Organizarea licitatiilor, prezentarea ofertelor si adjudecarea lucrarilor publice

ORGANIZAREA LICITATIILOR, PREZENTAREA OFERTELOR SI ADJUDECAREA LUCRARILOR PUBLICE

Rezumat

Pentru adjudecarea lucrarilor publice se apeleaza la sistemul de licitare-ofertare-adjudecare deoarece acesta permite investitorilor sa aleaga cel mai competitiv ofertant. Totodata sistemul mobilizeaza constructorii (ofertantii) in actiunea permanenta de perfectionare a intregii activitati.

In acest capitol sunt prezentate toate etapele pe care trebuie sa le parcurga un constructor, de la primirea informatiei privind organizarea licitatiei, pana la adjudecarea ofertei.

Sunt prezentate formele de licitatii, acceptate de legislatia in vigoarte, documentele necesare participarri la licitatie si modul de evaluare a ofertelor in vederea adfudecarii ofertei castigatoare. Totodata sunt aratate cerintele minimale de capabilitate pe care trebuie sa le indeplineasca ofertantul pentru a se califica la o licitatie.

Cuprins

Organizarea procedurilor de licitatii

Formele licitatiei

Achizitionarea dintr-o singura sursa (incredintare 424d31e a directa)

Publicitatea

Documentele licitatiei

Conditii de calificare a contractantilor

Oferta

Deschiderea, examinarea si clarificarea ofertelor

Evaluarea si compararea ofertelor

Adjudecarea ofertei castigatoare, informarea ofertantilor si semnarea contractului

Anularea sau amanarea licitatiei

Garantiile necesare participarii la licitatie si incheierii contractului.

Organizarea licitatiilor

Regulamentul privind procedurile de organizare a licitatiilor, prezentarea ofertelor si adjudecarea lucrarilor publice se refera la:

- executarea de lucrari de constructii, inclusiv instalatiile aferente, de toate categoriile;

- modernizari, transformari, extinderi si consolidari la constructii si instalatii;

- reparatii capitale, reparatii curente si demolari la constructii si instalatii;

- livrari si montaje de utilaje si echipamente tehnologice in cadrul investitiilor noi, modemizari, transformari si extinderi, precum si la reparatii capitale;

- lucrari de foraje, cartare a terenului, fotogrametrie si alte activitati similare.

Regulamentul precizeaza si modalitatile de contactare si colaborare, pe principii economice, a persoanelor juridice achizitoare (investitorilor) cu contractantii (ofertantii). Necesitatea acestei colaborari se naste din nevoia investitorului de a realiza o anumita lucrare de constructii (in conditiile in care acesta dispune de capital, dar nu dispune de capacitatea de a construi) si de nevoia de mijloace de subzistenta a constructorului (in conditiile in care acesta dispune de capacitatea de a construi).

Sistemul de licitare-ofertare-adjudecare creaza ofertantilor potentiali conditii egale de contractare a lucrarilor publice si permite investitorilor sa aleaga ofertantul cel mai competitiv in concordanta cu reglementarile legale in vigoare.

Ministerul Finantelor (M.F.) si Ministerul Lucrarilor Publice si Amenajarii Teritoriului (M.L.P.A.T.) au, pentru toate investitiile publice finantate din fondurile precizate mai sus, urmatoarele functii:

- indrumare metodologica unitara;

- verificare a organizarii, desfasurarii si adjudecarii licitatiei;

- constatare a contraventiilor si aplicarea sanctiunilor;

- avizare a deciziilor persoanelor juridice achizitoare;

- solutionare a contestatiilor.

