CONCEPTUL DE BIROTICA

In contextul actualei revolutii tehnico-stiintifice, in care informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile, cu largi aplicatii in intreaga viata economica, stiintifica si sociala, definirea biroticii este o problema necesara dar dificila.

Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, cu toate acestea, obiectul ei depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si de transmitere a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica si in special cu noile realizari in materie de echipamente si de programe informatice, birotica ofera noilor tehnici de procesare a informatiei valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila odata cu raspandirea pe scara larga a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus si prin accesibilitatea utilizarii lor, au patruns in orice birou sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvant intrat in limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la randul sau, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus in limba franceza de P. Berger si L. Nauges, dupa Conventia Informatica din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaza domeniul biroticii - BIROUL - si obiectivul fundamental al acesteia - AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune ca termenul a inceput sa circule in Franta dupa 1982 cand, intr-o publicatie de specialitate (Jurnal Oficial), gasim urmatoarea definitie: "Birotica: ansamblu de tehnici si de mijloace utilizate in automatizarea activitatilor de birou, in special a aspectelor legate de comunicatie prin cuvant, prin scris sau prin imagine".

In timp au aparut numeroase incercari de a defini birotica.

In esenta birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, de distributie si de exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara insa a se substitui disciplinelor inrudite: informatica, telecomunicatiile, telematica.

Birotica s-a nascut, deci, din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de birou in orice domeniu de activitate.

Intr-o alta perspectiva, mai recenta, adaptata la coordonatele societatii informationale spre care ne indreptam, birotica se contureaza ca un proces de automatizare flexibila aplicat la cel mai important loc de munca al societatii de azi, si mai ales de maine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaza procesarea, diseminarea si coordonarea informatiei, materia prima a oricarei activitati de birou. Prin aceasta se incearca inlaturarea cosmarului birocratic.

Astazi birourile au trei roluri organizationale importante:

1.      Coordoneaza si conduc munca lucratorilor dintr-o organizatie.

2.      Integreaza munca realizata pe toate nivelurile cu functiile din organizatiile respective.

3.      Cupleaza organizatia cu mediul, integrand informational clientii si furnizorii.

Pentru a indeplini aceste roluri, in general, birourile desfasoara cinci mari activitati:

1.      Managementul documentelor.

2.      Introducerea informatiilor in fisiere.

3.      Conducerea proiectelor.

4.      Coordonarea personalului.

5.      Repartizarea pe sarcini a indivizilor si a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consuma aproximativ 40% din efortul total, celelalte activitati ocupa restul de 60% in mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotica se impune sublinierea particularitatilor si tendintelor muncii de birou, indiferent de continutul sau economic.

Astfel, o prima particularitate o constituie predominanta proceselor informationale si decizionale. Informatia, materia prima a oricarei activitati de birou, ofera suportul deciziei manageriale in orice sistem si organizatie economico-sociala.

O alta particularitate o reprezinta ponderea mare pe care o ocupa comunicarea de informatii si de decizii, prin cele doua forme ale sale: orala si scrisa.

In Romania, termenul de birotica a capatat o circulatie larga dupa 1989. Acest fenomen poate fi expli 222g69c cat prin influenta combinata a urmatoarelor circumstante:

t        Transformarea sociala care a permis dezvoltarea proprietatii private, fenomen ce a dus la crearea intreprinderilor mici si mijlocii. Acestea si-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesionala a calculatoarelor personale (PC).

t        Evolutia tehnologica mondiala care a permis descentralizarea accesului la informatie prin cresterea extraordinara a numarului de calculatoare personale si a celorlalte echipamente informatice.

t        Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnica de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]

In prezent in dezvoltarea biroticii exista doua tendinte majore:

t        Una de natura tehnologica ce implica o crestere a capacitatii de intercomunicare (telefoane, radio, TV).

t        Una de natura organizationala care se refera la tendinta de a dezvolta structuri de tip retea.

In multe cazuri, in mod gresit, birotica este asimilata cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaza cele mai importante fluxuri informationale ale intreprinderii, dar secretariatul reprezinta numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

In viitor, birotica va urmari crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicatie si a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului urias de hartie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este cresterea calitatii, productivitatii si flexibilitatii muncii de birou prin automatizarea activitatilor. Cele mai importante activitati de birou se refera la introducerea, la prelucrarea, la memorarea si la extragerea informatiilor. In societatea contemporana cantitatea de informatie ce trebuie prelucrata este tot mai mare.

Productivitatea muncii in acest sector a cunoscut o crestere mult mai lenta in comparatie cu celelalte sectoare. De aceea speranta cresterii productivitatii muncii este legata de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, in afara de cresterea calitatii si productivitatii muncii administrative, determina si alte efecte economice si sociale cum ar fi:

t        Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia.

t        Eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de prelucrarea manuala a informatiei.

t        Eliminarea efortului solicitat de lectura si de controlul exactitatii documentelor primite sau expediate.

t        Reducerea timpului de receptie, de prelucrare si de transmitere a informatiei in activitatea administrativa.

t        Cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei.

t        Scaderea considerabila a costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza.

Principiile biroticii [3]

1.      Principiul specificitatii. Munca de tip administrativ desfasurata in birou reprezinta obiectul de studiu al biroticii. Desi continutul muncii in birou difera in functie de nivelul ierarhic intr-o organizatie si de caracteristicile generale ale acesteia, exista o trasatura comuna: lucrul cu documente si cu informatii.

2.      Principiul frecventei de aparitie a diferitelor tipuri de activitati. Birotica se opreste numai asupra celor mai utilizate proceduri si actiuni pentru a obtine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare si prin integrare.

3.      Principiul simplificarii. Activitatile care apar frecvent sunt - in prima etapa - analizate, simplificate si apoi in etapa a doua automatizate si integrate.

4.      Principiul automatizarii flexibile. Repetitivitatea relativa a unor activitati permite automatizarea flexibila a unor sarcini, adica automatizarea realizata direct de catre utilizator.

5.      Principiul integrarii. Acest principiu se refera la partajarea (utilizare in comun) datelor si informatiilor dintr-o organizatie. Integrarea reprezinta etapa finala a procesului birotic optimizat in care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice si informaticieni este inevitabila.

Consideratii generale privind evolutia meseriei de secretar

O abordare evolutiva a meseriei de secretar nu se poate realiza decat in contextul evolutiei istorice a managementului si a mijloacelor de comunicatie. Inca din fazele de inceput, in practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esentiale care i-au marcat functionarea pana astazi:

t         meseria de secretar a aparut si a functionat intotdeauna pe langa factorii de decizie ai vietii economico- sociale;

t         tratarea informatiei scrise, a stat la baza acestei activitati si,

t         confidentialitatea, a constituit o cerinta esentiala sub aspect deontologic.

Coordonata confidentialitatii este sugerata chiar de termenul "secretar"(a), provenind din latinescul "secretum" (secret, taina) si desemnand o persoana care stie si pastreaza secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preceda - in timp istoric, aparitia denumirii sale. Daca tinem cont de faptul ca primele forme ale scrierii au aparut din necesitatile administratiei de stat de a emite dispozitii, de a da ordine si a administra bunuri, putem lega aparitia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritatilor, considerati a constitui prima celula a birocratiei, in Orientul antic [1] .

In special, in perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializati in comunicarea scrisa.

