (ex.in campul beneficiarului e scris numele ordonatorului si invers);

d.     Al doilea nume al beneficiarului a fost omis, in cazul in care acesta are doua nume de familie;

e.     Al doilea nume al expeditorului a fost omis, in cazul in care acesta are doua nume de familie;

f.       Prenumele beneficiarului e incomplet, in cazul in care acesta are doua prenume;

g.      Prenumele expeditorului e incomplet, in cazul in care acesta are doua prenume;

h.     Numele si prenumele destinatarului sunt inversate in sistem (ex.in campul prenumelui e scris numele destinatarului si invers), cu conditia sa nu existe suspiciuni asupra identificarii numelui si a prenumelui;

i.       Numele si prenumele expeditorului sunt inversate in sistem (ex.in campul prenumelui e scris numele expeditorului si invers), cu conditia sa nu existe suspiciuni asupra identificarii numelui si a prenumelui.

Solicitarile referitoare la detalii ale tranzactiilor western union sunt preluate doar de la expeditor sau destinatar, in scris. Modificarea detaliilor tranzactiilor western union poate fi ordonata doar de expeditor, in urma completarii unei cereri scrise, care va contine urmatoarele elemente: date de identificare ale solicitantului (nume, prenume, detalii ale actului de identitate), numarul de control al tranzactiei western union, datele initiale si modificarea solicitata. Aceste detalii vor fi furnizate Birolui Western Union, Directia Decontari, Centrala, pentru a opera modificarile aferente.

Toate operatiunile efectuate de sucursale pentru transferuri de bani se vor conforma intocmai procedurilor din Cerintele serviciului puse la dispozitie de WESTERN UNION , legilor si reglementarilor interne aplicabile.

WESTERN UNION va pune la dispozitia sucursalei si agentiilor aferente software-ul necesar, care va ramane proprietatea WU.

Sucursalele si agentiile aferente vor pastra inregistrari ale tuturor tranzactiilor de transfer bani in conformitate cu Cerintele serviciului, pe o perioada minima de 5 ani.

Angajatii bancii sunt obligati sa pastreze secretul si confidentialitatea in furnizarea acestui serviciu.

Centrala BT prin directia decontari va asigura prelucrarea zilnica a transferurilor si va realiza reconcilierea acestora cu datele transmise de sucursale si agentiile aferente.

Compensatia de baza reprezentand parte din comisioanele cuvenite bancii, conform contractului va fi stabilita de WU, iar Directia Decontari va verifica exactitatea acestora dupa care le va distribui pe sucursale.

Banca va depune integral suma principala si comisioanele in contul de decontare. Decontarea si compensarea vor fi realizate in sau din contul de decontare, dupa cum este cazul, iar calculele aferente vor fi realizate de WU. Decontarea sumelor nete aferente sumei principale si comisioanelor va fi realizata prin transfer electronic, zilnic.

Multiplicarea formularelor necesare se face la nivelul centralei pe baza specimenelor transmise de WU.

In cazul transferurilor de moneda locala a tarilor de origine spre Romania, plata in Romania se face in USD, EUR sau RON. Rotunjirea sumelor de plata catre clienti se va face conform regulilor utilizate de BT, respectiv sumele cu partea subunitara sub 50 centi (doua zecimale) (inclusiv) se vor rotunji in jos, iar cele peste 50 centi se vor rotunji in sus. Diferentele intre sumele platite si cele inregistrate se trec pe conturi de venit respectiv de cheltuieli.

Centrala bancii va efectua training-uri, instruiri periodice actiuni de promovare a serviciului in colaborare cu Western Union prin transmiterea catre sucursale a materialelor publicitare primite in mod centralizat de la WESTERN UNION.

Prevederile contractului incheiat cu WESTERN UNION care nu se regasesc in prezenta procedura sunt gestionate de catre Directia Decontari.

2.1.2. Internet banking BT 24

BT 24 asigura clientilor acces rapid si sigur, prin intermediul Internet-ului, la conturile proprii, oferindu-le, in acelasi timp, posibilitatea de a realiza o gama vasta de operatiuni bancare. Serviciul este disponibil 24 de ore din 24, putand fi accesat de oriunde de pe glob, de pe orice computer conectat la internet. Aplicatia BT 24 permite efectuarea unui spectru larg de operatiuni, precum:

o Plati in lei catre orice beneficiar

o Plati in lei catre Trezoreria Statului

o Plati de utilitati

o Alimentari card

o Plati de salarii in conturile de card BT ale angajatilor

o Plati valutare interne si externe

o Vinzari-cumparari valuta

o Constituiri si desiintari depozite

Pentru a veni in intampinarea clientilor, aplicatia BT 24 ofera si o serie de facilitati conexe cum sunt:

