Managementul prin proiecte

MANAGEMENTUL PRIN PROIECTE

In conceperea si realizarea procesului de management intervin o serie de modificari menite sa asigure conceperea si asimilarea rapida si eficienta de noi produse, tehnologii. Intre elementele nou aparute se detaseaza sistemul managementului pe baza de proiect. In mod firesc, definirea managementului prin proiecte - prescurtat M.P.P. - implica stabilirea in acest context a continutului notiunii de proiect. Prin proiect se desemneaza un ansamblu de procese de munca, in mare parte cu caracter inovational, de natura diferita, a caror realizare urmareste indeplinirea cu succes a unei misiuni complexe, cu o specificitate ridicata.

Caracteristicile esentiale ale 727c23h unu proiect sunt urmatoarele:

- rezultatul final al unui proiect este o unitate sau un numar mic de unitati, in opozitie cu productia de masa sau de serie mare caracterizate prin cantitati apreciabile dintr-un produs al gamei sortimentale;

- in general, nu exista decat un cumparator si un beneficiar final pentru produsul a carui realizare se urmareste prin proiect, situatie radical deosebita de cea existenta in cazul productiei de masa, seria mare, mijlocie sau mica;

- materiale si produsele utilizate sunt foarte diversificatele de unde rezulta necesitatea ca, frecvent, pe parcursul proiectului sa se efectueze cercetari aplicative ale caror rezultate se integreaza in ansamblul proiectului in curs de realizare;

- diversificarea si complexitatea problemelor implica aportul unui numar mare de specialisti de diferite specialitati care, in mod obisnuit, isi desfasoara munca in mai multe compartimente;

- spre deosebire de productia curenta, dezvoltarea unui proiect este temporara, un obiectiv major reprezentandu-l insasi reducerea la maximum a duratei de realizare;

- data fiind importanta resurselor umane, materiale si financiare implicate de realizarea proiectului este necesara stabilirea in avans, cat mai detaliata, a operatiunilor si termenelor de executare; noutatea si diversitatea problemelor, dificultatile tehnice si restrictiile temporare fac extrem de dificila intocmirea de planuri sau programe realiste detaliate pe termen lung ,mediu si chiar scurt, ceea ce se reflecta si in necesitatea adaptarii lor in functie de evolutia realizarii proiectului;

-construirea unor forme organizatorice temporare ce functioneaza paralel cu structura organizatorica de baza a intreprinderii.

Deci, M.P.P. poate fi definit ca un sistem de management cu o durata de actiune limitata, cel mai adesea cativa ani, conceput in vederea solutionarii unor probleme complexe, dar definite precis, cu un puternic caracter inovational, care implica aportul unei largi game de diversi specialisti, din subdiviziuni organizatorice diferite, integrati intr-o retea organizatorica autonoma.

Modalitatile organizatorice cu ajutorul carora se operationalizeaza M.P.P. depinde sensibil de o serie de variabile, cum ar fi: amploarea proiectului, noutatea proiectului, perioada de realizare a proiectului, numarul si potentialul personalului firmei, distributia specialistilor in subdiviziunile organizatorice, caracteristice climatului de munca, personalitatea managerului de proiect. In functie de caracteristicile organizationale principale, acestea se pot diviza in trei categorii:

a) Management pe baza de proiect cu responsabilitate individuala

In esenta, acesta se caracterizeaza prin atribuirea intregii responsabilitati pentru derularea proiectului unei singure persoane, care asigura intreaga munca de coordonare. Pentru realizarea proiectului, managerul acestuia se sprijina pe responsabilii desemnati cu efectuarea actiunilor implicate in compartimentele unitatii. Un atare mod de organizare a M.P.P. prezinta avantajele reducerii la minimum a cheltuielilor cu personal si folosirii experientei muncitorilor si specialistilor firmei.

Uneori insa, personalul pus la dispozitie si compartimentele nu sunt intotdeauna de calitate corespunzatoare, cunoscuta fiind tendinta ca sefii sa se disperseze cu prioritate de persoanele mai putin pregatite sau insuficient de sarguincioase. Alt dezavantaj consta in nedegrevarea corespunzatoare a personalului implicat in realizarea proiectului de efectuare sarcinilor precedente, de unde si probabilitatea apreciabila a neglijarii executarii sarcinilor aferente proiectului.

b) Management pe baza de proiect cu stat major. In cazul acestei modalitati organizatorice dirijarea ansamblului actiunilor implicate de realizarea proiectului este asigurata de managerul de proiect, in colaborare cu un colectiv ce se ocupa in exclusivitate de aceasta problema. Pentru efectuarea celorlalte actiuni se apeleaza la ajutorul specialistilor din compartimentul firmei desemnati in prealabil de conducerea acesteia. Calitatea rezultatelor obtinute depinde intr-o masura apreciabila de competenta colectivului special constituit pentru M.P.P.

c) Management pe baza de proiect mixt - reprezinta, evident, o imbinare a precedentelor tipuri de M.P.P., cumuland intr-o anumita masura atat avantajele cat si dezavantajele acestora. La fel ca si in precedenta modalitate organizatorica, M.P.P. mixt este utilizat cu o frecventa ridicata in intreprinderile din tarile dezvoltate, cuprinzand urmatoarele faze de realizare:

- Definirea generala a proiectului, ceea ce include , in principal prezicerea obiectivelor urmarite, stabilirea ampluarii proiectului si subdiviziunilor organizatorice implicate in realizarea sa, evidentierea zonelor delicate unde trebuie actionat cu prudenta si formularea criteriilor de apreciere a rezultatelor finale;

- Desemnarea managerului proiectului, a responsabilitatilor subcolectivelor componente si a celorlalte persoane care vor participa la realizarea proiectului;

- Definirea organizatorica a proiectului, ce se refera la stabilirea tipului de organizare utilizat, intocmirea listei principalelor sarcini, competente si responsabilitati pentru managerul proiectului si componentii colectivului de realizare a acestuia, stabilirea marimii si componentei statului major;

- Pregatirea climatului pentru implementarea M.P.P. prin prezentarea noului sistem si a avantajelor sale tuturor componentilor compartimentelor implicate; o atentie majora se acorda discutarii cu sefii subdiviziunilor organizatorice ale intreprinderii in vederea convingerii lor de utilitatea proiectului si de necesitatea sprijinirii realizarii lui;

- Stabilirea modalitatilor de control ce vor fi utilizate pe parcursul realizarii proiectului diferentiat, pentru verificarea timpilor de executie, a cheltuielilor si a rezultatelor partiale si finale;

- Implementarea M.P.P. prin trecerea la realizarea obiectivelor prevazute si exercitarea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor circumscrise participantilor la proiect;

- Evaluarea periodica a stadiului realizarii proiectului adoptand masurile corective si profilactice necesare si apeland la motivatiile pozitive si negative in functie de necesitati.