Planificarea strategica si operationala

Planificarea strategica si operationala

Planificarea este o componenta esentiala a procesului de management si consta in stabilirea obiectivelor intreprinderii, precum si a modalitatilor de actiune pentru realizarea lor.

Planificarea constituie una dintre cele mai dificile activitati intrucat managerii inainte de a actiona trebuie sa cunoasca rezultatele pe care le doresc si cum pot fi acestea obtinute.

O planificare judicios efectuata are urmatoarele avantaje:

Ø      constituie un ghid pentru manageri si proprietari privind functionarea intreprinderii;

Ø      ofera o garantie pentru banci in acordarea creditelor;

Ø      ofera angajatilor o directie de actiune si o motivatie in munca.

Cu toate acestea deseori manage 737d38h rii intreprinderilor mici si mijlocii neglijeaza activitatea de planificare din urmatoarele motive:

- ei sunt coplesiti de activitatile zilnice, astfel ca le ramane putin timp pentru planificare;

- le este teama ca planificarea poate pune in evidenta anumite neajunsuri ale intreprinderii;

- nu au cunostintele necesare elaborarii unui plan;

- le este teama ca schimbarile viitoare nu pot fi anticipate si deci planificate.

Avand in vedere natura planificarii si orizontul de timp la care se refera, principalele tipuri de planificare aplicabile unei intreprinderi mici sau mijlocii sunt:

Planificarea strategica care este efectuata de managerii de la nivelul cel mai inalt al intreprinderii si vizeaza un orizont de timp mai lung. Exemple de activitati de planificare strategica:

Ø      alegerea domeniului de activitate in care sa actioneze intreprinderea;

Ø      alegerea modalitatii de creare a intreprinderii;

Ø      selectarea amplasarii intreprinderii;

Ø      alegerea formei de organizare;

Ø      stabilirea obiectului de activitate.           

Planificarea strategica cuprinde urmatoarele componente:        

Identificarea misiunii intreprinderii care exprima ratiunea existentei acesteia si trebuie sa defineasca urmatoarele:

Ø      domeniile de activitate ale intreprinderii;

Ø      produsele sau serviciile care fac obiectul de activitate;

Ø      pietele pe care va actiona firma in prezent si pe o perioada viitoare de 3-5 ani.

Pentru formularea misiunii sale intreprinderea trebuie sa gaseasca raspuns la urmatoarele intrebari:

- cine sunt consumatorii (adica unde sunt amplasati, cum cumpara acestia si cum pot fi ei satisfacuti) ?

- ce doresc consumatorii sa cumpere ?

- ce apreciaza consumatorii cand cumpara produsele ?

- care sunt tendintele pietei si care este potentialul ei?

- ce schimbari in structura pietei vor avea loc in viitor?

- care dintre nevoile curente ale consumatorilor nu sunt satisfacute de produsele si serviciile aflate in profilul de activitate al intreprinderii ?

- daca intreprinderea actioneaza in cel mai potrivit domeniu de activitate sau ar trebui sa patrunda in alt domeniu?

2) Stabilirea obiectivelor intreprinderii, acestea putand fi:

Ø      obiective pe termen lung, care stabilesc rezultatele dorite a se obtine pentru realizarea misiunii intreprinderii si vizeaza o perioada de plan mai mare de un an;

Ø      obiective pe termen scurt care trebuie sa derive din obiectivele pe termen lung si reprezinta sarcini menite sa duca la realizarea obiectivelor pe termen lung, perioada la care se refera fiind mai mica de un an.

In mod ideal obiectivele trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:    

- sa elimine lipsurile din cadrul intreprinderii;

sa puna de acord punctele forte ale intreprinderii cu perspectivele acesteia;

- sa minimizeze pericolele care apar;

- sa sprijine misiunea firmei;

- sa fie stabilite pentru toate domeniile intreprinderii ale caror rezultate influenteaza direct succesul si supravietuirea acesteia.

Nu este posibil a se stabili o combinatie de obiective aplicabila in cadrul oricarei intreprinderi, intrucat tipul obiectivelor stabilite depinde de natura activitatilor desfasurate.

Obiectivele perioadei viitoare depind de obiectivele stabilite pentru perioada anterioara, intrucat gradul lor de realizare influenteaza nivelul aspiratiilor managerilor.

Principalele domenii pentru care trebuie sa se stabileasca obiective sunt:

Ø      nivelul servirii consumatorilor (de exemplu; timpul de livrare, numarul reclamatiilor primite de la consumatori);

Ø      resursele financiare (de exemplu: structura capitalului, fluxul de numerar etc);

Ø      resursele umane (de exemplu: numarul absentelor, a intarzierilor, fluctuatia, numarul angajatilor care vor urma cursuri de perfectionare etc);

Ø      vanzarile (de exemplu: volumul vanzarilor, pozitia pe piata a intreprinderii etc);

Ø      activitatea de cercetare-dezvoltare (de exemplu: numarul produselor noi etc);

Ø      marketing (segmentul de piata vizat, produse, preturi);

Ø      productia (cresteri de capacitate, retehnologizare, aspecte calitative ale produselor sau serviciilor).