Problema confidentialitatii se punea, la vremea respectiva, numai pe cale orala, fiind extrem de rare persoanele care stiau sa citeasca.

Asa se explica si practica unor autoritati de a taia limba scribilor, spre a se asigura de pastrarea secretului profesional.

Termenul grammatikos, [2] denumind in limba greaca si profesia de "secretar", poate fi considerat cel mai sugestiv, in ceea ce priveste posibilitatile asocierii acestei meserii cu inceputurile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul si prin evolutia mijloacelor de comunicatie, se contureaza alte coordonate functionale ale acestei profesii. [3]

In perioada feudalismului, o data cu schimbarile produse in sistemele de conducere prin aparitia anumitor grade de ierarhizare si, prin aparitia hartiei ca suport informational, munca de secretariat capata contururile specializarii.

Astfel, persoana desemnata cu titlul de secretar, in Evul Mediu, se ocupa de corespondenta monarhului sau a unor inalti demnitari. Aceasta presupunea mentinerea in continuare, a sarcinilor initiale de caligrafiere a textelor, la care sau adaugat alte operatiuni de expediere dar si de evidenta a circulatiei documentelor scrise.

In epoca moderna, o data cu patrunderea masinilor de scris mecanice in structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata atat de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, incat activitatea sa se va confunda pana in epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.

Trebuie sa precizam, insa, ca din punct de vedere istoric, aceasta meserie a apartinut barbatilor, pana la inceputul secolului XX, cand au inceput sa fie promovate drepturile cetatenesti refuzate femeii secole de-a randul. Nici Revolutia Franceza cu ideile ei luminoase nu a avut curajul sa lanseze femeia in viata administrativa, dar a declansat goana dupa o egalitate de sexe. [4]

In epoca contemporana, conform statisticilor, 95% din functiile de secretar sunt ocupate de femei, in special in tarile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decat barbatii in domeniul competentei sociale si al inteligentei emotionale. [5] Se contureaza, astfel, noi cerinte, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca stiinta tot la inceputul secolului XX, dezvolta noi valori, privind resursele umane si resursele informationale, la aceasta aducandu-si contributia stiinte precum sociologia, psihologia, ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, si reevaluarea auxiliarului sau de baza, secretariatul.

In spatele acestui curent ascensional se afla si dezvoltarea continua a tehnologiilor informationale si comunicationale care au revolutionat viata birourilor. Astazi, competentele secretariatului impun in egala masura, cunostinte, informatii si deprinderi cerute muncii traditionale secretariale la care se adauga altele noi: domeniul biroticii. Abordand, cerintele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stapanirea procedeelor de citire si scriere rapida; utilizarea calculatorului in editarea de texte si pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informatiei si comunicatie; cunoasterea principiilor de organizare a timpului si a documentelor; posedarea si si exercitarea a 1-2 limbi de circulatie internationala; cunostinte generale de statistica si contabilitate; abilitati de comportament in relatiile cu publicul si alti factori; Din aceasta perspectiva, activitatea secretariatelor devine tot mai complexa si specializata. Secretara este tot mai implicata in procesul de gandire fiind nevoita de multe ori sa preia parti din activitatile conducerii spre a le prelucra independent, sa gestioneze fluxuri de informatii si timpul managerilor, sa manevreze mijloace tehnice de tratare a informatiei si de comunicatie.

Posibilitatile sale de degrevare a actiunilor managementului sunt nelimitate.

Cu privire la perspectivele acestei profesii, in lumea occidentala s-au exprimat trei curente de opinie: [6]

a) intr-o prima categorie se incadreaza cei care considera ca rolul secretarei este depasit si ca in viitor va disparea. Argumentele care se aduc in acest sens, privesc evolutia rolului calculatorului pentru activitatea fiecarui manager si de aici, ideea ca, in timp, calculatorul va ajunge sa suplineasca rolul secretarei;

b) in a doua categorie pot fi incadrati cei care considera ca, dimpotriva, rolul secretarei este in continua crestere si ca nici calculatorul nici altceva nu va reusi s-o suplineasca;

c) un al treilea curent, sustine ca, in perspectiva, secretara isi va depasi statutul profesional actual, fiind tot mai implicata in activitati paraprofesionale in care competentele ei sa impuna cunostinte noi din alte domenii (economie, management, juridic), alaturi de cele traditionale.

Privita din aceasta perspectiva, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine si oricum.

In tarile occidentale se experimenteaza si testeaza pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestari de servicii birotice sau pentru lucru la distanta.

1. Functiile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercita in toate sistemele economico-sociale, inclusiv in firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe langa de un post de conducere, secretariatul efectueaza lucrari de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului functiei in cauza. In echipa manager-secretara, o sarcina unica este finalizata prin contributia celor doua persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplica o rezolutie pe o cerere. Secretariatul va prelua, in continuare, toate operatiunile ce tin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informatiilor prelucrate.

Complexitatea procesului de munca, variaza in functie de dimensiunea si complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnica si nivelul de pregatire al secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, considera ca utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esentiala de amplificare a eficacitatii muncii manageriale.

Un secretariat bine organizat si competent potenteaza munca managerului prin mai multe elemente:

t        degreveaza managerul de o serie de actiuni de rutina, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea rationala a timpului de lucru de care el dispune;

t        creeaza conditiile preliminare pentru realizarea de catre manager a unor contacte operative si eficiente cu persoane din interiorul si exteriorul organizatiei;

t        asigura vehicularea corespunzatoare a informatiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire in perimetrul esalonului superior al acesteia;

t        contribuie decisiv la organizarea rationala a activitatii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor functii ce revin secretariatului:

t         Functia de tratare a informatiilor;

t         Functia de documentare; 

t         Functia de "filtru" si legatura in contactele conducerii;

t         Functia de asistare directa a managerului;

t         Functia de reprezentare.

In continuare, vom aborda activitatile si atributiile specifice pe care le implica fiecare functie in parte, metodele si tehnicile specifice dobandite in practicarea acestei profesiunii, precum si tendintele de evolutie a profesiunii in contextul general al transformarilor economice, tehnice si sociale. O astfel abordare trebuie privita, insa, doar ca posibilitate de sistematizare teoretica a procesului muncii de secretariat, deoarece, in practica, o serie de activitati pe care le vom trata distinct in exercitarea unei functii, sunt necesare in ansamblul exercitarii acestei profesiuni.

Arhivele Nationale Istorice Centrale - Bucuresti

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigatie izvoarele scrise pe suporti friabili (usori deteriorabili) si pe baza carora se efectueaza cercetari fundamentale si aplicative in vederea stabilirii solutiilor optime de selectionare, ordonare, inventariere, conservare si valorificare a documentelor. Alaturi de arhivistica se afla informarea documentara care studiaza informatiile, datele cuprinse in documente, in publicatii, elaborand apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitica - sintetica, de regasire a datelor si de transmitere a lor cat mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care contin informatii stiintifice si tehnice constituie principala sursa de informare documentara.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevereste (sau se preconizeaza) un fapt, se confera un drept sau se recunoaste o obligatie. Potrivit normelor internationale documentul este definit ca "un material pe care este inregistrata o informatie" sau "o informatie inregistrata pe un segment". Prin urmare elementele unui document constau in: informatii, inregistrarea lor, suportul.

Notiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o acceptiune foarte larga. Astfel in Dictionarul Stiintelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, in sens arhivistic, ca fiind orice sursa "pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, inregistrarilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezinta interes pentru cunoasterea istorica[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiparit, inscriptie sau orice alta marturie care serveste la cunoasterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactata intr-o forma clara si avand unitate de unitate de continut si inteles de sine statator. Legea Arhivelor din 1996 mentioneaza ca prin documentele care fac parte din Fondul National al Romaniei" se intelege: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, afise, chemari, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii precum si inregistrari foto, video, audio si informatia cu valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatori romani in strainatate[2].

Arhivele ar fi, asadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate atat sub aspectul informatiei cat si sub aspectul suportului pe care sunt realizate in arhive, fie ele arhive nationale, departamentale (judetene), istorice, curente, documentele se afla grupate in fonduri si colectii.

Fond arhivistic se considera "totalitatea documentelor create in decursul vremii de organele de stat, de alte organizatii sau de persoanele fizice care au indeplinit functii sau misiuni de raspundere in stat sau au avut un rol deosebit in viata politica, sociala, economica, stiintifica, culturala sau artistica a tarii, care constituie izvor de cunoastere a istoriei patriei, a dezvoltarii politice, economice, sociale si culturale a tarii[3]".

In actuala Lege a Arhivelor Nationale se specifica: "Constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Romaniei, documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum si de catre persoanele fizice"[4].

Colectia arhivistica reprezinta un ansamblu de documente a caror adunare laolalta s-a facut prin alegere sau din intamplare; sunt documente care au fost grupate de o organizatie, de o familie sau de o persoana fizica conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularitati externe, lingvistic) fara a se tine cont de provenienta lor[5]. Colectia are mai multi creatori ai documentelor care de multe ori au fost create in locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematica diferita dar au forma si raporturi asemanatoare.

S-a dovedit ca nu tipul trebuie sa fie norma de selectionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administratiei curente si arhive moarte, care nu mai indeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesara din considerente teoretice si practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare:

A.     Dupa detinerea arhivelor:

t        arhive detinute de organizatiile creatoare de arhiva;

t        arhive ale Arhivelor Nationale;

t        arhive detinute de alte organizatii si persoane particulare.

B.     Dupa etapele procesului de formare a arhivelor:

t        arhive curente (de registratura);

t        arhive de depozit;

t        arhive istorice (permanente).

C.     Dupa oranduirea sociala:

t        arhive feudale;

t        arhive moderne;

t        arhive capitaliste;

t        arhive socialiste.

D.     Dupa etapele istoriei arhivelor:

t        arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pastrarii lui revenea celui caruia ii era destinat si care beneficia de continutul lui);

t        arhiva la emitent (grija pastrarii actului revine celui care il creeaza);

t        arhiva de registru (de pe actele emise se facea o copie pentru o mai buna ordine si evidenta); copierea se facea in registru;

t        arhiva de registru (se mai numeste si arhiva de secretariat sau administrativa).

E.      Dupa creatorii arhivelor:

t        arhive centrale, create de institutiile de conducere din stat;

t        arhive administrative, create de: prefecturi, primarii, consilii populare;

t        arhive judecatoresti sau judiciare, create de institutii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curti cu juri etc.;

t        arhive politienesti - provin de la institutiile de la perioada moderna care aveau in sarcina mentinerea ordinii si care erau organe executive ale statului;

t        arhive economice, provenite de la institutii care au avut atributii in diferite ramuri ale economiei si cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei si al Comertului;

t        arhive statistice - fac parte din arhivele economice; apar in sec. al XIX-lea, prin infiintarea oficiilor statistice (1859);

t        arhive militare - cuprind documente create de armata, Ministerul de Razboi, Marele Stat Major;

t        arhive sanitare - apartin unor institutii create la sfarsitul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli,  masuri de prevenire, epidemii;

t        arhive sociale ale unor organizatii pe ramuri de productie, constituite cu scopul de a-si pastra interesele lor, de a-i organiza pentru obtinerea de privilegii (bresle si corporatii);

t        arhive culturale - create de institutii de cultura precum ASTRA, Ateneul Roman, biblioteci, muzee;

t        arhive de invatamant, slab reprezentate in feudalism, cand existau scoli pe langa manastiri; dupa sec. al XIX-lea se organizeaza invatamantul, iar arhivele sunt create de scoli, licee, universitati;

t        arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudala pana astazi, cu documentele cele mai vechi;

t        arhive personale - totalitatea actelor si documentelor concepute, primite, adunate si totodata conservate constient de catre o persoana;

t        arhive familiale - ansamblul actelor create si primite de membrii unei familii, de familie ca persoana juridica sau de organe administrative ale familiei, care prin destinatia lor s-au pastrat in proprietatea succesiva sau colectiva a acesteia.

F.      Dupa materia subiacenta, exista documentele scrise pe:

t        hartie, lemn, matase, metal, papirus (material sub forma de foita, prelucrat din tulpina plantei numita papirus, pe care se scria in antichitate), pergament (material de scris obtinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoarta de copac.

G.     Dupa modul de percepere de catre om:

t        arhive vizuale;

t        arhive sonore;

t        arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definitii si explicatii se ajunge la clasificarea moderna a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare in prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesara din considerente teoretice si practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbatii si in domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea largi accesul la cercetarea arhivelor istorice nationale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 si Hotararea Guvernului Romaniei nr.769/1991.

Transformarile produse in sistemul institutional, aparitia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Nationale a fost promulgata la 2 aprilie 1996 prin decret de Presedintele Romaniei. Aceasta stipula (art. 3) ca "administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei se realizeaza de catre Arhivele Nationale, unitar bugetare in cadrul Ministerului de Interne".

Pornind de la actele normative in vigoare, unitatilor creatoare si detinatoare de documente la revin o serie de obligatii privind evidenta, selectionarea, pastrarea, folosirea si depunerea la Arhivele Nationale a inscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic National. Acestea constituie cerintele in materie de arhive pe care societatea le adreseaza amintitelor unitati, dovada ca legiuitorul recunoaste importanta si rolul arhivelor in stat.

Urmarind organizarea si desfasurarea activitatii arhivistice la nivel national, in mod unitar, Arhivele Nationale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instructiuni privind activitatea de arhiva  la creatorii si detinatorii de documente. Aceste instructiuni sunt deosebit de utile si vin sa completeze dispozitiile cuprinse in Legea Arhivelor Nationale din 2 aprilie 1996.

Primul capitol al instructiunilor cuprinde in 7 articole dispozitii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei (F.A.N.); faptul ca administrarea, supravegherea si protectia speciala a F.A.N. se realizeaza de Arhivele Nationale; obligatiile detinatorilor si creatorilor de arhiva in infiintarea compartimentelor de arhiva, conform complexitatii si cantitatii de arhiva precum si structura si competenta compartimentelor de arhiva stabilite de conducerea unitatilor creatoare si detinatoare de arhiva, cu avizul de specialitate al Arhivelor Nationale; atributiile personalului compartimentului de arhiva si obligatia de a comunica in scris, in termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale, infiintarea, reorganizarea sau oricare alte modificari survenite in activitatea institutiilor cu implicatii asupra compartimentului de arhiva;

Cel de-al doilea capitol cuprinde in 108 articole obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente incepand de la evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea, folosirea documentelor si pana la depunerea lor la Arhivele Nationale si raspunderile si sanctiunile ce se aplica in cazul nerespectarii acestor obligatii.

