Sistemul decizional in managementul public

SISTEMUL DECIZIONAL IN MANAGEMENTUL PUBLIC

1. Definitia si clasificarea deciziilor

Decizia reprezinta actul final al procesului de management prin care managerul, alegand din mai multe variante, hotaraste linia de actiune, pe care o considera optima in realizarea obiectivului propus.

Deciziile pot fi clasificate in mai multe categorii, luand in considerare urmatoarele criterii:

1) Dupa cunoasterea probabilitatii realizarii rezultatelor, deciziile pot fi:

·   &nbs 555g69f p;    decizii in conditii de certitudine;

·   &nbs 555g69f p;    decizii in conditii de risc;

·   &nbs 555g69f p;    decizii in conditii de incertitudine.

Deciziile in conditii de certitudine sunt cele care in urma actiunii duc la un rezultat determinat. In procesul managerial exista mai multe variante pentru solutia cautata, chiar si in conditii de certitudine. Variabilele implicate in luarea deciziei sunt insa controlabile si au evolutii cunoscute.

Acest tip de decizii sunt caracteristice managementului de nivel mediu si de executie, cand hotararile se iau pe termen scurt.

Deciziile in conditii de risc sunt cele care se iau atunci cand exista mai multe conditii obiective, cu probabilitati diferite de realizare.

Riscul este dat de conditiile care determina ca pentru un anumit rezultat sa existe o anumita solutie cu probabilitatea de realizare intre 0 si 1. Luarea acestor decizii se face apeland la metode matematice, pe baza unor evaluari si prin aproximarea probabilitatii aparitiei unui fenomen.

Deciziile in conditii de incertitudine sunt cele care se iau in conditiile in care probabilitatea de obtinere a rezultatelor asteptate este necunoscuta. Aceste decizii se iau pe baza unor reguli specifice jocurilor strategice.

2) Dupa natura obiectivului si dimensionarea acestuia in timp, deciziile pot fi:

·   &nbs 555g69f p;    decizii tactice (programate);

·   &nbs 555g69f p;    decizii strategice (neprogramate);

·   &nbs 555g69f p;    decizii semiprogramate.

Deciziile tactice se iau pentru situatii concrete, fara un grad mare de complexitate. Ele nu vizeaza organizatia in ansamblu, ci componente ale acesteia, fiind specifice managementului la nivel de executie.

Deciziile tactice se iau pentru utilizarea rationala a resurselor disponibile, fiind modalitati de transformare a strategiilor in actiuni concrete. Ele se adopta, de regula, in conditii de certitudine.

Deciziile strategice se refera la probleme noi, cu un grad mare de complexitate, pentru a caror rezolvare sunt necesare solutii originale. Deciziile strategice sunt specifice managementului de varf, unde un rol important il are gandirea strategica a managerului.

Gandirea strategica este o gandire creatoare, capabila sa genereze idei noi care sa duca la realizarea unor obiective stabilite pentru viitor[1].

3. Dupa numarul persoanelor care participa la elaborarea deciziei distingem:

·   &nbs 555g69f p;    decizii individuale;

·   &nbs 555g69f p;    decizii colective.

Deciziile individuale sunt cele care se adopta pentru rezolvarea problemelor curente ale organizatiei.

Deciziile colective se adopta in conditiile cresterii complexitatii activitatii organizationale, urmarind diminuarea riscului, deoarece un grup, fata de o persoana, detine mai multe informatii si o capacitate de creativitate mai mare.

Dupa periodicitatea elaborarii lor, deciziile pot fi:

·   &nbs 555g69f p;    decizii unice;

·   &nbs 555g69f p;    decizii repetitive.

Deciziile unice se elaboreaza o singura data sau de mai multe ori, dar la intervale mari de timp.

Deciziile repetitive sau periodice sunt cele care se elaboreaza la perioade de timp determinate. Ele pot aparea si in mod neregulat, la intervale aleatorii, in conditiile aparitiei unor factori necontrolabili.

Luand in considerare specificul sistemului public, managementul public din administratie adopta decizii care au o anumita tipologie proprie.

Deciziile administratiei publice pot fi si ele, la randul lor, clasificate dupa mai multe criterii.

