Proiectele - natura si scop

PROIECTELE - NATURA SI SCOP

In zilele noastre, schimbarea a devenit o trasatura obisnuita, constanta, a vietii. Multe dintre aceste schimbari imbraca forma "proiectelor" si sunt adesea conduse si controlate de catre manageri ale caror experienta si dexteritati au fost dobandite in ur 222f54c ma operatiilor de zi cu zi. Dar fiecare proiect este unic, si acesta este unul din motivele pentru care fiecare proiect solicita, pentru a fi bine condus si finalizat, o suma de insusiri si priceperi, in mare parte diferite de cele cerute de managementul operatiilor de rutina.

Proiectele - comun sau neobisnuit?

In anii '90, proiectele au devenit o prezenta tot mai frecventa in viata de zi cu zi a tuturor si cu precadere a organizatiilor din doua motive:

1) constientizarea in tot mai mare masura a faptului ca proiectul poate fi un instrument puternic al managementului - unul care sporeste abilitatea managerilor in a planifica, directiona si utiliza efectiv resursele organizatiei;

2) cresterea competitivitatii si volatilitatii mediului de operare al fiecarei firme; pentru a supravietui si prospera in acest climat ostil si solicitant, firmele au nevoie sa dezvolte si sa utilizeze abilitatea de a reactiona si raspunde rapid la nevoile clientilor lor.

Proiectele - mari sau mici?

In ciuda acestei utilizari pe scara larga a proiectelor, este evident ca multe dintre ele - pe care le cunoastem cu totii - sunt deosebit de costisitoare si se refera la rezultate importante (exemplu modern al acestor proiecte masive este proiectul american "omul pe luna"). Dar nu toate proiectele sunt masive, necesitand miliarde de dolari, implicand decade pentru finalizarea lor sau o tehnologie deosebit de sofisticata. Proiectele pe care firmele le implementeaza se refera adesea la durate mai scurte de timp si la activitati mai putin costisitoare, precum lansarea unui nou produs sau redecorarea unui punct de vanzare.

Proiectele - constructii sau idei?

Aceste proiecte nu se refera numai la rezultate materiale tangibile, ci pot implica si culegerea de informatii, schimbarea structurilor organizationale sau influentarea opiniilor si comportamentelor altora (de ex. campaniile promotionale destinate sa ne convinga sa cumparam un anumit produs, sa controlam cantitatea de alcool pe care o consumam sau dieta pentru a reduce riscul bolilor de inima). Adesea proiectele au ca scop schimbarea modului in care facem anumite lucruri. De exemplu, procesul cheie in vederea cresterii eficientei este vazut a fi, de catre multe firme, o insiruire continua de pasi marunti. Totusi, se intalnesc si situatii in care este necesar un pas mare, chiar un salt inainte. Acesti pasi mari sunt adesea denumiti proiecte si variaza considerabil in ceea ce priveste marimea, costul si durata.

Proiectele - munca sau distractie?

Experienta in ceea ce priveste proiectele nu se limiteaza la nivelul organizatiilor, existand de asemenea proiecte care ne reflecta nevoile si dorintele individuale. Ele pot:

avea orice dimensiune, de la mica la mare;

necesita zile sau decade pentru a fi realizate;

presupune costuri de la zeci la miliarde de dolari;

urmari rezultate ce pot fi tangibile sau intangibile;

implica un numar diferit de participanti, de la nivel de persoana la nivel de natiuni.

In ciuda diversitatii evidente in privinta rezultatelor, marimii, costurilor sau duratei, toate aceste proiecte au o serie de caracteristici comune:

1. Orice proiect implica oameni: proiectele au in centrul lor omul - ele solicita, indiferent de durata sau rezultate, abilitati umane pentru a crea, planifica si conduce procesele si activitatile implicate, pentru a permite cursului si continutului proiectului sa se adapteze si sa se schimbe in functie de cerintele lumii reale.

2. Fiecare proiect este, in felul sau, unic: fiecare proiect are, in miezul sau, trasaturi care ii sunt proprii; in unele proiecte influenta acestor trasaturi este considerabila, facand ca proiectul sa fie singular - de exemplu, constructia zidului chinezesc a fost un proiect intru totul unic, care nu se va repeta altundeva, in timp ce un proiect pentru construirea unor locuinte standard intr-o anumita zona isi limiteaza unicitatea la acei factori specifici zonei in cauza.               

3. Fiecare proiect exista pentru o perioada de timp limitata si definita: aceasta inseamna ca proiectul are o durata de viata limitata (el nu poate continua la nesfarsit) si va ajunge la un moment in timp cand va fi considerat realizat.

4. Fiecare proiect are de a face in primul rand cu schimbarea: in timp ce operatiile curente se caracterizeaza cu precadere prin continuitate, predictibilitate si stabilitate, activitatile presupuse de un proiect au de a face aproape in mod exclusiv cu schimbarea - cu daramarea a ceea ce este vechi si inlocuirea acestuia cu noul.

5. Orice proiect presupune rezultate sau tinte bine definite: fiecare proiect are teluri, tinte, obiective si seturi de rezultate dorite, care, la randul lor, pot fi impartite in sub-obiective, cu rolul de a ajuta in planificarea, controlul si managementul proiectului.  

6. La realizarea fiecarui proiect contribuie o varietate de resurse: de exemplu, un proiect pentru reducerea nivelului criminalitatii locale necesita informatii referitoare la natura si localizarea infractiunilor trecute, infractori si victime, ca si abilitatea de a analiza aceste informatii. Fiecare din aceste informatii se pot obtine din diferite surse si vor fi necesare in diferite momente ale proiectului.