M.F. si M.L.P.A.T. au, in desfasurarea activitati de licitatii, urmatoarele atributii:

- elaboreaza norme, prescriptii si reglementari pentru: continutul ofertelor; organizarea, desfasurarea si adjudecarea licitatiilor si contractarea lucrarilor;

- indeplinesc functia de indrumare metodologica unitara pentru toate licitatiile organizate de persoanele juridice achizitoare;

- controleaza respectarea regulilor de organizare, desfasurare si adjudecare a licitatiilor;

- constata contraventiile si aplica sanctiunile prevazute pentru acestea;

- avizeaza raspunsurile persoanelor juridice achizitoare la contestatiile contractantilor;

- tin lista contractantilor care au inregistrat infractiuni sau contraventii la prevederile legale privind licitatiile si blocheaza, pe cinci ani, participarea lor la licitatii;

- contribuie la emiterea avizului de incredintare directa a investitiilor publice impreuna cu persoana juridica achizitoare, pe baza notei justificative a acesteia;

- desemneaza reprezentantii proprii in comisiile de licitatii;

- avizeaza modificari ale documentelor licitatiei de catre persoana juridica achizitoare, dupa vanzarea acestora catre contractanti;

- tin evidenta principalelor informatii referitoare la investitiile publice (listele cu cantitatile de lucrari, pe titluri, persoane juridice achizitoare, finantatori, date privind ofertele castigatoare etc.);

- indruma activitatea de informare privind pregatirea si organizarea licitatiilor, obiectul acestora, organizatori etc.

Investitorul lucrarii publice numeste, pentru fiecare lucrare in parte, Comisia de licitatie. Comisia de licitatie cuprinde, in afara presedintelui, care este reprezentantul persoanei juridice achizitoare, cate un reprezentant al M.F., M.L.P.A.T. si al ministerului tutelar sau administratiei locale precum si un numar de membri-specialisti in domeniul lucrarii publice supuse licitatiei. Membrii comisiei de licitatie (minimum cinci) sunt platiti de catre investitor, numai daca nu sunt angajati proprii.

Comisia pentru licitatii asigura si raspunde de activitatile de deschidere, examinare, clarificare, evaluare si adjudecare a ofertelor prezentate la licitatia pentru care aceasta a fost infiintata.

Organizatorul licitatiei, care poate fi insasi persoana juridica achizitoare, sau un agent economic specializat, angajat de aceasta, raspunde de pregatirea si desfasurarea licitatiei.

Forme de licitatii

In functie de complexitatea si valorea lucrarilor publice se pot organiza urmatoarele forme de licitatii:

a. Licitatie publica, deschisa, fara preselectie care se organizeaza pentru lucrari de mica si medie complexitate, intr-o singura etapa si la care se permite participarea unui numar nelimitat de contractanti sau furnizori (interni sau externi), cu obligatia ca acestia sa respecte conditiile impuse de organizatori prin documentele licitatiei. Numarul de participanti trebuie sa fie minimum doi.

b. Licitatia publica, deschisa, cu preselectie care presupune desfasurarea licitajiei in doua etape distincte:

- prima etapa in care participa toti contractantii interesati si in care se stabileste lista ofertantilor selectionati;

- a doua etapa, in care se adjudeca lucrarea licitata pentru unul dintre ofertantii selectionati de catre persoana juridica achizitoare pe baza capabilitatii demonstrate in prima etapa si atestata de comisia de licitatie.

Aceasta forma de licitatie se utilizeaza pentru lucrari de mare complexitate si dificultate la care trebuie sa se asigure garantia ca antreprenorul care si-a adjudecat lucrarea este capabil din punct de vedere tehnic si economic, sa raspunda cerintelor proiectului de executie. Persoana juridica achizitoare are obligatia de a comunica, in scris, dupa prima etapa, tuturor contractantilor inscrisi, rezultatul selectiei cu numele contractantilor selectionati.

Daca se constata ca un contractant a prezentat date false, la selectie sau la reconfirmarea ceruta de organizator, atunci el va fi descalificat.

c. Licitatia publica restransa. Aceasta forma se foloseste cand:

- lucrarea publica poate fi executata, datorita specificului, de un numar restrans de contractanti specializati;

- a existat o licitatie publica anterioara, nefinalizata prin incheierea unui contract;

- apar motive de forta majora cum ar fi: urgenta maxima; pastrarea secretului, etc.

In acest caz anuntarea licitatiilor se face prin invitatii adresate direct contractantilor (care trebuie sa fie minimum trei).

