Organizarea stagiilor de formare - managementul proiectelor

ORGANIZAREA STAGIILOR DE FORMARE - MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Organizarea este definita ca un proces de obtinere si ordonare a resurselor umane si non-umane in vederea atingerii finalitatilor stabilite prin proiect. In esenta, organizarea se refera la stabilirea unor structuri ale liniilor de comunicare, decizie si raportare, precum si la 'vizualizarea' structurilor de putere.

Organizarea cuprinde urmatoarele operatiuni:

1.     Listarea activitatilor / actiunilor concrete care sunt necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite. Lista activitatilor de formare continua este usor deductibila din planurile operationale care indica tipologia acestora. Pentru a avea eficacitate, adica pentru a garanta dezvoltarea potentialului  creator, dar si un impact semnificativ asupra practicii profesionale curente, reamintim faptul ca un program concret de formare continua ar trebui sa cuprinda mai multe componente (si niveluri), cu finalitati competentiale specifice.

Eficacitatea formarii continue si, cu atat mai mult, a formarii formatorilor se poate asigura numai prin programe de tip metodologic, singurele care realizeaza, in mod programatic, articularea noncontradictorie a teoriei cu practica.

Metodologia utilizabila (si care trebuie stabilita, macar in ceea ce priveste tipologia generala, la nivelul organizarii) trebuie aleasa in functie de o serie de criterii:

(a)   problemele la care raspund;

(b)   finalitatile principale urmarite;

(c)   impactul practic si nivelul de inovativitate scontate (dupa Joyce si Showers, adaptat, conform tabelului de mai jos ):

Pentru o buna organizare a programelor de formare continua este bine sa cunoastem si sa cumpanim avantajele si dezavantajele diferitelor tipuri de formare continua, pentru a le alege pe cele optime in contextul si situatia date (asa cum apar in tabelul de mai jos - dupa materialele OCDE):

AVANTAJELE SI DEZAVANTAJELE DIFERITELOR TIPURI DE FORMARE

(in viziunea lui G. H. Cole ):

2.     Clasificarea / gruparea activitatilor pe baza unor criterii de similaritate este a doua operatie specifica functiei de organizare. Acesta este momentul in care construim teme de formare, programe zilnice si saptamanale - in functie de intentiile urmarite. Scopurile formarii stabilite prin proiect vor determina alegerea metodelor si procedeelor concrete care vor fi utilizate in cadrul sesiunilor de formare. Astfel:

• daca scopul principal este transferarea informatiei, metodologia va fi centrata pe continut si vor fi alese metode (tehnici si procedee) cum ar fi prezentarea, discutiile, exercitiile, documentatia scrisa;
• daca scopul principal este dezvoltarea capacitatilor de utilizare, metodologia va fi centrata pe ­practica si vor fi alese metode (tehnici si procedee) cum ar fi studiile de caz, simularile, jocurile de rol, exercitiile;
• daca scopul principal este cresterea nivelului si a eficientei comunicarii, metodologia va fi centrata pe proces si vor fi alese orice metode (tehnici si procedee) dictate de situatiile concrete si nevoile formabililor - evident primand cele active.

Este bine de stiut faptul ca tipologia activitatilor de formare continua s-a extins considerabil.

In afara celor deja familiare (obisnuitele mese rotunde, schimburi de experienta, cursuri si stagii, lectii demonstrative, sesiuni de referate si comunicari (zise) stiintifice sau vizite la alte unitati scolare) si pe langa cele prezentate mai sus, s-au impus si alte modalitati de (auto)formare cum ar fi:

T    observarea altui profesor la clasa (sau observarea propriei activitati la clasa de catre alt coleg) cu notarea si cronometrarea tuturor comportamentelor si actiunilor intreprinse (aceasta actiune poarta numele de "shadowing" - adica a fi "umbra" cuiva);

T    munca intr-un grup de lucru, alaturi de alti colegi, pentru rezolvarea diferitelor probleme;

T    schimburi de profesori intre scoli si / sau intre niveluri de scolaritate;

T    activitati scolare si extrascolare desfasurate pe grupuri de scoli;

T    indrumarea studentilor la practica;

T    conducerea unui consiliu profesoral, a unei sesiuni de formare pentru colegi, a unei activitati cu parintii si a oricarei alte activitati din scoala;

T    proiecte de cercetare-actiune, realizate la nivel individual, de grup sau de scoala;

T    parcurgerea, in timpul liber, a unor cursuri prin corespondenta;

T    munca in echipa cu un consilier.

