Organigramele dinamice - instrumente eficiente in resursele umane

Organigramele dinamice - instrumente eficiente in resursele umane

O categorie de solutii software dedicate eficientizarii activitatii unui departament de resurse umane sunt aplicatiile pentru organigrame dinamice. Ele se adreseaza mai ales departamentelor de resurse umane din companiile mari si foarte mari si permit un management mai eficient al informatiilor organizationale. In aceasta categorie a informatiilor organizationale intra cele dedicate deciziilor de management al firmei si informatiile administrative.

Cea mai mare pondere in activitatea departamentelor de resurse umane a marilor companii o au operatiile administrative. Evidenta datelor angajatilor, a informatiilor profesionale, a competentelor sau a planului de cariera sunt activitati care solicita un volum foarte mare de munca si au nevoie de instrumente adecvate pentru a se desfasura in mod eficient. De aceste activitati administrative se leaga si cele de raportare. Cele asupra structurii organizationale si a evolutiei organizatiei se dovedesc de extrema importanta in situatii de restructurare, proiecte interdepartamentale sau redimensionarea echipelor.

Aplicatiile pentru organigrame dinamice sunt concepute pentru a raspunde cerintelor specialistilor de resurse umane din marile companii, in zona activitatilor de 848j95i administrare, raportare si strategie-planificare.

Cand organigrama dinamica este necesara?

Fiecare companie are una sau mai multe baze de date pentru managementul resurselor umane. Datele angajatilor pot fi destul de divergente, deoarece ele servesc mai multor scopuri, fie legate direct de resursele umane, fie facand parte din sistemele de ERP ale companiei. Informatiile privind ierarhia si structura organizationala nu sunt de obicei pastrate in baze de date, permitand o actualizare usoara, ci pe suporturi statice (de exemplu, fisiere text).

O aplicatie de organigrame dinamice permite consolidarea si unificarea informatiilor de personal cu structura organizationala. Datele sunt preluate in mod direct si dinamic din bazele de date de resurse umane si afisate sub forma grafica.

Deoarece structurile organizationale sunt de obicei complexe, aceasta informatie trebuie prezentata intr-o forma grafica foarte explicita. Ea se poate modifica oricand si poate necesita o frecventa de actualizare mare. De aceea, acest tip de aplicatii ofera un instrument atat de prezentare intr-o forma grafica a acestor informatii, cat si de mentinere a actualitatii lor.

Care sunt beneficiile reale si rapide?

Top managementul unei mari companii cere ca informatiile care le sunt furnizare sa fie nu doar prezentate rapid, ci si intr-o forma cuprinzatoare si foarte clara. Organigramele sunt recunoscute drept cel mai sintetic mod de a prezenta starea de fapt a unei organizatii. Pentru a le folosi la maxim, aceste prezentari grafice ale structurii organizationale trebuie sa fie actualizate si suficient de flexibile pentru a reflecta schimbarile in timp real. Prin organigramele desenate de catre departamentul de resurse umane se pot pierde multe informatii. De asemenea, specialistii de la Resurse Umane care se ocupa de redactarea lor, pot consuma mult timp pentru a le mentine actualizate.

Aplicatiile pentru organigrame dinamice elimina complet munca de editare manuala de organigrame si diminueaza costurile asociate distributiei informatiei organizationale deoarece nu mai presupune utilizarea suportului hartie. Informatiile sunt disponibile in mod unitar oricarui tip de utilizator, eliminand confuzia generata de diverse tipuri de organigrame.

La nivel de administrare a datelor angajatilor, munca de administrare poate fi mult redusa prin implementarea unor facilitati de self-service sau delegare a administrarii. Prin self-service fiecare angajat isi poate actualiza singur anumite date. Prin delegarea administrarii se atribuie responsabilita si de management a datelor, diferentiate, anumitor persoane din alte departamente

Ce aplicatie ne poate ajuta?

e-Chart Directory este, de exemplu, o aplicatie de organigrame dinamice care pune la dispozitia departamentului de resurse umane o serie de reprezentari dinamice si prietenoase ale structurii organizationale. Informatiile sunt preluate in timp real din bazele de date de resurse umane sau ERP ale firmei si transpuse intr-o serie de interfete grafice intuitive oferind urmatoarele functionalitati: organigrama navigabila; fise de persoane si de departamente; modul de cautare multicriteriala; ctualizare, mutare; stergere, creare persoane si structuri; export in format csv (xls) pentru fise si rezultatele cautarii; print din organigrama, fisa, rezultate de cautare.

4. Organizarea procesuala si structurala

Organizarea reprezinta un proces esential al activitatii intr-o intreprindere si depinde de capacitatea intreprinzatorului de a asigura gruparea proceselor de munca pe formatii de lucru, compartimente pentru simplificarea realizarii lor si cresterea eficientei.