1) Dupa situatia concreta la care se refera:

·   &nbs 555g69f p;    decizii normative;

·   &nbs 555g69f p;    decizii individuale.

Deciziile normative se regasesc in continutul actelor normative. Ele sunt rezultatul efortului comun a mai multor functionari publici.

Deciziile individuale sunt elaborate de functionari publici cu competente decizionale si se elaboreaza in anumite situatii concrete.

2) Dupa nivelul ierarhic pe care se afla decidentul:

·   &nbs 555g69f p;    decizii de nivel superior, elaborate de presedinte, parlament, guvern;

·   &nbs 555g69f p;    decizii de nivel mediu, elaborate, de regula, de institutiile administrative situate pe nivel mediu al managementului public;

·   &nbs 555g69f p;    decizii de nivel inferior, elaborate de institutiile publice, de functionarii publici ai institutiilor si autoritatilor locale situate pe nivelurile inferioare ale structurilor organizatorice din administratia publica centrala si locala.

3) Dupa orizontul de timp la care se refera:

·   &nbs 555g69f p;    decizii administrative pe termen nelimitat, elaborate parlament si guvern sub forma decretelor, legilor, ordonantelor de urgenta etc;

·   &nbs 555g69f p;    decizii administrative pe termen lung, elaborate la nivelul administratiei centrale si locale;

·   &nbs 555g69f p;    decizii administrative pe termen mediu, elaborate la nivel de guvern si la nivelul administratiei locale;

·   &nbs 555g69f p;    decizii curente, elaborate la toate nivelurile sistemului public pentru perioade scurte de timp.

4) Dupa frecventa adoptarii:

·   &nbs 555g69f p;    decizii periodice, adoptate la anumite intervale de timp, regulate, de catre organele administratiei de stat;

·   &nbs 555g69f p;    decizii aleatorii, adoptate la intervale neregulate de timp;

·   &nbs 555g69f p;    decizii unice, care au caracter exceptional, fara a se repeta intr-un interval de timp previzibil, elaborate atat la nivelul administratiei de stat cat si locale;

5) Dupa amploarea sferei decizionale a decidentului:

·   &nbs 555g69f p;    decizii integrale;

·   &nbs 555g69f p;    decizii avizate.

Deciziile integrale sunt cele elaborate un decident de la nivelul administratiei locale, fara a fi necesar ca decizia sa fie avizata de un functionar public de la nivelul administratiei publice centrale.

Deciziile avizate sunt cele care impun avizarea de catre un functionar public de la nivel ierarhic superior.

6) Dupa numarul persoanelor care participa la procesul de fundamentare:

·   &nbs 555g69f p;    decizii de grup;

·   &nbs 555g69f p;    decizii individuale.

Deciziile de grup sunt elaborate atat la nivelul administratiei publice centrale, cat si la nivelul administratiei publice locale, de catre mai multe persoane reunite in birouri, comisii sau consilii, ministere, guvern, parlament.

Deciziile individuale sunt cele elaborate de un functionar public de la nivelul administratiei publice locale cu scopul rezolvarii unor probleme curente ale unui compartiment sau ale institutiei publice in ansamblu.

7) Dupa continutul si modificarile pe care le aduc in ordinea juridica:

·   &nbs 555g69f p;    decizii generale;

·   &nbs 555g69f p;    decizii specifice;

·   &nbs 555g69f p;    decizii determinate de cererea de servicii publice;

·   &nbs 555g69f p;    decizii determinate de schimbarile in structura unei institutii publice.

Deciziile generale se refera la o situatie generala si contribuie la crearea unui cadru juridic corespunzator desfasurarii proceselor de management si de executie din institutiile publice.

Deciziile specifice se refera la statuarea unei persoane sau functionar public desemnat pentru a se implica in realizarea obiectivelor compartimentului si/sau institutiei publice in ansamblul ei.

Deciziile determinate de cererea de servicii publice se refera la deciziile elaborate pentru crearea unor drepturi si facilitati utilizatorilor de servicii publice, de exemplu decizia de eliberare a autoritatilor administrative. Prin aceste decizii se impun obligatii de a da, de a face, precum si interdictii de a nu da, de a nu face.

Deciziile determinate de schimbarile in structura unei institutii publice se refera la numirea unor functionari publici, la drepturile si obligatiile lor.

