MANAGERUL SI ECHIPA DE PROIECT

1. Caracteristicile managerului de proiect

Situatii dificile cu care se confrunta:

instabilitate organizatorica (carcaterul temporar al proiectului)

ritmul rapid in care se succed decizii, adesea cu grad ridicat de risc si incertitudine

stari tensionale si conflicte intre personalul implicat in proiect si ceilalti componenti ai firmei

riscul legat de esecul partial sau total al proiectului

Caracteristici:

capacitate decizionala deosebita

abilitatea de a crea si intretine relatii interumane bune

capacitatea de a lucra in mod eficient in echipa

rezistenta la stres si forma fizica buna

detinerea unor cunostinte tehnice in domeniul abordat de proiect

capacitate de a crea si motiva echipa

Rolurile managerului de proiect:

1 - Sprijin: coordonare, facilitare, incurajare, imputernicire, alocare de resurse

2 - Leadership: modelare, oferirea unei viziuni, "tragerea" dupa el a oamenilor

3 - Reprezentare: putator de cuvant, contactor de persoane, diseminator de informatii

De regula, dintre managerii de proiect performanti, firma isi recruteaza viitorii manageri de nivel superior!!!

2. Grup sau echipa?

3. De ce este eficace lucrul in echipa?

A - Din punctul de vedere al managementului:

Calitate mai buna

Cantitate mai mare

Costuri mai reduse

Creativitate sporita

Rezultate spectaculoase: SINERGIE     2 + 2 = 5

Continuitate (reducerea fluctuatiei si absenteismului) si sprijin in realizarea obiectivelor

B - Din punctul de vedere al indivizilor:

Sporirea competentelor

Sporirea cunostintelor

Emulatie intelectuala

Reducerea stresului

Identificare cu grupul si sentiment de apartenenta

Posibilitatea schimbului de idei si puncte de vedere

Validarea si compararea ideilor si a imaginii de sine

Obiectivele echipei

Specifice

Masurabile

Agreate de toti componentii

Realiste

Termenele de realizare sunt precizate

5. Roluri in cadrul echipei

Roluri in cadrul echipei (Bales)

Figura 3. Roluri in cadrul echipei

Rolurile in cadrul echipei (Belbin)

Partea I

Test

Instructiuni

Pentru fiecare situatie distribuiti un total de zece puncte intre propozitiile care credeti ca descriu cel mai bine comportamentul dumneavoastra. Aceste puncte pot fi distribuite  intre cateva variante: in cazuri extreme ele ar putea fi distribuite intre toate variantele (de la a la h) sau cele zece puncte pot fi date unei singure variante. Introduceti punctele in Tabelul 1.

I. Cu ce cred ca as putea contribui intr-o echipa ?

(a)    Cred ca pot sesiza si profita rapid de oportunitatile noi.

(b)   Pot lucra cu o gama foarte larga de oameni.

(c)    Generarea de idei este una din calitatile mele naturale.

(d)   Abilitatea mea ramane aceea de atrage oamenii ori de cate ori detectez ca au ceva care sa contribuie la realizarea obiectivelor grupului.

(e)    Capacitatea mea de a urmari cu perseverenta ceea ce mi-am propus are mult de a face cu eficienta personala.

(f)     Sunt gata sa fiu nepopular o vreme daca asta conduce in cele din urma la rezultate mai bune.

(g)    Imi dau repede seama de ce este probabil sa se intample intr-o situatie cu care sunt familiarizat.

(h)    Pot formula alternative de actiune fara a fi partinitor sau a cauza vreun prejudiciu.

II. Daca am o lipsa ca membru al unei echipe, acesta ar fi ca:

(a)    Nu sunt linistit pana cand sedintele nu sunt bine structurate si controlate si in general bine conduse.

(b)   Sunt inclinat sa fiu prea generos cu cei care au un punct de vedere bun chiar daca nu l-au prezentat intr-o forma adecvata.

(c)    Am tendinta de a vorbi mult cand grupul genereaza noi idei.

(d)   Conceptia mea asupra obiectivului face dificila alaturarea mea entuziasta langa colegi.

(e)    Aduc dorinta de perfectionism in orice echipa in care ma integrez.

(f)     Sunt pregatit sa-mi folosesc contactele in afara grupului.

