Organizarea procesuala si structurala a firmelor

ORGANIZAREA PROCESUALA SI STRUCTURALA A FIRMELOR

Organizarea si structura organizatorica de management.

Conceptul de organizare Din punct de vedere functional, la nivelul unei firme, organizarea consta in stabilirea si delimitarea proceselor de munca fizica si intelectuala, a componentelor acestora (miscari, timpi, operatii, lucrari, sarcini) precum si gru 212j97c parea lor pe posturi, formatii de munca, compartimente corespunzator anumitor criterii manageriale, economice, tehnice si sociale in vederea realizarii in cele mai bune conditii a obiectivelor previzionate.

Din definitie deducem ca organizarea este subordonata atingerii unor obiective.

Obiectivele reprezinta caracterizari cantitative si calitative ale scopurilor urmarite de firma. In functie de sfera de cuprindere si de importanta exista:

1.obiective fundamentale - se refera la principalele scopuri pe o perioada mai indelungata (de cca 1 an)

2.obiective derivate - de gradul intai - se refera la o parte din procesele de munca in unitate

-de gardul doi - se deduc din cele de gradul unu, implicand procese de munca restranse

3.obiective specifice - pentru un anumit gen de activitate, un anumit grad de lucratori

4.obiective individuale - la nivelul persoanelor

In ceea ce priveste sfera de cuprindere a organizarii aceasta se poate referi fie la ansamblul activitatilor unei unitati, fie doar la o anumita activitate componenta (fabricatie, aprovizionare, desfacere, marketing etc)

In functie de continut, organizarea firmei imbraca doua forme:

1) Organizare procesuala: consta in stabilirea principalelor categorii de munca, a proceselor necesare realizarii ansamblului de obiective ale firmei. Rezultatul organizarii procesuale il reprezinta functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile.

2) Organizare structurala, consta in gruparea functiilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor in functie de anumite criterii si repartizarii acestora pe subdiviziuni organizate pe grupuri si persoane. In vederea asigurarii unor conditii cat mai bune pentru indeplinirea si depasirea obiectivelor firmei. Rezultatul organizarii structurale il reprezinta structura organizatorica.

Componentele  organizarii procesuala

a. Functiunile sunt procese de munca omogene, asemanatoare sau complementare care contribuie la realizarea aceluiasi obiectiv, derivat de gradul I. In intreprinderile cu specific industrial se pot identifica 5 functiuni: cercetare-dezvoltare, comerciala, de productie, financiar-contabila, de personal.

b. Activitatile - procese de munca omogene sau inrudite ce concura la realizarea acelorasi obiective derivate de gradul II.

c. Atributiile - un proces de munca precis conturat, care se executa periodic si uneori continuu, ce implica cunostinte specializate si concura la realizarea unui obiectiv specific.

d. Sarcinile - componente a unui proces de munca ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual corespunzator de regula unei singure persoane.

Toate functiunile, activitatile, atributele, sarcinile firmei se afla intr-o stransa interdependenta alcatuind sistemul organizarii procesuale. Pe parcursul evolutiei societatii omenesti acest sistem se afla intr-o continua schimbare, avand deci un caracter dinamic. Astfel in perioada socialista in firmele romanesti functiunea de productie. avea rolul predominant intr-o prima faza.

Succesiunea functiunilor in intreprinderea clasica difera de cea din intreprinderea moderna.

Organizare structurala

- consta in gruparea functiilor, activitatilor, atributelor si sarcinilor in functie de anumite criterii si repartizarea pe subdiviziuni. Organizarea structurala asigura modelarea organizarii procesuale in conformitate cu necesitatile si posibilitatile fiecarei organizatii.

Structura organizatorica este formata din ansamblul persoanelor si subdiviziunilor organizatorice si are rolul de a asigura premisele organizarii necesare realizarii obiectivelor previzionate.

Subdiviziunile organizatorice sunt reprezentate de regula prin compartimente de munca, ce sunt organizate in functie de natura activitatilor ce la sunt atribuite in doua planuri: un plan vertical - pe diferite nivele ierarhice, in functie de gradul de subordonare si in plan orizontal - pe acelasi nivel ierarhic, in raport cu functiunea deservita.