8) Dupa competenta decidentului:

·   &nbs 555g69f p;    decizii executorii;

·   &nbs 555g69f p;    decizii de administrare;

Deciziile executorii sunt elaborate de autoritatile administrative. Competenta autoritatii administrative pentru a lua decizii executorii are un sens larg. Astfel, primul ministru, ministrii de stat, prefectul si primarii, precum si sefii pe diferite niveluri pot lua decizii executorii, ele au un pronuntat caracter practic si vizeaza prin continutul lor modul de desfasurare a activitatilor in institutiile publice.

Deciziile de administrare au un pronuntat caracter teoretic si vizeaza prin continutul lor procesul de management, respectiv realizarea functiilor sale de planificare, organizare, coordonare, antrenare, motivare, control si evaluare pentru atingerea obiectivelor organizationale.

Deciziile administrative trebuie sa indeplineasca conditii de legalitate, adica sa respecte cadrul legal pentru a putea fi valabile.

2. Elementele sistemului decizional

Elementele sistemului decizional care determina fundamentarea si elaborarea deciziilor sunt: decidentul, multimea variantelor decizionale, multimea criteriilor decizionale, mediul ambiant, multimea obiectivelor decizionale.

Decidentul este persoana sau grupul de persoane care urmeaza sa aleaga varianta optima pentr realizarea obiectivului din multimea de variante posibile. Alegerea variantei optime depinde de personalitatea decidentului, de autoritatea si competenta sa, precum si de adaptabilitatea lui la conditiile noi care pot aparea.

Multimea variantelor decizionale poate fi infinita sau finita. Pentru alegerea variantei optime decidentul utilizeaza modele matematice situatiei date.

Multimea criteriilor decizionale este reprezentata de punctele de vedere ale decidentului in legatura cu rezolvarea situatiei date, de exemplu: profitul, gradul de utilizare a capacitatii de productie, pretul, calitatea, termenul de recuperare a investitiilor.

Mediul ambiant insumeaza factorii exogeni si endogeni care pot influenta decizia. Evolutia mediului ambiant influenteaza procesul decizional in mod favorabil, ca de exemplu: cresterea complexitatii activitatii organizatiei, sau in mod favorabil, ca de exemplu: cresterea nivelului de pregatire de specialitate.

Multimea obiectivelor deciziei decurge din faptul ca prin decizie se urmaresc mai multe obiective in functie de multimea criteriilor de apreciere a variantelor. O caracteristica a obiectivelor deciziei este ca depinde de factorul timp, ceea ce duce la o permanenta actualizare, in functie de complexitatea factorilor de mediu, care sunt intr-o continua schimbare.

Intre elementele componente ale sistemului decizional exista o stransa interdependenta.

Sistemul decizional in sistemul public prezinta unele particularitati care decurg din specificul domeniului de activitate al institutiilor publice.

Astfel, in sistemul public pot fi delimitate doua categorii de participanti la fundamentarea si elaborarea deciziilor administrative, in functie de:

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; modul de implicare;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; pozitia in structura organizatorica.

Dupa modul de implicare in procesul decizional distingem:

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; functionari publici implicati direct;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; functionari publici implicati indirect;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; cetateni consultati si/sau specialisti implicati direct sau indirect.

Raspunderea revine tuturor persoanelor care, intr-un fel sau altul, au luat parte la adoptarea unei decizii administrative. Gradul de raspundere insa, este diferit, in functie de contributia fiecaruia.

Prin consultarea cetatenilor se urmareste adeziunea populatiei la deciziile administrative.

In functie de nivelul administrativ din care fac parte functionarii publici implicati in fundamentarea deciziilor, distingem:

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; functionari publici din administratia centrala;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; functionari publici din administratia locala

3. Caracteristicile deciziilor administrative

Deciziile administrative sunt urmarea unei vointe politice a administratiei de stat care constau in alegerea variantei optime pentru realizarea scopurilor propuse.

Deciziile administrative prezinta urmatoarele caracteristici:

1. Adoptarea deciziilor administrative se face in conditii de loc si timp.

2. Deciziile administrative adopta o solutie mica, fundamentata in urma unui proces complex de analiza a mai multor informatii si propuneri formulate, dintre care se alege una care se prezinta organului de decizie din administratia publica. Organul de decizie are libertatea de a alege sau de a respinge propunerea respectiva sau poate sa o modifice partial.

