Strategia de comunicare

STRATEGIA DE COMUNICARE

Pluralitatea strategiilor  de comunicare

Notiunea "strategie" este, din nefericire, mult prea des uzitata. Anumite persoane folosesc, in mod curent, aceasta notiune, chiar si atunci cand nu este vorba decat de o alegere tehnica la nivel de mijloace.

Originea notiunii "strategie" provine din domeniul militar, domeniu din care isi au sorgintea multe concepte utilizate de decenii atat in management, cat si in marketing. Spre exemplificare, conceptul "cercetare operationala"  a fost definit de americani, in perioada celui de-al doilea razboi mondial, pentru a sti daca era mai bine sa-si concentreze navele de transport in Pacific si sa le protejeze cu ajutorul unor mari unitati maritime militare sau, dimpotriva, daca era preferabil sa le disperseze, caz in care navele nu aveau nevoie decat de o protectie mica. Si, asa cum in domeniul militar strategia vizeaza un nivel inalt (armate ce opereaza pe anumite fronturi), iar tactica corespunde actiunilor vizate la nivel de regiment sau divizie, in domeniul comunicarii vom uzita de notiunea "strategie" la nivelul optiunilor principale ale organizatiei si nu la cel al subdiviziunilor organizatorice ale acesteia.

Obiectivele comunicarii globale deriva din orientarile fundamentale ale organizatiei in domeniile: industrial; social; financiar si comercial. In figura nr. 9 sunt reprezentate strategiile de comunicare pe care le poate adopta o organizatie.

Figura nr. 9: Strategiile de comunicare ale unei organizatii[1]

In sensul celor anterior mentionate, precizam ca strategia de comunicare este globala si ea vizeaza intregul subansamblu al modalitatilor de comunicare de care dispune organizatia, in toate directiile. Ea urmeaza a fi realizata in cadrul departamentului de comunicare, dar necesita colaborarea celorlalte departamente. Asadar, este necesar un demers care vizeaza ansamblul organizatiei, ce reflecta filozofia organizatiei in ceea ce priveste domeniul comunicarii, al imaginii organizatiei, al relatiilor acesteia cu alte organizatii.

Obiectivele comunicarii globale se regasesc in cadrul diferitelor strategii de comunicare ale unei organizatii, respectiv: strategia de comunicare institutionala; strategia de comunicare interna; strategia de comunicare comerciala

Organizatia se adreseaza unui public larg. Aceasta nu inseamna "vanzarea" produselor sau a marcilor sale, ci promovarea organizatiei ca institutie atat pentru angajatii sai (comunicare interna), cat si pentru ansamblul agentilor economici si sociali (comunicare institutionala). Pentru a realiza aceste obiective strategia de comunicare a organizatiei se poate descompune in doua strategii distinct 333e45d e si, in acelasi timp, complementare: strategia de comunicare institutionala (din cadrul careia fac parte publicitatea institutionala, comunicarea financiara, mecenatul) si strategia de comunicare interna

Dezvoltarea comerciala a unei organizatii se poate realiza prin intermediul strategiei de comunicare comerciala. Aceasta vizeaza consumatorii si distribuitorii produselor comerciale ale organizatiei. Strategia de comunicare comerciala constituie un veritabil instrument al departamentului de marketing din cadrul oricarei intreprinderi, din cadrul ei facand parte publicitatea, marketingul direct, comunicarea promotionala, sponsorizarea  etc. Subliniem faptul ca, in general, comunicare comerciala a constituit, si constituie inca, singura forma de comunicare a intreprinderilor mici si mijlocii, ea purtand numele generic de "publicitate". Strategia de comunicare comerciala detine, din punctul de vedere al marimii fondurilor alocate, cea mai mare parte din bugetul de comunicare (in special pentru publicitate).