Evidenta documentelor

Legislatia arhivistica prevede obligatia creatorilor de documente de a inregistra toate documentele intacte, iesite ori intocmite pentru uz intern la registratura generala, intr-un singur registru de intrare-iesire sau in mai multe (atunci cand institutia creeaza un numar unic de documente), fara ca numerele de inregistrare date documentelor sa se repete.

Inregistrarea documentelor marcheaza existenta oficiala a acestora si reprezinta actul de nastere al fiecarui document si de corectitudinea inregistrarii depinde, in mare masura, asigurarea pastrarii lor.

Numarul mare si diversitatea documentelor care intra si ies de la un creator necesita organizarea precisa a circuitului lor.

Atunci cand creatorul de documente creeaza un numar mare de documente, inregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munca, la registratura generala inscriindu-se numarul de inregistrare atribuit de expeditor si denumirea compartimentului la care se repartizeaza spre inregistrare si rezolvare.[8]

Inregistrarea documentelor se efectueaza cronologic, in ordinea primirii lor, incepand de la 1 ianuarie pana la 31 decembrie ale fiecarui an.

In registrul de intrare-iesire se vor preciza urmatoarele elemente: numarul de inregistrare; data inregistrarii; numarul si data documentului date de emitent; numarul filelor documentului; numarul anexelor; emitentul; continutul documentului pe scurt; compartimentul caruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvarii; destinatarul; numarul de inregistrare al documentului la care se conexeaza si indicativul dosarului dupa nomenclator, care se va stabili si completa in registru dupa rezolvarea documentului.

Documentele care se refera la aceeasi problema se conexeaza la primul document inregistrat; in dreptul fiecarui document conexat se trece in rubrica corespunzatoare, numarul de inregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu si cele intocmite pentru uz intern se inregistreaza ca si documentele initiale, completandu-se coloanele adecvate.

In cazul documentelor expediate ca raspuns, acestea vor primi numarul de inregistrare al documentului la care se raspunde.

Gruparea documentelor in dosare

Operatiunea de baza a registraturii este primirea, inregistrarea si repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dupa continut, urmeaza sa fie repartizat la un dosar.

Legislatia arhivistica stabileste ca anual, documentele se grupeaza in dosare, potrivit problemelor si termenelor de pastrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operatie in cadrul formarii dosarului consta in asezarea in bibliorafturi sau in mape a documentelor primite de la diferiti corespondenti, persoane juridice sau fizice, impreuna cu documentele de raspuns (daca au necesitat raspuns), cat si cu anexele lor, conturandu-se asezarea documentelor in ordinea descrescatoare a numerelor de inregistrare. Aceasta este prima faza a formarii dosarului in care evolueaza, concomitent cu cea de rezolvare a lucrarilor, respectiv de constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, cat si a anexelor se face printr-un riguros discernamant, repartizandu-se la aceeasi mapa numai documentele care se refera la aceeasi problema si cu acelasi termen de pastrare, pe baza unor indicatori prestabiliti, care insumeaza sub o forma determinata grupa de documente create intr-o institutie.[9]

Nomenclatorul dosarelor se intocmeste de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel in care se inscriu, pe compartimente de munca, categorii de documente grupate pe probleme in termene de pastrare. El este un element analitic si serveste atat la registratura, in vederea repartizarii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, cat mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dupa rezolvare in dosare, caci dosarul nu capata aceasta acceptiune decat in momentul cand este incheiat si perfectat.

Literatura de specialitate acorda nomenclatorului de dosare un loc important. Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemanator nomenclatorului dosarelor a fost prezenta de la infiintarea Arhivelor Statului. Primele instructiuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create in decursul unui an pe baza de opise si predarea lor la arhiva pe aceeasi baza.

Pe langa acestea s-a indicat, ca documentele intrate sa fie prescrise in condici generale in ordinea intrarii lor, iar in alte condici, numite alfabetice, sa se inscrie documentele dupa alfabet.

Legislatia arhivistica a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existenta si aplicarea lui corecta depinzand toate activitatile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme si termene de pastrare, constituirea unitatilor arhivistice, inventarierea lor, selectionarea, valorificarea informatiilor documentare etc.

O arhiva fara nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a carui reorganizare necesita o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic si, in acelasi timp, operativ.

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic in care sunt desfasurate, structura schemei de organizare a creatorului unitatii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci s.a.) concepute pe probleme si termene de pastrare.

El se intocmeste de fiecare creator, dupa modelul din anexa nr.1.[12]

In prima rubrica a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munca, in ordinea in care figureaza in schema de organizare a creatorului, si se numeroteaza cu cifre romane.

In rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munca si se numeroteaza cu litere majuscule.

In rubrica a treia se trece, in rezumat, continutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotandu-se cu cifre arabe, incepand cu nr.1 la fiecare compartiment de munca.

In nomenclator se trece si registrele, cartotecile, condicile si alte materiale preconstituite.

Cifra romana, litera majuscula si cifra araba formeaza indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscula si cifra araba (ex: B) sau numai din cifra araba (ex: 4), daca creatorul are ca parti componente numai compartimente de munca fara subdiviziuni sau mici compartimente de munca.

La inregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura in registrul de intrare-iesire, la rubrica rezervata acestuia, ca si pe fiecare document in parte.

In rubrica a patra a nomenclatorului se inscrie termenul de pastrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face tinandu-se seama de legile in vigoare, de importanta practica pentru activitatea creatorului de documente si, in mod deosebit, de importanta stiintifica a informatiilor pe care le contin documentele.

In dreptul grupelor de documente care se pastreaza permanent se trece cuvantul "permanent" (prescurtat "P") iar pentru acelea care se pastreaza temporar, cifra care reprezinta numarul anilor cat se pastreaza (1,3,5,10 etc). Daca termenul de pastrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, in momentul intocmirii nomenclatorului, sau daca exista motive sa se presupuna ca, in anumite conjuncturi, informatiile documentelor pot avea importanta stiintifica, langa termenul de pastrare temporara se mentioneaza "C.S." (comisie de selectionare). La expirarea termenului de pastrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selectionare si, dupa caz, pot fi propuse pentru eliminare sau retinute permanent.

Intr-un dosar se grupeaza documente referitoare la aceeasi problema, cu acelasi termen de pastrare. In cazul acelorasi genuri de documente, intocmite pe perioade de timp diferite si, respectiv, cu termene de pastrare diferite (planuri, dari de seama lunare, trimestriale, anuale s.a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pastrare. Astfel, documentele cu valoare permanenta, care din nevoile practice ale creatorului exista in mai multe exemplare, se pastreaza in original intr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pastreaza intr-un dosar separat cu mentiunea "cópii", caruia i se da un termen temporar. In aceasta categorie se incadreaza instructiunile si normele metodologice de lucru, studiile si documentele, ordinele circulare si alte documente cu caracter aplicativ si care se pastreaza la o mapa de lucru, la compartimentul care executa acele atributii, dar ele se vor regasi in arhiva creatorului la compartimentul emitent, in exemplarul original, cu semnaturile, aprobarile si avizele respective.

