Procesul managementului public

PROCESUL MANAGEMENTULUI PUBLIC

1. Continutul si caracteristicile procesului managementului public

Procesul managerial consta in totalitatea activitatiulor prin care se stabilesc obiectivele organizationale si a subsistemelor sale, resursele si procesele de munca necesare realizarii obiectivelor, prin care se integreaza si controleaza munca personalului folosind metode si tehnici de management eficace si eficiente.

Continutul procesului managerial depinde de sarcinile si obiectivele organizatiei si poate fi metodologic, functional, economic, organizational, social si informational.

Continutul metodologiei depinde de trasaturile specifice ale activitatii manageriale, prin care se stabilesc scopul si obiectivele organizationale, se identifica problemele, se analizeaza si se iau decizii.

Continutul economic al procesului managerial consta in folosirea resurselor (intrari) si transformarea lor in servicii publice (iesiri). Din acest punct de vedere, managerii stabilesc necesitatile de resurse, le repartizeaza si le folosesc in procesul de transformare. Continutul social consta in participarea angajatilor la stabilirea obiectivelor, la analiza si depistarea problemelor si la elaborarea deciziilor.

Continutul organizational consta in utilizarea parghiilor organizationale de cooperare la diferite niveluri de management, de stabilire a competenetelor si responsabilitatilor.

Continutul functional consta in cele 4 functii ale procesului de management: planificarea, organizarea, leading-ul (motivare, antrenare) si controlul.

Procesul managerial are urmatoarele caracteristici[1]:

dinamismul;

stabilitatea;

continuitatea;

consecventa;

ciclitatea.

2. Principiile managementului public

Managementul public are la baza o serie de principii, cum ar fi:

1) Principiul conducerii unitare

Avand in vedere complexitatea si diversitatea serviciilor, in general, al administratiei de stat, in special, se impune conducerea unitara a acestui sector pentru realizarea obiectivelor (satisfacerea interesului general). Numai conducerea unitara a administratiei publice de stat, asigurata de Parlament, poate conduce la realizarea in bune conditii a sarcinilor administratiei de stat intr-o societate in continua schimbare.

2) Principiul conducerii autonome

Principiul conducerii autonome se interconditioneaza cu principiul conducerii unitare, desi la prima vedere s-ar parea ca se exclud. Conducerea unitara asigura coeziunea administratiei de stat, iar autonomia manageriala asigura adaptarea mai rapida a administratiei la schimbarile si transformarile care au loc in societate.

Autonomia conducerii institutiilor publice asigura operativitate in rezolvarea problemelor, dar in limita actelor normative in vigoare pentru a nu se ajunge la anarhie.

3) Principiul flexibilitatii

Principiul flexibilitatii functioneaza in stransa legatura cu principiul autonomiei.

Principiul flexibilitatii consta in adaptarea rapida la schimbarile permanente din viata sociala, pentru a identifica in permanenta nevoile sociale

4) Principiul restructurarii

Principiul restructurarii este strans legat de dimensiunea si structura aparatului administrativ, care pentru a fi eficient trebuie sa fie dimensionat si redimensionat in functie de varietatea si complexitatea problemelor de rezolvat.

Principiul restructurarii urmareste evitarea supradimensionarii aparatului administrativ, care ar presupune cheltuieli suplimentare, dar si evitarea subdimensionarii, care ar putea conduce la diminuarea calitatii serviciilor.

Restructurarea interna a organizatiilr publice urmareste concordanta intre resursele materiale, financiare si umane cu obiectivele stabilite, in conditii de eficacitate si eficienta.

5) Principiul perfectionarii continue

Alaturi de restructurare, perfectionarea continua a managementului public este importanta pentru imbunatatirea continua a activitatii manageriale, a metodelor folosite pentru rezolvarea problemelor.

Preocuparile pentru perfectionarea permanenta presupune construirea unui sistem informational adecvat, stabilirea unei structuri organizatorice bine dimensionate, iar deciziile sa fie bine fundamentale.

6) Principiul legalitatii

Principiul legalitatii decurge din faptul ca organizarea si functionarea organizatiilor publice se face intr-un anumit cadru legal.

Legea administratiei publice si Legea functionarilor publici prevede organizarea si functionarea institutiilor administrative, competentele decizionale, sistemul de relatii, drepurile si obligatiile functionarilor publici.