Formularea si existenta mai multor strategii de comunicare in cadrul unei organizatii nu trebuie sa antreneze divizarea stricta a acestora in comunicare institutionala, comunicare interna si comunicare comerciala. Orice actiune intreprinsa in acest domeniu trebuie sa ia in considerare ansamblul strategiilor din, cel putin, doua motive, si anume:

din punct de vedere pragmatic, mijloacele tehnice apelate pentru realizarea lor sunt, adeseori, aceleasi;

din punct de vedere al coerentei lor, chiar daca "publicul" careia li se adreseaza este diferit, adeseori, actiunile vizeaza aceleasi persoane.

Diversitatea strategiilor si a actiunilor de comunicare justifica dezvoltarea functiei "director de comunicare", rolul sau constand fie in formularea acestor strategii, fie in asigurarea coeziunii intre ele.

Elemente care pot fi avute in vedere la stabilirea unei strategii de comunicare

Strategia de comunicare se stabileste prin traducerea politicii generale a organizatiei in termeni de comunicare, pe baza obiectivelor stabilite in acest domeniu de catre conducerea organizatiei sau a directorului de comunicare. Ea are ca obiectiv alegerea si definirea, pentru urmatorii 3-5 ani urmatoarele elemente:

imaginea dorita a fi propagata si, corelat cu aceasta, mesajul general ce urmeaza a fi transmis despre organizatie. Exemplificam, mesajul Bancii Comerciale Romane: "avem acelasi drum".;

principalele axe de efort si ierarhizarea lor. Acestea se concretizeaza in: determinarea binoamelor "public-mesaj"; interdependentele dintre comunicarea externa a organizatiei si cea interna; repartizarea in timp a eforturilor;

mijloacele media ce urmeaza a fi utilizate (campanii institutionale, actiuni directe pentru unele segmente ale publicului, actiuni orientate catre presa etc.). Precizam faptul ca aceste elemente sunt prezentate detaliat in cadrul planului de comunicare;

articularea si coerenta diferitelor tipuri de comunicare necesar a fi adoptate, respectiv a comunicarii externe non-publicitare, publicitatii institutionale, publicitatii produselor sau serviciilor, promovarii, comunicarii interne etc.

Elaborarea strategiei de comunicare presupune parcurgerea urmatoarelor etape[2]:

Etapa I: Analiza situatiei, respectiv a principalelor elemente componente ale acesteia, in functie atat de obiectivele de comunicare stabilite, cat si de tehnicile de comunicare utilizate. Exemplificam urmatoarele elemente care pot fi analizate in cadrul elaborarii unei strategii de comunicare:

comunicarea interna existenta (climatul social, gradul de participare si de implicare al fiecarui angajat, imaginea perceputa de angajati etc.);

contextul comercial (punctele forte si fiabile ale organizatiei, proiectele existente, adecvarea la comunicarea comerciala etc.);

actionarii organizatiei, mediul financiar (relatiile actuale, evaluarea riscurilor etc.);

puterea publica (relatiile actuale, importanta rolului prezent si viitor al acesteia);

principalii concurenti (diferenta intre acestia si organizatie, in ceea ce priveste imaginea acestora, analiza politicii de comunicare);

proiectele organizatiei (puncte slabe si puncte forte);

organizarea (puncte slabe si puncte forte in raport cu proiectele organizatiei si cu concurentii).

Etapa a II-a: Analiza binomului public-mesaj

La finalul primei faze se stabileste publicul caruia ii este adresata strategia de comunicare. Pentru fiecare public trebuie precizat obiectivul partial urmarit si trebuie determinat mesajul, respectiv continutul informatiilor pe care organizatia doreste sa le transmita, informatii care au ca scop sa schimbe atitudinea publicului fata de organizatie. Astfel, se realizeaza o serie de binoame public-mesaj

In cadrul acestei etape se analizeaza daca aceasta abordare analitica permite elaborarea unei sinteze coerente a strategiei de comunicare. Aceasta presupune definirea unui mesaj general al organizatiei, din cadrul caruia sa se decline mesaje particulare destinate diferitelor tipuri de public. Deci, in cadrul acestei etape trebuie analizata coerenta imaginii generale a organizatiei in raport cu imaginile particulare ale unui public.

