 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
MARKETING
Marketingul reprezinta "stiinta si arta de a convinge clientii sa cumpere" Philip Kotler definea marketingul ca "un proces social si managerial prin care indivizi sau grupuri de indivizi obtin ceea ce le este necesar si doresc prin crearea, oferirea si schimbul de produse si servicii avand o anumita valoare". Simplist, marketingul reprezinta "arta si stiinta de a vinde". |
| StiuCum
Home » marketing
» targuri si expozitii
» Procedura de organizare a participarii la targuri
|
|
Participarea colectiva |
|
| Participarea colecti este organizata, de regula, de institutii sau organizatii oficiale ori companii autorizate specializate in organizarea de targuri si expozitii, abilitate oficial in acest sens. Varianta participarii colective este adoptata in trei cazuri: - cand cheltuielile de participare sunt subventionate, de regula, partial de la bugetul statului ori din alte surse, in scopul stimularii companiilor dintr-o anumita tara in promorea exporturilor pe piata tarii-gazda a targului; - cand anumite organizatii de profil sau targuri (este cazul, spre exemplu, al Germaniei, Olandei, Danemarcei, Suediei) acorda anumite antaje financiare participantilor din tari in curs de dezvoltare in scopul de a le stimula exporturile pe pietele respective prin participarea la anumite targuri; - cand participarea este organizata de o companie specializata, cu supo Formele de participare cele mai frecvent intalnite sunt urmatoarele: - delegatii la nivel national formate din reprezentantii mai multor companii, institutii si organizatii de stat; - participarea in cooperare cu companii locale, din tara-gazda a targului, in coordonare cu mai multi expozanti interesati; - participarea la expozitii specializate cu loare si prestigiu ridicate ori la expozitii organizate cu un anumit scop, cum ar fi: promorea exporturilor dintr-o anumita ramura economica de interes, incurajarea importurilor anumitor marfuri necesare la nivel macro-economic etc. Participarea colecti prezinta atat antaje cat si dezataje, dintre care exemplificam: - antaje: sprijinul calificat al unei companii sau echipe cu experienta bogata in domeniul organizarii; reclama si publicitate extinse ale produselor companiilor participante; interes major al vizitatorilor profesionali si mass-media; costuri relativ mai scazute de participare si simplitate in intocmirea formalitatilor de participare si bugetului de cheltuieli etc. - dezantaje: flexibilitate mai scazuta in organizare; unele dificultati in structura de organizare a participarii determinate de necesitatea armonizarii obiectivelor si optiunilor participantilor; necesitatea acceptarii unor concesii privind imaginea companiei in scopul realizarii unei imagini ridicate, de ansamblu, a participarii colective. Recrutarea si informarea expozantilor Se fac de organizatorul participarii colective. Recrutarea si informarea Se efectueaza prin: - anunturi in presa scrisa (cotidiene de mare tiraj, ziare si publicatii de specialitate); - scrisori de invitare adresate potentialilor expozanti; - contacte personale, intalniri, mese rotunde cu potentialii expozanti. Indiferent de forma sau modalitatea adresabilitatii, mesajele trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente : - denumirea, tematica, locul si perioada targului; - importanta targului, oportunitatile si antajele pe care le ofera participantilor; - termenele-limita de primire a optiunii privind participarea; - tarifele si costurile informative ale participarii; - in ce constau subventiile sau antajele de care beneficiaza expozantii (acolo unde este cazul). Contractul de participare a expozantilor Participarea colecti implica cheltuieli substantiale si volum mare de munca atat din partea organizatorului participarii cat si din partea expozantilor. In consecinta, este absolut necesara incheierea cate unui contract similar de participare intre organizator si fiecare din potentialii expozanti interesati in care obligatiile partilor sunt clar si strict delimitate, ale carui clauze principale se refera, de regula, la: - suprafata inchiriata si serviciile specializate solicitate de expozant, insotite de o estimare a costurilor de participare; - nivelul si modalitatea de plata a comisionului cuvenit organizatorului participarii colective; - programarea si termenele de executie