Cum negociem? pregatirea negocierii

CUM NEGOCIEM? PREGATIREA NEGOCIERII

O parte importanta din pregatire o constituie stabilirea modalitatilor potrivite de negociere - un raspuns la intrebarea cheie: 'Cum negociem?'. Sunt identificate caile si metodele prin care pot fi realizate obiectivele, definindu-se astfel dimensiunea strategica a negocierii.

Strategia negocierii reprezinta ansamblul deciziilor pe care le ia negociatorul in vederea atingerii obiectivelor stabilite, ca raspuns la factorii contextuali si la posibilele abordari strategice ale partenerului.

Rezulta prin urmare ca strategia se contu 141e43b reaza in urma unei triple confruntari:

cu obiectivele;

cu mediul (configuratia elementelor care influenteaza situatia de negociere);

cu strategia adversarului.

Strategia reprezinta o viziune de ansamblu asupra negocierii si indeplineste trei functii principale:

orientarea demersurilor si comportamentului negociatorului in cursul tratativelor. Activitatea de pregatire a negocierii nu trebuie sa aspire spre elaborarea unui plan de actiune foarte amanuntit. Desfasurarea lucrurilor in cursul tratativelor poate lua o turnura care nu a fost anticipata, punand in dificultate partenerul care este fixat de un scenariu prea rigid. Din acest motiv strategia va cuprinde mai degraba o serie de optiuni generale referitoare la modul de comportare si de abordare a intalnirii.

conturarea unor solutii de repliere fata de comportamentele si demersurile partenerului. in cursul desfasurarii negocierii, strategia proprie se va confrunta cu strategia partenerului, ceea ce poate conduce la necesitatea reorientarii si adaptarii actiunilor.

identificarea mijloacele concrete de actiune: schitarea unui scenariu, utilizarea timpului, ordinea de zi, argumentarea, tacticile.

Situatiile de negociere pot fi foarte diferite din punctul de vedere al dimensiunii strategice. Negocierile cu un caracter de repetabilitate, asa cum sunt tratativele comerciale dintre parteneri care au relatii de lunga durata sau micile negocieri manageriale nu au o dimensiune strategica bine conturata. in aceste situatii accentul se pune mai degraba pe elementele operationale: pregatirea dosarului negocierii, tacticile si argumentarea. in 'marea' negociere, cum sunt negocierile strategice sau de importanta medie, adica acelea care nu au caracter rutinier iar miza este ridicata, dimensiunea strategica este prezenta si joaca un rol important.

Strategia se formeaza pe baza unor alegeri ale negociatorului: acestea se refera la comportamente, la utilizarea timpului, la abordarea obiectului, ori la alte aspecte importante ale negocierii.

1. Optiuni strategice referitoare la comportamentul negociatorului

A.Orientarea predominant conflictuala si predominant cooperanta

Negociatorul poate opta pentru o anumita atitudine fata de partenerul sau, privilegind demersurile si comportamentele de un anumit tip. Astfel negociatorul poate opta intre orientarea predominant cooperanta sau conflictuala, intre atitudinea ofensiva sau defensiva, ori intre orientarea defensiva si cea adaptiva.

Orientarea predominant cooperanta presupune accentuarea demersurilor si comportamentelor de intelegere si colaborare deschisa, cum ar fi:

conduita de conciliere combinata totusi cu fermitate in privinta obiectivelor cruciale;

deschidere fata de punctele de vedere diferite exprimate de partener si luarea in considerare a intereselor comune;

imaginatie, cautarea unor solutii inovatoare dar in limitele unui demers realist.

Orientarea predominant conflictuala se caracterizeaza prin:

lipsa apetentei pentru compromis, pana la limita ruperii negocierii; adoptarea unor pozitii ferme pe care negociatorul si le va modifica foarte greu

ignorarea intereselor si punctelor de vedere ale partenerului

absenta preocuparilor pentru gasirea unor solutii creative pentru a depasi blocajul tratativelor.

'Atilla hunul' reprezinta o varianta de strategie conflictuala, in cazul in care negociatorul detine un avantaj marcant in raportul de putere si este decis sa il foloseasca fara nici un scrupul. Demersurile lui Atilla sunt caracterizate prin agresivitate verbala si comportamentala (ex.: izbucniri emotionale, atacuri personale impotriva adversarului) si prin privilegierea tacticile de tip conflictual (ex: ''ia sau pleaca', declararea unor pozitii initiale exagerate, concesii minime, impunerea unor presiuni de timp).

B.     Orientare ofensiva si defensiva

Un alt set de orientarii strategice se refera la modul interventiilor negociatorului in desfasurarea procesului.