Abordarea in plan vertical a structurii organizatorice presupune doua componente:

1. Structura manageriala formata din toti managerii de la toate nivelele si a subdiviziunilor organizatorice (managerul general si adjunctii sai, si din sefii compartimentelor functionale si de conceptie constructiva si tehnologica ).
2. Structura de productie alcatuita din subdiviziuni organizate in cadrul carora se desfasoara activitatea de productie..

Insemnatatea fundamentarii structurii organizatorice. Fundamentarea structurii organizatorice prezinta o deosebita insemnatate. Ea conditioneaza in primul rand profitabilitatea firmei si eficienta sa. De altfel multe firme, indeosebi mari, pastreaza secret modul de organizare, aceasta putand sa dea informatii pretioase concurentei asupra obiectivelor propuse, a strategiei folosite.

In al doilea rand structura organizatorica asigura insasi functionalitatea firmei, a sistemului sau informational si decizional. Evident ea determina modul de folosire a resurselor, a conditiilor de vanzare a produselor, volumul cheltuielilor etc.

Structura organizatorica sugereaza de asemeni modul de gandire asupra activitatii de afaceri. Schimbarea mediului extern de la societatea industriala la cea informationala a impus reconsiderarea modelelor pe care se bazeaza structura organizatorica (cazul companiei ATT, Bell Systemetc.). In locul organizarii de tip mecanicist, firmele mari au recurs la structuri flexibile, compuse din "cadru" si "module".

Componentele structurii organizatorice. Organigrama

Reprezentarea formala a structurii organizatorice se face cu ajutorul organigramei. Organigrama vizualizeaza numarul de nivele ierarhice, numarul si tipul compartimentelor - grupate pe nivele si functiuni  si relatiile ierarhice existente intre acestea, precum si posturile, relatiile ierarhice dintre acestea. Postul, functia ponderea ierarhica, compartimentul, nivelul ierarhic, relatiile organizatorice -toate acestea - formeaza componentele structurii organizatorice:.

1. Postul - subdiviziunea organizatorica elementara, cuprinzand totalitatea atributiilor, a sarcinilor, a drepturilor, a responsabilitatii si a obiectivelor individuale ce sunt alocate unui angajat al firmei. Limitele in care titularii de posturi pot sa actioneze in vederea realizarii obiectivelor individuale constituie competenta sau autoritatea formala. Prin post este specificata competenta formala astfel spus mijloacele pe care titularii posturilor le pot utiliza pentru a- si indeplini sarcinile care le revin. Pe langa sarcini si competente, postul include si responsabilitatea, adica obligatia ce revine titularului postului pentru a-i indeplini obiectivele individuale. 2.Totalitatea posturilor care prezinta aceleasi caracteristici principale formeaza o functie. Unei anumite functii corespund deci mai multe posturi definite prin drepturi si responsabilitati similare. Functiile pot fi: in concordanta cu natura si amploarea obiectivelor sarcinilor si competentelor.

Exista doua tipuri de functii: a) de conducere; b) de executie. In intreprinderea moderna functiile manageriale au o pondere importanta si atat ele cat si cele de executie presupun o inalta calificare.  Se vorbeste chiar in intreprinderile bazate pe tehnici si tehnologii de varf, de o tendinta de atenuare a diferentelor dintre functiile manageriale si cele de executie.

3. Ponderea ierarhica - reprezinta numarul de salariati condusi nemijlocit de un manager. Conform aprecierilor specialistilor, pentru nivelele superioare ale piramidei organizatorice, ponderea ierarhica optima unui manager ar trebui sa fie de 4-8 subalterni, in timp ce la baza piramidei, un sef de echipa ar avea o pondere ierarhica de 20-30 de muncitori.

4. Compartimentul - reprezinta ansamblul persoanelor ce efectueaza munci omogene si/sau complementare, de regula pe aceleasi amplasamente contribuind la realizarea acelorasi obiective derivate, si fiind subordonate nemijlocit aceluiasi manager. De regula, compartimentele iau forma unor ateliere, birouri, sectii, servicii, laboratoare, etc. Se pot diferentia doua categorii de compartimente:

1.operationale - fabrica produse sau presteaza servicii

2.functionale - elaboreaza studii, alternative decizionale, situatii informationale, indrumari, sugestii, pregatind astfel deciziile din managementul superior al intreprinderii.

5. Nivelul ierarhic: totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distanta ierarhica de adunarea generala a actionarilor. Managerul economic este situat a al 4-lea nivel ierarhic.

