SISTEMUL INFORMATIONAL AL
INTREPRINDERII
Sistemul informational permite cunoasterea
situatiei existente intr-o intreprindere, a situatiei trecute si anticiparea
evolutiei viitoare a acesteia, contribuind astfel la elaborarea si indeplinirea
obiectivelor stabilite. Prin intermediul sau se obtin informatiile necesare
fundamentarii deciziilor, implementarii acestora precum si cele necesare
adaptarii continue a intreprinderii comerciale la schimbarile interne si
externe.
Sistemul
informational cuprinde totalitatea elementelor (date, informatii,
circuite si fluxuri informationale, proceduri si mijloace de tratare a
informatiilor) din cadrul firmei 414c28e , avand drept scop sa asigure suportul
informational necesar indeplinirii obiectivelor stabilite.
Sistemul informational afecteaza major
atat functiile intreprinderii, cat si proiectarea structurilor pe care aceste
functii se bazeaza, prin urmare organizatia in ansamblul ei.
Resursele
informationale ale intreprinderilor cuprind ansamblul informatiilor
disponibile (obtinute si/sau generate) si refolosibile.
Supravietuirea
firmelor, adaptarea lor la un mediu tot mai dinamic si complex sunt
conditionate de resursele informationale de care dispun, de capacitatea de a le
imbogati continuu.
In
consecinta, intreprinderile trebuie
sa-si organizeze un sistem eficient de captare, prelucrare, stocare si
transmitere a informatiilor, transformandu-le in resurse disponibile si
refolosibile, in vederea unei fundamentari corespunzatoare a deciziilor
privind activitatea curenta si de perspectiva!
|
Devine de domeniul evidentei ca acele
firme care reusesc sa maximizeze oportunitatile create de stapanirea
capitalului informational, pot crea o oportunitate marginala care sa le
permita sa se mentina inaintea rivalilor lor. In acest context, problema
informatiilor trebuie abordata atat din punct de vedere static, cat si
dinamic.
In plan static, se pot decanta informatiile
interne (din cadrul intreprinderii) si externe
(din mediul de actiune). Aceste doua categorii trebuie intelese in dinamica
lor, favorizand circulatia lor in ambele sensuri si permitand pozitionarea
intreprinderii in mediul ei de afaceri.
Asa cum
afirma Peter Drucker, managerul are ca unealta specifica informatia, el este
un manuitor de informatii. El nu manipuleaza oamenii dar ii motiveaza, ii
orienteaza sa-si indeplineasca sarcinile. Singurul instrument cu care poate
realiza acest lucru este cuvantul scris, vorbit si limbajul cifrelor.
|
Activitatea firmei poate fi monitorizata
prin intermediul fluxurilor de comunicatii si de informatii. Prin urmare,
este esential cine?, cum?,
unde? si cand? culege si inregistreaza informatiile.
Decizia strategica de baza a firmei
consta in a extrage rapid, efectiv si la costuri cat mai mici, valoarea
cuprinsa in informatie. Devine astfel un imperativ punerea informatiilor la
indemana angajatilor potriviti, la locul potrivit astfel incat acestea sa
devina utilizabile si sa creeze valoare.
Legatura
directa, nemijlocita cu clientii constituie un prilej favorabil de a culege
si transmite gratuit informatii. De aceea, vanzatorii, ca 'interfata' intr-o intreprindere
comerciala, trebuie sa fie instruiti corespunzator astfel incat sa capteze un
volum cat mai mare de informatii de la clienti.
|
Tot mai
multe categorii de informatii devin marfuri si patrund pe piata informatiilor
fiind destinate vanzarii/cumpararii. Ele se gasesc 'la liber' intr-o
proportie din ce in ce mai redusa.
Pe aceasta piata, se considera ca
informatia are o valoare inclusa, dar nu intotdeauna este usor de decelat
informatia buna de cea lipsita de credibilitate, iar verificarea ultimei poate
fi costisitoare.
Vanzarea de informatii nu poate oferi
mostre ca in cazul bunurilor materiale,
deoarece informatia este un bun saturat, odata oferita nu mai este necesara
pentru ca poate fi memorata.
Exclusivitatea asupra unei informatii se
poate cumpara. Dreptul de folosinta asupra unei informatii poate face obiectul
unei cumparari separate.
|
Proiectarea
unui sistem informational eficient se face avand la baza o serie de principii, a
caror respectare ii conditioneaza functionalitatea si eficienta.
a) subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational
cerintelor conducerii; b) corelarea sistemului informational cu sistemul decizional si structura
organizatorica a firmei; c) principiul asigurarii unitatii metodologice a tratarii informatiilor; d) principiul concentrarii asupra abaterilor esentiale; e) principiul asigurarii unui maximum de informatii finale din fondul de
informatii primare; f) asigurarea unui timp corespunzator de reactie decizionala si
operationala pentru toti beneficiarii de informati; g) asigurarea flexibilitatii sistemului informational, astfel incat sa fie
posibila modificarea, adaptarea rapida si usoara a caracteristicilor sale in
functie de necesitati; h) principiul eficientei.