Atunci cand in cadrul aceleiasi probleme se creeaza documente cu termene de pastrare diferentiate, in raport cu importanta informatiilor pe care le insumeaza, se grupeaza in dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiva si documentatiile corespunzatoare, planurile periodice, situatiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pastrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie sa cuprinda intreaga problematica si sa insumeze propunerile tuturor compartimentelor, in asa fel incat nici o categorie de documente sa nu ramana pe dinafara, intrucat aceste omisiuni pot duce ulterior, la incercari de asimilare prin analogie care, in final, provoaca pierderea individualitatii documentelor si imposibilitatea nominalizarii si regasirii lor.[13]

Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual, ci numai atunci cand se produc schimbari in structura creatorului de documente. Adica se infiinteaza noi comportamente de munca sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaza cu denumirea acestora si cu dosarele nou create. In cazul compartimentelor de munca sau subdiviziunilor lor care isi dezvolta activitatea creand alte grupe de documente decat cele prevazute initial, nomenclatorul se completeaza cu noile dosare. Cand au loc insa reorganizari, restructurari de compartimente, schimbari de atributii etc, se intocmeste un nomenclator nou.

De mentionat ca in nomenclator trebuie sa fie cuprinse si documentele care prin informatiile pe care le insumeaza au regim secret, si care , in mod firesc, se constituie dupa aceleasi reguli dar se pastreaza separat, pe termene de pastrare. Dupa expirarea termenului de pastrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva generala pentru intregirea fondului.

Legislatia arhivistica stabileste responsabilitatea alcatuirii nomen-clatorului dosarelor. Seful fiecarui compartiment raspunde de intocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de seful compartimentului de arhiva si se inainteaza, in doua exemplare, spre aprobare si confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitatii creatoare de documente si se confirma la nivel central de Arhivele Nationale, si al nivel local de directiile judetene ale Arhivelor Nationale. Dupa confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, in vederea aplicarii lui.

Un exemplar din nomenclator se afla la registratura generala pentru a servi la repartizarea corespondentei catre compartimente precum si pentru mentionarea in registrul de intrare-iesire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor

Si dosarul, ca orice produs social, isi are istoria lui. Termenul de "dosar" a urmat celui de "dela" care la randul sau s-a desprins din termenul de "acta". Primele instructiuni de organizare a arhivei in Tara Romaneasca si Moldova, emise in anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiva de a grupa toate documentele care le creeaza, in dosare, pe probleme, iar in interiorul acestora, in ordine cronologica, dupa data primirii, urmata de conceptul de raspuns sau alte inscrisuri, apoi cusute dupa sistemul legatoriei de carti. Mai tarziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabileste si alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cerand ca acesta sa nu depaseasca 25 cm.

In Transilvania, organizarea actelor, in speta a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfarsitul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratura, potrivit caruia actele dintr-un an au fost pastrate in stricta ordine cronologica, dupa numarul de inregistrare. Din aceasta forma s-au desprins mai tarziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numarului de baza, adica de grupare a actelor referitoare la aceeasi chestiune intr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat si sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, in clase pe probleme, toate chestiunile de acelasi fel. Ambele sisteme reprezinta forma de tranzitie intre sistemul cronologic de pastrare a actelor si cel al dosarelor si pregatesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

Dupa rezolvarea lor, documentele se grupeaza in dosare, potrivit nomenclatorului si se predau la compartimentul de arhiva, in al doilea an de la constituire. In vederea predarii dosarelor se efectueaza o serie de operatiuni.

Prima operatiune este ordonarea documentelor in dosar, cronologic, sau in cazuri speciale, dupa alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cand in constituirea dosarului se foloseste ordinea cronologica, actele mai vechi trebuie sa se afle deasupra si cele noi dedesubt. La efectuarea acestei operatii o atentie deosebita se acorda anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

Odata cu clasarea documentelor in cadrul dosarului se separa dubletele, notele de insemnari personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legatura cu problema din dosar, fie ca au fost repartizate gresit, fie ca au fost consultate si nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt inlaturate cu avizul comisiilor de selectionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apartin.

Inscrierea acestor elemente este necesara, intrucat prin ele se pot identifica dosarele in cadrul fondului arhivistic, se asigura o operativa integrare in fond sau compartiment si constituie factori de asigurare a integritatii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiva

Inventarierea este operatiunea de luare in evidenta a unitatilor arhivistice, in urma careia rezulta inventarul fondului sau colectiei. Ea se poate face prin doua metode: metoda directa si metoda indirecta sau pe fise.

Prin metoda directa inventarierea se efectueaza direct, cu documentele, datele se inscriu pe coperta dosarului si de aici in inventare. Aceasta metoda are o serie de inconveniente: necesita spatiu si mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc in altul. Ea se aplica majoritatii creatorilor de arhiva.

Prin metoda indirecta, inventarierea se executa pe baza fiselor. Aceasta metoda permite inlaturarea eventualelor greseli in redactarea continutului rezumatelor si evita mutarea repetata a materialelor, iar fisele pot fi folosite si in alte scopuri: crearea unui fisier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]

Legislatia arhivistica prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiva pe baza de inventare, intocmite dupa modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelasi termen de pastrare, create in cursul unui an, de catre un compartiment de munca. Fiecare compartiment va intocmi atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in nomenclator. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecare dosar va primi un numar direct, distinct.

Inventarele se intocmesc in 3 exemplare pentru documentele nepermanente si in 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar ramane la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odata cu dosarele la compartimentul de arhiva. Dosarele neincheiate in anul respectiv, ca si cele care se opresc la compartimentele de munca, se trec in inventarul anului respectiv, cu mentionarea nepredarii lor, in felul acesta se inlatura pericolul ratacirii dosarelor si se asigura arhivarea lor corecta. In momentul predarii lor ulterioare, in inventare se va mentiona acest lucru.

Rubrica "Continutul dosarului" va cuprinde genurile de documente (corespondenta, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele continute si perioada la care se refera.

Genul documentelor este elementul cu care incepe rezumatul si se va extrage din continutul dosarului. Dupa el este mentionat emitentul cu denumirea completa, apoi destinatarul tot cu denumirea completa. Problema sau problemele continute in dosar constituie esenta lui si se va reproduce cat mai exact. Inlaturarea neesentialului si redactarea intr-o forma clara a problemelor importante duce la regasirea rapida a informatiilor. Dosarele care cuprind acte din mai multi ani se vor inventaria la anul de inceput, mentionandu-se in inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ si exhaustiv informatiile existente in arhiva, determina eficienta maxima a regasirii informatiilor. Trebuie avut in vedere ca un dosar, chiar si un document, nu trateaza in mod exclusiv o singura problema, ci include o diversitate de probleme conexe. Informatia privitoare la aceste probleme conexe este expusa riscului pierderii din neputinta de a reda diversitatea de probleme in continutul dosarului.[18]

Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor intra in obligatia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva se face conform unei programari prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiva verifica fiecare dosar, urmarind respectarea modului de constituire a dosarelor si concordanta intre continutul acestora si datele inscrise in inventar. In cazul constatarii unor neconcordante, ele se aduc la cunostinta compartimentului creator care efectueaza corecturile ce se impun.[19]

Evidenta dosarelor si inventarelor depuse la compartimentul de arhiva se tine in registrul de evidenta curenta, conform modelului prevazut la anexa 4 din Legislatia arhivistica.[20]

Daca compartimentul de arhiva pastreaza si alte fonduri arhivistice, in registrul de evidenta curenta se deschide cate o partida pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul "Preluari" se trec, in ordinea preluarii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numar de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaza:

t        Numarul de ordine al inventarului

t        Data preluarii documentelor din inventarul respectiv

t        Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

t        Datele extreme ale documentelor

t        Totalul dosarelor din inventar

t        Totalul dosarelor primite efectiv in arhiva din inventarul respectiv

t        Numarul dosarelor lasate la compartiment si depuse ulterior

La capitolul "Iesiri" se trec:

t        Data iesirii documentelor din evidenta

t        Unde s-a predat

t        Denumirea, numarul si data actului pr baza caruia au fost scoase din evidenta

t        Totalul dosarelor iesite

Scoaterea dosarelor din evidenta arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu confirmarea Arhivelor Nationale, in urma selectionarii, transferului catre alta unitate detinatoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevazute.