Pentru structura organizatiei moderne, alegerea optima a numarului de nivele ierarhice are o deosebita importanta. Practic cu cat acestea sunt mai reduse, cu atat se scurteaza circuitele informationale, creste operativitatea, dar cresc in mod deosebit sarcinile, competentele si responsabilitatea managerilor.

6. Relatiile organizatorice - raporturile dintre subdiviunile organizatorice instituite prin reglementari oficiale. In functie de caracteristicile lor , de natura si modul de manifestare a competentelor si responsabilitatilor, exista 3 categorii de relatii:

a. Relatii de autoritate, care la randul lor pot fi :

1 ierarhice, din varful piramidei spre baza. Ele se deruleaza intre manageri si compartimentele situate pe niveluri ierarhice inferioare.

2.functionale -care se stabilesc intre 2 compartimente de munca, in baza autoritatii functionale a unuia dintre compartimente. Acesta transmite indicatii, proceduri, prescriptii din domeniul sau de specialitate.

3.de stat major - se stabilesc atunci cand unor persoane sau grupuri, li se delega de catre managerul firmei sarcina solutionarii de probleme care afecteaza obiectivele unuia sau altuia dintre compartimente. Aceste persoane actioneaza in calitate de reprezentanti ai managerului superior, si nu in virtutea postului pe care il ocupa.

b. Relatii de cooperare - intre posturi situate pe acelasi nivel ierarhic, care apartin unor compartimente diferite.

c. Relatia de control - intre organismele specializiate de stat si celelalte subdivizuni organizatorice.

Componentele organigramei, descrise pot fi mai mult sau mai putin detaliate in functie si de specificul organigramei. Organigramele care necesita redarea structurii organizatorice a intregii organizatii numite organigrame generale nu necesita o detaliere foarte amanuntita pe posturi, etc. Dar, redarea structurii organizatorice se pot face si in organigrame partiale.

Constructia organigramei poate fi facuta in mai multe feluri:

1. Dreptunghiuri (reprezinta compartimente) si linii care redau raporturile ierarhice, functionale etc.
2. organigramele ordonate de la stanga la dreapta;
3. organigramele circulare.

Tipuri de structuri organizatorice

Pe parcursul evolutiei istorice s-au conturat doua tipuri de structuri organizatorice:

a)      - structura organizatorica de tip clasic -specifica perioadei de inceput a afirmarii managementului ca stiinta, si pana in anii 70

b)      - structura organizatorica de tip modern -specifica perioadei contemporane.

In perioada actuala ambele forme coexista.

a. In categoria structurii traditionale se pot distinge urmatoarele forme de structuri organizatorice:

a.1.) Ierarhica (liniara, sau piramidala sau scalara):

Caracteristici

- intalnita la firmele mici axate pe un singur produs sau serviciu, ori pe o familie restransa de produse sau servicii;

- alcatuita dintr-un numar redus de compartimente cu caracter operational, corespunzator de regula principalelor activitati desfasurate de firma;

-managerul exercita in exclusivitate toate functiile managementului, trebuind sa posede cunostinte in toate domeniile: tehnic, organizatoric, control, personal, intretinere etc.

-Fluxul autoritatilor ar putea fi reprezentat printr-o linie neintrerupta ce porneste din varful piramidei ierarhice unde este situat managerul si se termina la baza pana la ultimul angajat.

Functionalitatea unei astfel de structuri organizatorice reclama existenta unor manageri polivalenti, capabili de eforturi deosebite, multidirectionate si in acest timp adepti convinsi ai principiului centralizarii.

Avantajele oferite de acest tip de organizare constau in delimitarea stricta a autoritatii si responsabilitatii, permitand astfel atat asigurarea cu usurinta a disciplinei si a controlului cat si o rapiditate a procesului decizional.

Dezavantajul este reprezentat de conducerea autoritatilor cu toate consecintele derivate din aceasta.

a.2.) Structura organizationala functionala A fost conceputa de Taylor, ca o reactie , ca solutii la neajunsurile structurii organizatorice ierarhice. Acest tip de structura organizatorica este rar intalnita in practica in forma sa ideala.

