Supravegherea activitatii membrilor. Controlul intern

Pentru efectuarea controlului intern al activitatii proprii, conducerea SSIF va desemna, in scris, un angajat al societatii din cadrul Compartimentului de control intern.

Persoana/persoanele din cadrul Compartimentului de control intern vor fi autorizate de CNVM si vor indeplini conditiile impuse in conf. cu prevederile art.19-26 din Regulamentul nr.3/2002 privind autorizarea si exercitarea intermedierii de valori mobiliare.

Deschiderea, transferul si lichidarea conturilor clientilor

deschiderea unui cont pentru un client 616f59g pp.: incheierea unui Contract, completarea Cererii de deschidere de cont, si daca este cazul completarea unei Cereri de transfer din Sect. 1 in Sect.2 a Registrului BVB;

transferul sau lichidarea contului se efectueaza atunci cand clientul doreste sa-si transfere contul la o alta societate membra si presupune completarea unei Cereri de transfer sau a unei Cereri de lichidare.

Controlul numerarului si al conturilor bancare

CA va stabili o singura persoana care se va ocupa cu incasarea si plata numerarului prin casieria societatii;

Deschiderea conturilor bancare ale societatii (cont curent, cont clienti, cont decontare) vor fi autorizate de cel putin 2 membri ai CA;

CA va desemna persoanele din cadrul societatii care vor administra conturile bancare ale societatii. Acestea vor urmarii existenta unei concordante intre inregistrarile contabile si extrasele de cont furnizate de banca, cu accent pe conturile clientilor;

Persoanele care vor efectua inregistrari contabile nu vor fi aceleasi cu cele care vor efectua operatiuni in numerar.

Controlul tranzactiilor

Ordinul de bursa trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente (art.62 lit.a) din Reg.CNVM nr. 3/2002 privind autorizarea si functionarea SSIF):

numele clientului;

denumirea valorii mobiliare/instrumentului financiar;

piata reglementata;

detinerile privind respectiva valoare mobiliara/instrument financiar;

cantitatea si pretul (limita sau 'la piata');

tipul ordinului (vanzare/cumparare);

momentul preluarii ordinului (data si ora exacta);

termenul de valabilitate;

daca ordinul a fost plasat la initiativa clientului sau la recomandarea agentului;

acordul clientului pentru preluarea actiunilor de la societatea de registru;

alte precizari privind informarea corecta a clientului (luarea la cunostinta de oferte publice in derulare, modificari de capital anterioare, fuziuni, divizari etc.);

numele si decizia de autorizare a agentului pentru servicii de investitii financiare care a preluat ordinul, eventual stampila acestuia;

stampila SSIF sau a sediului secundar;

semnatura client, semnatura agent;

cod societate, numar ordin, cod cont client.

SSIF va stabili limitele valorice pentru ordinele de bursa a caror depasire va necesita aprobarea scrisa a conducerii societatii.

Introducerea Ordinelor de bursa in sistemul de tranzactionare al Bursei este permis numai agentilor de bursa.

Decontarea si inregistrarea tranzactiilor executate

Relatia cu Registrul BVB

SSIF poate solicita de la Registrul BVB situatii referitoare la portofoliile de valori mobiliare ale clientilor lor precum si situatia detinerilor in contul CASA. Acestea vor trebui sa fie in concordanta cu inregistrarile contabile ale SSIF.

Corespondenta cu clientii

Corespondenta distribuita: "Confirmarea tranzactiei" - pana cel mai tarziu T+2 "Extras de cont" si "Situatia activitatii contului" - lunar, in prima saptamana     a lunii pentru luna precedenta.

Eventualele obiectii ale clientului pot fi comunicate societatii in termen de max. 15 zile de la primirea documentelor respective. Copii ale scrisorilor sau plangerilor primite sau trimise vor fi pastrate cel putin 2 ani de la data inregistrarii lor.

Corespondenta primita: va fi vazuta de Directorul general inainte de a fi distribuita persoanelor responsabile.

Materiale informative: contin recomandari in legatura cu activitatea societatii, vor fi aprobate de catre directorul general al SSIF, iar copii ale acestora vor fi pastrate pentru cel putin 2 ani.

Conturile salariatilor

Salariatii SSIF membre nu-si pot deschide conturi la alte SSIF decat cu aprobarea conducerii. O copie a acestei aprobari se va pastra pana la momentul incetarii activitatii lor.

Conturile deschise de salariati vor fi urmarite periodic de catre conducerea societatii sau de persoana desemnata cu controlul intern si vor fi evidentiate distinct in contabilitate.

Accesul la sistemul informatic

Accesul la informatiile confidentiale va fi restrans doar la acele persoane care folosesc aceste informatii in activitatea lor curenta, respectiv:

ASIF - vor putea accesa numai informatiile referitoare la clientii lor;

Departamentul de tranzactionare - va putea sa acceseze numai informatiile referitoare la tranzactii si modul de decontare pentru a urmari concordanta existenta intre datele rezultate in back-office si ordinele de bursa initiale introduse in sistemul de tranzactionare al Bursei;

Departamentul de contabilitate - va putea accesa toate datele privind evidenta contabila specifica si generala;

Conducerea societatii - va putea accesa toate informatiile continute de sistemul informatic.

Conducerea SSIF va stabili persoanele care au acces la diferitele categorii de informatii continute de sistemul informatic, persoanele responsabile cu securitatea sistemului informatic (folosirea parolelor si schimbarea lor periodica).