Articolul 28 din Legislatia arhivistica prevede ca dosarele sunt scoase din evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte, dupa caz:

t        Proces-verbal de selectionare (conform anexei nr.5)[22]

t        Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

t        Proces-verbal de constatare a deteriorarii complete sau partiale a documentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de selectionare, aprobata de conducerea unitatii creatoare sau detinatoare si confirmata de Arhivele Nationale.

Selectionarea documentelor

Selectionarea documentelor este activitatea arhivistica de cea mai mare importanta, intrucat in cadrul ei se apreciaza importanta documentelor sau inutilitatea unora dintre ele si se hotaraste pastrarea sau eliminarea lor definitiva, angajand in cel mai inalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiva.

Selectionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istorica, in vederea predarii lor la Arhivele Nationale si pe de alta parte introducerea in circuitul economic a celor care nu mai prezinta interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme si termene de pastrare ocupa an de an spatii de depozitare si solicita insemnate fonduri banesti pentru conservarea si evidenta lor. Termenele de pastrare la creator se stabilesc in raport de valoarea stiintifica sau utilitatea practica a documentelor. Interesul practic este limitat la un numar de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp in care documentele pot servi ca sursa de informare si de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot sa fie si mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) daca documentele au o valoare practica indelungata (ex.: arhivele de personal, de plata retributiei s.a).

Legislatia arhivistica prevede ca in cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente sa functioneze cate o comisie de selectionare numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective. Ea este compusa din presedinte, secretar si un numar impar de membri, numiti din randul specialistilor proprii, reprezentand principalele compartimente de arhiva. Seful compartimentului de arhiva este de drept secretarul comisiei de selectionare.

Membrii comisiei de selectionare trebuie sa fie numiti din randul specialistilor cu experienta care prin pregatirea, discernamantul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, sa fie in masura sa hotarasca asupra importantei informatiilor cuprinse in documente.

Efectuarea in bune conditii a selectionarii documentelor este determinata de pregatirea si experienta celor care efectueaza selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor si a nomenclatoarelor. Cei care fac aceasta apreciere trebuie sa cerceteze atent dosar de dosar, sa chibzuiasca daca documentele care se pastreaza permanent sun suficient de cuprinzatoare, concludente in ce priveste rolul creatorului in stat, economie, cultura etc. De asemenea, pentru selectionarea corecta este necesara cercetarea integrala a documentelor si a inventarelor lor, indiferent de termenul de pastrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente si a informatiilor pe care le cuprind. Altfel exista riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetenta pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]

Comisia de selectionare se intruneste anual sau ori de cate ori este nevoie. Secretarul prezinta comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pastrare expirate. O atentie deosebita va fi data dosarelor care au mentiunea "C.S." (comisa de selectionare). Daca comisia constata greseli de incadrare a documentelor la termenele de pastrare sau stabileste ca unele dintre acestea sa fie pastrate permanent, ele se trec in inventarele corespunzatoare termenului lor de pastrare, la anul si compartimentul de munca respectiv. La incheierea lucrarilor, comisia intocmeste procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislatia arhivistica[27]) care se inainteaza spre aprobare conducerii unitatii. Sunt selectionate atat documentele create de unitatea respectiva cat si cele create de alte unitati si pastrate in depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selectionare spre a fi eliminate impreuna cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitatii si inventarul documentelor permanente create in perioada pentru care se efectueaza selectionarea (cate un exemplar) se inainteaza, cu adresa inregistrata, pentru confirmare, la Arhivele Nationale, in cazul unitatilor centrale, sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul unitatilor locale.[28]

Arhivele Nationale sau directiile judetene pot hotari pastrarea permanenta a unor dosare, chiar daca, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pastrare temporara. Este evitata astfel pierderea unor informatii importante.

Documentele supuse selectionarii se pastreaza in ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Nationale, in vederea confirmarii lucrarii de selectionare.

Matricele sigilare (sigilii, stampile, parafe), confectionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaza in ordinea darii lor in folosinta, intr-un registru.[29] Selectionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaza de catre comisiile de selectionare, pe baza de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], insotit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Nationale. In inventar, conform anexei nr. 7 va fi mentionata data preluarii si denumirea organizatiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confectionata placa metalica (aur, argint, otel etc) cat si suportul (fildes, lemn, ebonita etc), forma (rotunda, patrata, triunghiulara), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor in cm), descrierea campului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerga, textul intregit si daca este cazul, traducerea in limba romana, intre paranteze) si anul confectionarii.

Selectionarea unui fond reprezinta un moment important in procesul de pregatire in vederea intrarii lui in Arhivele Nationale. Aceasta necesita si din partea arhivistului caruia i se incredinteaza lucrarea spre avizare sa-i determine pe membrii comisiei de selectionare sa judece documentele nu atat de pe pozitii administrative, cat de pe pozitia cercetatorului dornic sa se informeze, sa cunoasca si sa aprecieze peste decenii preocuparile generatiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]

Ordonarea, inventarierea si selectionarea documentelor secrete de stat

Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevad la art. 37: "Documentele secrete de stat se inregistreaza, manipuleaza, studiaza si pastreaza potrivit actelor normative in vigoare privind apararea secretului de stat".[33]

Conform acelorasi instructiuni, gruparea documentelor in dosare se face pe baza nomenclatorului in care se cuprind si categoriile de documente din listele de date si informatii secrete de stat; gruparea documentelor secrete in dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu si nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situatii, grafice, schite, tabele) si care nu pot fi separate, vor intra in componenta dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat in dosare, legarea lor, numerotarea filelor si certificarea se fac in anul urmator crearii lor, la compartimentul special, si se predau compartimentului de arhiva, pe baza de inventare, la expirarea caracterului secret. Pastrarea si selectionarea lor la compartimentul de arhiva se fac in acelasi mod ca la documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care isi pastreaza acest caracter si dupa expirarea termenului de pastrare prevazut in nomenclator se selectioneaza la compartimentul special de o comisie de selectionare compusa din persoane care au acces la date, informatii si documente secrete de stat. Din aceasta comisie va trebui sa faca parte si seful compartimentului special.

Daca pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva generala este bine marcat (ex.: cercetarile stiintifice din diferite domenii sunt secrete pana la finalizare si publicare; inventiile si inovatiile pana la punerea lor in practica etc.) pentru altele, aceasta operatiune este lasata la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezulta necesitatea urmarii cu atentie a declasificarii documentelor atunci cand inceteaza caracterul lor secret si predarea lor la arhiva generala intrucat majoritatea lor prezinta valoare documentar-stiintifica.[34]

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme si termene de pastrare

In situatia in care numarul creatorilor de arhiva este in continua crestere, datorita dezvoltarii economiei de piata, iar la vechii creatori munca de arhiva a fost lasata pe ultimul plan, in paralel cu transformarea sau disparitia unui numar important de institutii, sunt numeroase cazuri cand in cadrul depozitelor de arhiva se gaseste arhiva neprelucrata.