Etapa a III-a: Formularea maximului posibil de strategii de comunicare

In majoritatea cazurilor nu exista o strategie posibila de comunicare, ci mai multe. Multe organizatii fac greseala sa realizeze o singura strategie de comunicare. Este insa preferabil intocmirea maximului posibil de strategii de comunicare si compararea lor, inainte de a alege una. Optiunea pentru o anumita strategie de comunicare trebuie sa ia in considerare urmatoarele elemente:

definirea imaginii dorite;

alegerea si ierarhizarea publicului;

definirea binoamelor public-mesaj;

principalele mijloace de realizare, interdependenta si coerenta lor;

repartizarea eforturilor in timp;

gradul de fezabilitate a principalelor tipuri de actiuni prevazute si ceea ce ele implica pentru directii diferite;

riscurile esecului sau cele de nerealizare a obiectivelor;

supletea, respectiv gradul in care strategia de comunicare  poate sa fie schimbata, si consecintele acestei schimbari. Adeseori strategia de comunicare este elaborata fara analizarea actiunilor posibile care pot fi initiate de catre concurentii organizatiei;

bugetul de cheltuieli.

Etapa a IV-a: Definirea strategiei de comunicare

Faza precedenta se finalizeaza prin alegerea strategiei de comunicare cea mai adecvata pentru obiectivele organizatiei. Este recomandabil ca aceasta sa fie formulata in scris pentru a evita orice eroare de intelegere a ei si, de asemenea, trebuie aprobata de catre comitetul executiv sau managerul general. Dupa aprobarea acesteia, se elaboreaza planul de comunicare.

Din punct de vedere practic, directorul de comunicare, inainte de a prezenta strategia de comunicare directiei generale a organizatiei, trebuie sa se asigure ca au fost luate in considerare toate problemele importante ale tuturor sefilor de departamente. Aceasta nu inseamna prezentarea strategiei, mai intai, fiecarui sef de departament, ci evitarea elaborarii unei strategii neadaptate nevoilor organizatiei si, in acelasi timp, o actiune de sensibilizare necesara pentru realizarea ei ulterioara.

Adeseori suntem tentati sa confundam comunicarea institutionala cu cea comerciala sau cea interna. In continuare sunt prezentate elementele de baza pentru elaborarea fiecarui tip de strategie.

Concluzionand, putem afirma ca strategia de comunicare a unei organizatii este globala, in cadrul ei regasindu-se fiecare tip de comunicare. Insa, elaborarea ei trebuie sa tina cont, in primul rand, de realitatile organizatiei, de sistemul organizatoric, misiunea si obiectivele acesteia. Directorul de comunicare nu are competente de reorganizator, ci trebuie sa fie realist si sa adapteze strategia de comunicare structurilor organizatiei.

Elaborarea planului de comunicare al unei organizatii

Planul de comunicare este un document in cadrul caruia sunt inscrise urmatoarele elemente:

totalitatea actiunilor pe care organizatia trebuie sa le realizeze si contextul in cadrul caruia trebuie sa actioneze;

repartizarea rolurilor ("cine, ce face");

calendarul actiunilor;

bugetul de cheltuieli;

relatiile dintre departamentele organizatiei pentru realizarea actiunilor;

Programul general se elaboreaza de catre departamentul de comunicare din cadrul organizatiei pentru un an si contine recomandari pentru urmatorii doi ani. Astfel, se asigura continuitatea actiunilor intreprinse. Acest document, numit si "biblia departamentului de comunicare", ofera posibilitatea fiecarui departament al organizatiei sa cunoasca:

actiunile pe care le realizeaza direct departamentul de comunicare;

actiunile pe care le realizeaza celelalte departamente (acestea pot fi precizate direct in cadrul programului sau pot fi relevate de insasi misiunea unui departament - spre exemplificare, publicitatea produselor este una dintre misiunile departamentului de marketing);

obstacolele ce trebuie evitate;

persoanele sau institutiile care intervin in cadrul actiunilor (spre exemplificare, relatiile unei intreprinderi industriale cu ministerul de industrie si cel al mediului implica o actiune concertata a departamentului de cercetare, a celui de productie si a celui de comunicare).

