Plasamentul la masa negocierilor

PLASAMENTUL LA MASA NEGOCIERILOR

Introducere

Plasamentul la masa tratativelor poate influenta semnificativ ambianta si rezultatele negocierilor, iar ceea ce trebuie urmarit este modul in care plasamentul influenteaza negociatorii in plan fiziologic (incordare, disconfort, oboseala etc.) si mai ales in plan psihologic: atentie, concentrare, dispozitie, stare de spirit, agresivitate, disponibilitate, rabdare, irascibilitate.

Asezarea negociatorului cu ochii in soare, cu spatele la usa, pe hol, in spatiu deschis circulatiei si expus privirilor, creeaza avantaje neprincipale. Asezarea cu spatele la usa, geam, hol sau alt spatiu in care se misca lumea creste 616d34g tensiunea psihica, pulsul, tensiunea arteriala si musculara. Mesele inalte si scaunele joase creeaza handicap. Scaunul mai inalt domina negocierea, iar la fel si oamenii inalti si lati in umeri obtin dominanta. Exista si asa numitul "efect al capului de masa": persoana din capul mesei are o pozitie de autoritate si dominare.

Cap. I Spatii sociofuge si sociopete.

In celebra sa Dimensiune ascunsa, E.T. Hall descrie experimentul unui director de spital canadian care urmarea si verifica spatiile si distantele interumane daca exercita influente asupra ritmului de insanatosire ajungand la concluzia ca exista niste tipuri de spatii pe care le-a numit: sociofuge si socipete

Spatiile sociofige sunt spatiile ca, de exemplu, salile de asteptare si saloanele cu mobilier fix - paturi, noptiere si scaune aliniate militareste pe langa pereti deoarece acestea favorizau foarte mult izolarea si solitudinea.

Spatiile sociopete sunt spatiile amenajate precum bancile de pe alei sau terasele ce favorizeaza relationarea si contactele.

In final rezulta ca amenajarea spatiului influenteza semnificativ comunicarea si natura relatiilor interumane, iar efectele sunt masurabile.

Cap. II Masa de acasa.

2.1. Masa rotunda de acasa este masa care nu impune un cap al familiei si sfideaza ierarhia intre membrii familiei. Aceasta masa semnaleaza o familie participativa, democratica ai carei membri comunica liber.

2.2. Masa dreptunghiulara va semnala mai curand o familie conservatoare, formalista, autoritarista. Membrii ei sunt relativ ierarhizati pe ranguri si niveluri de autoritate. Comunicarea intre membrii micii comunitati va purta amprenta conventiilor si protocolului, inclusiv la nivelul tinutei vestimentare si al gesturilor, care vor semnala rangul si apartenenta sociala.

2.3. Masa patrata de acasa semnaleaza mai curand o familie atomizata, in care se comunica putin. Membrii familiei sunt vesnici ocupati, fiecare cu altceva, si vin la masa pe rand, la ore diferite.

In salile de consiliu ale companiilor, configuratia meselor seamana cu masa de acasa si tradeaza stilul de lucru in organizatie.

Cap. III Plasamente cu doi negociatori la masa

3.1. Pozitia de competitie este plasamentul frontal adica de o parte si de alta a mesei la o distanta politicoasa. Plasamentul reprezinta avantajul libertatii de miscare si al observarii directe si continue a adversarului, stimuleaza agresivitatea si este cel mai conflictual, prin faptul ca persoanele plasate fata in fata, cu masa-baricada intre ele, pot intra spontan in competitie. Plasamentul frontal semnaleaza dominarea gazdei, atunci cand intalnirea are loc pe teritoriul propriu.

3.2. Pozitia de cooperare este plasamentul alaturi adica pe aceeasi latura a mesei, numit si "cot la cot" si este recomandata cand se urmareste eliminarea suspiciunilor si atenuarea caracterului conflictual al unei dispute. Asezati de aceeasi parte a mesei, oamenii tind mai curand sa coopereze decat sa se confrunte.

3.3. Pozitia de comunicare este plasamentul colt care reprezinta cel mai bun plasament la masa tratativelor, dar foarte rar practica.

3.4. Pozitia de independenta reprezinta plasamentul diagonala ce exprima mai curand doi oameni ce opteaza pentru aceasta asezare la masa deoarece nu doresc cu adevarat sa stabileasca un raport intre ei.