Instructiunile privind activitatea de arhiva la detinatorii de documente prevad la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme si termene de pastrare.

Astfel detinatorii arhivelor prelucrate sunt obligati sa determine apartenenta la fond (fondarea), tinandu-se seama de denumirea destinatarului, stampila de inregistrare, rezolutia sau notele tergale si continutul actului; sa ordoneze documentele in cadrul fondului dupa un criteriu stabilit (pe ani si compartimente de munca, iar in cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente si ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic s.a.);  daca un dosar cuprinde documente din mai multi ani se ordoneaza la anul cel mai vechi, fara a se lua in consideratie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face incepand cu numarul 1, pe fiecare an.[35]

In cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se executa dupa criteriul cronologic, apoi se grupeaza pe probleme in dosare.

Se procedeaza apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pastrare, apoi comisia de selectionare cerceteaza dosarele pozitie cu pozitie, stabilind unitatile arhivistice care se elimina si cele care se retin, prezentand importanta stiintifica si practica.

In procesul ordonarii documentelor fara evidenta, se separa documentele de acelasi fel, cu termene de pastrare 1-5 ani (boniere, chitantiere, fise de pontaj, condici de prezenta), in vederea eliminarii lor globale, cu ocazia selectionarii, la expirarea termenului de pastrare. Inventarele intocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numarul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (in metri lineari sau unitati arhivistice), pozitia in nomenclator si termenul de pastrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate in depozitele de arhiva prin fondare, ordonare, inventariere si gestionare facuta cu profesionalism si simt de raspundere va aduce in circuitul cercetarii stiintifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice si culturale ale poporului roman.

Folosirea documentelor

Bogatia de informatii cuprinsa in depozitele de arhiva a diversilor creatori si indeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic National poate fi folosita pentru cercetarea stiintifica; rezolvarea unor lucrari administrative, informari, documentari precum si pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 si 21 din Legea Arhivelor Nationale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei pot fi consultate, la cerere, de catre cetatenii romani si straini, dupa 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a implinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitatii creatoare sau detinatoare. Legea stabileste ca documentele cu valoare deosebita nu se expun in public, in original, ci sub forma de reproducere, pentru protejarea lor.[37]

Articolul 44 din Instructiunile privitoare la activitate de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente sa elibereze la cerere, certificate, copii si extrase dupa documentele pe care le creeaza si le detin, chiar daca nu au indeplinit termenul de 30 de ani, daca acestea se refera la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea in munca, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exacta si clara a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum si denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare intocmirii certificatului; in el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun in ordine cronologica, iar referatul pe baza caruia se redacteaza certificatul va fi semnat si datat de persoana care a facut cercetarea si va cuprinde denumirea fondului cercetat si cotele unitatilor arhivistice cercetate (anul si numarul din inventar).

Daca, la cererea petitionarului sau din dispozitia conducerii unitatii creatoare sau detinatoare, recercetandu-se documentele, se gasesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, mentionandu-se ca il completeaza pe cel anterior, cu indicarea numarului si datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, mentionandu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula si retrage; noul certificat va primi alt numar de inregistrare.

In cazul cand in arhiva nu se gasesc date cu privire la obiectul cererii, aceasta situatie se comunica in scris solicitantului; daca se cunoaste unitatea detinatoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unitati, comunicandu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, in textul certificatului, stersaturi sau completari printre randuri, raspunderea asupra exactitatii datelor o poarta referentul si seful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaza de unitatea care le elibereaza si se inmaneaza personal solicitantului ori imputernicitului sau legal sau se expediaza prin posta.

Daca in dosarul in care s-a facut cercetarea se afla diplome, certificate de studii, acte de stare civila sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semnatura, retinandu-se la dosar o copie certificata de responsabilul arhivei.

Pentru regasirea facila a informatiilor, evidenta cererilor se va tine pe baza de fise intocmite pentru fiecare solicitant in parte. Fisa va cuprinde numele si prenumele solicitantului, numarul si data inregistrarii cererii, va fi ordonata alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de evidenta si regasire a cererilor si actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiva pentru cercetare se face prin consemnarea intr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. In registru, dupa rubrica cu numarul curent, urmeaza rubrica in care se consemneaza denumirea fondului si a compartimentului din care provine unitatea arhivistica scoasa; apoi rubrica unde se noteaza cota unitatii arhivistice, asa cum este ea trecuta pe coperta; urmeaza rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului si functia indeplinita in institutia detinatoare; urmeaza rubrica unde se trece data scoaterii unitatii arhivistice si semnatura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unitatii arhivistice si semnatura arhivarului depozitului care valideaza astfel rearhivarea. Exista si o rubrica pentru observatii.

In afara registrului de depozit exista inca un instrument care faciliteaza munca arhivarului si anume fisa de control (anexa nr.9)[41] care se introduce in raft, in locul dosarului scos pentru cercetare. Cand dosarul este rearhivat, fisa de control va fi anulata. Ea cuprinde: denumirea fondului (colectiei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numarul din inventar al dosarului, anul, numele si prenumele solicitantului si data.

Daca aceste operatiuni sunt respectate intocmai, situatia fiecarei unitati arhivistice dintr-un depozit este foarte usor de regasit, si cu ajutorul registrului de depozit si cu ajutorul fisei de control. In acelasi timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitatii arhivistice, asigurata de dosarul numerotat legat si certificat.

Prelucrarea arhivistica a documentelor tehnice si de inregistrare tehnica

Cantitatea documentelor tehnice si de inregistrare tehnica este in etapa actuala din ce in ce mai mare si necesita cunostinte de ordonare, inventariere si selectionare deosebite fata de alte tipuri de arhiva.

Documentele tehnice si de inregistrare tehnica reprezinta totalitatea actelor purtatoare de informatie tehnica sau produse ale actiunii de inregistrare tehnica pe suporti magnetici, fotosensibili sau din hartie tratata special. Aceste documente, indiferent de natura informatiilor, a suportului sau a scrisului, se inregistreaza la intrarea, crearea sau iesirea lor, dupa caz. Inregistrarea se poate face fie pe baza de registru de intrare-iesire, fie pe calculator, intr-un fisier special, fie prin alte mijloace moderne de inregistrare, intr-o registratura generala, ori pe compartimente, cu conditia asigurarii regasirii rapide a documentelor in circulatia lor. O data inregistrat, documentul poate deveni o piesa intr-un grupaj sau temei pentru crearea unei unitati arhivistice (totalitatea documentelor care se refera la o problema data si se constituie ca unitate de pastrare). Unitatile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiva in al doilea an dupa crearea lor sau in al doilea an dupa ce procesul tehnic, pentru care au fost intocmite, a fost incheiat. Predarea se face pe baza de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] si inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleasi ca si pentru arhiva generala. Intrarile si iesirile din gestiunea arhivei, se consemneaza in registrul de evidenta curenta (anexa nr.4)[44].