In cazul in care negociatorul alege orientarea ofensiva, va interveni activ in proces, incercand sa-si impuna propriul scenariu. Si in acest caz pot apare doua variante de actiune ofensiva. O prima varianta se caracterizeaza prin abordarea directa a problemelor, in mod frontal si fara intarzieri sau miscari pregatitoare. O a doua varianta este mai subtila: interventiile sunt indirecte, mai putin vizibile, dar sunt calculate si se inscriu ferm in anumite linii de actiune, chiar daca par spontane sau chiar ezitante.

Spre deosebire de aceasta strategie, orientarea defensiva se caracterizeaza printr-un demers al negociatorului de asteptare a miscarilor partenerului, in functie de care va veni si raspunsul sau. Sunt privilegiate actiunile de aparare, de eschivare fata de atacurile adversarului si de contra-atac.

Conduita adaptiva si de impunere.Optiunea intre conduita adaptiva si conduita de impunere are similitudini cu cea precedenta.

Conduita adaptiva se deosebeste de cea defensiva prin accentul pus pe reorientarea actiunilor proprii in functie de miscarile adversarului. Nu sunt excluse actiunile ofensive, daca sunt potrivite sau oportune intr-o situatie data.

Conduita de impunere poate fi asimilata cu cea ofensiva, cu diferenta ca accentul cade nu atat pe caracterul ofensiv cat pe tendinta de impunere a scenariului propriu.

O varianta de conduita adaptiva, testata in conditii de laborator, a fost descrisa de Axelrod (1986): tactica 'tit for tat' (dinte pentru dinte). Aceasta se structureaza in trei parti: la inceput negociatorul adopta o orientare predominant cooperanta; dupa un timp unul dintre parteneri va fi tentat sa obtina un avantaj mai mare printr-un comportament conflictual, iar celalalt se adapteaza acestei noi game de miscari; in final, partenerii, constatand ca noua abordare nu ii conduce la succes, revin la o atitudine cooperanta.

Orientari strategice referitoare la utilizarea timpului

Jocul timpului este foarte important in desfasurarea proceselor de negociere, iar acesta are anumite particularitati in acest context.

Timpul in negociere nu are o curgere uniforma: el se dilata sau se constrange in diferite faze ale intalnirii iar dinamica sa trebuie bine stapanita. Partea de inceput se desfasoara lent: protagonistii intra in contact, se studiaza, sunt atenti la orice miscare si orice vorba a interlocutorului. Apoi discutiile se anima iar timpul curge mai repede pana in apropiere de final. Momentele care preced acordul sunt iarasi dilatate: intr-o perioada scurta (masurata in mod obiectiv) se petrec multe lucruri extrem de importante: recapitularea discutiilor, acordarea unor concesii finale, acceptarea solutiei. Aceste aspecte pun in evidenta posibilitatile strategice de utilizare a timpului.

O alegere strategica centrata pe jocul timpului este cea dintre negocierea scurta si negocierea lunga. Uneori durata negocierii este determinata de constrangeri obiective (ex.: natura si obiectul negocierii), alteori aceasta devine optiune strategica.

O cale prin care negociatorul poate scurta negocierea, daca considera ca aceasta este in interesul sau, poate fi intarzierea momentul inceperii discutiilor, astfel ca sa fie apropiat de un termen dincolo de care partenerul nu mai poate negocia, din diferite motive (ex.: terminarea programului de lucru, ora stabilita pentru o alta intalnire). O alta cale de a determina ca negocierea sa aiba durata dorita este ca partile sa convina asupra unei limite (ex.: trei zile).

Durata negocierii poate fi manevrata si cu ajutorul unor tehnici de exploatare a timpului: intreruperi frecvente, comportament obstructionist, prin care se lungeste desfasurarea lucrarilor (ex.: cereri repetate de a fi reluate anumite argumentari, formularea unor false obiecte, divagatii).

O dimensiune strategica exista si in alegerea momentului inceperii tratativelor: negociatorul le poate angaja imediat sau poate amana aceasta decizie. Strategia tipica pentru a doua optiune este 'abtinerea' care presupune amanarea deciziei de angajare, contand pe imbunatatirea situatiei prezente.

STUDIU DE CAZ

Sa presupunem ca este vorba despre o negociere privind achizitionarea unei cantitati de grau. Daca ne imaginam cateva motive pentru care furnizorul ar recurge la strategia de abtinere in relatia cu o fabrica de faina, un motiv ar fi asteptarile vanzatorului privind evolutia conjuncturii pietei - conteaza pe o crestere a pretului. Un alt motiv poate fi asteptarea momentului in care vechiul contract de livrare a expirat, pentru inceperea tratativelor, stiind ca celalalt are nevoie de o aprovizionare ritmica.