3.5. Combinatia tactica reprezinta combinatiile plasamentelor anterioare.

Cap. IV Plasamente cu trei negociatori la masa

4.1. "Tine partea" adversarului adica negociatorul va plasa expertul fata in fata cu adversarul sau, in pozitie de competitie frontala, avand grija ca el insusi sa ocupe un loc alaturi de adversary, in pozitie de cooperare.

4.2. "Luat la mijloc" adica adversarul este plasat la mijlocul mesei ceea ce se si deduce ca se va simti "luat la mijloc". Negociatorul singur va avea de urmarit doua surse de mesaje plasate in directii opuse. Aceasta oboseste si irita, diminuand atentia si concentrarea.

4.3. Clasic in trei. Plasamentul in trei, classi, este la masa tratativelor si adecvat situatiei in care negociatorul vine insotit de consilier, asistent sau secretar este acela in care coechipierii ocupa, umar la umar aceeasi latura a mesei dreptunghiulare.

Cap. V Plasamente de echipa

In cazurile in care negociatorii-sefi sunt acompaniati de propriile delegatii, plasamentul la masa tratativelor nu va putea fi nicidecum unul ad-hoc. Negociatorul-sef va dispune scheme de plasament specifice negocierilor in echipa. Strategia de negociere va influenta semnificativ schema de plasament si reciproc. Norma de ospitalitate care permite echipei-gazda sa se aseze la masa dupa echipa-oaspete ramane adesea doar masca unei miscari tactice. In spatele pretinsei ospitalitati gazda poate ascunde plasamentele tactice.

5.1. Competitie fata in fata. Schema de plasament fata in fata este foarte uzuala si in principiu nu trezeste suspiciuni fiind cea mai recomandata pentru negocierea cu delegatii straine. Ceea ce s-a mentionat la plasamentul de doi cu privire la stimularea agresivitatii si crearea de avantaje pentru una dintre laturile mesei raman valabile in totalitate. Se recomanda ca delegatia negociatorilor proprii sa se aseze numai dupa ce ultimul membru al delegatiei adverse s-a asezat deja. Protocolul european aseaza seful in mijlocul mesei, cu oamenii sai in stanga si dreapta, la o distanta invers proportionala cu rangul si importanta lor an echipa. La japonezi, seful delegatiei poate sa se plaseze in capul coloanei.

5.2. Plasamentul ad-hoc este un plasament neconventional la masa tratativelor, dar nu atat de ad-hoc precum pare la prima vedere. Poate fi intalnit la reuniuni intamplatoare in spatiile improvizate, aparent spontan, la targuri si expozitii. Plasamentul implica faramitarea echipei si incrucisarea liniilor de conversatie, privand membrii fiecareia dintre echipe de avantajul consultarii discrete intre ei. Toate acestea conduc la o negociere mai putin comoda si mai greu de controlat. Respectiva varianta de plasament poate fi folosita premeditat, atunci cand, in rundele anterioare de negocieri, nu s-a ajuns inca la un acord deplin asupra obiectului negocierilor. Au ramas in suspensie cateva detalii specifice, mai mult sau mai putin semnificative. In ideea depasirii dificultatilor, la trative va fi invitata o persoana "neutra", recunoscuta ca o autoritate in domeniul discutat. Aceasta persoana adesea pretins "neutra" este asezata in capul mesei, pentru a capata mai multa greutate.

5.3. Dubla competitie. Cea mai conflictuala schema de plasare a doua delegatii la masa dreptunghiulara este aceea in care sefii delegatiilor stau fata in fata, in cele doua capete ale mesei, iar membrii delegatiilor, fata in fata, pe cele doua laturi lungi ale mesei. In aceasta schema de plasament se creeaza o dubla competitie: pe de o parte intre negociatorii-sefi, iar pe cealalta parte intre membrii celor doua delegatii plasate fata in fata de o parte si de cealalta a mesei. Este un plasament neprotocolar si catusi de putin amiabil, impropriu pentru negocierile deschise.

5.4. Plasamentul in U. Tensiunea creata de plasamentul prezentat anterior slabeste in intensitate cand negociatorii - sefi se aseaza alaturi, in pozitie de cooperare, in capul mesei. Aceasta presupune renuntarea la masa dreptunghiulara in favoarea celei in forma de U. Mesele din salile de consiliu dispuse in aceasta maniera evoca o mentalitate autoritarista.