ale activitatilor pregatitoare participarii, cu respectarea conditiilor impuse de organizatorul targului; - personalul expozantilor si prezenta acestuia la stand; - modalitatile de ambalare, de transport si asigurare ale exponatelor si materialelor; - modalitatea de plata a tarifelbr, preturilor si taxelor ocazionate de participare; - modalitatile de expediere, facturare si intocmire a documentelo. de expediere; - conditiile convenite cu organizatorul targului privind inchiriere i spatiilor de expunere, prestarea serviciilor specializate si alte activ, tati la targ; - proiectul, tipul si constructia standului; - transportul si cazarea la hotel a reprezentantilor expozantilor; - actiunile promotionale, reclama si publicitatea; - estimarea costurilor activitatilor sus-mentionate; - forma garantiei de participare; - notificarea rezilierii contractului si conditiile de returnare a sumelor platite de expozant. Este demna de subliniat importanta claritatii clauzelor contractului de participare care se incheie intre organizatorul participarii colective si expozanti deoarece: - cheltuielile de participare (evident, excluzand subventiile sau facilitatile acordate de autoritatile din tara de origine a expozantilor sau facilitatile acordate de unii mari organizatori de targuri) care, in majoritatea cazurilor, sunt substantiale, sunt suportate integral de expozanti; * contractul de participare este instrumentul juridic ce sileste clar obligatiile si raspunderile partilor (organizatorul participarii colective si expozantii); - organizatorul participarii colective este singurul raspunzator in relatiile cu organizatorul targului, orice neindeplinire a obligatiilor oricaruia dintre expozanti reflectandu-se negativ in relatiile cu organizatorul targului, cu consecinte total nefavorabile organizatorului participarii, mai ales in financiar, juridic si al prestigiului. Organizatorul participarii trebuie sa obtina in ans, de la expozanti, o seama de informatii utile participarii la targ, precum: - specificatia si descrierea exponatelor si materialelor; - suprafata de expunere solicitata; - daca exponatele se expediaza din tara de origine a expozantului ori daca acestea se livreaza de reprezentantul expozantului in tara-gazda a targului; - daca prezenta la stand a expozantilor este asigurata de propriul personal care se deplaseaza la targ din tarile lor de origine ori de personal al reprezentantilor lor in tara-gazda a targului; - denumirile si adresele reprezentantilor, agentilor si importatorilor and relatii de afaceri cu expozantii in tara-gazda a targului.Intr-un stadiu ulterior, organizatorul trebuie sa mai obtina de la expozanti cel putin urmatoarele informatii: - obiectul de activitate si nomenclatorul produselor de export; - scopul si obiectivele participarii la targ; - operatiunile comerciale pe care le deruleaza deja in tara-gazda a targului; - natura afacerilor pe care intentioneaza sa le incheie cu ocazia participarii la targ; - lista companiilor si persoanelor care sa fie invitate sa viziteze standul; - necesarul de personal autohton angajat temporar; - cereri pentru mobilier, echipament si articole suplimentare. Informatiile sus-mentionate sunt necesare pentru: inscrierea in catalogul oficial al targului, elaborarea si distribuirea materialelor pro-motionale, efectuarea reclamei si publicitatii, organizarea participarii, pregatirea si echiparea standului, pregatirea negocierilor la stand etc. Informarea si indrumarea Cu circa 4 - 8 luni inainte de deschiderea targului, se convoaca o intalnire cu reprezentanti din esalonul de decizie al expozantilor in cursul careia acestia sunt informati si indrumati asupra modului de participare si masurilor pe care trebuie sa le intreprinda in acest scop, intre care se mentioneaza: - modalitatea de elaborarea a bugetelor proprii de cheltuieli; - importanta si modul silirii obiectivelor participarii la targ; - selectarea si instruirea personalului care asigura prezenta si activitatea la stand; - modalitatile de realizare a obiectivelor; - oportunitatea si cerintele completarii participarii la targ cu deplasari in scop de afaceri in orasul-gazda al targului sau in localitati apropiate; - urmarirea ulterioara a realizarii celor convenite in perioada targului; - pregatirea materialelor promotionale proprii in limba locala sau o limba de mare circulatie