Fluxurile financiare din cadrul trezoreriei statului - sector 6

Fluxurile financiare din cadrul Trezoreriei Statului - Sector 6

Procesarea platilor prin SEP cuprinde:

a) procesarea ordinelor de plata;

b) procesarea cecurilor pentru ridicare de numerar.

La inceputul anului, fiecarui inspector/referent de cont i se atribuie de catre inspectorul din cadrul compartimentului de informatica numere de pachet unice atat pentru operatiunile prin virament cat si pentru cele in numerar.

In vederea prelucrarii in programul informatic a documentelor de plata fiecare inspector/referent are alocate o parola si un cod de utilizator.

Ordinele de plata se grupeaza in doua categorii:

1. ordine de plata ce urmeaza a fi decontate in sistemul electronic de plati;

2. ordine de plata interne, in cazul in care contul beneficiar este deschis in cadrul aceleiasi trezorerii.

Procesarea ordinelor de plata ce urmeaza a fi decontate in sistemul electronic de plati cuprinde urmatoarele etape:

1.1.inregistrarea in sistemul informatic a ordinelor de plata;

1.2.validarea ordinelor de plata;

1.3.constituirea fisierelor de plati si transmiterea acestora la Ministerul Finantelor Publice - Directia Generala a Contabilitatii Publice si a Sistemului de Decontari in Sectorul Public.

Inregistrarea in sistemul informatic a ordinelor de plata

Dupa verificare, ordinele de plata se inregistreaza in sistemul informatic in functie de volumul de documente din ziua respectiva astfel :

- fie numai de inspectorul/referentul de cont care le-a receptionat din cadrul serviciilor implicate(Serviciul Verificarea si Decontarea Cheltuielilor Institutiilor Publice si Serviciul Adminstrarea Conturilor Agentilor Economici Contribuabili Mari);

- fie de inspectorul/referentul de cont care le-a receptionat, precum si de alte persoane desemnate cu atributiuni in prelucrarea ordinelor de plata din cadrul serviciilor implicate.

In cazul in care inregistrarea in sistemul informatic a ordinelor de plata se efectueaza de inspectorul/referentul de cont care le-a receptionat, acesta procedeaza astfel :

semneaza, dateaza si stampileaza fiecare ordin de plata la rubrica "primire/acceptare";

- grupeaza ordinele de plata ce urmeaza a fi decontate in sistemul electronic de plati in pachete, care cuprind cel mult 50 de documente, pe urmatoarele tipuri de operatiuni:

- plati interbancare - sume mici - 61.01'Cont corespondent al trezoreriei Statului - decontari interbancare de mica valoare',

- plati interbancare - sume mari - 61.02'Cont corespondent al trezoreriei Statului - decontari interbancare de mare valoare');

- plati intertrezorerii - 61.03 'Cont corespondent al trezoreriei Statului - decontari intertrezorerii (interjudetene)';

- preia intocmai in sistemul informatic datele inscrise pe ordinul de plata si inregistreaza plata prin debitarea contului de cheltuieli bugetare, de disponibilitati sau de venituri bugetare, dupa caz, si creditarea contului 61.01, 61.02 sau 61.03, in functie de tipul de operatiune;

- editeaza o banda de control prin totalizarea sumelor aferente ordinelor de plata din fiecare pachet;

- editeaza, prin program informatic, borderoul de plati predate spre confirmare aferent fiecarui pachet;

- verifica concordanta totalului borderoului cu totalul benzii de control si cu totalul sumelor inregistrate in programul informatic, aferente ordinelor do plata constituite in pachetul respectiv;

- inscrie tipul de operatiune (61.01, 61.02 sau 61.03, dupa caz), semneaza si stampileaza borderoul de plati predate spre confirmare;

- transmite sefului de serviciu borderoul de plati pentru verificare si semnare. In cazul in care inregistrarea in sistemul informatic a ordinelor de plata se efectueaza si de alte persoanele desemnate, se procedeaza astfel :

1. Inspectorul/referentul de cont care le-a receptionat:

- semneaza, dateaza si stampileaza fiecare ordin de plata la rubrica 'primire/acceptare';

- grupeaza ordinele de plata ce urmeaza a fi decontate in sistemul electronic de plati in pachete, care cuprind cel mult 50 de documente, pe urmatoarele tipuri de operatiuni:

- plati interbancare -sume mici - 61.01 'Cont corespondent al trezoreriei Statului - decontari interbancare de mica valoare';

- plati interbancare -sume mari - 61.02'Cont corespondent al trezoreriei Statului - decontari interbancare de mare valoare';

- plati intertrezorerii - 61.03 'Cont corespondent al trezoreriei Statului - decontari intertrezorerii (interjudetene)';

- editeaza o banda de control prin totalizarea sumelor aferente ordinelor de plata din fiecare pachet.

Inspectorul/referentul care le-a receptionat preda ordinele de plata grupate in pachete cu banda de control persoanelor desemnate cu procesarea acestor documente.