Realizarea planului de comunicare presupune parcurgerea urmatoarelor etape (fig.nr.10):

Fig. nr. 10: Etapele de realizare a planului de comunicare (adaptat dupa J.P. FARGANEL - Créateurs d entreprise, Les Editions d'organisation, 1990, p.150

Principii de comunicare in cadrul organizatiei

Lee IACCOCA, presedintele-director general al concernului Chrysler declara in anul 1988: "mi-am petrecut viata facand 80% management si 20% comunicare. Daca as incepe din nou, as reinversa aceste proportii". Pornind de la aceasta afirmatie, putem spune ca aspectele impresionante si totodata pasionante ale comunicarii rezida in obligatia celui care o realizeaza de a desfiinta frontierele dintre diversitatea mijloacelor de comunicare.

Principiile de comunicare prezentate in  continuare .

Produsul dumneavoastra nu intereseaza pe nimeni.

Acest principiu poate parea ce putin bizar. Cum indraznim sa vorbim despre comunicare si, in acelasi timp, sa pretindem ca mesajul cel mai eficient al unei organizatii este cel care nu se bazeaza pe cel mai bun sau cel mai frumos produs pe care aceasta il realizeaza ? Ce ne determina sa denigram calitatile produsului si capacitatea lui de a se vinde ? Raspunsul este foarte simplu: cel care decide cumpararea sau nu a unui produs nu este interesat de produsul insasi, ci de cea ce reprezinta el. De aceea, comunicarea trebuie sa se ocupe, prioritar, de definirea produsului, de realizarea unui continut explicit al produsului astfel incat acesta sa fie capabil sa atraga atentia grupului "tinta". Spre exemplificare, atunci cand achizitionati un fotocopiator, faceti acest lucru pentru a realiza fotocopii si nu pentru a avea un echipament suplimentar in biroul dumneavoastra.

Orice organizatie trebuie sa vehiculeze o imagine institutionala de prestatoare de servicii.

Crearea produselor-prestatoare de servicii constituie veritabile instrumente de lucru nu numai pentru forta de vanzare a organizatiei, ci si pentru clientii organizatiei, din cel putin cinci considerente:

oferind clientilor instrumente de lucru - strict dependente de produsele realizate, organizatia le demonstreaza capacitatea de a ii ajuta si deci de a ii intelege;

aceasta constituie un instrument de comunicare specific organizatiei, pe care nici un alt concurent nu se poate baza;

se demonstreaza, prin fapte, grija organizatiei de a stabili o legatura permanenta cu clientii, actualizand periodic aceste instrumente de lucru;

se pot concepe cu usurinta campanii publicitare pe baza cupoanelor-raspuns, utilizand ca axa de comunicare aceste instrumente;

se face o invitatie clientului sa perceapa organizatia ca un specialist in domeniul sau de activitate.

Va recomandam deci, sa accentuati conceptul "serviciu", chiar denumind unele departamente ale organizatiei "servicii".

Integrarea acestei notiuni in politica de comunicare necesita analiza mai multor tipuri de servicii pe care organizatia le ofera clientilor sai, si anume: servicii inainte de cumparare; servicii in timpul cumpararii; servicii dupa cumparare; servicii post-vanzare. Deci, serviciile nu releva numai disponibilitatea unei echipe de interventii dupa actul de cumparare al produselor.

Comunicarea trebuie sa influenteze, nu sa convinga.

Semnificativ pentru acest principiu de comunicare este un extras din cartea "Ogilvy on advertising" publicata in editura Crown Publishers, pe care il redam in continuare:

"Nu stiu cine sunteti.

Nu stiu nimic despre intreprinderea dumneavoastra.

Nu stiu nimic despre produsele intreprinderii dumneavoastra.

Nu stiu ceea ce reprezinta intreprinderea dumneavoastra.

Nu stiu nimic despre clientela intreprinderii dumneavoastra.

Nu stiu nimic despre reputatia intreprinderii dumneavoastra.

Asadar, ce doreati sa-mi vindeti ?

MORALA: vanzarile incep inainte de vizita reprezentatului comercial."