Dupa ce managerul (echipa manageriala) stabileste obiective pe termen lung si scurt pentru intreaga intreprindere, managerii de la nivelul ierarhic urmator stabilesc obiective pe termen lung si scurt corespunzatoare activitatilor de care acestia raspund ( "cascadarea obiectivelor ) .

3) Selectarea strategiei care reprezinta caile prin care intreprinderea poate sa-si atinga misiunea si obiectivele stabilite, in conditiile resurselor disponibile, a perspectivelor, respectiv a pericolelor care apar in mediul ei de actiune.      

Pentru formularea celei mai adecvate strategii trebuie ca managerii sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:

Ø      Identificarea problemelor referitoare la strategia actuala, adica: daca strategia actuala mai este valabila, daca a pus in evidenta lipsuri (neajunsuri) semnificative ale intreprinderii, daca anumite tendinte din mediu pot deveni pericole prin continuarea strategiei actuale.

Ø      Formularea unor strategii noi, adica: ce alternative strategice exista, care dintre ele ar fi mai acceptabile pentru intreprindere;

Ø      Evaluarea noilor strategii alternative si alegerea unei strategii, adica: care dintre alternative ofera cea mai buna compatibilitate cu resursele intreprinderii, ofera cel mai mare avantaj concurential, satisface cel mai bine preferintele managementului si genereaza cele mai mici neajunsuri.

De exemplu, strategia unui restaurant este conturata prin stabilirea segmentului de consumatori caruia i se adreseaza, precizarea meniului, a nivelurilor de preturi, a amplasarii localului, a ambiantei interioare, etc.      

Planificarea operationala este necesara pentru a duce la indeplinire planurile strategice si a asigura functionarea efectiva a intreprinderii.    

Practica a dovedit ca un motiv esential pentru care intreprinderile mici si mijlocii dau faliment este lipsa unei planificari operationale adecvate. Aceasta este vitala pentru intreprindere, intrucat ajuta la evitarea unor greseli costisitoare, determina economii de timp si creeaza premisele unei calitati corespunzatoare a produselor sau serviciilor.

Planificarea operationala cuprinde doua parti:

a) Stabilirea urmatoarelor elemente:

Ø      Politicile care orienteaza actiunea mai ales in situatii repetitive. Daca ele exista, atunci managerii pot folosi delegarea de autoritate, iar angajatii vor lua decizii bazat pe gandirea si filozofia managerului. De exemplu: politica de personal a unei intreprinderi poate consta in promovarea din interior, deci dandu-le prioritate in promovare actualilor angajati.

Ø      Metodele si procedeele care ofera angajatilor instructiuni pentru desfasurarea muncii lor, adica explicatii detaliate privind modul de a efectua adecvat sarcinile care le revin si ordinea efectuarii acestora. De exemplu, procedeul selectiei personalului cuprinde: completarea cererii si CV-ului, interviul, testarea si selectia propriu-zisa.

Ø      Bugetele stabilesc cerintele de resurse financiare pentru a urma strategia aleasa si a realiza obiectivele stabilite;

Ø      Standardele stabilesc nivelele dorite ale productivitatii muncii si a randamentului utilajelor. Ele constituie atat stimulente pentru a motiva angajatii, cat si repere pentru a depista inca din faza incipienta rezultatele necorespunzatoare.

b) Planificarea modului de functionare a intreprinderii:

Ø      Planificarea functionarii, selectarea si aranjarea utilajelor din dotare. Excesul de capacitate de productie sau de servire determina sporirea costurilor, ceea ce poate reduce pozitia concurentiala a intreprinderii. Dimpotriva, insuficienta capacitatii de productie sau de servire va duce la reducerea volumului vanzarilor, respectiv a incasarilor, dar si pierdere de clienti. De aceea trebuie ca prin planificare sa se realizeze o balanta intre productie (adica oferta) si vanzari (adica cerere);

Ø      Alegerea surselor de aprovizionare pentru materialele necesare, intrucat costul materiilor prime folosite reprezinta aproximativ 50% din costurile de productie;

Ø      Planificarea necesarului de personal (numar, specializari, repartizarea pe schimburi, etc.);

Ø      Alegerea celei mai adecvate structuri organizatorice, precum si a formei de organizare;

Ø      Stabilirea unor sisteme eficiente de evidenta contabila, respectiv informationale;

Ø      Programarea operativa a productiei sau a prestarii serviciilor, adica o detaliere a sarcinilor de productie, respectiv de prestari servicii pe perioade mai scurte de timp, adica decade, zile, schimburi de lucru.