2.Persoana desemnata cu prelucrarea ordinelor de plata din cadrul serviciilor implicate:

- preia intocmai in sistemul informatic datele inscrise pe ordinul de plata si inregistreaza plata prin debitarea contului de cheltuieli bugetare, de disponibilitati si de venituri bugetare si creditarea contului 61.01, 61.02 sau 61.03, in functie de tipul de operatiune;

- editeaza, prin program informatic, borderoul de plati predate spre confirmare aferent fiecarui pachet;

- verifica concordanta totalului borderoului cu totalul benzii de control si cu totalul sumelor inregistrate in programul informatic, aferente ordinelor de plata din pachetul respectiv;

- inscrie tipul de operatiune (61.01, 61.02 sau 61.03, dupa caz), semneaza si stampileaza borderoul de plati predate spre confirmare;

- transmite sefului de serviciu borderoul de plati pentru verificare si semnare.

Inspectorul/referentul de serviciu din cadrul serviciilor implicate preda, pentru confirmare, inspectorului/referentului de serviciu din cadrul Serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei ordinele de plata grupate in pachete pe tipuri de operatiuni impreuna cu borderourile anexate si cu banda de control a fiecarui pachet.

Validarea ordinelor de plata

Operatiunea de validare cuprinde doua etape:

a) verificarea si repartizarea documentelor de plati;

b) validarea propriu - zisa.

a) Verificarea si repartizarea documentelor de plati

Inspectorul/referentul de serviciu din cadrul Serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei, procedeaza astfel:

- verifica: - concordanta dintre data operatiunii de pe borderou si data inscrisa pe documentele de plata;

- concordanta dintre totalul borderoului si totalul benzii de control;

concordanta dintre contul aferent tipului de operatiune mentionat pe borderou (61.01, 61.02, 61.03) si documentele anexate;

- existenta pe borderou a semnaturii si stampilei inspectorului/referentului care a procesat documentele;

- existenta pe borderou a semnaturii sefului serviciului implicat;

-semneaza un exemplar al borderoului si ii restituie inspectorului/referentului de serviciu din cadrul serviciului implicat;

- inregistreaza pachetele in registrul special de evidenta pe tipuri de operatiuni evidentiind: numarul pachetului, numarul de documenteTsi valoarea totala a pachetului;

- preda pachetele insotite de borderouri si benzi de control, persoanelor desemnate cu atributiuni privind validarea din cadrul Serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei.

b) Validarea propiu-zisa a ordinelor de plata

Inspectorul/referentul cu atributii de validare a documentelor de plata din cadrul Serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei verifica:

- concordanta dintre data operatiunii de pe borderou si data inscrisa pe documentele de plata;

- concordanta dintre totalul borderoului si totalul benzii de control;

- concordanta dintre contul aferent tipului de operatiune mentionat pe borderou (6101, 6102, 6103) si documentele anexate;

- existenta atat pe borderou si cat si pe ordinele de plata insotitoare a semnaturii si a amprentei stampilei inspectorului/referentului de cont;

- existenta pe borderou a semnaturii sefului serviciului implicat.

Dupa efectuarea verificarii, daca datele sunt corecte inspectorul/referentul cu atributii de validare a documentelor de plata, procedeaza astfel:

- acceseaza programul informatic TREZOR, utilizand parola individuala de acces atribuita in acest scop;

- acceseaza meniului 'Plati pentru confirmare';

- selecteaza pachetul de documente preluat pentru validare;

- confrunta vizual datele inscrise pe fiecare ordin de plata pe suport de hartie cu cele preluate in sistem informatic.

In situatia in care inspectorul/referentul cu atributii de validare constata ca toate elementele prevazute in ordinul de plata au fost preluate intocmai in programul informatic valideaza documentul, il semneaza si ii stampileaza pe verso, pentru conformitate.

In situatia in care inspectorul/referentul cu atributii de validare constata neconcordante intre datele inscrise pe ordinul de plata pe suport de hartie si datele preluate in programul informatic, acesta procedeaza astfel:

- refuza validarea documentului de plata;

- intocmeste in 2 exemplare, semneaza si stampileaza o nota interna in care inscrie datele referitoare la documentul pentru care s-a refuzat validarea: numarul ordinului de plata, numarul pachetului si valoarea acestuia;

- preda nota interna impreuna cu ordinele de plata refuzate inspectorului/referentului de serviciu care le preda inspectorului/referentului de serviciu din cadrul serviciilor implicate primind un exemplar al notei interne;

Corectarea documentelor refuzate la validare

Inspectorul/referentul de serviciu din cadrul serviciului implicat procedeaza astfel :

- verifica, semneaza si stampileaza un exemplar al notei interne iar celalalt exemplar ii restituie inspectorului/referentului de serviciu din cadrul Serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei;

- preda ordinele de plata refuzate la confirmare inspectorului/referentului de cont care a inregistrat eronat documentul.

Inspectorul/referentul de cont care a inregistrat eronat ordinul de plata procedeaza astfel:

- anuleaza in programul informatic inregistrarea initiala (anuleaza intai operatia si apoi numarul documentului) si inregistreaza corect ordinul de plata in programul informatic;

- intocmeste nota interna in doua exemplare, semneaza, stampileaza si o preda impreuna cu ordinele de plata inspectorului de serviciu din cadrul serviciului implicat.