Conditii ale bunei organizari a sesiunilor de formare si asigurarea eficientei formarii prin dezvoltarea increderii reciproce intre formatori si formabili:

ziua sa inceapa cu exercitii numite 'ice-breaking', 'warming-up' sau 'soaker';

sa nu lipseasca, la inceputul zilei, anuntarea temei, domeniul competential acoperit, eventual obiectivele formarii (nu intotdeauna, mai ales atunci cand nu vrem ca reactiile formabililor sa fie dictate de conformism !);

sa nu lipseasca, pe parcursul zilei si, mai ales la final, momentele de sumarizare / recapitulare a ideilor / problemelor abordate;

activitatile de tip expozitiv - cum ar fi punerile in tema - sa fie asezate:

T    in perioadele de activitate maxima (dimineata intre 9 si 12 sau dupa-amiaza intre 17 si 19)

T    la inceputul pregatirii iar nu la sfarsit - cand oboseala isi spune cuvantul;

sa se alterneze diferitele tipuri de activitati; de exemplu, o punere in tema de o ora sa fie urmata de o sesiune de postere sau de alta activitate de grup care presupune inclusiv miscarea fizica a formabililor;

sa fie utilizata, ca baza pentru pregatirea actuala, rezultatele formarii anterioare si experienta formabililor;

sa predomine metodele si procedeele care asigura implicarea efectiva (si afectiva) a formabililor: jocuri de rol, studii de caz, diferite tipuri de grupuri ('T', Coverdale, Balint), brainstorming-ul, etc.;

sa existe posibilitatea schimbarii tipului de activitate, la nevoie, chiar si pe parcursul desfasurarii ei, daca ne dam seama ca 'nu merge';

in orice imprejurare sa fie prevazute momente (cel putin - daca nu sesiuni intregi) in care initiativa sa apartina formabililor; de exemplu, chiar in cazul punerilor in tema, sa fie cerute reactii sau intrebari din partea cursantilor;

sa fie prevazute activitati de relaxare - scurte excursii, vizionari de spectacole, vizite la muzee, etc. - toate desfasurate in comun (formatori si formabili) -; acesta este unul dintre motivele pentru care recomandam formarea 'rezidentiala', in sistem 'tabara';

sa apara in cadrul programelor de formare perioade de timp dedicate discutiilor informale - esentiale in construirea increderii reciproce si a unor echipe viabile;

sa fie utilizate mai ales stimulente pozitive (si mai putin cele negative);

sa nu se renunte niciodata la gluma, zambet si 'voie buna'- simtul umorului fiind absolut necesar unui bun formator; de altfel, cea mai eficienta formare este cea in care lucrurile sunt luate 'cum grano salis', care dezvolta considerabil si spiritul (auto)critic.

Esentiala este asigurarea diversitatii metodologice, activitatile de formare trebuind sa asigure:

• Informatii si contributii din partea formatorului - care, pentru aceasta, trebuie sa-si cladeasca credibilitatea in fata formabililor.
• Dezvoltarea experientei formabililor - prin exersare in conditii reale sau simulate.
• Mecanisme care sa permita impartasirea experientei in grup.
• Timpul necesar pentru reflectie si pentru interiorizarea noii cunoasteri si experiente.

Ca exemplu, un program de o luna de formare a formatorilor, poate fi structurat astfel:

a.     O sesiune pre-program, in care vor fi stabilite, de comun acord, finalitatile formarii (competentele care vor fi formate / dezvoltate), continuturile, metodele si tehnicile folosite, locul formarii, planificarea in timp a pregatirii, rezultatele asteptate si modalitatile de evaluare a acestora.

b.     Dupa o perioada variabila de timp (de la cateva zile la 1 luna) va fi realizat un stagiu de 5 zile, in sistem rezidential numit, de pilda, 'Introducere', incheiat cu solicitarea adresata formabililor de a intocmi (tot ca exemplu) o analiza SWOT.

c.      Dupa 2 saptamani, o sesiune de follow-up de 1 zi, in care se trece in revista realizarea analizei si se face o prima evaluare care permite o selectie a celor care pot si vor sa devina formatori. Cei selectati vor continua elaborarea analizei solicitate, cu ajutorul - direct sau indirect - al 'mentorului de program', iar ceilalti vor primi un certificat de absolvire si un numar de 'credite de formare'

d.     Dupa inca o luna, un al doilea stagiu de 5 zile in sistem rezidential, numit 'Dezvoltare', care va debuta cu discutarea analizelor SWOT realizate si se incheie cu o noua sarcina de lucru - de exemplu un proiect de formare.

