Organizarea negocierii

ORGANIZAREA NEGOCIERII

In vederea intalnirii directe, partile trebuie sa pregateasca echipa de negociere si sa intreprinda o serie de actiuni pentru a se asigura logistica necesara desfasurarii tratativelor. intalnirea partilor poate sa puna fata in fata doi negociatori dar adesea sunt implicate echipe de negociere.

1.Pregatirea echipei de negociere

Problemele cheie care trebuie rezolvate pentru pregatirea echipei de negociere sunt: fixarea marimii si structurii echipei, a atributiilor sefului si membrilor ei, stabilirea modului de comunicare intre acestia.

Marimea echipei este influentata de complexitatea negocierii: in anumite situatii (ex.: negocieri guvernamentale) se impune formarea unor echipe mai numeroase. in general insa numarul participantilor trebuie dimensionat cu multa grija, pentru a fi pastrat la un nivel cat mai mic posibil. Echipele prea numeroase ridica probleme de coordonare si mai ales de comunicare, aparand tendinta formarii unor grupuri.

Structura echipei este legata de marimea acesteia si rezulta din aplicarea a cel putin doua criterii: competenta legata de continutul afacerii si rolul functional.Negocierile mai complexe pot reclama alaturarea unor competente diferite din mai multe domenii (de regula: tehnic, comercial, financiar, juridic).Pe de alta parte sarcinile membrilor in desfasurarea negocierii pot fi diferite: unii joaca rolul propriu-zis de negociatori, iar altii au sarcini de pregatire a documentatiilor, de furnizare de informatii si de argumente. Desigur ca sarcinile membrilor echipei pot fi proiectate chiar mai in detaliu, mergand pana la repartizarea rolurilor in diferite jocuri tactice (ex.: baiat bun-baiat rau).

Un alt aspect organizatoric priveste modul de comunicare in cadrul echipei si dintre

echipa de negociatori si 'echipa de acasa'. Este esential ca negociatorii sa manifeste respect unii fata de altii si sa se sprijine reciproc. Din acest motiv nu poate fi conceputa o situatie in care unul dintre membri contrazice pe un altul sau pe seful echipei (chiar daca acestia gresesc la un moment dat). Din contra, sprijinul trebuie sa se manifeste constant, atat verbal ('da, asa este!', 'intr-adevar'), cat si non-verbal (ex.: incuviintare din cap).

Comunicarea dintre echipa si organizatie trebuie organizata astfel incat sa se asigure siguranta unor convorbiri sau transmiteri de documente confidentiale ori secrete.

2. Pregatirea mandatului de negociere

Mandatul de negociere este un document oficial, emanat si semnat de conducerea organizatiei, care contine instructiuni pentru negociator. Acesta cuprinde elemente clarificate in etapa de pregatire si oficializate de conducere: definirea obiectului, informatiile esentiale asupra contextului, obiectivele maxime, minime, tinta, componenta echipei si numele conducatorului acesteia, adaugandu-se eventual sarcinile membrilor, elemente de organizare (locul, momentul si durata negocierii) etc.

in ceea ce priveste mandatul de negociere exista anumite tactici. Astfel un negociator, mai ales cel care se afla in deplasare, respinge revendicarile partenerului pe motivul ca are un mandat limitat. Aceasta tactica poate fi folosita in doua sensuri:

in primul caz se doreste doar sa se exercite presiuni asupra partenerului pentru a-1 forta sa-si reduca pretentiile.

in cel de-al doilea caz se doreste impartirea negocierii in doua parti: cea prezenta,in care scopul negociatorului a fost mai degraba sa culeaga informatii si o a doua parte care sa se desfasoare cu un alt negociator (superiorul sau).

Din acest motiv este util sa fie clarificate de la inceput care este puterea de decizie a fiecarei parti.

3. Pregatirea locului negocierii

Pentru intalnirea propriu-zisa trebuie asigurate conditii optime, prin rezolvarea unor aspecte tehnico-organizationale, cum ar fi: alegerea locului, fixarea momentului si duratei negocierii, amenajarea spatiului pentru desfasurarea tratativelor, asigurarea facilitatilor pentru echipa oaspete (preluare de la aeroport, daca este cazul, asigurarea cazarii la hotel, actiuni de protocol etc).

Locul in care se desfasoara negocierea are semnificatie pentru negociatori.

Unii dintre acestia au o preferinta clara pentru purtarea negocierii 'acasa', la sediul propriu, din cauza avantajelor pe care le poate oferi aceasta varianta. Astfel pot amenaja locul asa cum doresc, pot coopta alti specialisti in echipa de negociere, pot organiza demonstratii sau expozitii de produse.

In schimb negocierea 'in deplasare', la sediul partenerului, are alte avantaje pentru

negociator: poate sa vada produsele pe care doreste sa le cumpere, poate intelege mai multe despre partener (intreprinderea, produsele, personalul etc.) sau poate sa faca uz, in anumite situatii limita, de stratagema lipsei unui mandat pentru a lua anumite decizii.

In ceea ce priveste amenajarea locului unde se va desfasura negocierea, in mod normal trebuie asigurate conditii de luminozitate, caldura, aerisire etc. convenabile, ca si loc suficient pentru a putea lucra. Ca o manevra conflictuala, amenajarea locului de negociere poate fi exploatata in scop tactic pentru a incomoda partenerul: de pilda asezand u-1 in pozitii improprii (in curent sau langa un calorifer fierbinte, cu fata spre sursa de lumina etc).