Achizitionarea dintr-o singura sursa (incredintarea directa)

Aceasta forma de realizare a investitiilor publice se practica, cu titlu de exceptie, pe baza unei singure cereri de oferta adresata unui singur contractant, care indeplineste conditiile de contractare, in urmatoarele circumstante:

- lucrarile publice pot fi realizate doar de un singur contractant, care are drepturi exclusive in realizarea acestora (lucrari artistice speciale si lucrari sub protectia dreptului de autor);

- din cauze de forta majora (calamitati naturale, conflagratii etc.) care fac imposibila aplicarea procedurii de licitatii;

- lucrarile reprezinta dezvoltari (constructive sau tehnologice) si este necesara asigurarea compatibilitatii acestora cu lucrarile si tehnologiile existente. Uneori continuarea lucrarilor poate fi realizata doar de catre contractantul initial;

- la doua licitatii publice deschise, consecutive, nu s-a prezentat decat un candidat cu oferta corespunzatoare;

- persoana juridica achizitoare realizeaza lucrarile cu forte proprii;

- realizarea unor lucrari pe baza unor acorduri internationale.

Publicitatea

Publicitatea se realizeaza de catre organizatorul licitatiei in functie de importanta lucrarii, forma de licitatie aleasa si interesele investitorului, prin intermediul anunturilor publicitare, lansate cu un anumit numar de zile inainte de data depunerii ofertei, in presa interna sau, dupa caz, in cea internationala.

Publicitatea referitoare la o anumita lucrare publica se face prin cel putin trei anunturi in cotidiane de larga circulatie sau intr-o publicatie de specialitate.

Cand se urmareste atragerea investitorilor straini sau cand finantatorul este din afara tarii se solicita asigurarea publicitatii si in afara tarii, aceasta realizandu-se intr-un cotidian de larga circulatie internationala si, dupa caz, intr-o publicatie internationala de specialitate.

Un anunt de publicitate trebuie sa contina, in mod obligatoriu, urmatoarele elemerite:

- numele persoanei juridice si al organizatorului licitatiei;

- conditii de participare;

- locul de unde se obtin documentele licitatiei;

- obiectul licitatiei si descrierea sintetica a lucrarii;

- data si ora limita a depunerii ofertelor;

- adresa la care se depun acestea;

- data, ora si locul deschiderii ofertelor.

Dupa caz, anuntul publicitar poate fi completat cu: forma si cuantumul garantiilor solicitate, pretul si modul de obtinere a documentelor licitatiei etc.

Pentru lucrarile complexe care solicita o informare suplimentara a ofertantilor se apeleaza la preavizul de licitatie, in presa, care cuprinde:

- denumirea si sediul persoanei juridice achizitoare si ale organizatorului licitatiei publice;

- localizarea amplasamentului si modul in care acesta poate fi vizitat;

- descrierea succinta a obiectului licitatiei publice;

- data anuntului publicitar.

Continutul anuntului publicitar pentru forma de licitatie publica deschisa cu preselectie cuprinde precizarea suplimentara ca se organizeaza preselectia candidatilor.

Organizatorul licitatiei trimite 'invitatii de participare la licitatia publica' pentru etapa a doua a licitatiei publice restranse.

Contractantii care primesc invitatia de participare la licitatie transmit in scris organizatorului, in cazul in care doresc sa participe, cererea de includere pe lista candidatilor potentiali.

Documentele licitatiei

Documentele licitatiei se elaboreaza de catre persoana juridica achizitoare prin intermediul organizatorului sau altui agent economic specializat (consultant, proiectant etc.) si se pun la dispozitia contractantilor contra cost (cel mult egal cu costul multiplicarii lor).

In cadrul documentelor licitatiei se includ:

- anuntul publicitar si/sau invitatia de participare la licitatie;

- instructiunile pentru contractanti;

- formularele de oferta;

- formularul de contract;

- conditiile generale de contractare si conditiile speciale de contractare;

- proiectul tehnic cu piesele scrise si desenate selectionate in scopul licitatiei;

- caietul de sarcini (specificatii tehnice cu caracter general si special, probe, incercari, standarde ce trebuie respectate);

- listele cu cantitati de lucrari;

- listele cu cantitati de utilaje si echipamente;

- graficul general de realizare a investitiei publice;

- alte precizari (starea terenului, a drumurilor, a situatiei hidrologice, a retelelor, etc.)

