Comunicarea in management

COMUNICAREA IN MANAGEMENT

Consideratii generale

Dinamizarea actiunilor in interiorul institutiei sau firmei, in concordanta cu orientarea strategica, climatul social si  performantele dorite de toate partile interesate, inclusiv cele din exteriorul sistemului este sustinuta prin comunicarea intre oameni.

Comunicarea asigura, mentine, si perfectioneaza starea de echilibru dinamic intre compartimentele sistemului institutiei/firmei. Prin comunicare se  creeaza armonia dintre activitati, se evita dereglarile si se utilizeaza rational toate resursele in sistem

Comunicarea are in vedere relatiile institutiei sau firmei cu partenerii - furnizorii de resurse, beneficiarii sau clientii, creditorii, autoritatile statului etc. Mentinerea si perfectionarea acestor relatii faciliteaza previziunile asupra evolutiilor factorilor mediului.

Conceptul de comunicare

In functie de sensul parcurs si de etapele pe care le contine comunicarea poate fi unilaterala sau bilaterala

Din punct de vedere al mijloacelor utilizate in codificarea informatiilor, comunicarea poate fi orala, scrisa si non verbala.

Evolutiile spectaculoase in domeniul tehnologiei informaticii si comunicarii asigura posibilitati pentru manageri de a lucra cu un volum sporit de informatii comunicand cu un numar din ce in ce mai mare de oameni

Comunicarea  organizationala

Conceptul de comunicare organizationala

Complexitatea intereselor, ineditul situatiilor, reactiile neasteptate ale oamenilor sub influentele factorilor de mediu, fac ca deciziile cele mai bune si actiunile cele mai organizate sa devina, uneori, derizorii daca comunicarea in cadrul institutiei/firmei este defectuoasa. Fara interventia managerilor in scopul coordonarii in timp si spatiu a actiunilor prin intermediul comunicarii, procesul de management ar fi lipsit de coeziune, coerenta, continuitate si dinamism in realizarea obiectivelor firmei.

Comunicarea organizationala este procesul continuu prin intermediul caruia au loc schimburi de mesaje in scopul coordonarii actiunilor individuale si comune ale oamenilor destinate atingerii obiectivelor institutiei/ firmei.

Trebuie sa observati ca intre notiunea de comunicare si cea de comunicare organizationala exista o diferentiere. In timp ce comunicarea este definita ca actiune comuna, la un moment dat, pe orice tema, comunicarea organizationala este considerata ca un proces continuu subordonat exclusiv sistemului informational de management.

Cai de imbunatatire a comunicarii organizationale

Factorii de influentare ai comunicarii organizationale

Factorii interni au influente directe si vizibile asupra comunicarii organizationale [7] :

• structura de organizare (organigrama),
• sistemul informational de management,
• stilul de management
• modelul de cultura institutionala sau de firma.

Factorii de influentare ai comunicarii organizationale

Factorii externi sunt determinati de mediul institutiei/firmei:

dinamismul si amploarea schimbarilor sociale, culturale si economice,

tehnologiile informatiei si comunicarii,

nivelul general de educatie al oamenilor

Cauzele degradarii comunicarii organizationale

Cauzele degradarii procesului de comunicare organizationala pot fi ordonate in doua mari categorii: cauze generale, cu referire la actiunile comunicarii interpersonale si cauze specifice, cu referire la procesul de comunicare organizationala [7].

Cauzele generale

diferentele de personalitate,

de perceptie,

de cultura,

de statut social,

deficientele semantice,

perturbatiile din timpul comunicarii.

Cauzele specifice pot fi generate atat de personalul de executie cat si de personalul de conducere (manageri).

Personalul de executie poate provoca deficiente in comunicarea organizationala ca urmare a instinctelor de conservare, manifestate prin lipsa de implicare in viata firmei, sau a temperamentului specific fiecarui executant:

teama de a nu fi periclitata calitatea de salariat sau promovarea in cariera,

convingerea ca pe conducatori nu-i intereseaza problemele si  parerile subordonatilor

tendinta de a considera ca orice propunere transmisa de la executant la conducator ar putea fi interpretata ca un denunt sau ca o critica nefondata adresata managerului

formularea defectuoasa a mesajelor, datorita necunoasterii limbajelor de comunicare

adaptarea greoaie a oamenilor la schimbarile frecvente ale normelor si instructiunilor.