Asezarea la masa se face cel mai adesea cu cei doi negociatori sau cele doua echipe de o parte si alta, ceea ce reprezinta totusi o pozitie clasica & concurenta. Pentru a dispare aceasta implicatie psihologica o masa rotunda ar servi bine acestui scop. O pozitionare care trebuie sa fie evitata, in cazul in care negociaza o echipa de doua persoane cu un singur negociator, este ca cei doi se aseaza la capetele mesei, plasandu-1 pe negociatorul singur 'la mijloc'.

CONCLUZII

O metodologie a pregatirii strategice include urmatoarele etape: pregatirea obiectivelor de negociere, pregatirea strategiilor, pregatirea pozitiilor de negociere.

Scopul negociatorului este sa realizeze satisfacerea propriul interes (in conditia in care si interesul celuilalt este satisfacut) si, pentru aceasta, isi fixeaza anumite obiective specifice pe care sa le atinga. Sunt stabilite nu doar un obiectiv global ci mai multe, pentru elementele de negociere identificate, toate acestea trebuind sa fie SMART (specifice, masurabile, adecvate, realiste si sa vizeze un orizont precis de timp). Negociatorul isi construieste o gama de obiective (obiectiv maxim, minim si realist) si, de asemenea, isi fixeaza si prioritatile.

O parte importanta din pregatirea strategica o constituie stabilirea modalitatilor potrivite de negociere, ceea ce presupune adoptarea unor decizii. Strategia reprezinta o viziune de ansamblu asupra negocierii si indeplineste trei functii principale: orientarea demersurilor si comportamentului negociatorului, conturarea unor solutii de repliere fata de comportamentele si demersurile partenerului, identificarea mijloacele concrete de actiune.

Strategia se formeaza pe baza unor alegeri ale negociatorului; acestea se refera la comportamente, la utilizarea timpului, la abordarea obiectului, ori la alte aspecte importante ale negocierii.

Negociatorul poate opta pentru o anumita atitudine fata de partenerul sau, privilegind demersurile si comportamentele de un anumit tip. Astfel negociatorul poate opta intre orientarea predominant cooperanta sau conflictuala, intre atitudinea ofensiva sau defensiva, ori intre orientarea defensiva si cea adaptiva. Un alt set de orientarii strategice se refera la modul interventiilor negociatorului in desfasurarea procesului, putand opta pentru o orientare ofensiva sau una defensiva, pentru o conduita adaptiva sau de impunere.

Deoarece jocul timpului este foarte important in desfasurarea proceselor de negociere, anumite decizii strategice vizeaza acest aspect (negociere scurta sau lunga, alegerea momentului negocierii,

Definirea obiectului negocierii are adesea o dimensiune strategica. Astfel negociatorul poate opta pentru strategia asocierii sau pentru cea a disocierii, pentru deschiderea sau inchiderea campului negocierii.

Anumite actiuni pot viza si intarirea puterii de negociere. in acest context se inscrie asigurarea sprijinului aliatilor, neutralizarea unor terti, intarirea alternativei la non-acord (ex.: strategia 'patura', opusa strategiei de 'hazardare').Alte decizii strategice se refera la tipul acordului (ex.: acord total sau partial).

Venind in completarea si aprofundarea obiectivelor, pregatirea pozitiei de negociere implica construirea unei proiectii asupra cererilor si revendicarilor pe care le va formula negociatorul. Trebuie 'calculate' trei pozitii de negociere principale, pentru fiecare element de negociere (PDI, PR, PO). Combinarea dintre cele trei pozitii ale fiecarui negociator contureaza anumite spatii ale negocierii (ZAP, ZN).

in vederea intalnirii directe, partile trebuie sa pregateasca echipa de negociere si sa intreprinda o serie de actiuni pentru a se asigura logistica necesara desfasurarii tratativelor. Problemele cheie care trebuie rezolvate pentru pregatirea echipei de negociere sunt: fixarea marimii si structurii echipei, a atributiilor sefului si membrilor ei, stabilirea modului de comunicare intre acestia, pregatirea mandatului de negociere.

Pentru intalnirea propriu-zisa trebuie asigurate conditii optime, prin rezolvarea unor aspecte tehnico-organizationale, cum ar fi: alegerea locului, fixarea momentului si duratei negocierii, amenajarea spatiului pentru desfasurarea tratativelor, asigurarea facilitatilor pentru

o echipa de oaspeti.

BIBLIOGRAFIE:

1. VASILIU C., Tehnici de negociere si comunicare in afaceri, Bucuresti, Ed.ASE 2003;

2. PRUTIANU St., Negociere si analiza tranzactionala, Editura Sagitarius, Iasi, 1996;

3. CORNELIUS, HELENA si Shoshana Faire, Stiinta rezolvarii conflictelor, Bucuresti, Editura Stiinta & Tehnica, 1996;

Erdos I., Panaitescu N., Vitican I., Pregatirea si desfasurarea negocierilor comerciale, Bucuresti, Editura Politica, 1982;

5. Jean-M. si Seila Udall, Arta negocierii, Bucuresti, Editura Teora, 1998;

Malita, Mircea, Teoria si practica negocierilor, Bucuresti, Editura Politica, 1972;

6. Scott, Bill, Arta negocierilor,Bucuresti, Editura Tehnica, 1996