Comunicarea trebuie sa devina un "sesam deschide-te" al vanzatorului. De aceea este necesara realizarea unei simbioze intre eficienta publicitatii si cea a vanzatorului. Acest lucru se poate realiza daca se iau in considerare urmatoarele elemente:

crearea unei atitudini favorabile despre organizatie in cadrul grupului "tinta" vizat de politica de comunicare;

dezvoltarea unui comportament al grupului "tinta" care sa suscite interesul pentru documentare referitoare la produsele vandute;

crearea sentimentului ca un interviu cu vanzatorul trebuie sa fie, a priori, util pentru clientul potential.

Aceste elemente creeaza un climat indispensabil pentru reusita unei actiuni comerciale. In majoritatea cazurilor, procesul de adoptare a deciziei de cumparare se desfasoara astfel: informare - interes - evaluare - incercare - cumparare.

Politica de comunicare trebuie sa procedeze la o cercetare prioritara a mesajelor-piete si/sau a mesajelor-functii.

Intalnim in practica multe organizatii a caror politica de comunicare, in loc sa sublinieze caracteristicile unui produs sau altul, este bazata pe asocierea organizatiei cu o piata sau cu o functie anume. Spre exemplificare IBM sau RANK XEROX, "in informatica veti gasi intotdeauna o solutie la IBM". Aceasta constituie ideea de baza a campaniilor publicitare a acestor firme. Succesul si pozitia pe piata a acestora au la baza patru concepte:

piata: domeniul informatic;

intotdeauna: cuvant care are conotatii de perenitate;

solutia: evidentiaza serviciile pe care organizatia le pune la dispozitia clientilor sai;

numele organizatiei: IBM (sau RANK XEROX).

Aceste doua organizatii si-au construit puterea si s-au dezvoltat pe aceste patru idei si, evident, au obtinut si au dovedit credibilitatea clientilor lor. Asadar, este suficient sa asociem prestatia unei organizatii pe piata cu publicul "tinta" si sa impunem o idee pentru a deveni un element indispensabil al activitatii acestuia.

Comunicarea trebuie sa gaseasca adeziunea afectiva a "tintei" cu scopul de a crea personalitatea organizatiei.

"Intre doua produse comparabile din punctul de vedere al pretului, functionalitatii, calitatii etc. cel mai bine se vinde cel mai frumos dintre ele."[3] Notiunea "frumusete" este, prin esenta, o caracteristica a propriei persoane, o oglinda a dorintelor si expresia emotiilor noastre. Asadar, "frumusetea" nu are un numitor comun. Perceptia ei releva o reactie afectiva care antreneaza adeziunea irationala a imaginii unui obiect, apoi a obiectului insusi.

Publicitatea nu scapa acestei reguli, insa adauga o alta dificultate: "frumusetea" nu reiese numai din imaginea pe care creatorul ei a realizat-o, ci ea este asociata cu intelegerea mesajului comercial al acesteia. In publicitate "frumusetea" se segmenteaza in functie de o anumita tipologie, pentru a se adapta diverselor piete sau unor marci ale concurentilor.

"Frumusetea" resimtita are un avantaj indiscutabil asupra neutralitatii emotionale. Ea creeaza inconstient o personalitate distincta mesajului transmis. Aceasta personalitate poate fi mai mult sau mai putin in concordanta cu continutul mesajului, insa ea asigura o identitate produsului si firmei, diferita de cea a concurentei.

Comunicarea trebuie sa creeze o structura grafica continua in timp (linii grafice declinabile, culori specifice, semnatura permanenta a institutiei).

Sigla si numele de marca reprezinta dovada identitatii grafice a unei organizatii. Impreuna creeaza logotipul organizatiei. Crearea fundamentelor unei structuri grafice nu este suficienta pentru comunicarea organizatiei, iar crearea unei noi sigle poate avea un efect invers celui dorit. De aceea va recomandam cateva principii pentru evitarea acestor erori:

Modificarea unei sigle trebuie sa se integreze in elaborarea oricarei politici de comunicare a organizatiei. Asociati permanent sigla si semnatura institutionala in cadrul documentelor administrative, de la hartiile pentru scrisori, pana la facturi. Aceasta legatura dintre sigla si semnatura institutionala constituie baza pozitiei organizatiei pe piata. Ea releva o reala reprezentare vizuala si redactionala a imaginii de marca a organizatiei si nu numai logotipul.