(g)    Desi sunt interesat de toate punctele de vedere, nu ezit in a ma hotari ca decizia trebui luata la un moment dat.

(h)    Sunt intotdeauna ingrijorat ca nu ne vom putea atinge obiectivele si aceasta I-ar putea demotiva pe unii colegi.

III. Daca imi este delegata o sarcina/activitate complet noua pentru mine:

(a)    Nu pierd niciodata din vedere obiectivele propuse si, cu siguranta, voi reusi sa mobilizez si sa motivez intreaga echipa pentru a obtine rezultatele scontate.

(b)   Sunt nelinistit si tensionat pana la finalizarea sarcinilor, am permanent senzatia ca lucrarile avanseaza cu greutate, motiv pentru care le reamintesc colegilor, de cate ori am ocazia, termenele de realizare.

(c)    Profit de lipsa de experienta a colegilor, imi expun ideile si castig astfel increderea si aprecierea sefului.

(d)   Abilitatiile mele de organizare, comunicare si spiritul practic ma vor ajuta sa deleg sarcini precise si sa atingem obiectivele.

(e)    Tot ceea ce este nou cere un effort de adaptare, de aceea sunt ingrijorat de confortul, dorintele si nevoile celorlalti.

(f)     Imi acord timp pentru informarea necesara, imi formez o viziune de ansamblu asupra fenomenului in discutie si imi stabilesc sarcini mai mici cu termene imediate.

(g)    Cel mai important lucru este elaborarea planului de actiune.

(h)    Sunt optimist, trebuie sa materializez planul stabilit.

IV. Intr-o echipa este caracteristic pentru mine:

(a)    Este mai important sa ma inteleg bine cu colegii, decat o eventuala promovare.

(b)   Aleg aproape intotdeuna sa urmez calea pe care o cunosc si care sunt sigur ca este indicata pentru a atinge ceea ce mi-am propus, asigurandu-ma ca toti colegii ma urmeaza.

(c)    Prefer sa ma ingrijesc de realizarea corecta si in termene a activitatii de care ma ocup si numai daca timpul, imi permeite ii voi ajuta si pe ceilalti.

(d)   Preferinta de executa eu insami ceea ce am de facut, nu sa deleg pe altcineva.

(e)    Prefer sa ma conving singur daca ideile mele sunt practice.

(f)     Sa protestez impotriva pierderii timpului, a intarzierilor la program.

(g)    Prefer posturile care presupun stabilirea de noi relatii interumane.

(h)    Sa ascult plangerile colegilor si sa le reprezint doleantele in fata superiorului ierarhic.

V. Obtin satisfactie intr-o munca deoarece:

(a)    Imi place sa analizez situatiile si sa cantaresc toate alegerile posibile.

(b)   Sunt interesat in a gasi solutii practice pentru probleme.

(c)    Imi place sa simt ca sprijin relatiile de munca bune.

(d)   Pot avea o influenta puternica asupra deciziilor.

(e)    Pot intalni oameni care sa aiba ceva nou de oferit.

(f)     Pot determina oamenii sa cada de acord asupra cursului necesar al unei actiuni.

(g)    Ma simt in elementul meu acolo unde pot sa ma concentrez asupra sarcinilor mele.

(h)    Imi place sa gasesc un domeniu care sa-mi stimuleze imaginatia.

VI. Daca mi se da deodata o sarcina dificila cu un timp limitat si oameni pe care nu-I cunosc:

(a)    M-as retrage pentru a gasi o modalitate pentru a iesi din impas inainte de a dezvolta o linie de actiune.

(b)   As fi gata sa lucrez cu persoana care a aratat abordarea cea mai pozitiva, oricat ar fi el/ea de dificil(a).

(c)    As gasi diferite modalitati de a reduce marimea sarcinii prin stabilirea modului in care diferiti indivizi pot contribui cel mai bine.

(d)   Modul meu natural de a grabi lucrurile ne-ar ajuta sa ne asiguram ca nu vom depasi programul.

(e)    Cred ca as fi calm si mi-as mentine capacitatea de a gandi corect.

(f)     As mentine scopul constant in ciuda constrangerilor.

(g)    Mi-as convinge coechipierii ca este nevoie sa depunem un effort sustinut pentru a face fata acestei provocari.

