Managementul proiectelor de constructii

MANAGEMENTUL PROIECTELOR DE CONSTRUCTII

Rezumat

In acest capitol se definesc si se prezinta caracteristicile managementului proiectelor de constructii si a proiectelor de constructii. In continuare se argumenteaza necesitatea utilizarii managementului proiectelor in domeniul constructiilor si se prezinta sintetic principalele proceduri manageriale care constituie esenta managementului proiectelor de constructii.

Cuprins

Managementul proiectelor - definire, caracteristici

Proiectul de constructii

Necesitatea managementului proiectelor in constructii

Proceduri manageriale

Managementul proiectelor - definire, caracteristici

Managementul proiectelor este o ramura specializata a managementului aparuta in a 717c23h nii 1950 pentru coordonarea si controlul activitatilor complexe din industria moderna. Aparitia si dezvoltarea sa sunt legate indeosebi de initierea si derularea programelor spatiale ale NASA, de concurenta intre natiuni pentru suprematie in domeniul militar, de presiunea clientilor care doreau ca proiectele lor sa fie realizate cat mai repede astfel incat sa poata incepe sa-si recupereze cat mai rapid investitiile.

In constructii, managementul proiectelor a inceput sa fie utilizat abia in urma cu 20 - 30 de ani, dar dezvoltarea sa in acest domeniu a fost foarte pronuntata intrucat corespunde foarte bine necesitatilor ramurii. Desi a aparut in S.U.A., managementul proiectelor a fost preluat rapid si in Europa, primele incercari de standardizare a practicilor in domeniu datand din 1979 si apartinand unui institut din Marea Britanie - The Chartered Institute of Building. Acesta a devenit in prezent, alaturi de alte organizatii cum ar fi Institutul pentru Managementul Proiectelor (The Project Management Institute), un organism care certifica atat managerii de proiect cat si programele de instruire in domeniu din intreaga lume. De asemenea, la nivel european, s-au elaborat proceduri privind calitatea in domeniul managementului proiectelor, proceduri inscrise in standardele ISO.

Managementul proiectelor cuprinde procese decizionale logice si progresive, o organizare adecvata, management financiar si comercial eficace, acordarea unei atentii deosebite intocmirii documentelor si sarcinilor administrative si aplicarea unor metode si tehnici de management traditionale adaptate corespunzator.

'Managementul proiectelor de constructii consta in planificarea, organizarea, coordonarea si controlul proiectului, de la inceperea pana la terminarea acestuia, cu scopul de a realiza cerintele clientului privind producerea unui proiect viabil din punct de vedere functional si financiar, cu respectarea standardelor de calitate, a costurilor si termenelor de executie convenite.'

Managementul proiectelor presupune fixarea unor puncte de reper in raport cu care se vor stabili liniile directoare de urmat, observarea progresului in realizarea sarcinilor si corectarea executiei proiectelor in functie de diferentele constatate intre situatia reala si reperele planificate.

La realizarea unui proiect de constructii participa mai multe organizatii diferite: beneficiar, investitor, organisme finantatoare, constructor, proiectant, consultanti, furnizori de materiale si echipamente etc., ceea ce impune punerea accentului pe coordonarea si reglarea tuturor intrarilor necesare. Astfel, managerul de proiect trebuie sa lucreze, in mod predominant, cu persoane din alte organizatii decat cea din care face parte. In asemenea circumstante, autoritatea sa este conferita prin termeni contractuali si este mai putin directa decat a unui manager obisnuit.

Managementul proiectelor este realizat, in cele mai multe cazuri, de catre personal apartinand unor organizatii diferite, care colaboreaza strans pentru a realiza diversele obiective, adesea contradictorii, ale partilor implicate.

Responsabilitatea pentru exercitarea managementului proiectelor revine, asa cum am precizat, unor organizatii diferite, in functie de preferintele si competentele clientului si natura aranjamentului contractual dintre parti. Indiferent daca managementul proiectelor este exercitat de client, proiectant, constructor sau de catre o organizatie independenta specializata, procedurile manageriale pertinente sunt in mare aceleasi. Metodele manageriale pe care le vom prezenta vor fi abordate, pentru a avea un unghi de vedere unitar, din perspectiva antreprenorului general.

Proiectul de constructii

In managementul proiectelor de constructii obiectul condus este proiectul de constructii.