Carta grafica trebuie sa devina o "biblie" oficiala, caracteristica intregii organizatii. Carta unei organizatii grupeaza toate constrangerile grafice pe care o organizatie si-i le impune pentru a crea coeziunea vizuala a tuturor mass-media pe care le utilizeaza. Ea fixeaza regulile obligatorii care trebuie urmate pentru crearea oricarui mesaj in mass-media.

Comunicarea trebuie sa sustina actiunile fortei de vanzare prin formare in domeniile: marketing si exprimare in public, prin crearea spiritului de echipa, prin stimularea personalului.

Forta de vanzare a unei organizatii o constituie toti colaboratorii acesteia, acesta ar trebui sa fie deviza oricarei societati care are ca prioritate piata. De la telefonista pana la presedinte, fiecare membru al unei organizatii participa la procesul de vanzare. Nu este mai putin adevarat ca vanzatorii, respectiv cei care sunt in contact direct cu clientii, constituie un grup "cu risc ridicat" deoarece de ei depinde reusita finala sau esecul oricarei actiuni comerciale. Motivarea acestora releva un sistem coerent de impulsuri in care se intersecteaza stimuli financiari, valorizarea propriei persoane, spiritul de echipa, accentul pe competitie etc. Formarea vanzatorilor este deosebit de importanta deoarece astfel ei vor sti sa informeze, respectiv sa creeze mijloacele cele mai eficiente pentru a realiza o "circulatie fluida" intre client , vanzator si departamentul de marketing.

Comunicarea trebuie sa determine cresterea eficientei comerciale si a gestiunii circuitului de distributie ale organizatiei.

Adeseori intalnim intrebarea: "ce sa facem sa castigam mai mult ?". Raspunsul este foarte simplu: faceti astfel incat sa castige mai intai distribuitorul produselor firmei dumneavoastra prin vanzarea lor. Pe cat de simplu pare aceasta solutie, pe atat de putin este recunoscuta de catre organizatii. Astfel, responsabilitatea organizatiilor consta nu numai in crearea unui produs, ci si in imaginarea felului in care acesta este utilizat de catre consumatorii finali. Asadar, organizatia are ca responsabilitate crearea celor mai bune conditii ale parteneriatului cu distribuitorii produselor sale. Pentru a realiza acest lucru, pot fi utilizate urmatoarele principii:

colaborarea cu distribuitorii produselor pentru a le vinde mai intai propriilor clienti;

colaborarea cu distribuitorii produselor pentru a fideliza clientela proprie si, in acelasi timp, pentru a cunoaste mai bine organizatia;

colaborarea cu distribuitorii in vederea integrarii lor in cultura si in climatul organizatiei;

colaborarea cu distribuitorii in vederea participarii lor la elaborarea politicii de marketing;

acordarea sprijinului distribuitorilor pentru a deveni un manager mai bun al organizatiei sale;

favorizarea solidaritatii dintre forta de vanzare a organizatiei si cea a distribuitorilor;

acordarea sprijinului distribuitorilor pentru a-si dezvolta politica de prospectare a clientelei;

vindeti clientilor distribuitorilor noi metode de lucru pentru cresterea vanzarilor de materiale (in acelasi timp, este necesara anuntarea distribuitorilor).

Comunicarea trebuie sa se realizeze ca un adevarat "tablou de bord" prin utilizarea permanenta a mijloacelor de cercetare si studiu.