o      Importul de ordine

o      Exportul datelor referitoare la ordinele de plata trimise la banca

o      Furnizare de informatii legate de starea ordinelor de plata trimise bancii

o      Posibilitatea vizualizarii si tiparirii extraselor de cont

o      Evolutia soldurilor inclusiv sub forma grafica

o      Posibilitatea definirii beneficiarilor platilor direct de catre client

o      Comunicare securizata intre client si banca

2.1.3. BT ULTRA

BT ULTRA este un program performant, construit pe platforma Multicash. Serviciul permite efectuarea de plati de la biroul clientului din contul curent deschis la Banca Transilvania:

• In lei, catre partenerii clientului care au conturi deschise la banci comerciale din Romania
• In lei, catre Trezoreria Statului
• In valuta, catre orice destinatie
• Va permite atat alimentarea cardurilor personale, cat si pe cea a salariatilor
• Efectuarea de schimburi valutare

Componente ale programului BT ULTRA:

Multibank-o aplicatie care colecteaza informatiile referitoare la conturi din mai multe programe de tip Multicash si le prezinta in forma centralizata, usor de folosit. Clientii pot avea o imagine de ansamblu asupra tuturor operatiunilor bancare si pot cauta orice tranzactie indiferent de contul, banca, data sau valuta prin care a fost efectuata.

DPEPrint- un program care permite tiparirea in formularul cerut de reglementarile legale in vigoare a dispozitiilor de plata valutara pe care le transmit prin BT ULTRA.

IBAN- un program de validare a codurilor IBAN care permite verificarea corectitudinii codurilor IBAN ale beneficiarilor.

2.2.Tipuri de documente utilizate in circuitul informational al Bancii Transilvania

In vederea indeplinirii functiilor lor, bancile efectueaza zilnic o multitudine de operatii, care pentru urmarirea si verificarea lor ulterioara, se inregistreaza in contabilitatea bancara pe baza documentelor intocmite in acest scop. Documentele pot avea ca obiect operatiile cu numerar, operatiile bancare cu strainatatea, cheltuielile administrativ-gospodaresti, precum si alte operatii. Totalitatea acestor documente de pe baza carora unitatile bancare efectueaza inregistrarea in evidenta contabila , formeaza documentatia bancara.

Circuitul documentelor bancare presupune organizarea fluxului informational la nivelul intregului sistem bancar al fiecarei banci in parte, precum si al tuturor unitatilor subordonate lor. In general prin circuitul documentelor din cadrul sistemului bancar se intelege miscarea lor succesiva, din momentul intocmirii (documentele interne) sau prezentarii la ghiseu de catre titularii de conturi (documente externe), in scopul efectuarii si inregistrarii operatiunilor in conturi analitice si sintetice pana in momentul arhivarii, in vederea pastrarii lor sau expedierea acestora clientilor bancii.

Circuitul documentelor bancare presupune parcurgerea urmatoarelor faze :

primirea documentelor la ghiseu sau intocmirea acestora de catre personalul bancii si efectuarea asupra lor a controlului bancar operativ curent, urmarindu-se atat indeplinirea conditiilor d forma, cat si modul in care s-a respectat cadrul normativ si disciplina bancara privind continutul operatiunilor solicitate ;

contabilizarea documentelor, operatiune realizata fie prin transpunerea inregistrarilor in note contabile, fie prin inscrierea directa, pe documentele respective, a conturilor care urmeaza sa efectuieze inregistrarea, corespunzator modului in care are loc prelucrarea automata a datelor cu ajutorul echipamentelor electronice'

inregistrarea succesiva a documentelor bancare in evidenta contabila analitica si sintetica;

confruntarea datelor din contabilitatea analitica cu cele din contabilitatea sintetica, pentru a se urmari exactitatea operatiunilor efectuate. In acest scop, se foloseste, ca instrument de evidentiere, balanta de evidentiere zilnica;

clasarea si pastrarea documentelor, rspectiv expedierea acestora titularilor de cont.

Circuitul intrabancar al documentelor

Deoarece banca trebuie sa asigure clientului sau confidentialitate documentele din interiorul ei trebuie sa circule din mana in mana de la un angajat la altul in mape.

Circuitul interbancar al documentelor

Pentru desfasurarea operativa a operatiilor bancare este nevoie de o circulatie rapida a documentelor intre banci. Chiar daca este vorba de o circulatie intre sedii, agentii, sau intre banci diferite circulatia documentelor trebuie sa se realizeze rapid sa existe concordanta intre informatiile transmise. Acest lucru se poate realizeaza cu ajutorul postei.