e.     Doua saptamani mai tarziu, o sesiune de follow-up de 1 zi in care se va analiza stadiul proiectelor si se va face o evaluare intermediara. Cei care nu mai doresc continuarea formarii vor primi un numar cel putin dublu de 'credite de formare' fata de absolventii primului nivel al formarii. Ceilalti isi vor continua, de asemenea cu ajutorul 'mentorului de program', proiectul inceput.

f.      Dupa 1-2 luni, un nou stagiu de 5 zile, tot in sistem rezidential numit 'Aprofundare' sau 'Specializare', dupa aceeasi procedura. Dar, de data aceasta, proiectul pe care formabilul il va avea de realizat va fi mult mai complex.

g.     Dupa 1 luna, o ultima sesiune de follow-up si evaluare (de 2-3 zile) in care vor fi analizate proiectele realizate dupa criteriile convenite in prealabil.

3.     A treia operatie este alocarea resurselor umane si non-umane pentru realizarea fiecareia dintre activitatile concrete. Aici trebuie sa avem in vedere:

• pe cine contam efectiv, atat in privinta audientei cat si a formatorilor;
• locul desfasurarii activitatii (este bine sa vedem efectiv sala, facilitatile logistice, sa identificam mijloacele de transport pana acolo, etc.);
• timpul efectiv alocat fiecarei activitati si, in interiorul acesteia, fiecarei secvente;
• suportul informational necesar participantilor (daca este necesara, de exemplu, multiplicarea unor materiale);

stabilirea si anuntarea datei, orei, locului, duratei formarii precum si programul (temele) de formare; obtinerea confirmarii participarii celor anuntati;

procurarea si multiplicarea materialelor 'suport de curs';

procurarea si instalarea auxiliarelor si aparaturii necesare - 'flip-chart', 'white-board', retroproiector cu ecran, Computer + LCD Display, videoplayer + TV, marker-e, mape, etc. etc.;

amenajarea spatiului de lucru - in conformitate cu nevoile activitatilor respective; se vor avea in vedere inclusiv:

T    asigurarea salilor /spatiilor pentru activitatile de plen si cele in grupuri mici;

T    vestiarele, toaletele, locul pentru depozitarea materialelor, locul pentru fumat, etc.

T    lumina, caldura, izolarea fonica, spatiul sa fie suficient (sa nu fie 'sufocant');

T    stabilirea - si marcarea cu un ecuson sau cu o bucata de carton indoita - a locului fiecarui participant;

procurarea gustarilor si cafelei pentru pauze;

stabilirea locurile formatorilor - in cazul in care se lucreaza in echipa;

asigurarea cazarii si mesei pentru participanti (daca este cazul) si verificarea 'pe teren' a modului in care acestea sunt asigurate;

modul de decontare a cheltuielilor

4.     Desemnarea persoanelor / echipelor care vor conduce categoriile identificate de activitati este pasul urmator.

Este importanta distribuirea, de la bun inceput a unor anumite roluri importante pentru fluxurile de comunicare intre formatori si formabili, dar si intre formabili sau cu exteriorul. Astfel, putem stabili roluri de (printre altele posibile - imaginatia formatorului  fiind decisiva):

secretar al grupului de formabili - persoana desemnata sa se ocupe de problemele administrative - distribuirea materialelor suport, procurarea biletelor de tren, rezolvarea problemelor legate de cazare si masa, etc.;

raportor - pentru fiecare grup / subgrup - cand lucram pe grupuri;

observator sau 'sprijin' - un coleg formator sau chiar unul sau mai multi formabili, 'plantati' in interiorul grupurilor de lucru si care sa va ajute la identificarea punctelor tari si a slabiciunilor;

'raisonneur' - persoana care sa comenteze activitatea pe baza unor criterii (logice sau de alta natura) si/sau sa 'rezoneze' la problemele intalnite ;

Faptul ca noi conducem un program de formare continua nu inseamna, automat, ca tot noi trebuie sa si realizam concret toate activitatile (asa cum am mai mentionat deja la paragraful dedicat resurselor). Este, deci, bine sa stabilim precis persoanele care vor ocupa de tipurile de activitati si chiar de fiecare activitate concreta in parte.

In incheiere, prezentam o serie de elemente care indica inadecvarea realizarii functiei manageriale de organizare:

motivatia si 'moralul' scazute - atat la formatori cat si in randul formabililor;

decizii inadecvate si / sau intarziate;

conflicte permanente si care se amplifica intre formabili si intre formatori si formabili;

cresterea costurilor de functionare;

suprematia regulilor chiar daca ele se arata inadecvate;

lipsa capacitatii de adaptare la un mediu in schimbare.

(realizat dupa Serban Iosifescu-vezi bibliografia)