Metoda de conducere prin sedinta

METODA DE CONDUCERE PRIN SEDINTA

a) SEDINTELE DE INFORMARE au ca obiectiv furnizarea de informatii conducatorului si/sau colaboratorilor, referitoare la anumite domenii. Ele se organizeaza periodic (saptamanal, decadal, lunar) sau ad-hoc in functie de necesitati.

b) SEDINTELE DECIZIONALE au in vedere prezentarea, formularea si evaluarea de variante decizionale necesare realizarii anumitor obiective.

c) SEDINTELE DE ARMONIZARE 141f51b au ca scop punerea de acord a actiunilor conducatorilor si a componentilor unor compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic, sau pe niveluri apropiate in cadrul structural al organizatiei. De regula, sunt sedinte operative, cu o frecventa aleatorie in functie de necesitatile realizarii unor obiective, planuri, programe caracterizate prin sfera de cuprindere si complexitate deosebita.

d) SEDINTELE DE EXPLORARE urmaresc investigarea zonelor necunoscute ale viitorului organizatiei militare ale unor componente ale acesteia sau ale anumitor aspecte ce influenteaza desfasurarea activitatilor sale. Ele sunt destinate amplificarii creativitatii formand, de regula, continutul unor metode de sine statatoare cum ar fi brainstormingul, sinectica, Delbecq.

e) SEDINTELE ETEROGENE intrunesc elemente a doua sau mai multe din celelalte tipuri de sedinte, fiind organizate de regula la nivelul managementului superior si media organizatiei. Sunt cele mai frecvent utilizate in organizatii.

Utilizarea metodei sedintei presupune obligatoriu parcurgerea a patru etape: pregatirea, deschiderea, desfasurarea si finalizarea. Pentru a realiza o sedinta eficace este necesar ca pe parcursul fiecarei etape sa fie respectate anumite reguli.

1) PREGATIREA UNEI SEDINTE are un impact sensibil asupra eficacitatii sale, reclamand un complex de actiuni:

- stabilirea unei ordini de zi judicioase; optim este abordarea unei singure probleme;

- formularea problemelor inscrise in ordinea de zi cu maxim de claritate; formularile trebuie sa starneasca interesul celor vizati, incitandu-i la o participare activa;

- de asemenea, pe baza criteriilor competentei si reprezentativitatii, a persoanelor care trebuie sa intocmeasca materialele necesare;

- stabilirea persoanelor care vor fi invitate la sedinta, fiind recomandabil sa participe cele implicate nemijlocit in problemele abordate; trebuie evitata marirea nejustificata a numarului de participanti (Durata unei sedinte creste proportional cu patratul numarului de participanti - Legea lui SHANABAN

- este indicat ca materialele pentru sedinta sa fie cat mai scurte, cuprinzand strict informatiile necunoscute de participanti, fiind trimise cu cel putin 1-2 zile inainte;

- in cazul sedintelor ocazionale pentru stabilirea datei este indicata consultarea persoanelor implicate asupra fixarii zilei si orei sau cel putin anuntarea lor din timp;

- in cazul sedintelor periodice - saptamanale, decadale, lunare - este importanta derularea lor in aceleasi zile si ore, facilitand formarea la participanti de obisnuinte privind atat pregatirea, cat si participarea;

- stabilirea locului de desfasurare si a ambiantei este necesar sa se efectueze in functie de obiectivele urmarite; mobilierul trebuie sa fie confortabil, sa nu patrunda zgomote perturbatorii, sa existe aparatura audiovizuala;

- desemnarea persoanei care se ocupa de inregistrarea discutiilor la sedinta si anuntarea sa din timp asupra datei si locului de desfasurare a acesteia.

2) DESCHIDEREA SEDINTEI

- deschiderea sedintei la ora comunicata in prealabil participantilor;

- formularea clara a obiectivelor sedintei;

- prezentarea ideilor la modul pozitiv;

- folosirea unui limbaj atractiv pentru a impune atentiei ideile emise;

- limitarea expunerii introductive la 1 - 2 minute;

- stabilirea, de comun acord cu participantii, a duratei totale a sedintei si, daca exista pericolul unor luari de cuvant excesiv de lungi, stabilirea duratei maxime pentru luarile de cuvant ale participantilor.

3) DESFASURAREA SEDINTEI

- sublinierea contributiilor in idei noi, solutii eficiente, astfel incat sa stimuleze participarea activa si cat mai substantiala a celor prezenti la indeplinirea scopurilor urmarite;

- calmarea spiritelor infierbantate, intervenind cu tact, dar ferm, pentru a preintampina sau elimina in faza incipienta momentele de tensiune;

- interventia prompta, in vederea stoparii peroratiilor inutile pentru solutionarea problemei abordate, a divagatiilor de la subiect, a expunerilor care nu reprezinta o contributie, ci doar o punere in evidenta a cunostintelor meritelor unor persoane;

- imprimarea unui ritm care sa asigure incadrarea duratei sedintei in perioada stabilita, concomitent cu realizarea scopurilor urmarite.

4) INCHIDEREA SEDINTEI

- limitarea duratei la 1 - 1,5 ore, asa cum indica majoritatea specialistilor;

- interventia finala a conducatorului sedintei trebuie sa fie concisa si, concomitent, sa se refere la principalele acorduri puncte de vedere exprimate;

- elementele deosebit de importante sunt recomandabil sa fie transmise si in scris participantilor, cel mai tarziu in ziua urmatoare reuniunii. Este necesar de retinut ca elementele de rationalitate prezentate sunt valabile, in general, pentru toate tipurile de sedinte: in cazul unei anumite categorii, unele din ele au o pondere mai mare sau mai mica.