In fiecare dimineata se primeste corespondenta intre sedii cu ajutorul serviciilor bancare. Documentele respective se impart pe beneficiar si se pun in dosarele fiecarui client al bancii care este trecut ca beneficiar in document. De aici sunt preluate de fiecare client in parte in momentul solicitarii personale a lor. Documentele intre banci mai pot circula prin mail, iar transmiterea documentelor prin fax se face doar pentru confirmare, sau reglare. Pe baza datelor preluate si prelucrate cu ajutorul computerelor se realizeaza o serie de lucrari bancare specifice, in mod curent (zilnic) sau la anumite intervale (periodic).

Zilnic se intocmesc urmatoarele documente de banca:

• Balanta de verificare cu trei serii de egalitati cumulata de la inceputul anului pana in ziua precedenta;
• Situatia conturilor debitoare si creditoare a conturilor sintetice purtatoare de dobanzi;
• Situatia soldurilor pe conturi analitice purtatoare de dobanzi;
• Conturile personale si extrasele de cont care au avut operatiuni in ziua respectiva;

Periodic, (lunar, trimestrial, anual) , pe baza datelor preluate din documentele primare, prelucrate si pastrate in memoriile calculatoarelor, se realizeaza o serie de lucrari bancare, cum ar fi:

• Lista dobanzilor si a notelor de inregistrare a lor;
• Situatia centralizatoare a creditelor bancare;
• Situatia incasarii veniturilor catre bugetul statului;
• Situatia statistica a decontarilor;
• Situatia veniturilor si decontarilor proprii ca suport pentru intocmirea contului de rezultate si a bilantului contabil.

Pentru ca documentele bancare sa fie acceptate de personalul bancii, ele trebuie sa fie in primul rand tipizate si sa indeplineasca anumite conditii in ceea ce priveste modul de intocmire a acestora. De aceea se urmareste ca documentele sa indeplineasca anumite conditii:

• sa contina elemente necesare identificarii lor : denumire, numar si data intocmirii;
• sa fie inscrise date despre titularii de conturi: denumirea lor, bancile la care au deschise conturi si numarul conturilor la care urmeaza sa se efectuieze inregistrari ;
• sa aiba inscrisa corect suma in cifre si litere ;
• sa fie mentionat scopul platii ;
• sa fie autorizate prin semnaturi si stampile de catre de catre titularii de conturi.

Pentru a se realiza o circulatie a acestor documente se impune o structurare a acestora, mai ales daca se are in vedere volumul mai mare a acestora si diversitatea ce le caracterizeaza. Astfel documentele bancare se pot clasifica :

1. In  functie de momentul intocmirii si a volumului de operatii pe care il contin avem :
• documente primare care in general cuprind date referitoare la o singura operatie si se intocmesc in momentul desfasurarii procesului economic (foaie de varsamant, ordin de plata, cec) ;
• documente centralizatoare care contin operatii concentrate din mai multe documente primare (borderouri, jurnale, specificatii).
2. Dupa locul in care se intocmesc :

documente externe intocmite in special de titularii de conturi (ordinul de plata, cecul, foile de varsamant), documentatia necesara deschiderii conturilor, documente ce stau la baza activitatii de creditare ;

documente interne intocmite in cadrul unitatilor bancare in legatura cu propria activitate : ordine de plata si de incasare, note contabile, situatii statistice, balante de verificare.

3.Din punct de vedere al evidentei contabile :

documente utilizate in cadrul evidentei analitice (extrasul de cont si evidenta limitelor de finantare) ;

documente aferente evidentei sintetice (balante de verificare, bilantul contabil) ;

documente utilizate in evidenta statistica (structura viramentelor, a refuzurilor de plata, realizarea planului de casa, executia de casa a bugetului de stat).

4.     In functie de natura operatiunilor care se efectueaza pe baza documentelor bancare avem :

documente de casa pe baza carora au loc operatii de incasari si plati cu numerar : foile de varsamant cu chitanta pentru depunerile de numerar, cecurile de ridicare de numerar, odinele de incasari si plati privind operatiunile cu numerar ;

documente de decontare care reprezinta acele instrumente de evidentiere a operatiunilor de virament, prin care se solicita trecerea sumelor dintr-un cont in altul. Aceste instrumente ocupa o pondere mare in cadrul documentatiei bancare, deoarece majoritatea operatiunilor solicitate de catre clientii bancii au ca suport moneda scripturala.