H. Fayol defineste procesul de organizare prin aprovizionarea intreprinderii cu resursele necesare pentru functionarea ei: materii prime, utilaje, bani si personal.

Organizarea intreprinderii poate fi procesuala si consta in determinarea unor activitati diferite si coordonate ce au loc intr-o organizatie si structurala sub forma stabilirii componentelor de lucru sub forma directiilor si altor subdiviziuni organizatorice.

Organizarea procesuala grupeaza activitatile dupa criterii de omogenitate si complementaritate in functiuni.

Functiunea intreprinderii reprezinta un ansamblu de activitati omogene sau complementare, respectiv identice, asemanatoare sau inrudite care au o logica in manifestarea lor propriu-zisa si contribuie la o mai buna gestionare a resurselor si cresterea eficientei de ansamblu a intreprinderii.

Functiunile de baza dintr-o intreprindere sunt:

ˇ   functiunea de cercetare-dezvoltare care cuprinde activitatile de studiere, concepere si elaborare a cadrului tehnic si tehnologic. Ea vizeaza aspecte cum ar fi proiectarea produselor, asimilarea de produse noi, elaborarea planurilor si previziunea activitatii, etc.;

ˇ   functiunea de productie se refera la activitatile de baza ale intreprinderii si include actiuni care contribuie la desfasurarea normala a proceselor de productie, inclusiv a celor auxiliare, etc.;

ˇ   functiunea comerciala include totalitatea activitatilor care vizeaza relatiile intreprinderii cu exteriorul, respectiv activitatile de aprovizionare si desfacere.  In acest context, preocuparile agentilor economici includ incheierea unor contracte economice avantajoase, asigurarea aprovizionarii ritmice, prezentarea produselor si publicitatea, prospectarea pietei, etc.;

ˇ   functiunea financiar-contabila inglobeaza activitatile de obtinere si folosire rationala a disponibilitatilor banesti, controlul operatiilor in care s-au investit fonduri banesti, stabilirea necesarului de mijloace financiare si gasirea de noi surse de finantare a activitatii, etc.;

ˇ   functiunea de personal reprezinta un ansamblu de activitati care urmaresc procesele la care se supun resursele umane cum ar fi asigurarea intreprinderii cu forta de munca calificata, recrutarea personalului, selectionarea, incadrarea, promovarea, retribuirea salariatilor, pregatirea si specializarea angajatilor. De asemenea, in cadrul acestei functiuni sunt analizate problemele sociale, de asistenta medicala si raporturile manager-salariati, si sunt incluse activitati administrative, de secretariat si protocol.

Organizarea structurala a unei intreprinderi se concretizeaza in structura organizatorica a acesteia.

Structura organizatorica desemneaza un ansamblu de subdiviziuni organizatorice constituite prin gruparea unor activitati corelate in vederea functionarii normale a intreprinderii precum si relatiile care se manifesta intre acestea.

Prin urmare, structura organizatorica este un sistem care include mai multe componente, relatiile dintre acestea, dar si persoanele implicate in desfasurarea activitatii acestora, cu competente si responsabilitati adecvate pozitiilor pe care le ocupa.

Componentele structurii organizatorice sunt:

ˇ   postul;

ˇ   functia;

ˇ   ponderea ierarhica;

ˇ   compartimentul;

ˇ   nivelul ierarhic;

ˇ   relatiile organizatorice.

Postul este cea mai simpla veriga organizatorica care cuprinde obiective, sarcini, competente si responsabilitati.  Inseamna ca titularul postului urmareste realizarea anumitor scopuri pentru care se indeplinesc anumite activitati a caror finalitate este influentata de competenta, adica de autoritatea formala care exprima limitele dreptului de actiune pentru care exista obligatia de indeplinire.

Functia reprezinta totalitatea sarcinilor de un anumit fel ce trebuie realizate in mod obisnuit de un salariat. Intr-o intreprindere exista functii de conducere care vizeaza o sfera larga de competente si responsabilitati si functii de executie care se concretizeaza intr-o arie mai restransa de competente si responsabilitati.  Altfel spus, esenta functiei de conducere este decizia privind munca altor persoane, iar a functiei de executie, decizia privind propria activitate. Desigur, pe o anumita treapta ierarhica o functie de conducere se completeaza cu una sau mai multe functii de executie in sensul ca un manager poate fi si executant al unor sarcini potrivit pozitiei pe care o ocupa in organizatie.

Ponderea ierarhica reprezinta totalitatea persoanelor aflate in subordinea directa a unui manager. Cu cat managerul se situeaza pe o treapta spre baza piramidei manageriala, cu atat dimensiunea ponderei ierarhice creste, adica un manager are mai multi salariati in subordine.