Proiectele si activitatile de zi cu zi

Proiectele au finalitati si rezultate clar definite, au de a face cu schimbarea, sunt unice, necesita resurse flexibile, in timp ce operatiile de rutina se caracterizeaza prin stabilitate, continuitate si repetitivitate. Datorita acestor diferente, proiectele trebuie sa fie organizate, planificate si conduse in moduri ce difera de cele uzitate in activitatea de zi cu zi.

Proiectele - o definitie

In lumina considerabilei varietati de proiecte existente, si a ceea ce s-a spus si scris in domeniu, nu este deloc surprinzator ca literatura de specialitate contine o multitudine de definitii pentru proiect: de la "un plan sau o schema", pana la definitii ce scot in evidenta "riscul, incertitudinea, pasii in necunoscut" .

Un proiect este o succesiune de activitati conectate, intreprinse pentru o perioada limitata de timp si destinate sa genereze un rezultat unic dar bine definit.

Se poate, deci, apela la un proiect pentru:

a reorganiza firma sau un compartiment al acesteia;

a imbunatati performantele firmei;

a introduce un nou mod de a face lucrurile;

a renunta la un vechi mod de a face lucrurile;

a influenta modul in care oamenii gandesc sau simt cu privire la ceva.

Proiectul este insa doar unul din multele instrumente pe care managerii le utilizeaza si ei trebuie sa inteleaga nu numai cand sa-l utilizeze ci si, poate mai important, cum sa-l utilizeze.        

Proiectele - dimensiunile cheie

Multi manageri cad in capcana gandirii unui proiect doar in termeni de rezultate sau performanta. Cand definim, conducem, planificam, monitorizam si controlam un proiect trebuie insa sa o facem luand in considerare toate dimensiunile cheie interrelationate ale proiectului: natura rezultatelor sau performantei, timpul necesar pentru atingerea acelei performante, costul tuturor resurselor implicate in proiect. Prezenta si influenta revolutiei calitatii la sfarsitul secolului XX au impus adaugarea unei a 4-a dimensiuni, respectiv a calitatii sau "potrivirea cu ceea ce ne-am propus" in ceea ce priveste rezultatul proiectului.

Ciclul de viata al proiectului

Fazele ciclului de viata al proiectului sunt:

1. Conceptia: de-a lungul acestei perioade, proiectul este identificat, este analizata fezabilitatea sa si se intocmesc estimarile initiale cu privire la costuri. Se predefinesc, de asemenea, performanta urmarita si timpul necesar. Sfarsitul acestei faze, de-a lungul careia proiectul este comparat cu alte proiecte sau standarde de performanta, va fi marcat prin decizia de a implementa sau nu proiectul. Decizia de implementare va conduce la urmatoarea faza de dezvoltare, in timp ce decizia contrara va avea ca efect moartea proiectului.

2. Nasterea si dezvoltarea: de-a lungul acestei faze proiectul este dezvoltat in detaliu si se iau decizii cu privire la cine, ce si cand va trebui sa indeplineasca activitatile si sarcinile previzionate. Se redefinesc, de asemenea, costul si timpul estimate.

3. Maturitatea: este faza in care se desfasoara cea mai intensa munca si care impune de aceea proceduri de monitorizare, control si previzionare atente, care sa anunte managerul de proiect ce s-a facut si ce nu, ce s-a cheltuit si ce nu s-a cheltuit, ce ar fi trebuit si ce nu ar fi trebuit sa se faca. La sfarsitul acestei faze, proiectul va fi adus la indeplinire iar rezultatul va fi predat celor care urmeaza a-l utiliza.

4. Senectutea si finalizarea: este faza ce implica un ritm redus al activitatii, revizuirea si auditul proiectului si, in final, destramarea echipei de proiect.       

Cererile si nevoile de resurse si efort pe care le manifesta diferitele faze ale ciclului de viata ale proiectului sunt si ele diferite. Pentru cele mai multe proiecte, maturitatea, care urmareste ducerea lucrurilor la indeplinire, implica cel mai ridicat nivel al resurselor.          

Conducerea proiectelor

Procesul managementului este adesea privit ca o jonglerie in care managerul se lupta sa pastreze echilibrul intre nevoile adesea contradictorii ale organizatiei, clientilor, membrilor echipei, etc. Un bun manager de zi cu zi va "negocia" in privinta celor 4 dimensiuni - timp, performanta, calitate si cost - pentru a satisface diferitele nevoi.

Unul din modurile in care poate fi privit procesul managementului de proiect este cel al unui proces de conversie, in care procesul dorit se obtine dintr-o varietate de input-uri: informatii: referitoare la timp, cost, performanta, calitate, client; oameni: cu priceperile, abilitatile, nevoile, experienta lor; resurse: materiale, de timp si de bani.

Rolul managerului de proiect este unul esential in cadrul acestui proces de transformare; el va trebui sa realizeze un echilibru intre nevoile contradictorii ale clientului, proiectului si echipei sale. Managerul de proiect trebuie de asemenea sa asigure integritatea proiectului, aplanand conflictele si rivalitatile care pot conduce usor la erodarea definitiei originale a rezultatului asteptat, costului sau duratei proiectului, si rezolvand posibilele probleme ce pot aparea. Ca lider al echipei de proiect, el trebuie sa conduca si sa motiveze membrii echipei - care vor fi parte a acesteia doar pe perioada derularii proiectului si care pot fi "imprumutati" de la alte compartimente functionale.

In selectia echipei managerul se va asigura de prezenta tuturor abilitatilor necesare la membrii acesteia, iar la finalul misiunii va realiza transferul membrilor echipei inspre alte roluri.