(h)    As cauta sa identific calitatile coechipierilor si sa gasesc modalitati de a castiga sau economisi timp.

VII. Intreg departamentul primeste avertisment verbal pentru nerealizarea sarcinilor in termenele stabilite prin contract:

(a)    Imi asum intreaga responsabilitate si incerc ca sedinta sa se incheie intr-o nota optimista.

(b)   Analizez situatia si identific persoanele vinovate de intirzieri, pe care le si sanctionez, daca am competenta necesara.

(c)    Intr-adevar am fost indreptatit sa-mi fac probleme. Daca nu m-au ascultat.!

(d)   Explic motivele intarzierilor, caut noi solutii, stabilesc noi contacte cu persoane care imi pot fi utile.

(e)    Activitatea mea este compromisa, desi eu mi-am realizat sarcinile, dar rezultatul depinde de intreaga echipa.

(f)     Era de asteptat! Ideile mele erau mai bune si voi avea ocazia sa ma fac remarcat.

(g)    Identific factorii si cauzele ce au condus la nerespectarea prevederilor contractuale, analizez efectele, gasesc solutia optima de a rezolva problema, reorganizez activitatea.

(h)    Am datoria sa gasesc un mod potrivit de a comunica pentru a nu izbucni un conflict.

Tabelul 1 - Puncte pentru rolul in cadrul echipei

Pentru a interpreta rolul din cadrul echipei va trebui sa priviti Foaia de Analiza.

PARTEA II

Foaia de analiza a rolului in cadrul echipei

Instructiuni:

Transpuneti punctele luate din tabelul anterior, sectiune cu sectiune in tabelul de mai jos. Apoi faceti suma pe coloane.

Prezentarea rolurilor

Executantul

Accepta regulile, conventiile si constrangerile echipei si se apuca de lucru;

Poate transforma rapid planurile in activitate practica;

Munceste cu grija si perseverenta;

Nu se simte bine in prezenta ambiguitatii si in activitatile care solicita flexibilitate;

Mai putin eficient in conducerea echipei, insa poate fi considerat coloana ei vertebrala;

Coordonatorul

Nu este neaparat conducatorul formal al echipei;

Manifesta putere, control si coordoneaza centrandu-se pe obiective;

Opereaza pe baze democratice, participative;

Adept al recunoasterii si utilizarii resurselor echipei, echilibrand punctele ei tari si slabe;

Se afirma, dar nu intr-un mod agresiv, sprijina structurarea si armonizarea echipei.

Modelatorul / organizatorul

Conduce "din fata", se manifesta evident;

Dominant, asertiv, prefera sa modeleze direct si personal deciziile si activitatile echipei;

Mai putin eficient in echipele formale si foarte structurate;

Isi face drum prin situatii aparent complexe.

Agentul

Capacitate puternica de a avansa idei si strategii noi care pot schimba gandirea echipei;

Foarte imaginativ

Interesul pentru idei poate umbri interesul pentru oameni; poate parea naiv si nediplomat in comportament;

Poate prelua multa energie de la echipa.

Cautatorul de resurse

Cautare neobosita si investigare permanenta;

Exploreaza in exteriorul echipei in cautarea ideilor si resurselor noi;

Dezvolta o mare varietate de relatii folositoare;

Ii poate lipsi disciplina de sine, poate fi impulsiv;

Nu este neaparat creativ, dar isi poate stimula colegii.

Monitorul / evaluatorul

Gandire critica, analizeaza ideile, evalueaza fezabilitatea si aspectele practice;

Poate fi considerat un bun strateg;

Ii lipseste, uneori, capacitatea de a convinge, de a motiva;

Poate interpreta o mare cantitate de date complexe;

Provoaca conflicte, criticand ideile altora, chiar daca are, de obicei, dreptate.

Facilitatorul

Sensibil la sentimentele, nevoile si grijile membrilor echipei;

Contribuie la mentinerea spiritului de echipa, imbunatateste comunicarea;

Poate preveni izbucnirile si conflictele;

Fara spirit competitiv si dorinta de putere.

Analizatorul final

Anxios, introvert, tensionat;

Isi face mari griji in legatura cu terminarea activitatii la un inalt nivel calitativ si la termen;

Fara el, echipa poate avea tendinta, fie sa ramana in urma, fie sa faca greseli care pot afecta produsul final;

Este inamicul nepasarii;

Nu este intotdeauna comod in relatii, poate cobori moralul echipei.