Prelucrarea arhivistica a documentelor tehnice si de inregistrare se realizeaza cu respectarea principiilor generale:

t        Principiul unitatii fondurilor presupune ca toate documentele create de o societate, institutie sau persoana fizica (fonduri arhivistice), ori selectionate de o institutie, familie sau persoana fizica (colectie) trebuie sa se pastreze intr-un singur loc, sub o singura gestiune si prelucrare.

t        Principiul respectarii fata de creator presupune respectarea succesiunii unitatilor arhivistice in fond sau colectie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

t        Principiul dreptului comunitatilor locale presupune pastrarea fondurilor si colectiilor arhivistice din zona geografica in care au fost create.

t        Avand in vedere ca arhivele tehnice si de inregistrare se prezinta de obicei pe suporti diferite naturi si care impun conditii de pastrare specifice (principiul prioritatii conservarii), este necesara gasirea unor forme de administrare care sa asigure compatibilitatea sistemului cu traditie arhivistica (principiul compatibilitatii sistemelor).[45]

Documentele tehnice si de inregistrare pot aparea incidental in interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri si colectii integrale.

Atunci cand aceste documente apar incidental fie ca ilustratii cuprinse in text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selectiona, impreuna cu unitatea arhivistica in care sunt incorporate.

Daca documentul tehnic si de inregistrare este unitate sau mai multe unitati arhivistice incidentale, ele se vor constitui in parte structurala separata, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (si in cadrul lui cronologic). Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor si colectiilor constituite integral din documente tehnice si de inregistrare la articolele 59-80.[46]

Pastrarea documentelor si organizarea depozitului de arhiva

Prin pastrarea documentelor sau pastrarea arhivei se intelege preocuparea pentru asigurarea existentei si integritatii documentelor, dar si procesul de prelungire a vietii utile a documentelor de arhiva printr-un complex unitar de masuri tehnice si organizatorice.

Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati prin legislatia arhivistica sa pastreze documentele in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii sau comercializarii lor. Documentele de arhiva se pastreaza in depozite construite special sau in incaperi amenajate in acest scop care le protejeaza impotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variatiilor de temperatura si umiditate, surselor de infectie, pericolului de foc, inundatii sau infiltratii de apa. Depozitele trebuie sa fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive si fara emanatii. Dimensionarea elementelor de pastrare a arhivei trebuie sa aiba in vedere dimensiunile materialului suport) hartie, film etc.), ale materialelor de protectie (cutii, containere), ale spatiului de constructie aferent, asigurandu-se accesul la documente si posibilitatea unei evacuari rapide in caz de necesitate.

Rafturile trebuie sa fie asezate perpendicular pe sursa de lumina naturala, iar iluminatul artificial sa urmareasca culoarul dintre rafturi. Intre pereti si rafturi, ca si intre rafturi se asigura un spatiu liber de 0,7-0,8 m. latime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiva mai inalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu carucioare de transport interior care sa asigure transportul in siguranta a documentelor si manevrarea lor in asa fel incat sa fie evitata deteriorarea.

Documentele se pastreaza in cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, in raport cu natura si dimensiunea lor si se aseaza in rafturi pe manseta de indosariere sau pe manseta inferioara. Daca creatorul detine documente de mai multe tipuri (hartie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaza pe categorii.

Depozitele de arhiva care contin material scris, trebuie sa se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse intre 15-20° C si umiditati relative de 50-60%, iar in depozitele de materiale fotografice si cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse intre 14-18° C, air umiditatea relativa de 40-50%. Acestea se masoara cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie sa fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate intr-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie sa fie asigurate impotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare si de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalatii de climatizare. Se vor asigura curatenia si ordinea interioara prin desprafuire, curatire mecanica, dezinsectie si deratizare, ultimele doua operatiuni, cel putin odata la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzisa folosirea focului deschis, a radiatoarelor, resourilor, fumatului in incinta depozitelor si utilizarea comutatoarelor sau intrerupatoarelor defecte. Depozitele vor fi prevazute cu stingatoare portabile cu incarcatura de dioxid de carbon si praf sau gaze inerte precum si cu mijloace de alarmare si semnalizare antiincendiu sau cu instalatii de stingere automata a incendiilor. Orice situatie de calamitate in depozitele de arhiva se va comunica imediat Arhivelor Nationale sau directiilor judetene.

In depozitele de arhiva, dosarele se ordoneaza pe ani, in cadrul anului pe compartimente si termene de pastrare sau pe compartimente si in cadrul compartimentului, pe ani si pe termene de pastrare. Pe rafturi, dosarele se aseaza de sus in jod si de la stanga la dreapta iar rafturile si politele se numeroteaza.

Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt mentionate fondurile, rafturile, politele si XXXXXX al documentelor aflate in depozitul respectiv.

Depunerea documentelor la Arhivele Nationale

Institutiile creatoare si detinatoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National se depun la Arhivele Nationale pentru pastrarea permanenta astfel:

t        Documentele scrise, dupa 30 de ani de la crearea lor;

t        Documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;

t        Actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;

t        Documentele fotografice si peliculele cinematografice dupa 20 de ani de la crearea lor;

t        Matricele sigilare, dupa scoaterea lor din uz.

Creatorii si detinatorii de documente le pot detine, dupa expirarea termenului de depunere, daca le sunt necesare desfasurarii activitatii, pe baza aprobarii Arhivelor Nationale, in acest caz depunand cate un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le detin, al Arhivele Nationale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Nationale, urmatoarele institutii: Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Roman de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie si Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale, Academia Romana.[49]

Daca o unitate creatoare de documente se desfiinteaza fara ca activitatea ei sa fie continuata de alta, seful compartimentului de arhiva intocmeste un proces-verbal in prezenta reprezentatului Arhivelor Nationale, in care se consemneaza: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de seful compartimentului de arhiva din unitatea desfiintata si de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se preda reprezentatului Arhivelor Nationale. Documentele cu valoare stiintifica vor fi preluate de Arhivele Nationale, iar cele cu valoare practica vor fi depuse la Ministerul Muncii si Protectiei Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori si detinatori de catre Arhivele Nationale se efectueaza prin confruntarea inventarelor cu unitatile arhivistice. Impreuna cu documentele se predau si inventarele acestora, in 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaza intr-un proces-verbal, intocmit in 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.

Procesul-verbal se intocmeste si se inregistreaza la unitatea creatoare sau detinatoare, numarul lui fiind trecut in registrul de evidenta curenta, in dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se inregistreaza si la Arhivele Nationale. Un exemplar ramane la unitatea creatoare sau detinatoare, celelalte doua sunt trimise la Arhivele Nationale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National sunt bunuri de interes national, carora statul le acorda protectie speciala pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritatii lor sau nu iau masuri privind evidenta, selectionarea si pastrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea in stare de neintrebuintare a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic National constituie infractiuni si se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac de imputernicitii Arhivelor Nationale iar plangerea impotriva procesului-verbal de constatare a contraventiei se face in termen de 15 zile de la primirea comunicarii, la judecatoria in a carei raza teritoriala a fost savarsita contraventia.

Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, elaborate in spiritul noii legislatii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucratorilor din sectorul registratura-arhiva, iar formarea, perfectionarea si atestarea personalului compartimentului de arhiva prin Scoala Nationala de Perfectionarea Arhivistica asigura desfasurarea intregii activitati arhivistice in mod unitar la nivelul intregii tari.