Modificarea documentelor, dupa vanzarea lor, se face cu aprobarea M.F. si M.L.P.A.T., organizatorul avand obligatia sa anunte, despre aceste modificari, toti contractantii ce au cumparat documentele licitatiei.

Instructiuni pentru contractanti

Instructiunile pentru contractanti sunt obligatorii, fac parte din documentele licitatiei si cuprind informatii si date asupra organizarii si desfasurarii licitatiei si a modului de intocmire a ofertei.

Printre aceste instructiuni se includ:

- lista (borderoul) documentelor licitatiei;

- informatii generale referitoare la:

- denumirea obiectivului;

- entitatea achizitoare (denumire, sediu);

- proiectant (denumire, sediu);

- consultant (denumire, sediu);

- organizatorul licitatiei (denumire, sediu);

- localitatea, topografia, climatul, geologia solului;

- imprejurimi, vecini, acces la amplasamente;

- perioada de executie;

- alte informatii;

- descrierea investitiei;

- informatii financiare (surse de finantare);

- criteriile de calificare si eligibilitate pentru contractanti;

- precizari privind modul de prezentare a ofertei (tehnice, valorice - pe total si/sau partial -, autorizatiile de functionare, taxelor, garantiei, valabilitatea ofertei, etc.);

- precizari privind modalitatea de completare a contractului, de stabilire a termenelor pentru receptii (partiale si totale);

- adresa, data si ora (termenul de inchidere a depunerii ofertelor) limita la care se depune oferta;

- precizari privind procedura de deschidere a ofertelor (ziua, locul, ora, conditii de prezentare), de selectare, comparare si adjudecare a ofertelor (tehnica de calcul a punctajelor);

- alte informatii pe care persoana juridica achizitoare si/sau organizatorul licitatiei le considera necesare.

Conditii de calificare a contractantilor

Contractantii pot participa la licitatie daca sunt declarati calificati de catre persoana juridica achizitoare.

Printre criteriile de calificare se pot enumera:

- calitatea de agent economic autorizat in domeniul lucrarii scoase la licitatie (certificat emis de Camera de Comert si Industrie - Oficiul Registrului Comertului);

- informatii generale asupra contractantului (domiciliul, capitalul social, cifra de afaceri, principalele lucrari realizate in domeniu etc.);

- lipsa sanctiunilor penale sau a contraventiilor pentru fapte ca:

- gestiune frauduloasa;

- abuz de incredere, fals, inselatorie, delapidare;

- marturie mincinoasa;

- dare sau luare de mita etc.

- asigurarea cu resursele necesare (personal de specialitate, utilaje si echipamente etc.);

- situatia financiara pe baza datelor din ultimul bilant;

- sa nu fie blocati financiar, insolvabili sau in stare de faliment;

- existenta si continutul certificatelor de buna executie si a scrisorilor de recomandare;

- nationalitatea contractantului.

Agentul economic care a elaborat proiectul tehnic nu poate fi declarat eligibil, in calitate de contractant, pentru realizarea obiectivului scos la licitatie.

Contractantul eligibil nu este declarat, in mod automat, contractant selectionat.

Oferta

Oferta se intocmeste de catre contractant (sau un consultant specializat) si reprezinta angajamentul ferm al acestuia de a realiza lucrarea in conformitate cu documentele licitatiei.

Oferta trebuie sa fie ferma, sa aiba caracter definitiv si obligatoriu, privind continutul, pe toata durata de valabilitate inscrisa.

Retragerea ofertei de catre contractant, dupa deschidere si inainte de adjudecare, duce la pierderea garantiei de particlpare. Daca revocarea se face dupa adjudecare, in afara pierderii garantiei de participare contractantul suporta si despagubirile prevazute in documentele licitatiei.