Structura organizatorica functionala presupune structurarea activitatii firmei pe functiuni conducand si la o accentuata specializare a personalului de conducere si supraveghere. Executantii primesc decizii atat de la sefii ierarhici cat si de la alte compartimente functionale cu care se afla in relatii, inregistrandu-se multiple subordonari. Managerul nu mai trebuie sa fie "universal" pregatit, beneficiind de competenta si asistenta compartimentelor functionale.

Principalul avantaj al unei astfel de structuri organizatorice rezida din accentul pus pe specializarea profesionala a angajatilor si activitatilor, ceea ce creeaza premisele unei calitati remarcabile a intregii activitati desfasurate.

Dezavantajele includ dificultatile in stabilirea contributiei fiecarei functiuni la succesele sau esecurile inregistrate in activitatea de ansamblu a firmei, necesitatea existentei unei complicate retele de comunicatie care poate conduce implicit la dificultati in coordonarea simultana si in corelarea diferitelor functiuni etc.

a.3.Structura organizationala ierarhic - functionala incearca sa combine avantajele celor 2 tipuri amintite si sa inlature pe cat posibil dezavantajele acestora.

Aceasta structura organizationala este alcatuita atat din compartimente operationale cat si din compartimente functionale. Executantii primesc sarcini, decizii si raspund numai in raport cu seful ierarhic nemijlocit. De altfel, acest tip de organizare se foloseste in firmele de dimensiuni mari si mijlocii.

Avantajul acestui tip de structura organizatorica consta in posibilitatea mentinerii controlului, prin delegarea precisa a autoritatii si in asigurarea eficientei operationale prin intermediul specializarii.

b. Structura organizatorica de tip modern (organizarea de tip organic) marcheaza o importanta schimbare fata de strategie si o racordare la tendintele noi aparute pe plan mondial. Prezentarea comparativa succinta a acestui tip de model comparativ cu cel mecanic este redata in tabelul de mai jos.

Cea mai cunoscuta structura organizatorica de tip modern este organizarea de tip retea (Network sau cibernetica). Ea necesita acces rapid si usor la bancile de date, datorita faptului ca are drept caracteristici supraabundenta informatiilor folosite si o noua mentalitate a oamenilor. Ierarhiile stabilite in cadrul retelei sunt mai mult de natura informala decat formala, fiind date numai de valoarea intrinseca a indivizior, valoare recunoscuta si acceptata in mod implicit de catre ceilalti colaboratori.

Organizarea de tip formala si informala:

Organigrama, precum si tot ceea ce se desemneaza prin termenul de organizare structurala are la baza organizarea formala bazata pe delegatii de autoritate corespunzatori functiilor, sarcinilor si atributiilor.

In procesul muncii apar in paralel si alte tipuri de relatii neoficiale, care se cristalizeaza in functie de personalitatea, gradul de pregatire, de pozitia sociala si de interes. Acestea alcatuiesc organizarea informala. Relatiile si normele de conduita dintre indivizi, grupuri, ce stabilesc ierarhii distincte de cele oficiale, care apar spontan si natural, formeaza organizarea informala.

De multe ori aceasta organizare neoficiala, fundamentata pe simpatii, afinitati sau interese, anuleaza autoritatea formala, sau dimpotriva, ajuta la cristalizarea acesteia, conducand la o atmosfera placuta a muncii si la sporirea eficientei activitatii de ansamblu. Rolul informal al oricarui individ este determinat de autoritatea informala a sa, prin care se intelege influenta pe care un component al intreprinderii o are asupra colaboratorilor, a subordonatilor sau sefilor sai, datorita cunostintelor, aptitudinilor si experientei pe care le poseda.

Dupa profesorul Keith Davis, principalele retele de relatii informale sunt de urmatoarele tipuri:

a. Retele tip suvita, care implica trecerea informatiilor succesiv de la prima pana la ultima persoana

b. Retele margareta, in care o persoana foarte activa - leaderul informal, comunica cu fiecare din membrii sai.

c. Retele ciorchine, in care leaderul grupului comunica cu anumite persoane selectate, care la randul lor transmit informatii altor indivizi, selectati si ei la randul lor, s.a.

d. Legaturi necoerente, in care informatiile circula neregulat intre membrii grupului.

Concluzii: Cunoasterea organizatiei informale si suprapunerea organizatiei structurale, formale, peste aceasta, va asigura neindoielnic rezultate superioare si va justifica succesul deplin al subdiviziunii organizationale ale firmei.