Structuri organizatorice pentru managementul proiectelor

STRUCTURI ORGANIZATORICE PENTRU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managementul proiectelor presupune crearea unor echipe intraorganizationale compuse din specialisti din diferite compartimente functionale. Echipele de proiect a 232d31c u ca obiectiv realizarea proiectului cu respectarea specificatiilor tehnice, a termenelor de executie si a bugetului de cheltuieli. Existenta si functionarea unor astfel de echipe implica doua probleme organizatorice:

integrarea echipei de proiect in structura organizatorica a firmei, si;

crearea unei structuri organizatorice pentru proiectul in sine.

Vom prezenta in cele ce urmeaza cateva forme de organizare care permit integrarea proiectului in structura organizatorica a firmei, impreuna cu avantajele si dezavantajele pe care le implica utilizarea lor.

1. Organizarea functionala

Aceasta presupune integrarea proiectului in organizarea functionala a firmei. In acest caz proiectul este subordonat compartimentului functional care poate avea rolul cel mai important in implementarea lui.

Figura 4. Organizare functionala

2. Organizarea pe proiecte

Aceasta forma de organizare este cunoscuta si sub denumirea de "organizare pe proiecte pura". In cadrul acesteia managerului de proiect I se confera autoritate si responsabilitate deplina. Proiectul constituie o entitate separata de restul firmei, cu propriul sau personal tehnic, propria administratie, legata de firma doar prin rapoartele periodice pe care managerul de proiect trebuie sa le prezinte conducerii superioare. Unele firme prevad proceduri foarte detaliate in ceea ce priveste administrarea, finantele, personalul si controlul in cadrul proiectului, altele acorda o libertate mai mare sau mai redusa in acest sens.

Figura  Organizare pe proiecte "pura"

3. Organizarea matriceala

Organizarea matriceala este o combinatie a organizarii functionale si a celei pe proiecte. Ea poate imbraca o varietate de forme in functie de predominanta uneia sau alteia dintre tipurile de organizare care o compun.

Figura 6. Organizare matriceala

4. Alegerea unei forme de organizare

Organizarea functionala este adecvata pentru proiectele care necesita investitii mari in echipamente si utilizarea unor tehnologii speciale.

Daca proiectul nu solicita folosirea cu norma intreaga a specialistilor din cadrul compartimentelor functionale ale firmei, organizarea matriceala este cea mai indicata.

Organizarea pe proiecte pura este utilizata deoarece faciliteaza realizarea in paralel a mai multor proiecte, in conditiile minimizarii costurilor, respectarii termenelor de executie si asigurarii unui raspuns rapid la schimbari si la solicitarile beneficiarului.

Alegerea formei de organizare nu este, de regula, realizata de catre managerul de proiect ci de catre conducerea superioara a firmei.

Avand in vedere avantajele si dezavantajele specifice fiecarei forme de organizare se poate opta pentru una dintre acestea sau pentru o combinatie, utilizandu-se urmatoarea procedura:

Se definesc obiectivele proiectului.

Se determina activitatile cheie asociate fiecarui obiectiv si se identifica compartimentele functionale din cadrul firmei care le pot realiza.

Se descompun activitatile cheie in pachete de activitati.

Se stabileste ce subsisteme ale echipei de proiect vor urma sa realizeze pachetele de activitati si relatiile de colaborare care se vor stabili intre acestea.

Se intocmeste o lista cuprinzand caracteristicile proiectului - de exemplu, nivelul tehnologiei necesare, dimensiunea si durata proiectului, problemele potentiale in legatura cu personalul care va fi implicat sau conflictele ce ar putea apare intre compartimentele functionale sau intre proiectele ce se desfasoara simultan - si alte aspecte ce pot fi relevante, cum ar fi experienta firmei in organizarea proiectelor anterioare.

Tinand seama de aspectele mentionate se poate alege, folosind o metoda de decizie multicriteriala, forma de organizare cea mai adecvata.

Activitate

Compararea formelor de organizare

Impartiti pe trei grupe pregatiti o prezentare a avantajelor si dezavantajelor unei forme de organizare (atribuita grupului) avand in vedere urmatoarele criterii:

q       numarul de niveluri ierarhice (aplatizarea structurii - principiul apropierii deciziei de executie)

q       respectarea principiului unitatii de decizie si actiune

q       gradul de orientare catre client

q       costurile structurii

q       gradul de asigurare a uniformitatii procedurilor utilizate in cadrul proiectului cu cele din firma

q       importanta acordata proiectului (si implicit nivelul motivatiei echipei)

q       rapiditatea luarii deciziilor privind proiectul

q       modul de alocare a resurselor intre diferitele proiecte astfel incat sa permita optimizarea performantei globale la nivelul firmei

q       autoritatea managerului de proiect

q       nivelul conflictelor generate de lupta pentru resursele organizatiei

q       respectarea principiului minimizarii circuitelor informationale