Finalizarea proiectului

FINALIZAREA PROIECTULUI

1. Documentarea finalizarii proiectului

Un fenomen interesant si care trebuie evitat in procesul de finalizare a proiectelor este "sindromul 90%": desi proiectul se apropie de final, ultima parte dureaza foarte mult, membrii echipei de proiect par "a-si tarai picioarele" ca urmare a reducerii motivatiei, senzatiei ca 333c29d oricum proiectul se va termina, incertitudinii legate de continuarea evolutiei in cariera dupa finalizarea proiectului, etc.

Finalizarea proiectului este recomandabil sa fie insotita de redactarea unui document care sa ateste in mod formal acest fapt. Scopul principal al unui astfel de document este stoparea finantarii pentru proiectul respectiv, inchiderea liniilor de credit, pentru a se evita incarcarea nejustificata a unor costuri.

Un astfel de document trebuie sa contina urmatoarele informatii:

Denumirea proiectului;

Numarul de inregistrare al proiectului;

Data finalizarii;

Motivul finalizarii (de regula, dar nu intotdeauna, terminarea proiectului);

Instructiuni speciale;

Semnaturile persoanelor autorizate (manager de proiect, reprezentanti ai managementului superior etc.);

Precizarea persoanelor si institutiilor care vor fi avizate de finalizarea proiectului.

2. Reuniunea finala a participantilor la realizarea proiectului

Aceasta reuniune are ca scop tragerea de concluzii si invataminte colective utilizabile in proiecte viitoare si sarbatorirea realizarilor (unul dintre aspectele stimularii partilor implicate, care s-ar putea intalni din nou in cadrul unor proiecte viitoare).

La o astfel de reuniune se face un bilant al proiectului, examinandu-se daca rezultatele asteptate au fost obtinute (atat pe plan tehnic, cat si din punctul de vedere al incadrarii in termenele de executie si buget) si identificandu-se cauzele care au generat abateri, si acumulandu-se invatamintele susceptibile de a imbogati experienta practica, atat in domeniul tehnic, cat si in cel al conducerii proiectelor.

In multe cazuri se constata ca acest efort final este neglijat, in principal pentru ca participantii la proiect sunt foarte repede angrenati in alte misiuni, motiv pentru care au foarte rar ragazul de a aprofunda ceea ce tocmai au realizat. Totusi, consideram ca trebuie acordata o atentie insemnata realizarii acestui bilant final, care trebuie considerat ca fiind una dintre sarcinile proiectului: dupa productie, ameliorarea practicilor firmei constituie unul dintre obiectivele proiectului.

Este, de asemenea, utila punerea la punct a unui sistem de monitorizare posterior finalizarii oficiale a proiectului, pentru a imbunatati rezultatele proiectului (interventie ce nu trebuie confundata cu mentenanta proiectului, desi are o forma asemanatoare).

3. Arhivarea documentelor proiectului

Aceasta etapa este extrem de importanta, documentele proiectului finalizat putand servi unei varietati de scopuri:

Instruirea noilor manageri de proiect;

Evitarea repetarii unor greseli;

Conducerea mai performanta a unor proiecte similare viitoare;

Administrarea lor ca probe in justitie sau instante de arbitraj in cazul unor conflicte cu beneficiarul (beneficiarii) proiectului etc.

Un prim pas il reprezinta actualizarea documentatiei proiectului, inainte de arhivare, astfel incat aceasta sa corespunda realitatii din teren.

Se vor arhiva, utilizandu-se un sistem de coduri (pentru regasirea facila a informatiilor) si suport informatic sau microfilme (pentru economie de spatiu si posibilitate de prelucrare cu mijloace electronice de calcul), urmatoarele tipuri de documente (exemplu pentru un proiect de constructii):

Desene de ansamblu si detalii tehnice de executie;

Caietul de sarcini;

Listele cu cantitati de lucrari;

Documentatia de deviz;

Dispozitii de santier;

Contracte;

Graficele de executie si urmarire a lucrarilor;

Documente continand modificari solicitate de beneficiar si documentele tehnice si financiare asociate acestora;

Corespondenta cu clientul, furnizorii, proiectantul, consultanti, subantreprenori sau notele interne trimise intre compartimentele firmei;

Jurnalul proiectului (daca managerul de proiect a intocmit unul) care contine note privind evenimentele semnificative produse pe durata realizarii proiectului, problemele intampinate si modul in care acestea au fost solutionate.

De regula, cantitatea de munca necesara pentru arhivarea documentelor la finalizarea proiectului este invers proportionala cu atentia care s-a acordat acestei activitati pe parcursul derularii proiectului.

Un aspect important il constituie asigurarea securitatii documentelor arhivate. Acestea se afla in pericol de a fi pierdute, incendiate, inundate si de aceea este util sa existe o copie a lor care sa fie pastrata la un amplasament diferit.

In ceea ce priveste informatiile stocate pe computere este indicata copierea lor pe suporti de memorie externa corespunzatori si stergerea fisierelor si aplicatiilor care nu mai sunt actuale si utile, pentru a nu se ocupa in mod inutil memoria computerelor.

La anumite intervale de timp, documentele arhivate trebuie verificate si cele care devin inutile inlaturate, avand in vedere spatiul limitat si costisitor de depozitare a acestora.