Inspectorul/referentul de serviciu din cadrul serviciilor implicate semneaza si stampileaza ambele exemplare ale notei interne insotite de ordinele de plata si le preda inspectorului/referentului de serviciu din cadrul Serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei.

Inspectorul/referentul de serviciu din serviciul Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei preia documentele corectate insotite de o nota interna semnata si stampilata de inspectorul/referentul de serviciu din serviciile implicate si procedeaza astfel:

- semneaza si stampileaza nota interna si restituie un exemplar din aceasta inspectorului/referentului de serviciu din serviciile implicate;

- preda nota interna si ordinele de plata corectate inspectorului/referentului cu atributii de validare, care reia operatiunea de validare.

Dupa validare, inspectorul/referentul cu atributii de validare preda borderourile si ordinele de plata inspectorului/referentului de serviciu din cadrul serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei in vederea centralizarii acestora.

Constituirea fisierelor de plati si transmiterea acestora la Ministerul Finantelor Publice

In vederea constituirii si transmiterii fisierelor de plati la Ministerul Finantelor Publice se parcurg urmatoarele etape:

a)Verificarea st centralizarea operatiunilor initiate si validate;

b) Verificarea coerentei bazei de date;

c) Constituirea fisierelor de plati;

d) Transmiterea fisierelor de plati;

e) Verificarea confirmarii transmiterii fisierelor de plati.

Dupa validarea tuturor documentelor de plata, inspectorul/referentul de serviciu din cadrul serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei, efectueaza operatiuni de centralizare si verificare a documentelor de plata initiate si validate, astfel:

- totalizeaza separat registrele de evidenta speciala, pe fiecare tip de operatiune in parte, din punct de vedere al numarului de documente inregistrate si valoarea totala a acestora;

- totalizeaza separat pachetele de documente de plata pe suport de hartie validate in serviciu, din punct de vedere al numarului total de documente si al valorii totale;

- urmareste ca rezultatele acestor doua centralizari sa coincida, atat din punct de vedere al numarului de documente confirmate cat si din punct de vedere al valorii totale;

- verifica notele interne primite de la serviciile implicate, urmarind corectitudinea datelor inscrise (data emiterii notei interne, contul aferent tipului de operatiune efectuata, valoarea totala a notei);

- urmareste concordanta dintre suma totala a notelor interne ale serviciilor implicate si suma rezultata in urma centralizarii efectuate in cadrul Serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei, pe fiecare tip de operatiune;

- editeaza prin program informatic o balanta zilnica intemediara si verifica valoarea totala rezultata in urma centralizarii notelor interne ale serviciilor implicate (ordine de plata plus retururi) si valoarea totala inregistrata in conturile de decontari (61.01, 61.02, 61.03) din balanta intermediara de verificare prin vizualizarea acesteia pe monitorul calculatorului.

- intocmeste o situatie extracontabila, care cuprinde valoarea totala si numarul de documente initiate si validate pentru fiecare cont de decontari(61.01; 61.02; 61.03)

- inainteaza aceasta situatie spre verificare sefului serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei;

- acceseaza meniul 'Plati pentru Confirmare' si verifica daca mai exista documente de validat in baza de date;

- acceseaza meniul 'Plati refuzate' si urmareste ca toate documentele refuzate la validare se fie anulate;

- comunica sefului serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei corectitudinea operatiunilor verificate, in vederea transmiterii fisierelor de plati.

Seful serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei procedeaza astfel:

- acceseaza meniul 'Plati pentru Confirmare' si verifica daca mai exista documente de validat in baza de date;

- acceseaza meniul 'Plati refuzate' si urmareste ca toate documentele refuzate la validare se fie anulate;

- verifica situatia extracontabila intocmita de inspectorul/refrentul din cadrul serviciului, confruntand valorile totale inscrise in aceasta cu valorile totale inregistrate in conturile de decontari (61.01, 61.02, 61.03) din balanta intermediara de verificare, prin vizualizarea acesteia pe monitorul calculatorului.

Dupa efectuarea acestor verificari, seful serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei solicita inspectorului din cadrul compartimentului de informatica efectuarea verificarii coerentei bazei de date.

Inspectorul din cadrul compartementului de informatica solicita sefilor serviciilor implicate iesirea din programul informatic si verifica coerenta bazei de date prin aplicatia 'TREZOR'.

In cazul in care baza de date nu este coerenta, inspectorul (in colaborarea cu proiectantul aplicatiei Trezor, daca este cazul) corecteaza baza de date. Daca corectarea bazei de date intarzie transmiterea platilor, inspectorul anunta trezoreria centrala, printr-un mesaj Lotus Notes.

Verifica pe serverul de Lotus Notes ca directorul TrezOut sa nu contina nici un fisier;

Comunica sefului serviciului Administrarea si Contabilitatea Contului Curent al Trezoreriei ca poate constitui fisierele de plati.