3. Deciziile administrative trebuie sa asigure egalitatea in drepturi a tuturor cetatenilor. Prin decizia administrativa nu se poate hotari ca un cetatean sa aiba drepturi mai putine decat altul, indiferent de nationalitate, rasa, sex, religie etc.

Eficienta si valoarea unei decizii administrative depinde de :

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; modul in care este inteleasa problema care trebuie rezolvata;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; realismul solutiei adoptate;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; oportunitatea acesteia;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; indeplinirea la timp a actiunii pentru realizarea solutiei aleasa.

Pentru eficacitatea si eficienta lor, deciziile administrative trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; sa fie fundamentate stiintific;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; sa aiba un caracter realist;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; sa intervina in timp util;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; sa fie integrate in ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; sa fie oportune.

Datorita ierarhizarii sistemului administrativ, deciziile organelor de la nivelurile superioare sunt obligatorii pentru organele de la niveluri inferioare, care trebuie sa le execute intocmai.

Fundamentarea deciziilor administrative

Procesul de fundamentare a deciziilor administrative consta in ansamblul activitatilor si operatiilor prin care se culeg si se prelucreaza informatiile necesare, se identifica multimea variantelor posibile si multimea criteriilor de apreciere si se alege varianta optima, tinand cont de factorul timp si de riscuri.

Etapele elaborarii deciziei:

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; sesizarea necesitatii deciziei;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; pregatirea deciziei;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; alegerea solutiei optime si elaborarea deciziei;

-   &nbs 555g69f p;   &nbs 555g69f p; aplicarea deciziei.

Sesizarea necesitatii deciziei este etapa in care decidentul sesizeaza disfunctiile din sistem, care impun luarea unor masuri corective concretizate in decizii. Aceasta etapa se exercita in cadrul functiei de control si evaluare a managementului.

Pregatirea deciziei este etapa in care se culeg informatiile necesare, se prelucreaza informatiile si se formuleaza problema care impune elaborarea deciziei.

In aceasta etapa se elaboreaza multimea variantelor de solutii si multimea criteriilor de apreciere, se analizeaza si se evalueaza modul in care obiectivele urmarite pot fi atinse.

Alegerea solutiei optime este etapa esentiala a procesului decizional in care decidentul apreciaza care este varianta optima, tinand cont de riscul pe care il implica variantele de decizie, raportul optim intre eforturi si rezultate, factorul timp care poate determina cresterea eficientei deciziei prin reducerea ciclului: informatie-decizie-actiune.

Aplicarea deciziei este etapa in care sunt declansate actiunile membrilor unui colectiv de munca, pe baza antrenarii si motivatiei, care sa conduca la realizarea obiectivelor.

In fundamentarea deciziilor administrative se parcurg urmatoarele etape[3]:

1. Initierea deciziei administrative - consta in crearea unui cadru care sa determine fundamentarea deciziei. Cadrul este constituit din initiativele decizionale.

Initiativa decizionala poate sa apartina organului care o emite sau altor factori, exteriori organului emitent.

Organul emitent va adopta obligatoriu decizia, numai in cazul in care organul emitent este subordonat celui care a avut initiativa.

Unele initiative pot veni din partea cetatenilor, care sesizeaza unele nevoi sociale, pentru a caror satisfacere este nevoie de decizie administrativa.

2. Definirea obiectivului decizional si a mijloacelor de realizare a acestuia constituie o alta etapa a fundamentarii deciziei administrative.

In aceasta etapa se stabileste in mod precis nevoia sociala care trebuie satisfacuta, precum si mijloacele necesare satisfacerii ei. De asemenea, se are in vedere gradul de prioritate, respectiv urgenta satisfacerii unei anumite nevoi sociale.

3. Documentarea in vederea formularii deciziei administrative - presupune un proces complex de culegere si prelucrare a informatiilor necesare. Cu cat acest proces este mai riguros si mai detaliat, cu atat va creste calitatea deciziei administrative.