Proiectul de constructii este o intreprindere cu durata de actiune limitata vizand realizarea, reabilitarea sau demolarea unui obiectiv de constructii prin executarea de lucrari de natura variabila si nestandardizata intr-un anumit termen, cu un anumit buget si cu respectarea specificatiilor de calitate convenite.

Un proiect de constructii prezinta urmatoarele caracteristici:

Necesita construirea unei retele organizatorice autonome: echipa de proiect;

Are caracter temporar, durata de realizare fiind precizata prin prevederi contractuale;

Trebuie sa atinga anumite obiective legate de timp, costuri si calitate;

Rezultatul sau este un obiectiv de constructii (alcatuit din unul sau mai multe obiecte de constructii);

Necesita aportul mai multor organizatii pentru realizarea lui, ceea ce pune probleme deosebite de comunicare si ii confera un potential conflictual ridicat;

Implica resurse financiare, materiale si umane importante si diversificate;

Necesita realizarea de activitati intre care exista conditionari tehnologice si organizatorice complexe;

Prezinta toate particularitatile procesului si productiei de constructii (prezentate in Capitolul 1).

In realizarea unui proiect de constructii se parcurg o serie de etape care alcatuiesc ciclul de viata al proiectului. In literatura de specialitate exista diverse abordari ale acestui aspect.

Astfel, in cadrul metodologiei O.N.U.D.I. pentru elaborarea studiilor de fezabilitate, ciclul de viata al proiectului cuprinde urmatoarele faze:

I. Preinvestitionala

Studii de identificare a necesitatii si oportunitatii investitiei

Studii de prefezabilitate

Studii de fezabilitate

Studii de evaluare si decizie

II. Investitionala

Negociere si contractare

Proiectare

Construire

Punere in functiune

III Operationala

Peter Morris descrie ciclul de viata al unui proiect de constructii conform figurii de mai jos:

Figura 2. Ciclul de viata al unui proiect de constructii (adaptare)

Un alt reputat specialist, Ronald Mc Caffer prezinta ciclul de viata al proiectului folosind urmatoarea schema:

Legenda:

1 - Definirea nevoii;

2 - Decizia de arealiza studiul;

3 - Decizia de a realiza proiectul;

4 - Inceperea organizarii licitatiei sau demararea negocierilor;

5 - Incheierea contractelor;

6 - Receptia finala;

7 - Atingerea parametrilor proiectati.

Figura 3. Ciclul de viata al unui proiect de constructii (adaptare)

In opinia noastra geneza unui proiect de constructii cuprinde urmatoarele etape (vezi figura de mai jos):

A. Definire

Dupa ce proprietarul (investitor, initiator, client, beneficiar) a identificat nevoia de a realiza un obiectiv de constructii, trebuie sa-si defineasca cerintele si constrangerile bugetare.

Definirea proiectului cuprinde stabilirea caracteristicilor generale ale acestuia, cum sunt: amplasamentul, dimensiunile, configuratia, criteriile de performanta, echipamentele necesare etc. In aceasta etapa se realizeaza proiectul general al viitorului obiectiv, aceasta activitate fiind in responsabilitatea proprietarului, care poate apela insa la un proiectant.

Figura 4. Ciclul de viata al proiectului

B. Proiectare

Aceasta etapa consta in realizarea studiilor de prefezabilitate si fezabilitate incheindu-se, in cazul in care s-a luat decizia de realizare a proiectului cu elaborarea proiectului tehnic.

In practica, in cazul anumitor forme de aranjamente contractuale, proiectarea, aprovizionarea si construirea se suprapun, constructia realizandu-se pe masura ce avanseaza proiectarea.

Proiectarea poate fi realizata de catre beneficiar, dar cum in cele mai multe cazuri acesta nu este specialist in domeniu, se recurge la un proiectant specializat sau la consultanti (pentru studiile de prefezabilitate si fezabilitate).

Aceasta etapa este detaliata in cadrul capitolului 3.

C. Contractare

In aceasta etapa se incheie contractul pentru realizarea constructiei, o varietate de aranjamente contractuale fiind prezentate in capitolul 4.

D. Aprovizionare si constructie

Aprovizionarea se refera la comandarea si receptionarea echipamentelor si materialelor cheie necesare pentru realizarea proiectului, in special a acelora cu intervale lungi intre lansarea comenzii si primirea lor. Aprovizionarea poate fi realizata de catre antreprenorul general, de catre client sau de catre o firma specializata angajata de client.