Intre toate aceste principii ale managementului public exista o stransa interdependenta, iar respectarea lor evidentiaza caracterul stiintific, teoretic si pragmatic al managementului public.

Functiile managementului public

Functiile managementului general sunt planificarea, organizarea, leading-ul (motivare si antrenare) si controlul.

In ceea ce priveste managementul public, Luther Gulick este cunoscut pentru abordarile sale in acest domeniu[2]. El considera ca structura organizatiei si valorificarea potentialului creativ al angajatilor sunt foarte utile pentru eficacitatea managementului si a eficientei organizatiei in ansamblu.

Astfel, managementului public trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii:

planificare;

organizare;

personal;

dirijare-conducere;

coordonare;

informare;

bugetara.

In acest mod sunt incluse toate functiile sefilor executivi.

Gulic considera ca cel mai eficient mod de exercitare a functiilor de catre un guvern este determinat de obiectivele sistemului (de exemplu in domeniul educatiei, al sanatatii, asistentei sociale), procesele desfasurate (contabilitate, finante), tipul de client pe care il satisface (persoana fizica sau juridica), resursele folosite (umane, materiale, financiare, informationale) si de locul unde se desfasoara (sat, oras, municipiu etc.).

In lucrarea lor "Papers on the Science of Administration"[3], Gulick si Urwick au definit sapte functii distincte ale managementului public: planificare, personal, conducere, coordonare, raportare si elaborarea bugetului.

Planificarea consta in fundamentarea de planuri care contin obiectivele finale, dar si pe cele derivate.

Organizarea consta in stabilirea structurii formale a autoritatii cu scopul realizarii eficace si eficiente a obiectivelor.

Conducerea consta intr-un proces continuu de fundamentare a deciziilor administrative si de formulare a ordinelor, instructiunilor necesare pentru conducerea institutiilor.

Coordonarea presupune o interconectare a diferitelor aspecte ale muncii. In acest sens se utilizeaza delegarea de sarcini si de competente.

Raportarea consta in informarea continua a superiorilor si a colaboratorilor prin intocmirea unor evidente, rapoarte sau cercetari.

Elaborarea bugetului consta in intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli folosind metode si tehnici de fundamentare, control si urmarirea executarii lui.

Adaptand functiile managementului general functiilor managementului public, Armenia Androniceanu[4] considera ca functiile managementului public sunt: previziune, organizare, coordonare, motivare, administrare, control-evaluare.

1. Functia de previziune

Consta in ansamblul activitatilor prin care se determina principalele obiective ale organizatiei publice, precum si resursele necesare atingerii obiectivelor stabilite.

In cadrul functiei de previziune (planificare), managerii trebuie sa aiba in vedere urmatoarele:

fundamentarea stiintifica a obiectivelor tinand cont de influentele factorilor exogeni si endogeni si de schimbarile care au loc in viata sociala;

elaborarea planurilor sa se faca cu realism si sa asigure flexibilitatea lor;

consultarea specialistilor din institutie, si chiar a unor consultanti din afara, pentru fundamentarea obiectivelor;

Etapele planificarii in institutiile publice sunt:

identificarea si analiza oportunitatilor in ceea ce priveste piata, competitia, dorintele clientilor, punctele tari si slabe ale organizatiei;

fundamentarea obiectivelor;

analiza mediului endogen si exogen pentru a identifica influentele pozitive si negative in evaluarea premizelor de aplicare a planurilor;

compararea alternativelor si stabilirea variantei optime pentru atingerea obiectivelor;

stabilirea necesarului de resurse materiale, umane si financiare.

Perioada de planificare variaza in functie de marimea organizatiei, domeniul in care functioneaza si scopurile urmarite.

Planificarea este un proces creativ, prin excelenta decizional. Caracterul creativ este determinat de flexibilitatea procesului de planificare in vederea adaptarii la schimbarile care apar in viata sociala, pe de o parte, iar pe de alta parte de gasirea celor mai eficace si mai eficiente mijloace de realizare.

Prin planificare, managementul public urmareste:

cresterea eficientei serviciului public;

evaluarea corecta a resurselor si valorificarea lor la maximum;

transformarea permanenta a organizatiei, adaptarea ei la viitor.

Specialistii in domeniul managementului au efectuat numeroase studii pentru a vedea daca intre planificare si performanta exista legatura. In urma acestor studii au fost trase urmatoarele concluzii[5]:

planificarea da nastere unor rezultate pozitive;

calitatea procesului de planificare si implementare corespunzatoare a planurilor determina o performanta ridicata;

planificarea trebuie sa tina seama de mediul organizational schimbator, sa exploateze oportunitatile, sa inlature amenintarile pentru a atinge performanta.