Selectarea si analiza informatiilor culese consta in activitatea de selectare a informatiilor strict corelate cu obiectivul decizional, urmata de analiza acestora. In acest sens, vor fi selectate informatiile care asigura o eficienta sporita, respectiv obtinerea de rezultate maxime cu cheltuieli minime, dar in conditiile satisfacerii depline si optime a nevoilor sociale care au stat la baza initierii deciziei administrative.

5. Conturarea si analiza alternativelor decizionale este etapa in care sunt consultati specialisti in domeniul in care se incadreaza decizia administrativa. In aceasta etapa se contureaza clar si bine fundamentat varianta optima de solutie care sa rezolve problema pusa in discutie.

De asemenea, se precizeaza resursele umane, materiale, financiare si informationale atrase in aplicarea deciziei administrative.

6. Adoptarea deciziei consta in activitatea de transmitere a propunerilor fundamentate membrilor orgnului de decizie, in timp util pentru ca acestia sa le analizeaze si sa formuleze, fie alte variante, fie puncte de vedere pentru completarea materialelor rezultate in urma sedintelor de dezbatere, daca este cazul.

Decizia optima se obtine prin retinerea solutiilor argumentate si conforme cu realitatile sociale.

In final, este aleasa si avizata varianta care ulterior dobandeste caracter obligatoriu pentru a fi implementata.

7. Urmarirea aplicarii si respectarii deciziei administrative se face de persoane specializate sau de reprezentantii institutiilor publice, care exercita functia de control in cadrul sistemului public. In aceasta etapa se urmareste modul in care se deruleaza procesele de aplicare a deciziei adoptate. Pentru aceasta, organele administratiei de stat adopta o serie de masuri organizatorice privind mobilizarea si utilizarea resurselor umane, materiale si financiare necesare executarii.

In procesul de executare este necesar un control riguros si permanent pentru a se evita eventualele abateri, intarzieri sau chiar erori.

Controlul este necesar si pentru a se depista daca decizia corespunde situatiei-problema, cu scopul de a interveni la timp cu unele corecturi in continutul deciziei respective.

8. Formularea concluziilor dupa aplicarea deciziei administrative pe baza feedback-ului din mediul ambiant.

Pe baza informatiilor primite in urma aplicarii deciziei administrative, organul administratiei de stat poate modifica sau chiar anula o decizie printr-o alta decizie care sa corespunda noilor conditii.

Aplicarea unei decizii administrative poate declansa aparitia unor noi aspecte ale realitatii sociale, sau se poate constata ca obiectivele deciziei pot fi realizate cu alte mijloace, uneori mai eficiente si intr-un timp mai scurt.

In aceasta etapa se formuleaza concluzii cu privire la procedura de aplicare a deciziei administrative si la cheltuielile implicate cu documentarea, pregatirea si motivarea personalului.

Procesul de fundamentare si elaborare a deciziilor administrative necesita o permanenta legatura cu realitatea sociala, pentru a stabili corect nevoile sociale, precum si cu obiectivele economice, sociale si politice ale societatii la un moment dat.

Intrebari de control

1. Care este definitia deciziei?

2. Clasificati si descrieti deciziile dupa urmatoarele criterii:

a) dupa cunoasterea probabilitatii realizarii rezultatelor lor;

b) dupa natura obiectivului si dimensionarea acestuia in timp;

c) dupa numarul persoanelor care participa la elaborarea deciziei;

d) dupa periodicitatea elaborarii lor.

3. Clasificati si descrieti deciziile administrative dupa urmatoarele criterii:

a) dupa situatia concreta la care se refera;

b) dupa nivelul ierarhic pe care se afla decidentul;

c) dupa orizontul de timp la care se refera;

d) dupa frecventa adoptarii;

e) dupa amploarea sferei decizionale a decidentului;

f) dupa numarul persoanelor care participa la procesul de fundamentare;

g) dupa continutul si modificarile pe care le aduc in ordinea juridica;

h) dupa competenta decidentului.

Enumerati si descrieti elementele sistemului decizional;

5. Prezentati caracteristicile deciziilor administrative;

6. Enumerati si descrieti etapele procesului de elaborare a deciziilor;

7. Enumerati si descrieti etapele de fundamentare si elaborare a deciziilor administrative.