Coordonarea activitatii

COORDONAREA ACTIVITATII

CONTINUT: Comunicatiile interpersonale si organizationale

2. Coordonarea si cresterea eficientei activitatii

3. Test de autevaluare

Rezumat:

Cea de a patra functie manageriala - antrenarea, consta in ansamblul actiunilor desfasurate de manager pentru armonizarea eforturilor individuale si colective ale subordonatilor si orientarea unitara a activitatii acestora spre indeplinirea obiectivelor intreprinderii.

Indeplinirea corespunzatoare a acestei functii manageriale, ca de altfel si a celei precedente, este conditionata de existenta in cadrul intreprinderii a unor intense comunicatii verticale, orizontale si oblice. Considerate drept "lubrifiantul mecanismelor unei intreprinderi', comunicatiile reprezinta un element - cheie al performantelor manageriale, care conditioneaza eficacitatea relatiilor conducatorului cu subordonatii sai.

Obiective:

Dupa parcurgerea acestei teme veti invata:

• stiluri interpersonale de comunicare
• ce sunt barierele comunicationale
• care sunt retele de comunicatii in cadrul intreprinderii
• care sunt elementele organizarii formale
• ce este distributia autoritatii

1. Comunicatiile interpersonale si organizationale

C Definitie

Comunicatia reprezinta procesul de transmitere a informatiilor de la o persoana la alta prin intermediul mesajelor simbolice - sunete, litere, cifre, alte semne, cuvinte, gesturi, servind intelegerii reciproce a persoanelor

Schema necesita unele comentarii pentru o mai buna intelegere a semnificatiei ei:

emitatorul initiaza comunicarea cu un anumit scop;

codificarea este operatia de traducere a mesajului intr-un limbaj capabil sa reflecte adecvat informatia;

mesajul reprezinta forma verbala sau neverbala in care emitatorul a codificat informatia;

canalul reprezinta calea de transmitere a mesajului (comunicatie verbala fata in fata, telefonica, sedinte de grup, note de informare, circulare, declaratii de politici etc.);

- decodificarea este operatia de traducere de catre receptor a mesajului primit in termeni inteligibili pentru el;

- receptorul este persoana destinatara a mesajului si care trebuie luata in considerare de catre emitator;

factorii perturbatori sunt de natura materiala, obiectiva, si imateriala, subiectiva, si produc bruiaje, distorsiuni, filtraje sau blocaje ale informatiilor transmise;

conexiunea inversa nu este obligatorie, dar eficacitatea comunicatiei este proportionala cu gradul de folosire a acestei legaturi.

B Definitie

Comunicatiile interpersonale se realizeaza pe cale verbala sau nonverbala, in cadrul lor manifestandu-se stiluri interpersonale de comunicare.

Stilul interpersonal al unei persoane consta in preferintele acesteia de a stabili raporturi cu alte persoane. Perceperea corecta de catre manager a diferentelor de stiluri interpersonale ale celor cu care vine in contact si reactiile sale adecvate la diferitele stiluri ii conditioneaza eficacitatea exercitarii functiilor de antrenare si coordonare.

Un instrument util pentru intelegerea stilurilor interpersonale si a evaluarii corecte a situatiilor de comunicatii interpersonale determinate de cunoasterea sau necunoasterea de catre interlocutori a informatiilor necesare comunicarii eficace este modelul cunoasterii reciproce, cunoscut si sub denumirea de fereastra lui Johari, propusa de J. Luft si H. Ingham si reprodusa in figura urmatoare.

Figura 12.2. Fereastra lui Johari

B

Cele patru cadrane ale ferestrei au urmatoarele semnificatii:

"Deschis' - include comportamentele, sentimentele, motivele si evenimentele cunoscute de ceilalti (Alter) si de noi (Ego); este zona celor mai eficace comunicatii;

"Orb' - include comportamentele, sentimentele, motivele si evenimentele cunoscute de ceilalti dar necunoscute de noi; este zona specifica managerului slab informat;

"Ascuns' - include comportamentele, sentimentele, motivele si evenimentele necunoscute de ceilalti si cunoscute de noi; este zona specifica managerului introvertit, constient de limitele si deficientele lui si pe care incearca sa le escamoteze in fata celorlalti;

- "Necunoscut' - include comportamentele, sentimentele, motivele si evenimentele necunoscute de ceilalti si de noi, care se manifesta, de regula, in situatii limita; este zona celor mai slabe comunicatii.

B Definitie

Efectuarea unor comunicatii eficace este o responsabilitate primordiala a oricarui manager, care trebuie sa constientizeze faptul ca procesele comunicationale sunt obstructionate de bariere specifice care reduc simtitor eficacitatea comunicatiilor efectuate.