|
Proiectarea sau
reproiectarea sistemului informational are ca obiective :
asigurarea calitatii
informatiilor in sistem, astfel incat acestea sa fie semnificative, corecte, actuale,
complete, oportune si precise; o
circulatie continua a informatiilor si generarea feed-back-ului; circulatia
economicoasa a informatiilor prin eliminarea fluxurilor nerationale,
neeconomicoase sau inutile si evitarea redundantei; constructia
rationala a suportilor de date astfel incat sa fie asigurate operativ
informatiile, succesiunea logica a acestora, gruparea lor pe tipuri, la
costuri cat mai mici; asigurarea
numarului si calitatii personalului necesar; asigurarea
sigurantei in functionare, a stabilitatii sistemului informational; informatizarea
integrata a proceselor si operatiilor intreprinderii.
|
Resursele informationale ale
intreprinderii, continand informatii legate de piata, furnizori, beneficiari,
preturi, stocuri, sortimente etc., pot fi gestionate rapid si eficient cu
ajutorul calculatorului, printr-o exploatare modulara a diverselor sale
aplicatii.
Cele
mai frecvent informatizate tipuri de activitati sunt cele
specifice functiei financiar-contabile (A), celei de personal (B) si celei
comerciale (C).
|
(A) poate cuprinde: operarea situatiilor contabile lunare respectiv: introducerea
operatiilor in registrul jurnal; vizualizarea jurnalului; raportari
contabile; generarea automata a inregistrarilor de jurnal; inregistrarea in
sintetic a rulajelor din jurnal; schimbarea gestiunii pentru care se
opereaza; schimbarea lunii contabile de operare; operarea extraselor de cont prin: introducerea operatiilor de extras
de cont; rapoarte extras de cont si vizualizari; schimbarea indexului de
operare; ajustarea automata a soldurilor initiale; operarea registrului de casa prin: introducerea operatiilor de
registru de casa; rapoarte registru de casa si vizualizari; schimbarea
indexului de operare; ajustarea soldurilor initiale automat; preluarea
chitantelor in casa;
|
receptii-intrari (inclusiv generarea documentelor primare
aferente): receptii prin factura de la furnizori; receptii prin aviz de
insotire furnizor; receptii in consignatie de la populatie; plusuri de
inventar; receptie prin factura la amanuntul (pentru intreprinderile comerciale
cu activitate mixta); receptii prin aviz la amanuntul; generarea stocurilor
la zi; schimbarea gestiunii de lucru; rapoarte si vizualizari de documente; vanzari-iesiri (inclusiv generarea documentelor primare
aferente): vanzarea prin factura; vanzarea prin aviz de expeditie; minusuri
de inventar; predare obiecte de inventar; factura retur la furnizor; retur
marfa din consignatie; minus inventar la amanuntul (pentru intreprinderile
comerciale cu activitate integrata); bonuri de consum; generarea stocurilor
la zi; schimbarea gestiunii de lucru; rapoarte si vizualizari de documente; mijloace fixe-operatiuni de evidenta a acestora.
|
|
(B) poate cuprinde: operare
stat de plata avans si respectiv lichidare; initializarea
statelor de plata; rapoarte
si vizualizari de personal; calculul
salariului brut din net si invers.
|
(C) poate cuprinde: consultarea
informativa a stocului disponibil; consultarea
stocului si negocierea comenzilor; centralizarea
notelor de comanda in vederea lotizarii; listarea
centralizatoarelor notelor de comanda; editarea
automata a avizelor de expeditie; consultarea
si modificarea cantitatilor in boxpalete; listarea
spatiilor de depozitare libere; preluarea
receptiilor si actualizarea fisierelor.
|
Elementelor
componente prezentate li se adauga si o lista a cataloagelor de sistem ce pot fi
elaborate, consultate si totodata permanent reactualizate. Intre acestea, mai
importante sunt: cataloagele de
conturi-cuprinzand planul general de conturi; catalogul de tipuri de
produse; catalogul de tipuri de
documente de intrare/iesire; catalogul de parteneri actuali si potentiali
(inclusiv adresele acestora, utile pentru corespondenta); catalogul de alte taxe pentru
comert, servicii; catalogul cu numerele de
facturi privind vanzarile; catalogul de comisioane si
adaosuri comerciale practicate la vanzare; catalog pe tipurile de
operatii prevazute la extrasul de cont si la registrul de casa; catalogul cu casele si
conturile contabile aferente; catalogul cu tabela de
personal etc.
Lista principalelor documente tipizate utilizate in
intreprinderile comerciale:
*Delegatia pentru ridicarea marfurilor si ambalajelor
*Proces-verbal de deschidere a vagonului
*Proces-verbal preliminar (pentru sistarea receptiei)
*Proces-verbal de diferente la receptie
*Fisa de receptie-calculatie
*Nota de transfer
*Dispozitie de livrare
*Avizul de insotire a marfii
*Factura
*Chitanta
*Borderou de vanzare
*Jurnal pentru vanzari
*Jurnal pentru cumparari
*Instrumente in operatii de decontare cu partenerii
*Proces-verbal de scadere
*Referat privind diferentele in distributie
*Proces-verbal de probe de laborator
*Proces-verbal pentru propuneri de casare
*Proces-verbal de clasare sau casare
*Proces-verbal de punctaj
*Bon colectiv de consum materiale
*Bilet de inventar