Ofertele se elaboreaza in functie de complexitatea lucrarilor, intr-un interval de 15-60 zile calendaristice (de la data scoaterii la vanzare a documentelor licitatiei pana la termenul de inchidere a depunerii ofertelor), in functie de complexitatea obiectivului.

Durata de valabilitate a ofertei se stabileste de catre organizatorul licitatiei in funcjie de timpul consumat pentru:

- studierea si compararea ofertelor;

- luarea deciziei de adjudecare si comunicarea acesteia;

- solutionarea contestatiilor;

- finalizarea negocierilor si semnarea contractului.

Daca durata de valabilitate a ofertei, precizata de contractant, este mai mica decat cea propusa de organizatorul licitatiei se solicita o prelungire a ei. Contractantul poate refuza prelungirea valabilitatii ofertei (fara a pierde garanjia de participare).

Daca insa accepta prelungirea, contractantul nu are voie sa modifice nivelul ofertei decat daca prelungirea depaseste 30 zile.

Contractantul stabileste valoaraa ofertei prin ponderea cantitatilor din 'listele cu cantitati de lucrari, de utilaje si echipamente' cu preturile proprii (sau prin alte metode acceptate de organizator) la care adauga contravaloarea taxelor, impozitelor, asigurarilor etc.

Preturile folosite la calculul valorii oferta pot fi fixe sau indexabile (atunci cand documentele licitatiei permit acest lucru).

Contractantul analizeaza, pe cheltuiala proprie, conditiile impuse de amplasament in vederea elaborarii ofertei. Daca un contractant detine o alta solujie tehnica fata de cea prevazuta in proiect, elaboreaza oferta de baza si apoi elaboreaza o oferta alternativa la care ataseaza toata documentatia necesara.

In general, o oferta cuprinde:

- scrisoarea de transmitere a ofertei;

- formularul oferta;

- garantia de participare la licitatie;

- listele cu cantitati de lucrari (utilaje, echipamente etc.);

- tabele cu informatii suplimentare;

- informatii si documente despre eligibilitate si caliticari;

- oferte alternative (daca este cazul);

- documente de reprezentare.

Oferta se depune in doua exemplare (original si copie) in plicuri separate introduse intr-un alt plic pe care se precizeaza sediul organizatorului, titlul obiectului licitatiei, ora si data deschiderii ofertelor.

Pe plicurile interioare se noteaza denumirea si sediul contractantului.

Elaborarea si prezentarea ofertei se face pe cheltuiala contractantului.

Deschiderea, examinarea si clarificarea ofertelor

Deschiderea ofertelor se face in prezenta membrilor comisiei si a reprezentantilor contractantilor, la data, ora si locul anuntate.

Presedintele comisiei de licitatie prezinta asistentei urmatoarele date:

- numele contractantilor;

- valorile ofertelor (inclusiv propuneri alternative);

- notificarile privind modificari sau retrageri de oferte (daca exista);

- existenta garantiilor pentru ofertele depuse;

- ofertele respinse ca neconforme documentelor licitatiei (care se restituie).

Toate aceste elemente sunt inscrise intr-un proces verbal semnat de membrii comisiei si de reprezentantii contractantilor.

Comisia examineaza ofertele si solicita contractantilor, daca este cazul, clarificari sau chiar defalcari de pret. Ofertele la care contractantul nu face clarificari, sau daca acestea sunt insuficiente, se resping.

Evaluarea si compararea ofertelor

Evaluarea ofertelor se face, de catre comisia de licitatie, prin apreciere simpla sau prin punctaj.

Criteriile de selectie si punctajele care se acorda fiecarui criteriu se stabilesc, in ordinea importantei lor, pentru:

- valoarea ofertei;

- durata de executie;

- facilitati financiare asigurate de contractant;

- performantele tehnice si bonitatea contractantului;

- calificarea personalului contractantului;

- asigurarea utilajelor, eficienta tehnologiilor si modelelor de organizare a santierului;

- performantele de calitate ale contractantului.

Daca un contractant prezinta si o oferta alternativa, comisia o va analiza si pe aceasta si deci, contractantul va participa la licitatie cu doua oferte.

