Echipele de proiect

ECHIPELE DE PROIECT

Echipele

Managerul unui proiect reusit este o persoana ce detine calitati integratoare, capabila sa conduca, sa motiveze sa comunice cu oamenii, este un bun organizator si in acelasi timp o persoana obisnuita sa ia decizii. Gasirea unei 828c25i persoane care poseda toate aceste calitati nu este o sarcina usoara. Odata gasita insa, aceasta persoana trebuie cointeresata sa lucreze pentru proiectul in cauza. Daca se intampla si acest lucru, pot oricand sa intervina alte piedici: persoana respectiva se poate imbolnavi sau chiar poate sa plece sa lucreze pentru altcineva.

Aceste dificultati si riscuri ne arata de ce sunt atat de populare echipele intr-o organizatie. O echipa sudata, eficienta, nu se bazeaza pe indemanarea, abilitatea sau prezenta unui singur membru, ea actioneaza bazandu-se pe toti membrii ei si pe efectul sinergic pe care il creeaza faptul ca acestia sunt impreuna. Echipele sunt capabile sa se maturizeze, sa se adapteze noilor nevoi, si sa se refaca atunci cand pierd cate un membru.

Ce este o echipa?

In ceea ce priveste firmele, cuvantul 'echipa' desemneaza un grup de oameni care muncesc in aceeasi sectie/in acelasi compatiment si care, in mod obisnuit, sunt implicati in acelasi proces productiv. In general, echipele se caracterizeaza prin aceea ca:

sunt structurate, fiecare membru avand un anumit rol functional;

depun activitati intr-un mod constructiv sau productiv in spiritul echipei.

Nu intotdeauna, insa, rezultatele echipei sunt unele pozitive. Adesea pot sa apara si alte rezultate, mai putin fericite, caci echipele pot, spre exemplu, sa inhibe, sa suprime sau sa se opuna initiativei si creativitatii indivizilor, fie ca acestia sunt din echipa sau din afara ei.

De regula, echipele sunt mecanisme flexibile si productive, formate din persoane care apartin respectivei organizatii si al caror scop este bunastarea acestora. Rezultatele acestei productivitati sunt nu doar dorite, ci si binevenite pentru o organizatie, ele fiind esentiale si pentru succesul si eficienta operatiunilor proiectului pe care echipa il deruleaza.

Care este rolul unei echipe?

In functie de activitatile pe care le desfasoara, echipele pot fi grupate in trei mari categorii:

echipele de informare: colecteaza si prelucreaza informatii, pentru a putea face recomandari in diverse domenii. Exemple: echipele de cercetare (care realizeaza sondaje) sau echipele de consultanti;

echipele de productie: creeaza produse sau servicii. Exemple: o echipa de constructori, o echipa de asistenti sociali etc.;

echipele de conducere: organizeaza si conduc persoane si resurse. Exemple: comitetele executive, adunarile generale ale asociatilor (AGA), echipele de proiect.

In ciuda acestei diversitati de scopuri si activitati desfasurate, toate echipele au un numar de caracteristici de baza comune, si anume acelea ca membrii lor urmaresc toti acelasi scop, acelasi obiectiv si coopereaza pentru atingerea acestuia.

Una dintre cele mai importante calitati ale unei echipe este abilitatea de a mobiliza eforturile, abilitatile si creativitatea tuturor membrilor sai pentru atingerea scopului comun. Din aceasta cauza echipele au un potential considerabil de a contribui la succesul proiectelor pe care le deruleaza. Pentru aceasta insa, ele trebuie sa aiba marimea ideala si sa fie compuse din persoanele cele mai potrivite pentru ceea ce trebuie facut.

Echipe mici sau echipe mari?

Atunci cand incercam sa aflam care este marimea potrivita a echipei pentru un anume proiect, trebuie sa luam in consideratie:

solicitarile proiectului;

nivelul inalt de cunostinte, indemanare si experienta ce se regaseste intr-o echipa mare;

nivelul inalt al implicarii membrilor intalnit intr-o echipa mica.

De-a lungul timpului au fost studiate multe echipe si s-a ajuns la concluzia ca se poate beneficia din limitarea la 10 a numarului de persoane dintr-o echipa. Mai mult, in echipele in care participarea si implicarea membrilor sunt foarte importante (cum sunt echipele ce efectueaza studii manageriale), marimea echipei ar trebui limitata la 5-7 membri.

Gasirea marimii potrivite a echipelor nu este singurul factor care contribuie la succesul unui proiect. Foarte importanta se poate dovedi si alcatuirea echipei.

Componenta echipei

Echipele pot fi uneori medii de lucru foarte placute, dar alteori pot ingreuna  sau limita capacitatea de lucru a membrilor lor, din motive destul de greu de inteles. Pentru a ne asigura de succesul proiectului, trebuie sa luam in discutie cateva dintre aceste motive.