In practica, este destul de greu sa calculam impactul pe care il are o campanie de publicitate asupra evolutiei vanzarilor. Nu exista o singura ecuatie care sa defineasca, printr-o analiza precisa, relatia comunicare - vanzari deoarece publicitatea integreaza o multitudine de criterii subiective, supuse la un mediu ambiental greu de analizat. Insa, pentru a putea realiza acest lucru, putem apela la un instrument cunoscut: tabloul de bord. Acesta evidentiaza trei prioritati ale activitatii de marketing sau comunicare ale unei organizatii, si anume:

informatii despre pietele "tinta";

tipologia clientelei care realizeaza 90% din cifra de afaceri a organizatiei;

principalii concurenti.

In domeniul marketingului, tabloul de bord indica, intr-un singur document, date din bugetele anilor anteriori si evidentiaza cotele de piata, principalii clienti si bugetele de marketing alocate (in continuare sunt redate exemple ale tabloului de bord pentru activitatile de marketing si comunicare).

Acest tablou de bord permite vizualizarea a patru mari elemente ale unei actiuni comerciale (finantarea, marketingul, comunicarea, distributia), evidentiind interactiunile dintre acestea, in detrimentul eventualelor interferenta care pot aparea.

Asadar, utilizarea unui tablou de bord constituie un atu complementar pentru cei care il utilizeaza (echipa departamentului de comunicare din cadrul organizatiei) deoarece permite crearea unor reflexe simultane de analiza a politicii de publicitate, reducand subiectivismul celor care o realizeaza.

Comunicarea externa a organizatiei trebuie sa devina comunicare interna exportata.

René SAUTIER, presedintele Grupului francez SANOFI, declara, la inceputul anilor 1990, ca "cel mai bun mijloc de comunicare al unei organizatii il constituie angajatii sai. Intr-o organizatie comunicarea externa nu este posibila decat daca aceasta este bine pusa la punct pe plan intern". Asadar, inainte de a formula un obiectiv in domeniul comunicarii, este necesara definirea valorilor-cheie ale organizatiei. Pentru aceasta se poate constitui un set de reguli ale organizatiei, care sa specifice:

functia organizatiei, ca actor vital al mediului economic national, european, mondial;

personalitatea organizatiei ca interlocutor afectiv al clientilor si partenerilor sai;

climatul intern al organizatiei, ca reflectare a relatiilor interpersonale dintre angajati, indiferent de structura organizatorica.

De asemenea, in cadrul organizatiei se pot defini principiile unei politici a calitatii globale (numita si "politica zero defecte") sau se poate aplica o politica de comunicare interna care sa promoveze conceptul calitatii totale. Astfel, comunicarea interna isi poate dovedi eficacitatea, ea devenind un mijloc de transmitere a imaginii organizatiei in exterior si, totodata, un instrument de reflectare a angajamentului fiecarui angajat in cadrul politicii "zero defecte".

Concret, elaborarea acestei politici de comunicare se bazeaza pe patru actiuni redate sub forma unor verbe: a informa; a motiva; a controla; a recompensa. In paralel, politica de publicitate a organizatiei trebuie sa cuprinda urmatoarele etape:

a)      etapa de alerta, in cadrul careia toti managerii de departamente sunt informati despre conceptul de management al calitatii totale si importanta lui pentru cultura organizationala, iar acestia suscita interesul colaboratorilor lor cu scopul de a-i determina sa adere la acest concept;

b)      etapa de revelatie, care poate fi realizata prin creare unui eveniment media oficial, destinat tuturor angajatilor. Prin aceasta se provoaca adeziunea tuturor angajatilor prin dinamismul campaniei de comunicare.

c)      etapa de sensibilizare permanenta, presupune crearea unei politici de comunicare in cadrul cercurilor de calitate si evidentierea succesului obtinut prin aplicarea principiilor "calitatii totale".

d)      etapa de control, care consta in crearea sentimentului de mandrie colectiva ca urmare a aparitiei rezultatelor aplicarii "politicii calitatii totale". In cadrul acesteia etape se recompenseaza echipele care au obtinut rezultatele cele mai bune si se institutionalizeaza evenimente specifice "calitatii totale" integrandu-le in cultura organizationala.

Precizam ca este necesar crearea unor conditii favorabile, in cadrul carora calitatea produselor sa fie asociata cu calitatea vietii reale a angajatilor.