Planificarea necesarului, recrutarea si selectia personalului

Planificarea necesarului, recrutarea si selectia personalului

Asemenea concurentilor sai (intreprinderile mari), o intreprindere mica sau mijlocie trebuie sa-si determine nevoile de personal si sa identifice sursele de la care acesta poate fi recrutat. Aceste sarcini sunt dificil de realizat intrucat multe intreprinderi mici si mijlocii se confrunta cu o lipsa de forta de munca.   

In anumite perioade poate exista un declin numeric al fortei de munca disponibile, fapt pen 353h74d tru care aceste intreprinderi trebuie sa-si modifice modalitatile lor de actiune in urmatoarele:

- sa acorde atentie mai mare atragerii personalului;

- sa foloseasca noi metode pentru a atrage mai multi solicitanti individuali;

- sa faca ambianta de munca mult mai placuta;

- sa foloseasca stimulente in munca pentru a mentine angajatii foarte buni;

- sa introduca automatizarea proceselor sau sa subcontracteze anumite repere (subansamble), prin aceasta diminuandu-se necesarul de forta de munca.

Planificarea resurselor umane cuprinde analiza situatiei prezente a resurselor existente in cadrul organizatiei, interpretarea previziunilor de dezvoltare a acesteia in termeni de cerinte viitoare de resurse de munca, definirea politicilor de dezvoltare a resurselor existente si de recrutare de noi cadre.

Importanta planificarii resurselor umane este determinata de urmatoarele aspecte :

- permite asigurarea din timp a personalului necesar organizatiei, previzionat in functie de dezvoltarea anticipata a evolutiei acesteia;

- asigura inscrierea costurilor cu personalul in limite judicioase;

- preintampina aparitia dezechilibrelor majore, a lipsei personalului necesar sau a supraefectivelor de personal in raport cu nevoile reale ale intreprinderii;

- ofera perspectiva clara a dezvoltarii resurselor umane ale organizatiei, a dezvoltarii personalitatii profesionale a fiecarui angajat .

In scopul stabilirii necesarului de personal trebuie ca pentru fiecare post sau activitate sa se elaboreze 'descrierea postului' (sau a activitatii), care sa cuprinda precizarea sarcinilor care trebuie indeplinite, a responsabilitatilor, a conditiilor de munca, precum si a relatiilor dintre activitatea respectiva si restul activitatilor din cadrul intreprinderii. Dupa ce se elaboreaza descrierea postului , se trece la stabilirea calitatilor personale, a calificarii si experientei necesare desfasurarii activitatii respective, acestea constituind de fapt 'specificatiile postului' (sau cerintele activitatii) si reprezinta baza recrutarii si selectarii noilor angajati.

In intreprinderile mici si mijlocii este necesar ca descrierea postului sa fie flexibila pentru a oferi intreprinzatorului mai multa libertate in atribuirea sarcinilor la angajatii de care dispune. In acest sens este bine sa se analizeze calificarile care se intentioneaza a se pretinde angajatilor, in sensul de a nu fi exagerate, intrucat in acest caz managerul trebuie sa plateasca salarii mai mari.

In continuare, trebuie identificate cele mai adecvate surse pentru recrutarea angajatilor din intreprinderile mici si mijlocii. Aceste surse pot fi:

1) Surse interne, adica asigurarea necesarului de personal pentru anumite activitati folosind angajatii actuali ai intreprinderii, aceasta contribuind la cresterea motivatiei angajatilor care isi dau seama ca au sansa de a promova in cadrul aceleiasi intreprinderi. Sursele interne sunt mai putin costisitoare si mult mai eficiente, intrucat rezultatele in munca ale persoanelor respective au fost observate si evaluate de-a lungul unei perioade de timp anterioare, ceea ce confera stabilitate intreprinderii.

Acoperirea necesarului de personal folosind surse interne se poate face prin:

• reciclare, adica un angajat care in prezent nu mai este capabil sa-si indeplineasca sarcinile care ii revin (pentru ca a crescut complexitatea acestora) este trimis la un curs de pregatire pentru a-si actualiza cunostintele si a-l face corespunzator cerintelor;
• transfer, adica un angajat este mutat dintr-o subunitate (sau compartiment) in alta fara ca prin aceasta sa i se schimbe neaparat functia sau salariul;
• promovare, adica un angajat este mutat int]r-o pozitie ierarhica mai mare, ceea ce presupune in mod frecvent responsabilitati mai mari, o functie mai mare si un salariu mai mare.        