6. Construirea echipei

Formarea si dezvoltarea unei echipe este un proces evolutiv, care trece prin mai multe faze, cu durate si caracteristici proprii. B. Tuckman si C. Handy au pus in evidenta urmatoarele faze:

Faza 1: formarea - stabilirea sarcinilor, a regulilor, a metodelor de baza; obtinerea informatiilor, a resurselor; emergenta liderului si construirea increderii in acesta. Membrii echipei in formare sunt politicosi, dar neincrezatori.

Faza 2: conflictul - dezvoltarea unor conflicte interpersonale si rezistenta in plan emotional a membrilor echipei fata de sarcina. Unii membrii incearca sa-si impuna influenta si controlul; in acest caz, conflictul este dominant, iar progresul in realizarea sarcinii este nesemnificativ.

Faza 3: normarea - aplanarea conflictelor, cooperarea si dezvoltarea unui nou cadru normativ privind modalitatile de lucru si cele de decizie. Componentii echipei incep sa se inteleaga si sa se sprijine reciproc. Ideile celorlalti nu mai sunt puse la indoiala.

Faza 4: performanta - echipa devine performanta prin gasirea si implementarea unor solutii optime, obtinute pe baza unor strategii clare si, totodata, flexibile. Rolurile au fost impartite si fiecare membru al echipei este preocupat, atat de sarcina, cat si de relatiile cu ceilalti.

Elemente esentiale in construirea echipei

teluri comune - evaluarea acestora

incredere si respect

interdependenta

complementaritate

comunicare si relationare

leader-ul, coordonator sau animator:

ceva in care sa cred (viziune, tel, misiune)

cineva in care sa cred (leader, model)

cineva care crede in noi (antrenor)

Obstacole

o conducere neadecvata

membrii necalificati

lipsa implicarii

un climat distructiv

standarde joase

puncte de legatura neclare cu obiectivele firmei sau cu alte echipe

metode de lucru neadecvate

roluri si teluri personale confuze

lipsa asertivitatii - criticii constructive

lipsa creativitatii

Ceea ce deosebeste o echipa de un grup este faptul ca aceasta are:

obiective comune;

reguli ale "jocului": fundamentale (ex. Regulile jocului de fotbal) si specifice (ex. Tactica);

modalitati de control: a rezultatelor si a eficacitatii regulilor  - posibilitatea modificarii acestora.

Pentru a deveni o echipa trebuie sa facem un effort comun pentru ca exista regulile jocului dar si un obiectiv de atins.

Ca lider, trebuie sa inteleg care sunt obiectivele fiecarui participant si care sunt mijloacele pe care doresc sa le utilizeze in realizarea obiectivelor echipei.

Pentru a anima o echipa trebuie:

sa identificam in cadrul grupului atitudinea participantilor fata de proiect: X - pro, Y - contra, Z - indiferentii;

sa transform Z in X sau Y prin solicitarea lor in stabilirea obiectivelor;

sa ascult si sa respect parerea lui Y (X imi place, dar Y ma pasioneaza - critica, punctul de vedere contrar pot fi extrem de utile);

sa intaresc respectarea regulilor fundamentale si sa incurajez Y sa isi exprime opinia in discutarea regulilor specifice;

sa am grija sa se respecte:

Regula 1: In interiorul echipei pot fi contradictii, dar in exterior trebuie sa existe un limbaj comun si o unitate de vederi.

Regula 2 (a democratiei): Dupa ce am decis ce trebuie sa facem nu mai poate exista opozitie.

Regula 3: Pentru a ajunge la o solutie acceptata de echipa trebuie sa ne eliminam prejudecatile si sa le acceptam pe ale celorlalti.

Activitati

Dezamorsarea bombei / Oul zburator

Rezolvarea problemelor

1. Definirea problemei
2. Solutii posibile - Brainstorming
3. Criterii obligatorii
4. Criterii optionale si ponderea acestora
5. Eliminarea solutiilor care nu intrunesc criteriile obligatorii
6. Punctarea si calcularea
7. Analiza riscului
8. Selectarea finala

9. Scorul cel mai mare
• Analiza riscului si senzitivitatii (varianta optimista, pesimista)
• Selectarea finala