Barierele comunicationale sunt obstacole care reduc fidelitatea sau eficacitatea transferurilor de mesaje. Principalele bariere comunicationae constau in:

- probleme de semantica a simbolurilor folosite in procesul comunicational;

credibilitatea emitatorului in aprecierea receptorului;

perceperea selectiva de catre receptor a mesajelor primite;

- existenta cadrelor de referinta (pregatirea de baza, educatia, experienta, mediul familial, cel social) diferite ale emitatorului si receptorului;

diferentele de statut intre angajatii intreprinderii (pozitia ierarhica, titluri, nivel de retribuire);

judecatile de valoare facute de catre receptor la primirea mesajului;

- lipsa de timp care determina presiuni psihologice asupra persoanelor care comunica;

- supraincarcarea comunicationala,determinata de explozia informationala produsa de progresul tehnologic;

- capacitatea deficitara de ascultare a interlocutorului.

Pentru depasirea barierelor comunicationale sunt recomandabile:

>  stabilirea precisa a scopului fiecarei comunicatii;

>  ascultarea efectiva a interlocutorului;

>     verificarea modului in care a fost receptat si inteles mesajul transmis;

>     folosirea empatiei, adica adoptarea de catre fiecare emitator a posturii de receptor pentru a-i intelege reactiile, atitudinile si comportamentul;

> regularizarea fluxului informational, simplificarea acestuia, rationalizarea sa, ordonarea sa in timp;

> simplificarea limbajului folosit;

C Definitie

> asigurarea de catre manager a concordantei dintre ceea ce comunica si ceea ce face efectiv.

Ansamblul comunicatiilor interpersonale la scara intreprinderii formeaza sistemul de comunicatii al acesteia, adica totalitatea proceselor de transmitere a mesajelor prin intermediul retelei de comunicatii.

Existenta in cadrul intreprinderii a organizarii formale si a celei informale determina, logic, prezenta a doua retele de comunicatii - cea formata din ansamblul canalelor comunicationale formale si cea corespunzatoare celor informale.

Reteaua comunicationala formala cuprinde trei fluxuri comunicationale majore: descendente, ascendente, orizontale.

Reteaua comunicationala informala se determina pe baza analizelor sociometrice si cuprinde "clici' (grupuri de persoane aflate in cooperare stransa la desfasurarea unei activitati, care au uneori standarde pentru a se mentine si practici specifice, membrii alaturandu-se in scopul protectiei lor), "subclici' si persoane izolate. La scara intreprinderii, reteaua comunicationala informala are o structura puternic ramificata, cu o configuratie tip "vita de vie', care cuprinde mai multe modele de retele de baza.

In exercitarea functiei de coordinare, managerul trebuie sa se bazeze precumpanitor pe reteaua comunicationala informala si sa o foloseasca abil pe cea informala.

C Definitie

Ambele retele se intersecteaza in numeroase puncte in care se vehiculeaza idei, opinii ale angajatilor, suspiciunile acestora, atitudinile lor fata de deciziile conducerii, zvonuri.

Zvonul este o informatie neintemeiata care circula in cadrul intreprinderii sau in mediul exterior al acesteia, constituind o forma de mesaj ce poate servi interesele intreprinderii sau leza aceste interese si fiind transmis prin reteaua comunicationala informala. Zvonurile trebuie tratate cu realism, cele favorabile fiind folosite adecvat, iar cele nefavorabile impiedicate sa fie lansate sau sa se difuzeze prin transmiterea de informatii corecte sub forma de politici, planuri, programe, bugete etc.

B

Studiul de caz 16.1.1.

Comunicare interpersonala

"E vineri, orele 17³⁰, ar trebui sa-mi strang lucrarile', isi spuse A. S. Tocmai cand se pregatea sa inchida biroul, sunetul strident al telefonului il facu sa se intrebe usor mirat "cine ar putea fi la ora asta ?'. Nici nu ridica bine receptorul si vocea iritata a directorului R. I. rasuna in linistea biroului:

"A., vino te rog la mine !'

" Cand, acum, domnule director ? '

"Dar cand, maine ?'

"E clar - isi spuse - s-a intamplat ceva !'. Nedumerit, strabatu in graba holul pana la biroul directorului. Secretara acestuia tocmai pleca. Batu usor in usa intredeschisa.

-" Vino odata, ce mai astepti!'

Raspunsul rastit al directorului il intimida. Agasat, pasi in incaperea austera. R. I. statea la birou, fumand nervos. Energic, autoritar si vesnic incruntat, acesta era mai degraba temut decat respectat de subalternii sai.

"Ia spune, A., de ce imi faci probleme ? Ai uitat ca eu te-am adus in firma ? Nu crezi ca-mi datorezi putina consideratie ? "

" Domnule director, nu inteleg la ce... '.