Prin planificare se elaboreaza programe de actiune in care sunt specificate obiectivele, caile de urmat, pozitia organizatiei in momentul planificarii si performanta pe care doreste sa o realizeze.

Prin planificare, pe langa obiective se stabilesc strategii si planuri de integrare si coordonare a activitatile organizatiei.

Strategiile cuprind caile si modalitatile de actiune, precum si resursele necesare atingerii obiectivelor, intr-o perioada de timp determinata.

Planul cuprinde exact caile si mijloacele create pentru atingerea obiectivelor.

Planurile pot fi clasificate dupa mai multe criterii.

1. Dupa complexitatea si importanta lor, planurile sunt strategice si operationale.

2. Dupa orizontul de timp, planurile sunt pe termen lung (peste 5 ani) - planuri strategice - si planuri pe termen scurt (de regula, pe o perioada mai mica de 1 an) - planuri operationale.

Dupa specificul lor, planurile sunt specifice si directionale (care faciliteaza flexibilitatea).

Planurile strategice privesc intreaga organizatie, stabilesc obiectivele si misiunea organizatiei si pozitioneaza organizatia in mediul organizational.

Planurile operationale deteliaza obiectivele generale ale organizatiei, oferind caile si modalitatile de atingere a lor.

Realizarea functiei de previziune a managementului public se concretizeaza in formularea si implementarea programelor si planurtilor de cercetare pentru sectorul public.

2. Functia de organizare

Organizarea consta intr-un proces de utilizare eficienta a resurselor, de armonizare si mobilizare a lor prin strategii si planuri de creare a unor structuri judicioase de organizare, de creare a unui sistem informational adecvat, care sa permita adaptarea rapida a organizatiei la schimbarile vietii sociale pentru atingerea obiectivelor in conditii de performanta.

Procesul de organizare prezinta doua componente:

compartimentarea optima a organizatiei in conformitate cu obiectivele si strategiile proprii pentru stimularea performantei;

stabilirea relatiilor de autoritate, intre managementul de varf si cel de nivel inferior, precum si cu personalul de executie.

Prin organizare se urmareste formarea sistemului de conducere, capabil sa stimuleze in mod corespunzator sistemul condus, cu ajutorul unor metode si tehnici moderne de management, in vederea atingerii obiectivelor stabilite.

In cadrul administratiei publice, indeplinirea obiectivelor de interes general este impartita intre administratia publica centrala si administratia publica locala, carora le revine rolul de a organiza corespunzator activitatile, pentru satisfacerea interesului public.

In ceea ce priveste stabilirea relatiilor de autoritate, trebuie lamurite conceptele de "delegare", "responsabilitate" si "autoritate".

Delegarea reprezinta incredintarea sarcinilor unei persoane, investirea ei cu autoritate, precum si responsabilitatea acesteia pentru sarcinile trasate.

Responsabilitatea consta in executarea definitiva si satisfacatoare a sarcinilor delegate. Persoana careia i s-au delegat sarcini este "raspunzatoare" fata de managerul care a delegat-o, privind performanta indeplinirii sarcinilor.

Responsabilitatea se refera si la indeplinirea corecta a sarcinilor de catre angajati. Angajatii raspund fata de superiorii lor pentru eventualele greseli.

Ceea ce trebuie subliniat in legatura cu delegarea si responsabilitatea este faptul ca, desi prin acceptarea sarcinilor delegate, persoana delegata si-a asumat responsabilitatea, ea ramane si in sarcina managerului care a facut delegarea.

Autoritatea consta in dreptul limitat de folosire a resurselor organizatiei si canalizarea eforturilor unor oameni pentru executarea sarcinilor.

In ceea ce priveste compartimentarea optima a organizatiei se utilizeaza o serie de mecanisme de coordonare verticala si orizontala.

Coordonarea verticala presupune legarea activitatilor de la varful organizatiei de cele de la nivelul de mijloc si inferioare pentru indeplinirea obiectivelor.

Coordonarea orizontala presupune legarea activitatilor intre departamentele de la acelasi nivel.

Un alt mecanism al structurii organizationale este reprezentat de centralizare si descentralizare.

Centralizarea arata masura in care puterea si autoritatea sunt retinute la nivelurile de varf.