2) Surse externe la care se apeleaza pe masura ce intreprinderea isi largeste activitatea si are deci nevoie de un personal suplimentar sau in situatia in care sunt necesare calificari noi, diferite de cele ale angajatilor actuali. Aceste surse constau in:       

• fostii angajati, care reprezinta o sursa potentiala de muncitori calificati, in sensul ca daca un muncitor a plecat din intreprindere din proprie initiativa pentru ca a avut un motiv intemeiat poate solicita ulterior reangajarea;
• prietenii si rudele actualilor angajati;
• solicitari de angajare primite din partea umor persoane;
• atragerea unor angajati de la alte intreprinderi, chiar si de la concurenti, intrucat in anumite domenii de activitate (de exemplu in comert) persoanele sunt dispuse sa-si schimbe frecvent locurile de munca;
• atragerea unor persoane cu calificare ridicata, care sunt absolventi recenti ai facultatilor sau fac parte din anumite organizatii profesionale;
• angajarea unor pensionari pentru a presta o jumatate de norma sau o norma intreaga. De fapt angajatii sezonieri sau cu jumatate de norma confera mai multa flexibilitate intreprinderii si constituie o modalitate de a reduce costurile privind angajarea.

Dupa ce se cunosc sursele potentiale pentru recrutarea angajatilor, managerul intreprinderii mici sau mijlocii trebuie sa treaca la recrutarea efectiva a personalului care se poate face astfel:

Ø      prin reclama efectuata la panourile din fata intreprinderii;

Ø      in presa sau la radio-TV;

Ø      prin oficiile fortei de munca;

Ø      prin recomandari date de angajatii actuali pentru prieteni sau cunostinte, modalitate care s-a dovedit a fi foarte eficienta pentru intreprinderile mici si mijlocii, intrucat angajatii sunt cei mai in masura sa aprecieze cerintele fata de persoanele care vor trebui sa efectueze anumite sarcini;

Ø      prin atragerea studentilor care sa presteze o jumatate de norma in cadrul intreprinderii, ca urmare a unor actiuni de recrutare intreprinse la universitati.

In continuare urmeaza selectia personalului, adica procesul prin care se stabileste daca un candidat are calitatile personale necesare sa satisfaca specificatiile postului respectiv. Niciodata nu poate fi gasit un angajat "perfect", care sa aiba toate calitatile necesare activitatilor care urmeaza a fi prestate. Da aceea managerul unei intreprinderi mici sau mijlocii trebuie sa gaseasca persoane ale caror aptitudini si calificari le completeaza armonios pe cele ale angajatilor actuali.

In selectia personalului trebuie sa se aiba in vedere faptul ca realizarile anterioare ale candidatilor constituie o baza pentru performantele viitoare ale acestora. Cantitatea de informatie care trebuie colectata despre fiecare candidat depinde de natura posturilor .

Procesul de selectie a personalului se deruleaza in urmatoarele etape:

♦ Completarea de catre candidat a formularelor-tip pentru cererea de angajare - prin aceasta se obtin informatii generale asupra candidatului privind: datele personale, pregatirea profesionala, experienta in munca (locurile de munca avute, functiile detinute, motivele parasirii locurilor de munca anterioare), persoanele care pot da recomandari (relatii) asupra candidatului.

♦ Interviul preliminar al candidatului - care da posibilitatea managerului sa-si faca o imagine generala asupra pregatirii, personalitatii si cunostintelor candidatului referitoare la munca ce urmeaza a fi prestata. Foarte multi candidati sunt eliminati inca din aceasta etapa, pentru ca nu corespund sub aspectul pregatirii sau experientei.