"Ce nu intelegi, mai ? Ce nu intelegi ? Asta este firma mea si nu suport incompetenta. Sursele de curent pe care le-am expediat ieri clientului
din Piatra Neamt nu au fost corespunzatoare din punct de vedere calitativ!
Clientul le va trimite inapoi urmand ca firma mea sa suporte cheltuielile de
transport. Acum intelegi ? Nu vezi cat de greu este sa "prinzi' un contract ?
Nu-ti dai seama ca daca clientul renunta la contractul cu noi, eu nu am de
unde plati salariile ?!? '.

Sub avalansa de invinuiri, A. S. incerca sa ramana calm, dar simtea
ca explodeaza. Se decise sa-i spuna adevarul, iar intr-un moment de respira,
al directorului incerca sa strecoare cateva cuvinte: "Dar, domnule director, stiti ca in momentul in care s-a facut expeditia, eu'.

" Tu, ce ? Tu imi dai acum explicatii ? '.

" Daca imi permiteti, eu...'.

- " Ce sa-ti permit ? Ori esti capabil sa-ti indeplinesti sarcinile, ori nu mai vii la serviciu ! Esti liber acum. La revedere !'.

Parasi mahnit biroul directorului fara sa mai schiteze vreun gest. Neputinta il coplesi. "Daca asi fi apucat sa-i spun adevarul..'.

Desi stia ca sursele de curent nu sunt stabile, nu a putut face nimic. A trebuit sa se supuna deciziei lui M. C. - manager de productie si, totodata, nepotul favorit al directorului -, de a le expedia ca atare. Ce sa-i fi spus directorului ? Ca nepotul sau, intr-o luna si jumatate de cand lucreaza in firma, nu a venit niciodata la timp la serviciu, ca este agresiv, incompetent si increzut si ca nu se poate discuta cu el ? Daca i-ar fi spus toate acestea, probabil ca si-ar fi agravat situatia.

Pleca spre casa suparat si ingrijorat! Ce se va intampla ? Cum ar putea sa indrepte aceasta situatie ?!?!?

Evidentiati barierele comunicationale din studiul de caz prezentat si propuneti cateva modalitati de surmontare a acestora !

2. Coordonarea si cresterea eficientei activitatii

Comunicatiile prezinta o importanta deosebita pentru activitatea oricarei intreprinderi, constituind suportul coordonarii acesteia. in ciuda acestui fapt, functia de coordonare a managerului este cea mai putin inteleasa, explicatia constand, probabil, in aceea ca principalul element prin care se realizeaza - comunicatiile, este dificil de analizat.

C

Elementele organizarii formale care se dovedesc a avea efectele cele mai salutare asupra exercitarii functiei manageriale de coordonare si cresterii eficientei activitatii desfasurate de intreprindere sunt:

canalele comunicationale formale;

structura distributiei autoritatii in cadrul intreprinderii;

specializarea muncii la nivelul posturilor, functiilor si al compartimentelor;

posedarea de catre unele persoane a informatiilor indispensabile efectuarii unei coordonari eficace.

C

Cel de al doilea element enumerat - distributia autoritatii - aceasta semnifica esalonarea prerogativelor decizionale si a responsabilitatilor in materie de coordonare ale conducatorilor situati la diferitele niveluri ierarhice din cadrul intreprinderii, dupa cum urmeaza:

- la nivelul conducerii intreprinderii

stabilirea unui sistem comunicational simplu si functional;

crearea climatului favorabil pentru comunicatii la scara intreprinderii;

definirea precisa a limitelor decizionale ale fiecarui manager in materie de coordonare;

luarea in considerare a implicatiilor propriului comportament asupra subordonatilor;

- la nivelul conducerii medii

asigurarea legaturilor comunicationale intense intre compartimente;

asigurarea compatibilitatii limbajelor specializate folosite in comunicatiile dintre compartimente;

stimularea folosirii mijloacelor electronice de calcul si de comunicatii;

- la nivelul conducerii operationale

asumarea de catre conducatori a rolului de furnizori de informatii indispensabile desfasurarii corespunzatoare a activitatii subordonatilor;

controlul factorilor care asigura eficacitatea transferului de informatii;

diferentierea stilului folosit in comunicatiile interpersonale cu subordonatii in functie de nivelul pregatirii acestora, de experienta si gradul lor de intelegere.

Cresterea eficacitatii comunicatiilor este imperioasa, cu atat mai mult cu cat studii experimentale au demonstrat ca randamentul comunicatiilor este, in general, scazut: de circa 30% in cadrul unui grup de munca stabil si cu structura precisa; de pana la 20% in cadrul unei sedinte de coordonare in care se reunesc exponenti ai unor grupuri diferite; de circa 3% la scara intreprinderii, cand comunicatiile se desfasoara intre componentii unor grupuri diferite si se folosesc mijloace de comunicatii.