utilizate in tara-gazda a targului; - pregatirea exponatelor, materialelor si coletelor pentru expediere; - conditiile si reglementarile de import in tara-gazda a targului: dis-pozitiuni si tarife male de import, prevederi financiare si bancare, solbilitatea si seriozitatea importatorilor din tara-gazda a targului, modalitati de plata si conditii de credit si garantare uzuale etc; - importanta propriei activitati promotionale in perioada anterioara deschiderii targului; - asistenta acordata expozantilor de catre organizatorul participarii; - cele mai antajoase rute si modalitati de transport, informatii asupra posibilitatilor de cazare la hotel. Concurenta intre expozanti si armonizarea intereselor lor In mod ineviil, cu ocazia participarii colective pot apare anumite frictiuni si controverse intre expozantii care etaleaza aceleasi categorii de produse si servicii, deci sunt in competitie. De aceea, pentru evitarea influen Alte aspecte ale organizarii participarii la targuri in strainatate sunt redate la submodulul urmator, nr. 2 - "Participarea individuala", intrucat acestea sunt comune ambelor modalitati de participare abordate. Elaborarea programului si calendarului pregatirii Programul si calendarul pregatirii si participarii se elaboreaza de organizatorul participarii colective. Acestea cuprind o esalonare a termenelor de executie a fiecarei activitati necesare potrivit obiectivelor silite pentru participare, inclusiv termenele-limita pentru constructia/amenajarea si demontarea standurilor, acestea din urma fiind silite de organizatorul targului. De regula, programul si calendarul pregatirii cuprinde si responsabilitatile executiei activitatilor care revin organizatorului participarii colective si expozantilor. Definirea clara a responsabilitatilor reprezinta premisa indeplinirii integrale si la termenele prezute a activitatilor necesare care, de regula, constau in: - lucrari pregatitoare, cum ar fi: adoptarea deciziei de participare, prezentarea cererii de rezerre a spatiului, numirea responsabilului participarii colective, pregatirea bugetului de venituri si cheltuieli, plata sumelor necesare participarii; - proiectarea si constructia standului: selectarea si numirea proiectantului standului, elaborarea tematicii si proiectului standului, numirea constructorului si executia standului, etalarea exponatelor in stand, eliberarea si demontarea standului; - alocarea si instruirea personalului necesar participarii; - activitati necesare facilitarii realizarii obiectivelor participarii de catre expozanti si indeplinirii obligatiilor ce revin acestora inclusiv, mai ales. a platii costurilor participarii; - promorea, reclama si publicitatea participarii colective, a companiilor participante si produselor expuse de acestia; - organizarea activitatii si instruirea personalului necesar la stand in timpul desfasurarii targului. Cele de mai sus sunt redate in detaliu in anexa C - Posibil program de participare colecti la un targ in strainatate. Forma de participare Participarea cu stand propriu la targ constituie modalitatea cea mai eficienta de realizare a obiectivelor silite de fiecare expozant. Exista, totusi, alte forme de participare care vin, mai ales, in sprijinul companiilor lipsite de experienta preliminara si cu posibilitati logistice si financiare limitate. Cu unele diferente de la o tara la alta determinate de particularitati legislative si de procedura, institutii de stat, asociatii ale producatorilor si ale comerciantilor, camere de comert si industrie, companii specializate recunoscute oficial si care dispun de experienta si personal calificat in domeniul targurilor si expozitiilor, organizeaza participari colective in cadrul unui singur stand sau pavilion, reunind un anumit numar de expozanti dintr-o anumita tara. Aceasta forma de participare constituie o modalitate practica, eficienta de sprijinire a participarii la targuri a companiilor de dimensiuni reduse, cu experienta si posibilitati limitate de ordin financiar si logistic in acest domeniu. O modalitate practica a carei utilitate este dovedita de experienta anterioara o constituie, de asemenea, participarea in faza initiala ca sub-expozanti in cadrul unor standuri inchiriate de expozantii cu experienta si posibilitati financiare mai mari. Acestea sunt numai cate modalitati pentru care pot opta companiile de dimensiuni