Personalul de conducere poate constitui o cauza specifica a degradarii procesului de comunicare organizationala atunci cand se manifesta printr-o capacitate redusa de transmitere sau de ascultare a mesajelor.

Dificultatile de transmitere a mesajelor de la conducator la subordonat se manifesta prin:

supradimensionarea explicatiilor introductive,

stereotipiile de prezentare

documentarea insuficienta si elaborarea dezordonata a mesajului,

folosirea unui ton ridicat in comunicarea verbala,

neadecvarea limbajului de formulare a mesajului la specificul auditoriului,

tendinta de a transforma dialogul in monolog,

lipsa de atentie si capacitatea redusa in formularea unei idei clare si utile.

Dificultatile de ascultare ale partenerilor de dialog:

lipsa de respect fata de personalitatea interlocutorului, exprimata prin neatentie, nerabdare, rezolvarea in acelasi timp a altor probleme

capacitatea scazuta de concentrare asupra fondului comunicarii

prejudecata ca partenerii nu pot avea idei sau sugestii bune

prejudecata ca orice incercare de formulare a unei opinii reprezinta un atac la prestigiul conducatorului

tendintele imobiliste, conservatoare, privind adoptarea unor schimbari sau a unor idei noi, de teama perturbarii unei rutine deja stabilite si a aparitiei unei raspunderi suplimentare.

Caile de imbunatatire a comunicarii organizationale

Ameliorarea continua a comunicarii orale si non verbale se realizeaza prin:

stabilirea clara si exacta a scopului si efectelor mesajului

conturarea precisa a ideilor si succesiunii acestora

cunoasterea si utilizarea corecta a limbajului corpului

utilizarea unor expresii simple si directe

urmarirea legaturii inverse, de confirmare a filtrarii corecte a mesajului transmis

alegerea momentului si locului potrivit de comunicare

adoptarea de catre fiecare emitent a posturii de receptor prin ascultarea propriului discurs,

renuntarea la stilul defensiv al discursului (bazat pe evaluare, control, strategie, neutralitate, superioritate si certitudine) si adoptarea stilului suportiv (bazat pe descriere, orientare, spontaneitate, simpatie, intelegere, egalitate, flexibilitate etc.);

prezentarea obiectiva a situatiei stimuleaza dialogul si antreneaza interlocutorii sa sprijine eforturile de atingere a scopului mesajului.

Dezvoltarea abilitatilor de comunicare scrisa Exprimarile gresite in comunicarea scrisa se remarca prin alegerea si plasarea incorecta a cuvintelor in continutul frazelor (exemple - "vindem jucarii pentru copii din lemn", "producem haine din piele de dama" etc.) sau prin erori semantice, care modifica sensul si efectul mesajului, precum si prin formulari incomplete, care nu precizeaza aspecte importante privind scopul mesajului (cine, ce, cui transmite, cand, in ce loc, cu ce rezultat trebuie sa se finalizeze mesajul).

Alegerea celor mai potrivite mijloace de comunicare se face in functie de optiunea partenerilor de dialog. Discutia de la om la om, telefonul, posta, rapoartele scrise, pot fi utilizate in diferite imprejurari cu mai mult sau mai putin succes. Este aproape unanim recunoscut faptul ca dialogul de la om la om, fata in fata, este cel mai bun mijloc de comunicare, deoarece permite confirmarea imediata a calitatii receptarii mesajului.

Adresandu-se receptorului de mesaje verbale si non verbale, K. Davis, sugereaza urmatoarele reguli [28]:

sa nu se vorbeasca in acelasi timp cu emitentul

sa i se creeze o stare de relaxare emitentului

sa i se arate emitentului ca este asteptat sa vorbeasca

sa se comunice cu emitentul pentru a-l incuraja

sa fie liniste

sa se pastreze calmul

sa nu se faca altceva in timpul receptarii mesajului

sa  se formuleze intrebari clarificatoare.