5.5. Masa rotunda creeaza o atmosfera mai relaxata si democratica. Ofera persoanelor din jurul sau aproximativ acelasi statut social, indiferent de pozitia ierarhica, linii de comunicare directa echidistante, vizibilitate uniforma, zone intime si spatii de manevra egale. Masa rotunda atenueaza competivitatea dintre oponenti si faciliteza persuasiunea. Inegalitatile psihologice pot fi induse prin distanta care-i separa pe convivi de sefi.

5.6. Plasarea oaspetilor la masa. La dineurilor oficiale plasarea invitatilor la masa poate avea o incredibila inraurire asupra dispozitiei sufletesti si disponibilitati de socializare a convivilor. Daca scopul reuniunii este socializarea grupului de invitati si crearea unor punti de comunicare intre ei, regula proximicii va fi ciudata, dar simpla: plasamentul la masa evita asezarea alaturi a persoanelor care oricum stau mai tot timpul impreuna: soti, iubiti, prieteni, rude. Pe de alta parte, vom evita sa asezam una langa alta persoanele incompatibile, care sunt departe de a nutri o farama de simpatie reciproca.

Grupul se va lega in masura in care oaspetii vor comunica multiplu. Daca sunt invitati din tari straine si este nevoie de translator, acesta va ocupa locul din spatele persoanei careia urmeaza sa-i traduca. Translatorul va sta insa in stanga acesteia. Indiferent de natura reuniunii, gazdele stau fata in fata, pentru a cuprinde invitatii in campul vizual, a superviza servirea mesei si a comunica intre ele discret, din priviri.

5.7. Plasament ierarhic unisex. Plasarea oaspetilor la masa poate fi o sarcina delicata, care solicita respect atat pentru regulile proxemicii, cat si pentru cele ale protocolului. Respectand ordinea de precadere a rangurilor va fi alcatuita lista convivilor. Asfel va rezulta coloana invitatilor care este numeroasa cu cifre arabe si coloana gazdelor care este cu cifre romane. Locul la masa va fi cu atat mai important cu cat numarul de ordine este mai mic. Primul oaspete in ierarhie, exceptand invitatul de onoare, va fi plasat pe locul din dreapta gazdei, iar al doilea in stanga. In dreapta si in stanga invitatului de onoare vor fi plasati numerele I si II din lista gazdelor. Plsamentele vor continua respectand regula proxemicii dupa care gradul de importanta al persoanei din grup scade odata cu cresterea distantei fata de liber. Centrul de conversatie va focaliza pe mijlocul mesei.

Situatia descrisa priveste un plasament ierarhic unisex, la o masa dreptunghiulara. Atributul unisex se traduce prin aceea ca participarea la masa priveste fie numai pe barbati, fie numai pe femei, fie si pe unii si pe altii cu ignorarea deosebirilor de sex.

Daca forma mesei se schimba, configuratia plasamentului se poate modifica semnificativ. De pilda, daca masa este in forma de "U", invitatul de onoare trece pe locul 1, din dreapta gazdei, de aceeasi parte a mesei in capul acesteia.

5.8. Plasament ierarhic mixt. Plasamentul la masa se modifica semnificativ cand vizeaza ambele sexe. Problema apare cand este prezenta si femeia gazda. Uzual gazdele vor lua loc fata in fata. Dupa cum gazdele asezate fata in fata ocupa fie mijlocul laturilor lungi, fie cele doua capete ale mesei, vom avea de-a face cu doua moduri de plasament semnificativ diferite, si anume centrul de conversatie unic si doua centre de conversatie.

a.) Centru de conversatie unic adica mijlocul mesei devine centru de gravitatie al grupului, iar restul convivilor vor fi plasati in functie de ierarhia profesionala, de varsta sau de orice alt criteriu de precadere.

b.) Doua centre de conversatie. Al doilea mod de asezare la o masa cu barbati si femei, la care participa perechea gazda, plaseaza gazdele in cele doua capete ale mesei. De o parte si de alta a fiecareia dintre gazde, vor lua loc oaspetii mai mari in rang sau in varsta, indiferent daca sunt sau nu in perechi.

In concluzie, strategia si tactica de negociere impun tipul de plasament. Cine doreste cooperare, plaseaza confortabil si creeaza o ambianta pozitiva. Cine vrea hartuire si tracasare cauta solutii adecvate si pentru plasamentul la masa. Totul tine de atitudine, ea este cea care da tonul.

BIBLIOGRAFIE:

1. Stefan Prutianu - "Tratat de comunicare si negociere in afaceri", editura "Polirom", 2008.