Descentralizarea arata masura in care puterea si autoritatea sunt delegate la nivelurile inferioare.

O alta activitate importanta a functiei de organizare este proiectarea slujbei (postului).

La proiectarea slujbei (postului) trebuie sa se tina seama de urmatoarele:

sarcinile trebuie grupate intr-o maniera logica pentru a conduce la o activitate eficienta;

sarcinile trebuie grupate astfel incat sa fie motivatoare pentru salariat.

Atat eficienta cat si motivarea slujbelor trebuie sa conduca la obtinerea performantei.

Un rol important in managementul administratiei publice il are birocratia.

Birocratia presupune numarul functionarilor publici care activeaza in administratia publica.

In ultimul timp s-a constatat o crestere a birocratiei, atat la nivel national, cat si la nivel local.

Cresterea birocratiei se datoreaza atat progresului stiintei si tehnologiei, cat si interventiei statului in economie pentru protejarea pietelor, prin agentii administrative. De asemenea, responsabilitatea Guvernului pentru cresterea bunastarii sociale determina cresterea birocratiei.

O administratie publica puternica, centrala si locala, confera populatiei mai multa incredere in rezolvarea problemelor. Programele guvernamentale pentru combaterea saraciei si rezolvarea problemelor sociale conduc insa la aparitia unor noi autoritati publice, care determina cresterea birocratiei.

Functia de coordonare

Reprezinta procesul de influentare a activitatilor individuale si colective dintr-o organizatie publica pentru realizarea obiectivelor.

Pentru realizarea unei coordonari eficiente este absolut necesara o comunicare adecvata. O buna comunicare depinde atat de calitatea managementului, nivelul de pregatire si experinta managerilor, capacitatea lor de a stabili obiective realiste, care sa fie intelese de catre toti angajatii, dar si de nivelul de pregatire generala si de specialitate a angajatilor, de receptivitatea lor la nou si de interesul lor in rezolvarea problemelor.

Coordonarea, ca functie a managementului public, prezinta importanta datorita influentei factorilor mediului: politici, tehnico-stiintifici, juridici, economici etc. Rolul managementului este acela de a lua decizii rapide de adaptare la schimbarile vietii sociale cu scopul pastrarii stabilitatii sistemului public si coordonarea subsistemelor lui in noile conditii.

4. Functia de antrenare

Functia de antrenare sau leading-ul (antrenare si motivare) consta in mobilizarea personalului unei institutii publice pentru a munci cu eficienta in scopul atingerii obiectivelor propuse in conditii de performanta.

"Motivarea, in context managerial, reprezinta procesul miscarii unora din membrii organizatiei prin altii pentru atingerea obiectivelor individuale si organizationale"[6].

Motivarea are rol important in fundamentul antrenarii, deoarece imbina satisfacerea necesitatilor si intereselor personalului cu realizarea obiectivelor organizatiei.

Motivarea se poate face prin acordarea de recompense celor care contribuie la realizarea obiectivelor institutiei, obtinand rezultate performante.

O alta modalitate de antrenare este prin intermediul comenzii, care trebuie sa indeplineasca urmatoarele caracteristici:

dispozitiile trebuie sa fie bine formulate, sa fie clare si directe;

conducatorul trebuie sa aprecieze corect concordanta dintre capacitatile personalului si sarcinile trasate acestuia;

constientizarea subordonatilor in importanta pe care o prezinta implicarea lor in realizarea obiectivelor institutionale;

imbinarea corecta a stimularii materiale cu stimularea morala;

promovarea disciplinei la locul de munca.

Procesul de reforma in administratia publica trebuie sa aiba in vedere si instrumentele care trebuie utilizate pentru motivarea functionarilor publici, tinand cont de caracteristicile fiecarei persoane si ale fiecarui acolectiv de munca, in stransa corelatie cu aportul pe care il are in realizarea obiectivelor si renuntand la tratarea standardizata a tuturor.

5. Functia de control  si evaluare

Functia de control si evaluare consta in ansamblul activitatilor prin care se controleaza si se masoara performantele institutiei sau a subsistemelor ei, comparativ cu obiectivele stabilite, pentru a lua masuri de eliminare a eventualelor deficiente si/sau de integrare a abaterilor pozitive.

