PLANIFICAREA PROIECTELOR

Planificarea - ceva care sa ne preocupe?

In ultima decada a secolului XX termenul 'planificare' a inceput sa capete o acceptiune din ce in ce mai nepotrivita. Este oare planificarea un concept demodat, sau este un mijloc flexibil de conducere pe care managerii de astazi ar trebui sa re-invete sa il foloseasca? Proiectele de succes necesita planificari - ele nu se nasc pur si simplu - iar aceste planificari trebuie sa fie capabile sa reziste mediului economic aflat intr-o permanenta evolutie.

Conceptul de planificare defineste procesul in urma ca 949i83j ruia ia nastere un plan. Conform dictionarelor planificarea este o diagrama, un tabel sau un program ce indica relatiile dintre un grup de obiecte, timpi, locuri etc., legate de actiunile pe care dorim a le desfasura. Planurile se refera la actiunile noastre si, pentru ca ele sa contribuie la succesul acestor actiuni, atunci ele vor trebui sa ne indice:

- cand urmeaza a fi realizate acele actiuni;

- ce trebuie facut atunci;

- ce echipamente ne vor fi necesare in acele situatii.

Planificarea si proiectarea

Un plan de proiect este un instrument prin care convertim obiectivele unui proiect din stadiul de intentii in ceva concret, real. Daca nu reusim sa cream un astfel de plan, atunci fie riscam sa nu putem atinge rezultatul dorit, fie riscam sa atingem acest rezultat dar cu un cost sensibil ridicat, sau intr-o perioada de timp mult mai mare, sau chiar avand o calitate indoielnica.

Urmatorul exemplu poate fi edificator in acest sens:

Actiuni de intreprins:

inlaturarea mobilei, a draperiilor si a lustrei

protejarea podelei

dezlipirea vechiului tapet si inlaturarea adezivului de pe pereti

corectarea defectelor peretilor prin umplere

curatirea lemnariei de vechea vopsea

chituirea lemnariei (daca e necesar)

inlaturarea mizeriei si prafului

curatirea tavanului si zugravirea lui

aplicarea straturilor de vopsea pe lemnarie

tapetarea peretilor

curatarea mizeriei ramase in urma operatiilor anterioare si inlaturarea materialului de protectie a podelei

reasezarea / inlocuirea mobilei, a draperiilor si a lustrei

Termen limita: 10 decembrie

Durata: 4 zile, in 2 sfarsituri de saptamana

Cine se ocupa: Elvira si Dorel Popescu

De asemenea, e foarte important sa stim care este costul previzionat al proiectului si in ce fel este definita calitatea rezultatului obtinut, deoarece ambele pot afecta atat modul in care derulam actiunile necesare sau chiar actiunile in ansamblul lor. De exemplu, in proiectul de redecorare a unui dormitor, un buget redus poate influenta calitatea tapetului si a vopselelor folosite, dar si a materialelor si sculelor cu care se lucreaza. Toate aceste decizii legate de buget pot avea influente asupra altor dimensiuni ale proiectului:

calitatea rezultatului - trainicia tapetului, a zugravelii si a vopselelor;

durata de realizare - mai putin timp necesar pentru realizarea proiectului;

modul in care rezultatul il multumeste sau nu pe beneficiar.

De asemenea, trebuie sa stim daca vreuna din aceste actiuni poate fi demarata inainte ca alte actiuni sa fie incheiate. In termeni de proiectare aceasta se numeste interdependenta, iar in cazul din exemplul anterior, o posibila ordonare a actiunilor ar putea fi cea de mai jos:

Atunci cand privim aceasta lista a activitatilor si interdependentele dintre ele incepem sa ne formam o idee despre modul in care proiectul va fi dus la bun sfarsit. Tot in acest moment pot sa apara insa si intrebari de genul: 'am putea curati peretii de tapetul vechi si lemnaria de vopseaua veche in acelasi timp?' sau 'am putea chitui lemnaria si spala tavanul in acelasi timp?' Inainte de a putea raspunde la aceste intrebari trebuie sa cunoastem durata fiecarei activitati din lista. Procesul de estimare a duratei fiecarei activitati poate fi considerat o imbinare intre stiinta, experienta si intuitie. Este unul din punctele cheie care conduc la credibilitatea si la capacitatea de a raspunde cerintelor fiecarui proiect. Estimarile pot fi facute folosind informatii cum ar fi cele de pe ambalajele materialelor pe care le folosim ('pentru uscarea fiecarui strat de vopsea sunt necesare cca. 5 ore'), cele obtinute de la prieteni sau alte persoane care au facut anterior asemenea operatii sau informatii retinute din experientele anterioare de acest gen ('cand am facut acest lucru ultima oara?').

Oricare ar fi exactitatea estimarilor noastre initiale, un proiect bine conceput trebuie sa indeplineasca urmatoarele standarde:

sa aiba continut - planul trebuie sa contina suficiente detalii pentru a-l face folositor, dar nu prea multe, pentru a nu-l complica inutil. Continutul trebuie sa fie clar si neambiguu;

sa fie usor de inteles - este foarte important ca toti cei care utilizeaza planul sa il poata intelege cat mai usor;

sa fie usor de modificat - un plan eficient trebuie sa poata fi modificat, actualizat si revizuit cu usurinta;

sa fie folositor - forma in care se gaseste planul trebuie sa fie astfel alcatuita incat acesta sa poata fi folosit pentru monitorizarea progreselor pe care le inregistreaza proiectul.

Unui plan bun ii mai sunt necesare abilitatile, indemanarea si creativitatea oamenilor pentru a-l transforma in realitate.

Grafice cu bare Una din cele mai vechi si mai simple forme de reprezentare a planurilor de proiect este graficul cu bare cunoscut si sub numele de graficul Gantt. Acesta a fost realizat in a doua decada a secolului XX de catre un inginer american pe nume Henry L. Gantt. Graficul Gantt este alcatuit din: o scala temporala, asezata pe orizontala; o lista de activitati, asezata pe verticala; cate o bara orizontala pentru fiecare activitate, de lungime proportionala cu durata in timp necesara pentru realizarea activitatii. In exemplu este prezentat un grafic Gantt. Cele patru activitati sunt succesive si au durata de 90, 90, 60 si respectiv 90 de minute (prima figura). Graficul nu ofera informatii numai despre planul proiectului, ci are si rolul de a monitoriza derularea proiectului. Daca totul s-a desfasurat conform planului, dupa trecerea a trei ore graficul va arata ca in cea de a doua figura. In acele proiecte in care anumite activitati se desfasoara in paralel, acest lucru poate fi simbolizat foarte usor cu ajutorul graficului Gantt (cea de a treia figura). O alta facilitate importanta pentru managementul de proiect este drumul critic al proiectului. Acesta reprezinta o succesiune de activitati care conduc la realizarea in cel mai scurt timp a proiectului. Acest drum critic ne arata care sunt activitatile asupra carora trebuie sa ne concentram atentia pentru a ne asigura de finalizarea la timp a proiectului.

Timp Activitatea Ora A B C Timp Activitatea Ora A B C Timp Activitatea Ora A B C D E

Aceasta metoda are si anumite limite: de exemplu, actualizarea sau revizuirea unui grafic Gantt construit manual poate fi o operatie mult prea migaloasa si consumatoare de timp, deficienta observandu-se mai ales atunci cand actualizarea trebuie incheiata intr-un timp relativ redus. Alte deficiente sunt generate de faptul ca acest grafic nu poate pune in evidenta interdependentele dintre activitati. Din acest motiv nu este recomandata folosirea graficului Gantt pentru proiecte complexe sau pentru acele proiecte in care intervin modificari frecvente.