3. Orientari strategice referitoare la obiectul negocierii

Asocierea si disocierea

Definirea obiectului negocierii are adesea o dimensiune strategica. Astfel negociatorul poate opta pentru strategia asocierii sau pentru cea a disocierii.

Asocierea se refera la subiectele de discutie, astfel ca nu va accepta discutarea unuia fara celalalt. De exemplu fabrica de zahar nu va discuta reinnoirea contractului cu fabrica de ciocolata decat impreuna cu reglementarea unor debite ramase din contract anterior.In cazul disocierii, din contra, problemele vor fi separate si tratate distinct: strategia fabricii de ciocolata poate fi ca negocierea sa se refere doar la incheierea contractului, urmand ca problema debitului sa fie clarificata de juristi intr-o alta intalnire (ori pe cale judecatoreasca).

Deschiderea si inchiderea campului negocierii

O alta optiune poate fi intre deschiderea sau inchiderea campului negocierii (Dupont), adica a posibilitatii de a extinde sau nu obiectul negocierii.

Deschiderea campului negocierii inseamna acceptarea ideii de a se extinde tratativelor si asupra unor probleme care nu au fost prevazute in ordinea de zi, in masura in care apar oportunitati in aceasta directie. Deschiderea campului de negociere are un anumit risc, mai ales in cazul negocierii manageriale: acela ca un partener abil sa manevreze astfel extinderea obiectului ca sa evite in final incheierea unei intelegeri ferme in problema initiala.

inchiderea campului negocierii presupune respectarea stricta a ordinii de zi. O asemenea strategie are avantajul ca problemele pot fi discutate pana la finalizarea lor, fara ca discutia sa evolueze in directii neasteptate. Pe de alta parte, se poate pierde ocazia de a reglementa si alte aspecte conexe, in cazul in care apar oportunitati in acest sens.

4. Orientari strategice vizand puterea de negociere

Anumite actiuni pot viza si intarirea puterii de negociere; de regula astfel de actiuni sunt premergatoare inceperii negocierii si au un scop strategic evident. in acest context se

inscrie asigurarea sprijinului aliatilor. De exemplu in cazul unor negocieri in care se confrunta doua grupuri (ex.: partide politice, sindicatul si administratia), fiecare va incerca sa-si sporeasca puterea de negociere prin intarirea sprijinul primit de la aliati. Aceasta se realizeaza de regula prin intensificarea comunicarii cu acestia sub forma informarii asupra desfasurarii actiunilor si a convingerii lor sa ii sustina.

Asemenea actiuni pot urmari si neutralizarea unor terti: actiunile sunt orientate spre neutri, grupul negociator incercand sa se asigure ca acestia isi vor pastra statutul declarat si nu vor trece de partea adversarilor. in general partile privesc cu neincredere neutri tocmai datorita posibilitatii ca acestia sa tradeze.

in activitatea comerciala, negociatorii au de ales intre strategii care vizeaza intarirea alternativei la non-acord. Un comerciant prudent va fi inclinat sa adopte strategia numita 'patura'. Aceasta consta in a actiona astfel ca sa nu ramana descoperit in afacerile pe care le conduce fata de evolutiile imprevizibile ale pietei. Astfel daca intentioneaza sa cumpere marfuri pentru a le revinde, inainte de a cumpara el insusi, va incheia intelegeri cu potentialii sai cumparatori, pentru a-si asigura debuseele.

O strategie opusa este 'hazardarea': comerciantul cumpara marfa fara a se asigura de posibilitatile ulterioare de vanzare, contand pe o evolutie favorabila a pietei. Adoptarea acestei strategii implica o doza mare de curaj si asumarea riscului unor pierderi.

Sa consideram urmatoarea situatie: cineva si-a cumparat o masina noua si are probleme cu parcarea din fata blocului in care locuieste; el solicita discutarea situatiei cu ceilalti locatari si renegocierea spatiilor. Cum se poate aplica in acest caz optiunea 'patura-hazardare ' ?O orientare prudenta (patura) ar insemna sa se asigure mai intai ca poate sa obtina o situatie mai avantajoasa decat cea prezenta, in urma discutiilor neoficiale cu ceilalti, intr-o abordare mai riscanta (hazardare) va solicita pur si simplu negocierea, mizand pe puterea sa de convingere.

5. Orientari strategice referitoare la acord

Alte decizii strategice se refera la tipul acordului: optiune pentru un acord total, acoperind toate problemele, sau partial, acoperind doar o parte a problemelor la care a fost posibil sa se ajunga la intelegere. De asemenea negociatorul se poate pregati pentru incheierea imediata a acordului sau pentru amanarea acestei decizii.