♦ Testarea - care urmareste verificarea inteligentei, aptitudinilor, capacitatii de munca si de performanta ale candidatului, pentru a vedea in ce masura acesta se poate adapta la noile sarcini de munca. Testele folosite in selectia profesionala stiintifica sunt de mai multe categorii :

de inteligenta, destinate sa identifice abilitatile intelectuale existente si capacitatea de dobandire a unor abilitati intelectuale noi;

de personalitate, concepute pentru a evidentia caracteristicile personale ale candidatilor si modalitatile in care acestia pot influenta alte persoane, ceea ce da masura capacitatii lor de a ocupa functii de conducere;

vocationale, concepute pentru a pune in evidenta cea mai potrivita ocupatie pentru fiecare candidat. Daca candidatul are sau a avut anterior un loc de munca, atunci cu permisiunea acestuia, se poate consulta managerul de la intreprinderea respectiva asupra rezultatelor si comportamentului in munca a candidatului.    

♦ Interviul de selectie - prin care managerul urmareste sa cunoasca in detaliu candidatul. Eficienta interviului depinde de abilitatea celui care il conduce. Dar un manager isi poate imbunatati aptitudinile de a conduce un interviu daca are in vedere urmatoarele recomandari :

- intrebarile care urmeaza a fi puse sa fie fixate (sau cel putin schitate) in prealabil;

- sa acorde intreaga atentie candidatului;

- atmosfera sa fie calma;

- candidatul trebuie ascultat cu atentie, fara a se face evaluarea verbala a afirmatiilor acestuia;

- nivelul discutiei trebuie adaptat candidatului;

- sa fie urmarite cu atentie modul de exprimare si manierele candidatului, vestimentatia acestuia, daca acestea sunt importante pentru munca ce urmeaza a fi prestata.

♦ Examenul medical- prin care se constata daca starea sanatatii candidatului este adecvata muncii pe care el urmeaza sa o presteze si se previne contaminarea celorlalti angajati.

♦ Stabilirea ofertei de munca, care se refera la faptul ca unui candidat care a trecut cu succes prin toate etapele anterioare i se prezinta postul de munca, conditiile de munca si nivelul salariului.

Candidatii care sunt considerati respinsi trebuie anuntati despre aceasta intr-o maniera politicoasa si in timp util. Complexitatea desfasurarii procesului de selectie depinde de natura posturilor. Astfel, pentru posturile care necesita angajati calificati procesul de selectie trebuie sa cuprinda toate etapele mentionate.

Daca posturile necesita personal necalificat sau cu calificare redusa, atunci procesul de selectie este suficient sa cuprinda urmatoarele etape: completarea formularelor-tip pentru cerere, interviul preliminar, testarea aptitudinilor, examenul medical si stabilirea ofertei de munca.

Selectia resurselor umane nu reprezinta insa numai trierea candidatilor pentru un anumit post pe baza unui examen mai mult sau mai putin riguros al acestora. Confirmarea ulterioara a rezultatelor examanului initial este absolut necesara si aceasta se realizeaza prin urmarirea atenta a comportamentului si muncii candidatului incadrat pe postul respectiv si integrat astfel in organizatie, in grupul din care face parte, in climatul organizational.

Integrarea psihosocioprofesionala a noilor angajati in organizatie este procesul de asimilare a acestora in mediul profesional, de adaptare a lor la cerintele de munca si comportament ale colectivului in care lucreaza, de armonizare a personalitatii lor cu cea a grupului.

Pentru asigurarea unei integrari psihosocioprofesionale rapide si eficace a personalului organizatiei, managementului firmei ii revin o serie de atributii specifice:

pregatirea locurilor de munca pentru noii angajati;

prezentarea detaliata a compartimentului si a colectivului in care acestia urmeaza sa lucreze;

prezentarea detaliata si precisa a drepturilor si indatoririlor, precum si a atributiilor noilor angajati;

explicarea obiceiurilor si traditiilor organizatiei si a grupului de munca;

sensibilizarea psihologica a colectivului pentru primirea si acceptarea noilor angajati;

instruirea metodica a noilor angajati privind modalitatile concrete de indeplinire a atributiilor si criteriile de evaluare a rezultatelor;

repartizarea noilor angajati pe langa salariati ai firmei cu prestigiu profesional si experienta indelungata;

urmarirea permanenta si indeaproape a modului in care noii angajati se integreaza in colectivul de munca.