A. Maturitatea echipei

Echipele sunt organisme dinamice; ele se schimba, se dezvolta de-a lungul existentei lor. In prima parte a vietii unei echipe, membrii acestora vor fi mai straini unii fata de altii, actiunile lor fiind mai degraba individuale decat coordonate si bazate pe experienta acumulata anterior intrarii in echipa. Pe masura trecerii timpului, diferentele dintre membrii echipei vor deveni mai evidente, rezultand o crestere ca numar a situatiilor conflictuale. Odata depasita aceasta faza, membrii echipei vor incepe sa se integreze tot mai mult, vor conlucra pentru atingerea scopurilor comune, cu rezultate in coeziunea din ce in ce mai crescuta a membrilor echipei. De asemenea, se contureaza tot mai clar rolul si locul fiecaruia in echipa, urmand ca, la terminarea proiectului, echipa sa atinga un grad de integrare maxim. Pe parcursul acestor stadii, in echipa vor putea fi intalnite atmosfere de lucru diferite si ca urmare productivitatea acesteia va fi diferita.

B. Comportamentul echipei

Modul in care oamenii se comporta in cadrul echipelor este, in esenta, similar cu cel in care se comporta in afara echipelor. Ei sunt motivati de o serie de nevoi, actiunea acestora fiind adesea complexa. Cand colaboram in cadrul unei echipe, comportamentul nostru este influentat de sarcinile echipei si de comportamentul celorlalti membrii ai echipei. Asteptarile, in ceea ce priveste comportamentul, pe care fiecare persoana din echipa le are de la ceilalti membrii, sunt adesea numite "standardele comportamentale" ale echipei. Aceste asteptari fac ca fiecare membru al echipei sa se manifeste astfel incat sa fie la nivelul asteptarilor pe care colegii sai le au de la el, in caz contrar acesta urmand a fi exclus din echipa.

C. Membrii echipei

In cazul multor echipe, membrii sunt alesi pe principii legate de capacitatile lor, in special in functie de sarcinile pe care le indeplinesc in afara echipei. In alte echipe insa, pot fi cooptati anumiti membri deoarece sunt usor de convins, fac ceea ce li se spune, nu se opun tendintei generale si gandesc in acelasi mod cu cel care ii selecteaza.

In nici unul din cazurile de mai sus echipa rezultata nu va fi una productiva si eficienta. Echipele rezultate nu vor avea un set de obiective echilibrat, iar membrii acestora vor trai impresia ca abilitatile lor nu sunt folosite la maximum.

Daca dorim sa formam o echipa de succes, trebuie sa ne asiguram ca toti membrii ei au si alte calitati decat cele necesare la locul lor de munca si ca vor fi capabili sa ia decizii, sa rezolve probleme si sa coopereze cu colegii de echipa.

O echipa de succes este formata dintr-un numar de persoane care detin o paleta de caracteristici individuale necesare pentru indeplinirea sarcinilor membrilor unei echipe. O astfel de echipa nu va depinde niciodata de o persoana anume din cadrul ei, va avea capacitatea de a se adapta permanent si va fi capabila sa obtina rezultate.

Atunci cand alegem membrii unei echipe, vom putea obtine informatii despre acestia din mai multe surse:

din comportarea pe care au avut-o in alte echipe;

din reactia lor la programele de formare la care au participat;

din ceea ce cred actualii sau fostii superiori despre ei;

din chestionarele de evaluare a rolurilor din echipa etc.

Sarcina de selectare a membrilor unei echipe este cheia reusitei acelei echipe. Daca cei alesi nu intrunesc conditiile, capacitatile si experienta necesare, echipa nu va fi capabila a realiza un proiect de succes. Daca, in schimb, se face alegerea potrivita, rezultatele echipei vor putea fi mult mai mari decat suma celor pe care le-ar putea obtine individual membrii acesteia.

Echipele de proiect

Rolul echipei in managementul unui proiect este vital. La o prima privire, compozitia echipei unui proiect va fi definita de nevoile si de natura proiectului.

De exemplu, un proiect al carui rezultat este realizarea unui program de formare pentru managerii de nivel mediu, va necesita o echipa compusa din persoane care au cunostinte si abilitati legate de:

subiectul in cauza, in cazul nostru managementul de proiect;

nevoile subiectului, in cazul nostru nevoile aspirantilor la pozitia de manager de nivel mediu;

modul in care trebuie alcatuit programul pentru a raspunde nevoilor clientului;

modul in care se promoveaza programul, deci de realizare a unei liste a potentialilor doritori si de realizare a publicitatii programului;

modul in care se administreaza programul, deci de inscriere a solicitantilor, incasare a taxei, pregatirea materialelor pentru acestia, tiparirea si copierea de materiale suplimentare;

modul in care trebuie oferit acest program, deci de capacitatea de predare si de credibilitatea in fata clientilor.

De asemenea, in echipa de proiect e necesar sa fie integrate persoane care au abilitati legate de luarea deciziilor si rezolvarea conflictelor, dar si calitati interpersonale si care sunt doritoare a le folosi in cadrul unei echipe.