Compartimentul este un grup de indivizi reuniti pe criterii de omogenitate si complementaritate a activitatilor pe care le desfasoara sub o singura autoritate. In general, exista compartimente de baza care vizeaza atat nivelul de conducere cat si de executie si in care se desfasoara activitati omogene si compartimente de ansamblu care cuprind mai multe organisme de baza. La randul lor, compartimentele de baza pot fi operationale (sub forma sectiilor, atelierelor, laboratoarelor) si vizeaza activitatea care confera profilul intreprinderii, si functionale (sub forma birourilor, serviciilor) vizand activitati de indrumare organizatorica si pregatire a deciziei.

Nivelul ierarhic reprezinta treapta organizatorica pe care se situeaza diverse organisme ale intreprinderii situate la aceeasi distanta fata de varful piramidei manageriale. Numarul nivelelor ierarhice difera de la o intreprindere la alta in functie de natura activitatii, dimensiunea firmei, complexitatea activitatilor, competenta managerilor, etc.

Relatiile organizatorice exprima totalitatea relatiilor dintre diferite organisme ale intreprinderii care vizeaza fluxurile de materii prime, produse finite, bani, informatii si resurse umane si sunt determinate de regulamentul de organizare si functionare a intreprinderii sau alte documente oficiale.  Intr-o intreprindere se pot identifica relatii organizatorice:

ˇ   de autoritate;

ˇ   de cooperare;

ˇ   de control.

Relatiile de autoritate sunt legaturile care se manifesta in procesul managerial intre manageri si salariati inclusiv ca urmare a delegarii de autoritate. Ele pot fi:

-   relatii ierarhice atunci cand exprima raporturile dintre titularii posturilor de conducere si titularii posturilor de executie;

-   relatii functionale atunci cand exprima legaturile dintre doua organisme in care unul dispune de autoritate functionala asupra celuilalt;

-   relatii de stat major atunci cand exprima raporturile dintre diverse organisme intre care unul dispune de autoritate delegata din partea conducerii privind anumite activitati.

Relatiile de cooperare sunt legaturile dintre organismele intreprinderii situate pe acelasi nivel ierarhic dar care au conducere diferita si desfasoara activitati corelate.

Relatiile de control se manifesta intre organismele cu atributii de control si celelalte verigi ale intreprinderii supuse activitatii de verificare.

La baza conceperii, proiectarii si construirii structurii organizatorice a unei intreprinderi se afla cateva principii si anume:

ˇ   principiul suprematiei obiectivelor si unitatii de actiune;

ˇ   principiul aprofundarii conducerii de productie;

ˇ   principiul unitatii de conducere;

ˇ   principiul interdependentei minime

ˇ   principiul economiei de comunicatii;

ˇ   principiul economiei de personal si realizarii unui grad rational de ocupare a personalului;

ˇ  In o intreprindere exista o structura organizatorica formala stabilita in mod oficial si avand caracter obligatoriu consfintit prin regulamentul de organizare si functionare a intreprinderii si o structura organizatorica informala care este neoficiala si neobligatorie si se stabileste prin relatiile interumane spontane in functie de preocuparile si afinitatile indivizilor.

Functionarea eficienta a unei intreprinderi necesita o suprapunere intre structura formala si cea informala, dar aceasta este o raritate in practica. Aceasta, deoarece autoritatea informala a unui individ reflecta prestigiul si popularitatea, competenta profesionala si increderea colegilor in rationamentele acestuia, in timp ce autoritatea formala este conferita de pozitia oficiala pe care o ocupa individul in piramida manageriala.

Schema pune in evidenta elementele de organizare a unei intreprinderi din punct de vedere procesual si structural, formal si informal.

Structura organizatorica a firmei se exprima in cateva documente esentiale pentru functionarea normala a activitatii si anume organigrama, regulamentul de organizare si functionare si fisa postului.

Organigrama este o reprezentare grafica a structurii organizatorice sub forma unor cadrane corelate care exprima relatiile organizatorice dintre diverse organisme ale intreprinderii.

Regulamentul de organizare si functionare este o detaliere a structurii organizatorice in care se includ atributiile, competentele si responsabilitatile specifice functiilor existente in intreprindere. El cuprinde o baza legala care vizeaza obiectul de activitate, organigrama, obiectivele detaliate si responsabilitatile diverselor functii si o descriere amanuntita a compartimentelor existente.

Fisa postului este documentul care descrie toate elementele activitatii unui salariat sub forma aspectelor specifice: denumirea postului, obiectivele, sarcinile, autoritatea, responsabilitatea, relatiile la care se supune, etc.

Scheme si corelatii

Organizarea procesuala si structurala a intreprinderii

Factorii care influenteaza structura organizatorica