mai reduse, participarea colecti in cadrul unui stand sau pavilion comun fiind cea mai indicata in asemenea cazuri. Este recomandabil ca expozantii sa se informeze temeinic asupra facilitatilor de care pot beneficia, facilitati acordate de autoritatile de resort din propria tara in vederea promorii exporturilor, ori de marii organizatori de targuri din majoritatea tarilor dezvoltate, cu o puternica industrie a targurilor si expozitiilor. Promorea Organizatorul participarii colective este raspunzator de intreaga activitate de promore a obiectivelor expozantilor cu ocazia targului, dintre care reamintim (in cazul participarii individuale, responsabilitatea revine integral expozantului): - atragerea unui numar cat mai mare de vizitatori profesionali (potentiali cumparatori, consumatori, beneficiari sau utilizatori) din sectoarele economice in care se incadreaza gama produselor si serviciilor expuse; - facilitarea silirii de contacte de afaceri intre expozanti si vizitatorii profesionali, cu consecinta lor fireasca incheierea de contracte de nzare-cumparare, de cooperare etc, multe din ele pe termen lung, acestea din urma constituind de fapt cel mai important obiectiv. Organizatorul participarii colective antreneaza si expozantii in activitatea promotionala, in consultare si acord permanente intrucat ei suporta integral costurile acestora. O campanie promotionala eficienta presupune cunostinte aprofundate in domeniul activitatii de reclama, publicitate si public relations precum si relatii de incredere deja silite cu lideri ai grupurilor de vizitatori profesionali vizati. Aceste activitati pot fi desfasurate fie de organizatorul participarii colective in cazul in care dispune de experienta si personal competent in acest domeniu, fie de agentii sau companii specializate, cu experienta si relatii ste pe piata tarii-gazda a targului. Coordonatele promorii In mod frecvent, campania promotionala se orienteaza pe urmatoarele obiective, coordonate de baza: - informarea grupurilor de vizitatori profesionali vizati asupra numelor, adreselor expozantilor, numarului si amplasamentului standului unde pot fi gasiti, produselor si serviciilor pe care le vor expune precum si asupra experientei si potentialului lor de afaceri; - motirea, stimularea vizitatorilor profesionali pentru a efectua vizite la stand, modalitatile fiind la latitudinea si depinzand de posibilitatile financiare, organizatorice si logistice ale expozantului. Tehnica realizarii obiectivelor Poate diferi in functie de o serie de criterii care pot consta in: - identificarea si selectarea grupurilor de interes; - pregatirea literaturii si materialelor promotionale; - contactarea directa prin posta a potentialilor vizitatori; - contacte directe prin telefon sau in cursul unor intalniri organizate si mese rotunde; - comunicate si anunturi in mass-media; - reclama si publicitate asupra companiilor participante ca expozanti si a produselor si serviciilor pe care le etaleaza; - intalniri, receptii, cocktailuri, cu participarea liderilor grupurilor de vizitatori vizati. Identificarea grupurilor de vizitatori Identificarea cat mai corecta si cuprinzatoare a grupurilor de vizitatori profesionali in functie de felul produselor si serviciilor expuse, precum si de obiectivele urmarite de expozanti, constituie cheia asigurarii succesului participarii la un anumit targ. In mod obisnuit, vizitatorii profesionali se identifica din randurile urmatoarelor categorii: - cumparatori pe diverse trepte ale retelei si sistemului de comercializare; - utilizatorii finali, beneficiarii sau consumatorii; - agentii, intermediarii, distribuitorii, comerciantii cu ridicata si cu amanuntul; - specialistii care prin natura profesiei lor indica, recomanda produsele sau servicinle aparent cele mai competitive si potrivite interesului cumparatorilor, ei putand acti spre exemplu, in domeniile arhitecturii, decoratiunilor interioare, ingineriei, protectiei si izolarii termice si fonice, prestarilor de servicii etc; - potentialii investitori si concesionari; - reprezentantii camerelor de comert, asociatiilor producatorilor, comerciantilor etc. - angajatii agentiilor de voiaj si excursii, ai societatilor de asigurare; - reprezentanii mass-media etc.In anexa C se prezinta un posibil program de pregatire si participare colecti la un targ. |
|
|
Politica de confidentialitate
|