Retelele

Una din metodele prin care putem elimina neajunsurile graficului Gantt este folosirea sistemului de planificare tip retea. Acest sistem a devenit popular in anii 1950 si a fost foarte repede implementat in derularea unor proiecte de anvergura. Doua din tipurile primare de planuri tip retea folosesc retele structurate pentru a descrie secventele de activitati ale proiectului si conexiunile dintre aceste activitati. De asemenea, ele:

aranjeaza aceste activitati intr-o ordine de la stanga la dreapta;

folosesc sageti pentru a construi reteaua;

localizeaza patrate sau cercuri in punctele nodale ale retelei de sageti;

stocheaza informatii in aceste noduri.

a)      retelele in care activitatile sunt reprezentate prin sageti iar nodurile prin cercuri care simbolizeaza un inceput si / sau un sfarsit de activitate (retele AOA )

b)      retelele in care activitatile sunt reprezentate prin casute situate la noduri si activitatile de legatura prin sageti (retele AON)

Retea AOA                                             Retea AON

Resursele

Nici unul din tipurile de planuri de proiect prezentate pana in acest moment nu tine cont de resursele fizice necesare pentru activitatile implicate. Toate modelele prezentate au pornit de la prezumtia ca resursele necesare sunt si disponibile in cantitatea ceruta si la momentul oportun.

In realitate insa, resursele sunt adesea folosite pentru alte scopuri, in acelasi proiect sau in altele, sau sunt disponibile in cantitati insuficiente pentru a asigura derularea in bune conditii a activitatii planificate. In general, problemele legate de resurse apar fie datorita lipsei de timp, fie datorita lipsei de resurse. Acest gen de probleme poate fi depasit prin cele doua metode descrise in continuare.

Incetinirea activitatii - asa cum am vazut in retelele cu reprezentarea activitatilor prin sageti, putem corecta modul in care ne ocupam de o activitate prin:

intarzierea inceperii unei activitati si folosirea resurselor initial alocate pentru aceasta activitate in alte scopuri;

inceperea activitatii la momentul planificat si extinderea duratei activitatii prin folosirea unei cantitati mai mici de resurse, sau a altor resurse decat cele planificate.

Acestea sunt doua exemple tipice a ceea ce se numeste "folosirea resurselor la momentul oportun". Castigul este ca aceste ajustari permit folosirea resurselor unui proiect in deplina concordanta cu nivelul mai mic sau mai mare al activitatii desfasurate. Procesul este suficient de simplu pentru a fi realizat manual pentru proiectele mici, care dispun de un numar limitat de resurse. dar devine din ce in ce mai complicat in cazul proiectelor mai complexe.

Experienta anterioara - atunci cand avem de-a face cu probleme legate de alocarea resurselor in cadrul unui proiect, timpul pe care il avem pentru a face o analiza logica este adesea insuficient. Acest lucru este cu atat mai evident atunci cand in discutie se afla un proiect complex, deoarece ne-ar lua prea mult timp pentru a studia cu atentie fiecare optiune iar decizia cea mai potrivita trebuie luata intr-un timp cat mai scurt. Din aceasta cauza, experienta castigata anterior ar putea fi foarte folositoare in conditiile in care ne vom confrunta cu o astfel de situatie.

Planificarea proiectelor pe computer

Fara indoiala, aparitia computerelor personale, permanent imbunatatite, a schimbat radical modul in care pot fi realizate planificarile proiectelor. In ultimele decade, tipurile de computere folosite in planificarea proiectelor s-au schimbat, pornind de la acele masini imense inconjurate de experti si tehnicieni, la unele care pot fi comandate de un singur utilizator. Aceasta este cauza pentru care proiectele elaborate manual inainte - din motive legate de cost - sunt actualmente elaborate cu ajutorul computerului, folosind softuri / programe puternice si sofisticate.

Toate acestea au condus la o calitate superioara a planurilor si la performante mai bune ale proiectelor.