Activitatea de control, ca functie a managementului, implica patru faze:

masurarea rezultatelor;

compararea rezultatelor cu obiectivele si standardele stabilite initial si determinarea abaterilor;

identificarea cauzelor care au determinat abaterile constatate;

corectarea obiectivului si a standardelor necorespunzatoare si/sau valorificarea oportunitatilor care au fost descoperite.

Pentru a fi eficient este necesar ca procesul de control sa se desfasoare continuu, de-a lungul perioadelor de indeplinire a obiectivelor planificate.

Din acest punct de vedere, exista trei tipuri de control, si anume:

control preventiv;

control concurent;

postcontrol (control feedback).

Controlul preventiv se desfasoara inainte de inceperea activitatii, urmarind daca obiectivele sunt bine stabilite, tinandu-se cont de resursele disponibile pentru indeplinirea lor.

Controalele concurente sunt cele care au loc in timpul desfasurarii activitatilor organizatiei si urmaresc ceea ce se intampla in procesul muncii, pentru a putea lua eventualele masuri corective inainte de definitivarea obiectivelor. Controalele concurente se axeaza pe calitatea activitatilor, pe inlaturarea risipei, intervenind imediat pentru corectarea si indreptarea lucrurilor.

Postcontroalele sau controalele postactiune, au loc dupa ce munca a fost finalizata si urmaresc identificarea responsabilitatilor pentru succes sau esec. Ele se axeaza pe urmarirea calitatii rezultatelor finale si pe raspunsurile consumatorilor (beneficiarilor), de aceea se mai numesc si controale feedback. Feedback-ul furnizeaza, prin procesul de control, informatii necesare imbunatatirii lucrurilor in viitor.

Controlul constituie ultima veriga in lantul procesului de management, la toate cele trei nivele de management: tehnic, administrativ si institutional, carora le corespund diferite tipuri de controale[7].

La nivel tehnic controalele urmaresc feedback-ul pentru performanta operationala si tintesc la performanta standardizata de indeplinire a obiectivelor stabilite.

La nivel administrativ controalele urmaresc folosirea resurselor si realizarea obiectivelor la nivelul standardelor tehnice.

La nivel institutional controalele urmaresc daca obiectivele au fost corect stabilite si daca a fost adoptata strategia corespunzatoare pentru atingerea lor.

O alta forma de control institutional il reprezinta controlul social, respectiv controlul societatii asupra organizatiei.

Societatea, prin intermediul Guvernului, urmareste ca mediul orgazitional sa fie curat si sigur, iar serviciile publice sa fie, de asemenea, curate si sigure.

Necesitatea exercitarii functiei de control si evaluare a managementului public in administratia publica poate fi argumentata astfel[8]:

permite verificarea legalitatii si oportunitatii deciziilor administrative, respectiv a eficientei masurilor adoptate de organele controlate;

identifica acele cauze care constituie o frana in desfasurarea normala a activitatii;

ofera posibilitatea corectarii continutului deciziilor, astfel incat acestea sa fie in concordanta cu realitatile sociale;

determina initierea unor noi decizii;

verifica daca sunt utilizate toate mijloacele juridice de care dispun autoritatile administrative pentru realizarea pe cale democratica a sarcinilor;

permite urmarirea gradului de indeplinire a misiunilor autoritatilor administrative, din punct de vedere cantitativ si calitativ, in raport cu volumul resurselor consumate, cu ajutorul carora se realizeaza si se verifica daca legalitatea a fost asigurata;

ofera posibilitatea informarii exacte a administratiei privind calitatea functionarilor sai, in vederea aprecierii judicioase a capacitatii acestora si a unei rationale repartizari a posturilor si a functiilor in sistem;

pune bazele reorganizarii activitatii si a structurii administratiei in raport cu dezvoltarea sociala si cu modul de adaptare a aparatului administrativ la schimbare.

Eficacitatea si eficienta managementului public sunt strans legate de profesionalismul functionarilor publici permanenti si/sau alesi in functii publice.

Eficienta managerilor publici depinde de abilitatile lor manageriale manifestate in procesul de management cu ocazia exercitarii acestor functii in vederea realizarii obiectivelor.

Intrebari de control

1. Prezentati continutul si caracteristicile procesului  managementului public;

2. Prezentati principiile managementului public;

Care sunt functiile managementului public;

4. In ce consta previziunea managementului public?

5. In ce consta organizarea managementului public?

6. In ce consta coordonarea managementului public?

7. In ce consta antrenarea si motivarea managementului public?

8. In ce consta controlul si evaluarea managementului public?