Construirea este procesul de punere in opera a materialelor si echipamentelor. Aceasta presupune asigurarea cu resurse umane, utilaje, materiale si supervizarea realizarii lucrarilor. Realizarea constructiei revine unui antreprenor general care poate realiza anumite parti ale lucrarii prin intermediul unor subcontractanti.

Etapa de construire se incheie cu receptia finala realizata de catre beneficiar.

E. Intretinere si reparatii

Dupa darea in exploatare si atingerea parametrilor proiectati obiectivul de constructii poate necesita de-a lungul timpului executarea unor lucrari de intretinere si reparatii. Pentru realizarea acestora se poate apela la constructorul obiectivului (in mod sigur in perioada de garantie) sau la o alta firma de constructii, daca beneficiarul nu are un compartiment specializat.

F. Demolare sau reconversie

Dupa expirarea duratei normate de viata a obiectivului sau chiar mai devreme, daca ratiuni economice sau tehnologice o solicita, obiectivul trebuie demolat sau modificat. Pentru aceasta este nevoie de serviciile unei firme de constructii.

Necesitatea managementului proiectelor in constructii

Pentru ca un proiect sa fie construit cu respectarea bugetului si a termenului de executie stabilite este necesar un management profesional al operatiilor care se deruleaza pe santier. Complexitatea tehnica, importanta realizarii lucrarilor la termenul stabilit, constrangerile legate de resurse si costurile substantiale impun planificarea, programarea si controlul riguros al operatiilor.

Procesul de constructii nu este un mecanism cu autoreglare, ci necesita interventii bine coordonate ale expertilor pentru ca activitatile sa fie realizate conform planurilor. Realizarea constructiei poate fi profund afectata de evenimente care sunt dificil sau chiar imposibil de anticipat.

In astfel de conditii schimbatoare, costurile si duratele activitatilor se modifica in mod constant si se pot deterioara brusc. Exercitarea unui management eficace nu este doar de dorit, ci reprezinta o necesitate pentru obtinerea unui rezultat final satisfacator.

Indiferent de aranjamentul contractual ales pentru realizarea proiectului de constructii, cea mai sigura cale pentru atingerea obiectivelor partilor este aplicarea unui sistem de management al proiectelor.

Proceduri manageriale

Productia de constructii prezinta deosebiri majore fata de productia industriala de masa, deosebiri pe care le-am prezentat in detaliu in capitolul 1. De aceea, sunt necesare metode manageriale diferite.

Managementul proiectelor de constructii a fost la inceput un proces in mare parte intuitiv si rudimentar, ajutat de utilele dar inadecvatele grafice Gantt.

De-a lungul anilor au fost create si aplicate noi principii si metode de management al costurilor, timpului, resurselor si finatelor proiectelor, care trateaza procesul de constructii ca sistem unitar.

Managementul proiectelor de constructii incepe cu initierea constructiei. In aceasta etapa se elaboreaza bugetul si graficul general de realizare a constructiei. Prin acestea se stabilesc obiectivele referitoare la cost si timp.

Dupa inceperea proiectului, sunt utilizate sisteme de monitorizare prin care se masoara la intervale regulate costurile efective si cantitatile de lucrari realizate. Sistemul de raportare ofera informatii privind evolutia lucrarilor fata de programul stabilit initial. Aceasta permite sesizarea abaterilor si luarea unor decizii corective, ca si realizarea unor previziuni privind costurile si termenele de executie viitoare, necesare pentru terminarea lucrarilor.

Managementul proiectelor de constructii se preocupa si de managementul resurselor necesare ca si de managementul financiar al proiectului.

Resursele sunt reprezentate de materiale, forta de munca, utilaje si subantreprenori. Managementul resurselor este un proces care consta in estimarea, programarea si asigurarea resurselor necesare ca si in nivelarea cererii de resurse in cazurile in care acest lucru este necesar si posibil.

Managementul financiar presupune responsabilitatea managerului de proiect pentru fluxul de numerar generat, necesarul lunar de plati, programul incasarilor de la client, previziuni ale disponibilului de numerar, efectuarea de plati catre furnizori si subcontractanti.

Dupa terminarea executiei lucrarilor, managementul proiectelor consta in evaluarea nivelului si modului in care au fost atinse obiectivele. Documentele proiectului, impreuna cu raportul final de evaluare, se arhiveaza pentru a servi ca baza de informare pentru realizarea in conditii mai bune a unor proiecte viitoare.