In cazul aprecierii simple se adjudeca oferta cu valoarea cea mai mica, in conditiile respectarii restrictiilor de calitate, durata etc., conform caietului de sarcini. La aprecierea prin punctaj se adjudeca oferta cu cel mai mare numar de puncte obtinute pe baza criteriilor prezentate mai sus.

Adjudecarea ofertei castigatoare

Comisia de licitatii emite o hotarare de adjudecare (aprobata cu mininum 2/3 din numarul voturilor, printre acestea fiind obligatorii cele ale persoanei juridice achizitoare, M.F. si M.L.P.A.T.), ce cuprinde:

- numele membrilor comisiei de licitatie si a specialistilor invitati;

- nominalizarea contractantului a carui oferta a fost adjudecata;

- justificarea criteriilor tehnice si economice ale hotararii;

- semnaturile membrilor comisiei de licitatie.

Organizatorul licitatiei are obligatia de a anunta (telegrafic si in scris) continutul hotararii, atat contractantului castigator cat si celorlalti contractanti. Daca, dupa 7 (sapte) zile nu sunt contestatii, sau dupa inca 10 (zece) zile necesare solutionarii contestatiilor, (cand acestea exista), se trece la semnarea contractului.

Contractantul este obligat sa constituie, din acest moment, garantia de buna executie. Daca, dupa adjudecare, contractantul nu este de acord sa semneze contractul de antrepriza, sau nu depune garantia de buna executie, lucrarea se adjudeca ofertei clasate pe locul urmator iar primul castigator pierde garantia de participare la licitatie si este obligat la plata tuturor daunelor provocate. Fiecare contractant isi elaboreaza o strategie proprie pentru participarea la licitatie. Prezentam in continuare schema logica a unei astfel de strategii folosita de S.C. Solar S.A. din Bucuresti. (fig. 2 p. 60-61 )

Figura nr. 2. Schema logica privind strategia elaborarii ofertelor in vederea preluarii in antrepriza a lucrarilor de constructii.

Anularea sau amanarea licitatiei

Licitatia se anuleaza, in mod exceptional, in urmatoarele situatii:

- cand valoarea celei mai bune oferte nu poate fi acceptata de persoaria juridica achizitoare fiind mult peste estimarile sale;

- la constatarea unor nereguli majore privind organizarea si desfasurarea licitatiei lucrarii publice;

- in cazul unor contestatii temeinice (admise de organele care au autoritatea de a judeca corectitudinea desfasurarii licitatiei);

- in alte cazuri specificate in documentele licitatiei.

Pentru toate aceste cazuri organizatorul licitatiei comunica, tuturor contractantilor, hotararea comisiei si restituie garantiile constituite.

Amanarea deschiderii ofertelor, si deci a licitatiei, este admisa cand toti ofertantii au prezentat documente incomplete.

Garantiile necesare participarii la licitatie si incheierii contractului

Garantia de participare la licitatie (pentru oferta depusa) asigura persoana juridica achizitoare, in cazul adjudecarii ofertei unui contractant, ca va fi semnat contractul de antrepriza. Toti ceilalti contractanti (care nu au castigat licitatia) isi recupereaza integral garantia pe baza comunicarii persoanei juridice achizitoare ca nu li s-a adjudecat lucrarea.

Garantia pentru oferta depusa se pierde daca:

- contractantul isi retrage oferta in cursul duratei de valabilitate a acesteia;

- contractantul castigator nu semneaza contractul si nu depune garantia de buna executie.

Contractantul castigator este obligat sa constituie garantia de buna executie prin care persoana juridica achizitoare este asigurata ca lucrarea va fi executata in cantitatea, de calitatea si la termenele inscrise in contract. Cuantumul acestei garantii se stabileste, de regula, ca procent din valoarea lucrarii.

Deoarece in desfasurarea unei licitatii pregatirea ofertei este procesul cel mai important pentru constructor (contractant) in urmatoarele doua capitole vor fi prezentate actiunile ce se deruleaza in procesul ofertarii si tehnicile de elaborare a ofertelor.